Otimização de Processos: Etapas, Benefícios e o Impacto da IA

Em um ambiente de negócios cada vez mais complexo e dinâmico, gestores de todos os setores estão enfrentando o desafio de otimizar processos de maneira rápida e eficaz. A necessidade de melhorar a eficiência operacional, reduzir custos e aumentar a produtividade nunca foi tão premente. Neste cenário, tecnologias avançadas que empregam Inteligência Artificial (IA) podem ajudar na otimização de processos.

Imagine um ambiente industrial onde a otimização de processos não é mais uma tarefa árdua e demorada, mas uma atividade automatizada, precisa e eficiente. Isso é o que a IA e tecnologias correlatas estão tornando possível. Neste blogpost, vamos explorar o que é, importância e benefícios da otimização de processos em geral, bem como traremos respostas sobre quais etapas são necessárias para adotar a otimização de processos na sua organização, como também metodologias e ferramentas necessárias. Aproveite a leitura!

Algumas maneiras pelas quais a otimização de processos se alinha com a estratégia empresarial são:

1. Melhoria da Eficiência Operacional: A otimização de processos pode ajudar a reduzir o desperdício, eliminar ineficiências e aumentar a produtividade, permitindo que as organizações façam mais com menos. Isso pode resultar em custos operacionais mais baixos e maior rentabilidade.

2. Melhoria da Qualidade do Produto ou Serviço: Ao identificar e eliminar defeitos e ineficiências nos processos de produção ou serviço, a otimização de processos pode resultar em produtos ou serviços de maior qualidade que atendem ou excedem as expectativas dos clientes.

3. Aumento da Satisfação do Cliente: Processos otimizados resultam em uma melhor experiência do cliente, levando a maior satisfação do cliente e lealdade. Isso pode resultar em maior retenção de clientes e crescimento de receita.

4. Agilidade Organizacional: A otimização de processos comumente torna uma organização mais ágil e capaz de responder rapidamente às mudanças no ambiente de negócios. Isso significa uma vantagem competitiva em um mercado com constantes mudanças.

5. Inovação: A otimização de processos pode liberar recursos e energia que podem ser redirecionados para a inovação, permitindo que as organizações desenvolvam novos produtos, serviços ou modelos de negócios.

Tendo isso em vista, não é interessante que gestores deixem de acompanhar e prestar atenção nas operações dos processos. Aqueles que possuem uma visão clara sobre suas próprias operações, conseguem buscar soluções que estão de acordo com uma visão estratégica ampla e possuem mais facilidade em otimizar os processos, obtendo os benefícios inerentes à esse esforço.

A otimização de processos permite que as empresas identifiquem gargalos e ineficiências em suas operações. Por exemplo, um processo de vendas pode ser atrasado por etapas desnecessárias ou redundantes que poderiam ser eliminadas ou simplificadas. Ao identificar e resolver esses problemas, as empresas podem acelerar seus processos e atender seus clientes de maneira mais eficaz.

Além disso, a otimização de processos pode levar a uma redução significativa nos custos. Isso ocorre porque processos mais eficientes geralmente requerem menos tempo, menos recursos e menos mão de obra para serem concluídos. Por exemplo, uma empresa de manufatura pode usar a otimização de processos para reduzir o desperdício de materiais e aumentar a produtividade, resultando em custos de produção mais baixos.

Por fim, a otimização de processos pode melhorar a satisfação do cliente. Quando os processos de uma empresa são eficientes e eficazes, os clientes tendem a receber produtos e serviços de alta qualidade de maneira oportuna. Isso pode levar a uma maior satisfação do cliente e a uma maior lealdade à marca.

As linhas de produção da Electrolux, por exemplo, tiveram um aumento de 15,6% na produtividade e definiram um novo lead time depois de otimizar seus processos a partir da utilização do process mining, uma ferramenta de alta tecnologia que os auxiliou nessa otimização (falaremos mais sobre essas ferramentas mais adiante nesse artigo).

