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Análise de conformidade com IA: o que é e como implementar

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Alex Meincheim
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O termo “análise de conformidade”, ou análise de compliance, geralmente está associado à governança das empresas e a necessidade de um acompanhamento sobre as ações de stakeholders para desmantelar esquemas de corrupção dentro das organizações. 

Mas a análise de conformidade vai muito além disso. Verificar a conformidade de qualquer processo é possível com o auxílio das ferramentas certas e essa dinâmica não precisa ser, necessariamente, voltada ao combate à corrupção, por exemplo. Por ser usada para identificar gargalos, desvios e erros causados pela falta de monitoração dos processos, independentemente do tipo de negócio ou produção realizada pela instituição. 

Além disso, vamos explorar como a tecnologia, especificamente a Inteligência Artificial (IA), está revolucionando a análise e gestão de conformidade. Vamos discutir como a IA pode ser implementada na sua empresa para otimizar processos, identificar e corrigir desvios, e garantir a conformidade de maneira mais eficiente e precisa. Prepare-se para embarcar em uma jornada de transformação digital na conformidade empresarial.

O que é compliance?

O que é compliance?

Compliance é uma palavra em inglês que vem do verbo to comply, ou seja, estar em conformidade. Significa estar de acordo com diretrizes, padrões, regulamentos e processos, sejam eles internos ou externos à organização. 

De modo geral, a análise de conformidade, ou análise de compliance, visa minimizar riscos e erros, levando transparência às ações realizadas pela empresa, garantindo que tudo esteja em conformidade e dentro das regras. 

O compliance nas empresas tem o papel de criar mecanismos para evitar problemas maiores no futuro, reduzindo as chances de falhas que podem ser prevenidas, a fim de mitigar problemas que podem enfraquecer a empresa no mercado ou diminuir sua credibilidade.

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A análise de conformidade na gestão de compliance

É aí que a análise de conformidade ou análise de compliance ganha força. Com as regras e diretrizes estabelecidas, sejam elas em nível de governança ou operacional, chega a hora de analisar e monitorar o cumprimento dessas regras criadas. 

Cada vez mais os executivos das corporações estão investindo recursos em iniciativas para análise de conformidade, dando mais transparência aos negócios. No entanto, muitos erros cometidos durante as operações afetam a análise de conformidade, prejudicando a imagem das empresas e impactando em perdas, inclusive financeiras

A tecnologia pode ser um verificador de conformidade. Quando as empresas têm uma gestão eficiente de processos, fazendo o mapeamento dos seus fluxos, entender onde estão os erros que desviam o trabalho da sua trajetória correta e normal se torna mais simples. 

Isso porque as ferramentas tecnológicas permitem uma análise que faz um mapeamento dos processos, rastreando e entendendo onde estão os pontos de falhas que geram uma não-conformidade. 

Atualmente você consegue identificar a causa raiz dos problemas que impactam nas suas operações? Pois saiba que com o auxílio da tecnologia esse trabalho seria facilmente realizado. Falaremos disso mais à frente nesse artigo.

Consequências da não conformidade na sua empresa

O compliance, ou conformidade, desempenha um papel crucial na gestão empresarial. Ele não apenas ajuda a manter a reputação de uma empresa intacta, mas também minimiza riscos legais e operacionais, promovendo maior eficiência em todos os níveis da organização. No entanto, a não conformidade pode ter consequências graves.

Quando uma empresa não segue as regulamentações e padrões estabelecidos, ela se expõe a uma série de riscos. O primeiro e mais óbvio é o risco legal. As empresas que não cumprem as leis e regulamentos podem enfrentar penalidades severas, que podem variar de multas pesadas a sanções mais graves, como a perda de licenças de operação. Além disso, a não conformidade pode levar a processos judiciais dispendiosos que podem prejudicar financeiramente a empresa.