Em resumo, a otimização de processos é uma prática valiosa que pode trazer uma série de benefícios para as empresas. Ao entender a importância dessa prática, as empresas podem tomar medidas para otimizar seus próprios processos e colher os benefícios.

Leia também:

• Mapeamento de processos: Como fazer automaticamente com IA
• Análise de conformidade com IA: o que é e como implementar
• Lead time: Como medir e otimizar com uso de tecnologia?

Impactos e benefícios da otimização de processos

A otimização de processos é uma estratégia essencial para impulsionar o desempenho de qualquer empresa, proporcionando uma série de benefícios tangíveis e intangíveis. Ao focar nessa prática, as empresas podem conduzir transformações sistemáticas e eficientes que vão além do mero ajuste de operações. Aqui estão os principais impactos e benefícios desta prática:

1. Mitigação de Riscos: O processo de otimização envolve a padronização de operações. Isso diminui a variabilidade e reduz as chances de erros humanos. Além disso, a padronização pode facilitar a identificação de potenciais riscos e a implementação de medidas preventivas, ajudando a empresa a mitigar riscos de maneira mais eficaz.
2. Redução de Custos: A otimização de processos envolve a identificação e eliminação de desperdícios e ineficiências. Isso pode levar a uma utilização mais eficiente de recursos, eliminando gastos desnecessários e resultando em economia de custos. Além disso, a otimização pode identificar oportunidades para automatizar tarefas, reduzindo ainda mais os custos.
3. Maior Eficiência Operacional: Ao eliminar etapas desnecessárias e alocar as pessoas certas para as tarefas certas, a otimização de processos pode tornar as operações mais enxutas e eficientes. Isso pode levar a um aumento na produtividade e a um melhor desempenho geral da empresa.
4. Melhor Resolução de Problemas: A otimização de processos pode melhorar a capacidade de uma empresa de identificar e resolver problemas. Isso se deve ao fato de que a padronização e a melhoria dos processos podem revelar a causa raiz dos problemas, permitindo que sejam resolvidos de maneira mais eficaz e preventiva.
5. Impulso nos Resultados Financeiros: A otimização de processos pode ter um impacto significativo nos resultados financeiros de uma empresa. Ao melhorar a eficiência e reduzir os custos, a otimização pode aumentar a lucratividade. Além disso, ao aprimorar a qualidade e a velocidade do serviço, a otimização de processos pode levar a uma maior satisfação do cliente e a um aumento na receita.
6. Impacto Estratégico Positivo: A otimização de processos pode ter um impacto estratégico significativo em uma empresa. Pode permitir operações mais sustentáveis, melhorar a continuidade dos negócios e aumentar a agilidade da empresa. Isso pode resultar em um melhor retorno sobre o investimento em transformação do sistema, maior satisfação do cliente e uma melhor experiência para os funcionários.

A otimização de processos tem o potencial de transformar profundamente as operações das empresas, resultando em um desempenho superior, maior resiliência e maior competitividade. É uma prática estratégica que pode proporcionar benefícios significativos em termos de eficiência operacional, redução de custos, resolução de problemas, desempenho financeiro e impacto estratégico.

Leia também:

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• Order to cash: veja como alavancar sua eficiência operacional
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Quais as etapas da otimização de processos?

Não é difícil compreender a importância e os benefícios da otimização de processos para quem adota a otimização de processos na sua organização. Afinal, que tipo de gestor não sonha em reduzir ao máximo os custos, aumentar produtividade e maximizar os ganhos da organização? A dificuldade real se concentra na execução, na maneira de colocar a otimização de processos em prática nas organizações de forma efetiva.