Por exemplo, imagine uma empresa que não adere estritamente às suas políticas de aprovação de compras no processo de aquisição (P2P). Um funcionário, aproveitando-se dessa falta de controle, pode fazer uma compra significativa sem a devida autorização. Isso não só resulta em um gasto desnecessário que afeta negativamente o fluxo de caixa da empresa, mas também pode levar a um excesso de estoque, desperdício e ineficiências operacionais.

A não conformidade também pode ter um impacto significativo na reputação de uma empresa. Em uma era onde a transparência é valorizada, as empresas que não seguem as regras podem sofrer danos à sua imagem pública. Isso pode resultar em perda de confiança dos clientes, diminuição da lealdade à marca e, em última análise, perda de negócios.

Além disso, a não conformidade pode levar a ineficiências operacionais. Quando os processos não estão em conformidade com os padrões estabelecidos, podem ocorrer erros e atrasos que afetam a produtividade e a eficiência. Isso pode resultar em custos operacionais mais altos e menor lucratividade.

Qual a relação entre gestão de risco e conformidade?

A gestão de risco envolve a identificação, avaliação e mitigação de riscos que podem afetar a capacidade de uma empresa de atingir seus objetivos. Isso pode incluir uma variedade de riscos, desde riscos financeiros e operacionais até riscos estratégicos e de reputação.

Por outro lado, a conformidade refere-se ao processo de garantir que a empresa esteja aderindo a todas as leis, regulamentos e normas aplicáveis. Isso pode envolver tudo, desde a conformidade com as leis de privacidade de dados até a conformidade com as regulamentações de saúde e segurança.

A gestão de risco e a conformidade estão intrinsecamente ligadas porque a não conformidade é, em si, um risco significativo. As empresas que não cumprem as regulamentações podem enfrentar uma série de consequências negativas. Isso pode incluir penalidades legais, como multas e sanções, bem como danos à reputação da empresa.

Por exemplo, se uma empresa não estiver em conformidade com as leis de privacidade de dados, ela pode enfrentar multas pesadas. Além disso, a violação de dados resultante pode levar a danos significativos à reputação da empresa, pois os clientes podem perder a confiança na capacidade da empresa de proteger suas informações pessoais.

Portanto, uma gestão de risco eficaz deve incluir um forte foco na conformidade. Ao garantir que estão em conformidade com todas as leis e regulamentos aplicáveis, as empresas podem mitigar o risco de penalidades legais e danos à reputação. Além disso, a conformidade pode ajudar a promover a eficiência operacional e a confiança do cliente, ambos essenciais para o sucesso a longo prazo de qualquer empresa.

4 erros comuns na análise de conformidade

Independentemente da forma como é feita, a análise de conformidade exige dedicação dos envolvidos e um trabalho minucioso de monitoração. Abaixo listamos 4 erros simples que acontecem nesse processo e que podem colocar tudo a perder. 

  1. Ter uma operação sem padronização: a conformidade nos processos das empresas se dá justamente no seguimento das diretrizes e regras estabelecidas. Para que essas regras sejam seguidas é preciso que a organização crie padrões e processos. Esse tipo de conduta reduz o número de erros, mantém o time na mesma página e viabiliza uma análise de conformidade muito mais eficiente. 
  2. Não estabelecer uma cultura organizacional: assim como nos processos de transformação digital ou na criação de novas diretrizes, preparar a equipe para as padronizações necessárias é crucial. Ao padronizar processos internos a organização precisa, necessariamente, orientar sua equipe sobre conformidades e não-conformidades. Quem está à frente das operações precisa entender, melhor do que ninguém, onde estão os erros e desvios para que eles possam ser corrigidos assim que acontecerem. 
  3. Não fazer a gestão de dados: ter dados a favor do seu negócio melhora a tomada de decisão e permite criar soluções muito mais estratégicas. Além disso, contar com os dados permite que a identificação de não-conformidades seja feita de maneira muito mais rápida. Entender seus números e ter acesso a eles pode gerar bons indicativos sobre o que acontece realmente dentro do seu negócio. 
  4. Achar que a tecnologia não é necessária: É comum dentro das empresas achar que a análise de conformidade feita de forma manual pode ser 100% segura e eficiente. Mas ela não é. Pode ser clichê, mas errar é humano e essas falhas podem causar um dano muito grande às corporações. Para fazer uma análise de conformidade inteligente e eficiente, o levantamento de informações, o mapeamento de processos e a análise do que foi levantado, feito por uma ferramenta tecnológica, faz toda a diferença.

Qual o papel da auditoria de conformidade?

A auditoria de conformidade desempenha um papel crucial na garantia de que uma empresa está aderindo às leis e regulamentos aplicáveis. Ela serve como uma verificação independente das práticas de conformidade de uma empresa, ajudando a identificar possíveis lacunas ou áreas de melhoria.

Análise de conformidade / gestão de compliance

Aqui estão algumas das principais funções de uma auditoria de conformidade:

  1. Verificação de Conformidade: A função principal de uma auditoria de conformidade é verificar se a empresa está cumprindo todas as leis e regulamentos aplicáveis. Métodos mais comuns de se fazer isso envolvem a revisão de documentos, a realização de entrevistas com funcionários e a observação direta das operações da empresa, mas há maneiras de fazer isso automaticamente com a ajuda de IAs
  2. Identificação de Lacunas de Conformidade: Durante a auditoria, será identificado quaisquer lacunas de conformidade, ou seja, áreas onde a empresa não está cumprindo as leis ou regulamentos. Também pode ser identificado áreas onde a empresa pode melhorar suas práticas de conformidade.
  3. Recomendações de Melhoria: Após a auditoria, é comum que forneçam um relatório detalhando suas descobertas. Este relatório também incluirá recomendações sobre como a empresa pode melhorar suas práticas de conformidade e corrigir quaisquer lacunas identificadas. Com a transformação digital, entretanto, você mesmo pode identificar as oportunidades de melhoria sem precisar esperar por relatórios de terceiros.
  4. Monitoramento Contínuo: A auditoria de conformidade não é um evento único. Em vez disso, é parte de um processo contínuo de monitoramento e melhoria. Isso significa que a empresa deve realizar auditorias de conformidade regularmente para garantir que continue a cumprir todas as leis e regulamentos aplicáveis.

No entanto, é importante notar que a auditoria de conformidade é apenas uma parte do processo de conformidade. Embora seja uma ferramenta valiosa para identificar e corrigir lacunas de conformidade, ela deve ser complementada por outras práticas de conformidade, como a implementação de políticas e controles internos e a realização de análises de conformidade regulares.

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Implementação de políticas e controles internos para garantir a conformidade

A implementação de políticas e controles internos é um passo fundamental para garantir a conformidade em uma organização. Essas políticas e controles servem como um roteiro para os funcionários, delineando as expectativas da empresa em relação ao comportamento e às práticas de trabalho. Aqui estão alguns exemplos:

  1. Políticas de Privacidade e Segurança de Dados: Estas políticas devem esclarecer como a empresa coleta, usa, armazena e protege os dados pessoais dos clientes e funcionários. Elas devem estar em conformidade com as leis de privacidade de dados aplicáveis, como o GDPR na Europa e a LGPD no Brasil.
  2. Políticas de Recursos Humanos: Estas políticas abrangem uma variedade de tópicos, incluindo contratação, treinamento, avaliação de desempenho, conduta no local de trabalho e procedimentos de demissão. Elas devem estar em conformidade com as leis trabalhistas e de igualdade de oportunidades.
  3. Políticas de Conformidade Financeira: Estas políticas devem estabelecer procedimentos para garantir a conformidade com as leis e regulamentos financeiros, como os requisitos de relatórios financeiros e os padrões de contabilidade.
  4. Políticas de Saúde e Segurança: Estas políticas devem estabelecer procedimentos para garantir a segurança dos funcionários no local de trabalho e devem estar em conformidade com as leis de saúde e segurança ocupacional.

Os controles internos, por outro lado, são procedimentos ou mecanismos implementados para garantir que as políticas sejam seguidas. Isso pode incluir:

  1. Auditorias Internas: Estas são avaliações regulares das operações da empresa para garantir que as políticas e procedimentos estejam sendo seguidos.
  2. Treinamento de Conformidade: Este é um programa de treinamento regular para funcionários para garantir que eles entendam e sigam as políticas da empresa.
  3. Sistemas de Relatórios: Estes são sistemas que permitem aos funcionários relatar violações de políticas ou preocupações de conformidade.
  4. Monitoramento de Atividades: Este é um processo contínuo de monitoramento das atividades da empresa para identificar e corrigir violações de políticas.

A implementação eficaz de políticas e controles internos requer um compromisso da liderança da empresa. A alta administração deve estabelecer uma cultura de conformidade, enfatizando a importância de seguir as políticas e controles internos. Além disso, as políticas e controles devem ser revisados e atualizados regularmente para garantir que permaneçam relevantes e eficazes.

Como realizar uma análise de conformidade: passo a passo

Realizar uma análise de conformidade é um processo essencial para garantir que sua empresa esteja operando de acordo com as leis e regulamentos aplicáveis. No entanto, é um processo que pode ser complexo e desafiador, especialmente em um ambiente de negócios em constante mudança. Aqui está um passo a passo sobre como realizar uma análise de conformidade de maneira tradicional:

  1. Identifique as Leis e Regulamentos Aplicáveis: O primeiro passo é identificar todas as leis e regulamentos que se aplicam à sua empresa. Isso pode variar dependendo do setor em que sua empresa opera e do local onde ela está localizada. Por exemplo, uma empresa de saúde terá que cumprir as leis de privacidade de dados de saúde, enquanto uma empresa financeira terá que cumprir as regulamentações bancárias.
  2. Avalie suas Políticas e Procedimentos Atuais: Revise suas políticas e procedimentos atuais para determinar se eles estão em conformidade com as leis e regulamentos identificados. Isso pode envolver a revisão de manuais de políticas, procedimentos operacionais padrão e contratos de trabalho. Por exemplo, você pode precisar revisar suas políticas de privacidade de dados para garantir que estejam em conformidade com o GDPR ou a LGPD.
  3. Identifique Lacunas de Conformidade: Se suas políticas e procedimentos atuais não estiverem em conformidade com as leis e regulamentos, identifique essas lacunas. Isso pode envolver a identificação de práticas que precisam ser alteradas ou a criação de novas políticas e procedimentos. Por exemplo, você pode descobrir que sua empresa não tem uma política adequada para lidar com solicitações de acesso a dados pessoais.
  4. Implemente Mudanças: Depois de identificar as lacunas de conformidade, implemente as mudanças necessárias. Isso pode envolver a alteração de práticas existentes, a implementação de novas políticas e procedimentos e o treinamento de funcionários sobre as mudanças.
  5. Monitore a Conformidade: Após a implementação das mudanças, monitore continuamente a conformidade. Aqui, as auditorias internas e a revisão periódica de políticas e procedimentos entram em jogo.
  6. Revise Regularmente: As leis e regulamentos mudam regularmente, portanto, é importante revisar regularmente sua conformidade. Isso envolve a realização de análises de conformidade em uma base regular, como anualmente ou semestralmente.

Embora esses passos possam parecer diretos, a realidade é que a análise de conformidade pode ser um processo complexo e demorado. As leis e regulamentos estão sempre mudando, e manter-se atualizado pode ser um desafio. Além disso, as abordagens tradicionais para a análise de conformidade podem não ser adequadas para o mundo digital em rápida evolução de hoje. Nos próximos tópicos abordaremos como adaptar-se às essas mudanças e como a tecnologia pode ajudar na sua gestão de compliance.

Adaptação às mudanças regulatórias: como manter sua empresa atualizada

As leis e regulamentações que governam as empresas estão em constante evolução. Para uma empresa manter a conformidade, é crucial que ela esteja ciente dessas mudanças e se adapte a elas de maneira oportuna. Há algumas etapas que uma empresa pode seguir para se adaptar às mudanças regulatórias:

  1. Monitoramento de Mudanças Regulatórias: A empresa deve monitorar regularmente fontes de notícias legais e regulatórias, participar de associações de indústria relevantes e consultar advogados e consultores de conformidade para se manter atualizada sobre as mudanças nas leis e regulamentos.
  2. Avaliação do Impacto: Uma vez que uma mudança regulatória é identificada, a empresa deve avaliar o impacto que essa mudança terá em suas operações. Isso pode envolver a revisão de políticas e procedimentos existentes, a realização de uma análise de risco e a consulta com partes interessadas internas.
  3. Atualização de Políticas e Procedimentos: Depois que o impacto da mudança regulatória é compreendido, a empresa deve atualizar suas políticas e procedimentos conforme necessário. Isso pode envolver a revisão e atualização de manuais de políticas, a realização de treinamentos de conformidade para funcionários e a implementação de novos controles internos.
  4. Monitoramento da Eficácia: A empresa deve monitorar a eficácia de suas atualizações de conformidade. Algumas maneiras mais tradicionais que viabilizam esse monitoramento são formulários de auditorias internas, feedback dos funcionários e revisões manuais periódicas de conformidade. Mas existem formas muito mais atuais de monitorar a eficácia de seus processos e falaremos disso em breve.

Ferramentas para Análise e Gestão de Compliance

A análise e gestão de compliance podem ser tarefas complexas, mas existem várias ferramentas disponíveis que podem ajudar a simplificar esse processo. Aqui estão algumas das mais comuns:

  1. Ferramentas de Auditoria: As ferramentas de auditoria permitem que as empresas realizem auditorias internas de conformidade, identifiquem lacunas e implementem melhorias. Por exemplo, uma ferramenta de rastreamento de auditoria pode ajudar a garantir que todas as etapas da auditoria sejam concluídas a tempo e que todas as descobertas sejam devidamente documentadas e resolvidas.
  2. Software de Gestão de Compliance: Esses sistemas permitem que as empresas monitorem a conformidade em toda a organização, rastreiem mudanças nas regulamentações e gerenciem políticas e procedimentos. Por exemplo, um software de gestão de compliance pode alertar automaticamente a equipe de compliance quando uma nova regulamentação relevante é publicada, ajudando a garantir que a empresa esteja sempre atualizada.
  3. Ferramentas de Análise de Risco: Essas ferramentas ajudam as empresas a identificar e avaliar os riscos de conformidade. Por exemplo, uma ferramenta de mapeamento de risco pode ajudar a empresa a visualizar onde os riscos estão em seus processos de negócios e a priorizar quais riscos devem ser abordados primeiro.
  4. Ferramentas de Treinamento: O treinamento é uma parte crucial da gestão de compliance. As ferramentas de treinamento podem ajudar a garantir que todos os funcionários compreendam as políticas e procedimentos de conformidade da empresa. Por exemplo, um sistema de gestão de aprendizado pode ser usado para entregar treinamento de compliance online, rastrear a conclusão do treinamento e testar a compreensão dos funcionários.

Embora essas ferramentas possam ser úteis, elas têm suas limitações. No mercado existem milhares de soluções que prometem auxiliar organizações na análise de conformidade. E, de fato, para fazer uma monitoração robusta é preciso contar com essas soluções. No entanto, muitas dessas ferramentas fazem análises rasas, gerando dados que pouco revelam sobre o real panorama da organização. 

Muitas dessas ferramentas dependem de processos manuais e podem não ser capazes de lidar com a complexidade e o volume de dados no mundo digital de hoje. Além disso, elas podem não ser capazes de identificar proativamente as lacunas de conformidade. É aqui que as tecnologias emergentes, como a inteligência artificial e a mineração de processos, podem desempenhar um papel transformador na forma como se analisa e gerencia a conformidade.

Análise de conformidade com Inteligência Artificial (IA)

A tecnologia está transformando a maneira como as empresas abordam a conformidade, e a inteligência artificial (IA) está na vanguarda dessa revolução. O process mining, conhecido como o “IA de processos” tem o potencial de automatizar e melhorar muitos aspectos da análise e gestão de compliance, tornando-os mais eficientes e eficazes.

Análise de conformidade com Inteligência Artificial (IA)

Como vimos, empresas agora estão lidando com volumes cada vez maiores de dados e processos cada vez mais complexos. As abordagens tradicionais para a análise de conformidade, que muitas vezes envolvem a revisão manual de documentos e processos ou até mesmo softwares de gestão, geralmente não são aplicáveis em empresas com databases maiores. Isso pode levar a lacunas de conformidade, que podem resultar em penalidades legais e danos à reputação.

Por isso, é cada vez mais importante para as empresas considerarem novas abordagens para a análise de conformidade. A UpFlux, líder em Process Mining na América Latina, utiliza algoritmos de IA para analisar os registros de eventos digitais e construir um modelo visual dos processos de negócios, permitindo uma análise de conformidade mais precisa e eficiente. Aqui estão algumas das maneiras como o Process Mining da UpFlux está revolucionando a conformidade:

  1. Automatização de Tarefas de Compliance: O Process Mining da UpFlux pode automatizar muitas das tarefas rotineiras associadas à conformidade, como a coleta e análise de dados. Isso não apenas economiza tempo, mas também reduz o risco de erros humanos.
  2. Análise de Dados em Grande Escala: O Process Mining da UpFlux é capaz de analisar grandes volumes de dados muito mais rapidamente do que um humano jamais poderia. Isso permite que as empresas identifiquem tendências, padrões e anomalias que podem indicar problemas de conformidade.
  3. Visibilidade Completa do Processo: O Process Mining da UpFlux fornece uma visão completa e detalhada de como os processos realmente funcionam. Isso inclui todas as variações e exceções, o que pode ser extremamente útil para identificar áreas de não conformidade que podem ser ignoradas por outros métodos.
  4. Melhoria Contínua: O software de process mining não é apenas uma ferramenta para verificar a conformidade, mas também uma ferramenta para melhorar os processos. Ele pode identificar ineficiências e gargalos que podem ser resolvidos para melhorar o desempenho geral do processo.

O process mining também possibilita a análise da causa raiz de problemas de conformidade, além de permitir às empresas monitorar o desempenho de seus processos ao longo do tempo e compará-los com os padrões da indústria.

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Como dar o primeiro passo?

Bom, agora que você já sabe que a solução de mineração de processos simplifica o processo de compliance com IA, uma vez que a análise de conformidade é justamente um dos pilares dessa ferramenta. A inteligência dessa plataforma atua da seguinte maneira: a partir de dados obtidos por meio de CRMs, ERPs ou outras soluções que sua organização já utiliza, a plataforma de mineração de processos faz uma descoberta dos processos reais que acontecem dentro da sua empresa. 

Software de compliance

Depois que o mapeamento é feito pela solução, chegou a hora de analisar a conformidade de cada caso. Partindo do modelo de referência, o ideal a ser seguido no seu fluxo de trabalho, a plataforma entende os desvios e erros que acontecem na sua jornada. 

Assim, envia insights e alertas sobre o que está acontecendo para que você e sua equipe atuem em tempo real na correção desses desvios. Com inteligência e agilidade a solução garante que as normas sejam devidamente seguidas e que você evite maiores problemas.

Para dar o primeiro passo rumo à conformidade nos seus processos, entender como a transformação digital revoluciona cada fluxo da sua organização é essencial. Com frequência falamos sobre isso por aqui. E para descobrir alguns motivos para iniciar seu processo de transformação digital pela mineração de processos, basta clicar no banner abaixo.

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Alex Meincheim
Escrito por:
Alex Meincheim
CEO e Co-Fundador da UpFlux. Mestre em Informática Aplicada. Possui experiência nas áreas de Process mining. Tecnologia Aplicada na Saúde, Ciências de Computação e Inteligência Artificial. Comprometido em promover a eficiência nos processos de empresas em diversos setores.
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