E é justamente isso que ensinaremos. A otimização de processos funciona através de uma abordagem sistemática que geralmente envolve as seguintes etapas:

1. Mapeamento de Processos: A otimização de processos começa com a identificação das áreas que necessitam de melhorias. Por meio de uma avaliação detalhada das práticas comerciais existentes, é possível mapear as atividades e identificar as entradas e saídas. Esse mapeamento facilita a compreensão de como o trabalho é realizado e possibilita a identificação de erros e a implementação de melhorias.
2. Análise de Processos: Após a identificação, é crucial realizar uma análise minuciosa dos processos. Aqui, os diagramas de fluxo de trabalho são essenciais para visualizar o fluxo das atividades. Além disso, coleta-se e analisa-se dados sobre o desempenho do processo, como tempo de execução, custos e qualidade. Nessa etapa, a identificação de falhas, gargalos e etapas desnecessárias torna-se mais precisa e eficaz, auxiliando na elaboração de estratégias para eliminar tais problemas.
3. Redesenho de Processos: Após a análise, é hora de projetar um processo otimizado. Este passo envolve a busca por soluções criativas e inovadoras que podem melhorar a eficiência e a eficácia do processo. A simplificação do fluxo de trabalho, a eliminação de etapas desnecessárias, a automação de tarefas repetitivas e a introdução de novas tecnologias são algumas das estratégias que podem ser aplicadas.
4. Correção de ineficiências: A implementação do novo processo que foi desenhado, corrigindo as ineficiências identificadas, é o próximo passo e requer uma comunicação clara das mudanças para os funcionários envolvidos e a provisão de treinamento adequado. Ajustes nos sistemas e infraestruturas existentes podem ser necessários para acomodar esse novo processo. Durante a implementação, é crucial manter uma comunicação aberta com a equipe e monitorar a transição para identificar possíveis desafios e fazer ajustes conforme necessário.
5. Monitoramento de Processos: Finalmente, após a implementação do novo processo, é essencial monitorar e medir seu desempenho continuamente. Isso envolve a definição de métricas e indicadores chave de desempenho (KPIs) relevantes para avaliar o sucesso da otimização. Com base nos resultados do monitoramento, podem ser necessários ajustes adicionais para maximizar os benefícios do novo processo e garantir que ele esteja alcançando os objetivos estabelecidos Falaremos com mais profundidade sobre indicadores que podem ser observados na otimização de processos da sua empresa em breve.

A implementação da otimização de processos é um esforço contínuo e interativo. À medida que novas oportunidades de melhoria são identificadas e as necessidades da organização evoluem, é importante revisitar e ajustar os processos periodicamente para garantir a eficácia de maneira consistente e manter a organização em um estado de melhoria contínua.

Você pode estar pensando de que forma, de fato, colocar isso em prática, uma vez que são tarefas um tanto complexas. É para isso que existem metodologias e ferramentas muito úteis para auxiliar os gestores nesse processo. Veremos a seguir.

Melhores práticas para a otimização de processos

Para otimizar efetivamente os processos em sua organização, é crucial envolver todas as partes interessadas, definir metas claras e específicas, tomar decisões informadas por dados e se comprometer com a melhoria contínua. Essas quatro práticas fundamentais formam a base de qualquer esforço bem-sucedido de otimização de processos.

A otimização de processos é uma tarefa complexa que requer uma abordagem estratégica e considerada. Explicamos as melhores práticas que podem ajudar a garantir o sucesso de seus esforços de otimização de processos:

1. Envolva todas as partes interessadas: A otimização de processos não é uma tarefa que deve ser realizada isoladamente. É importante envolver todas as partes interessadas, incluindo gerentes, funcionários e até clientes. Eles podem fornecer insights valiosos sobre como os processos estão funcionando atualmente e onde as melhorias podem ser necessárias.
2. Defina metas claras: Antes de começar a otimização de processos, é importante definir o que você espera alcançar. Seja o mais específico possível. Por exemplo, em vez de dizer que você quer “melhorar a eficiência”, você pode definir uma meta para “reduzir o tempo de processamento em 25%”.
3. Use dados para informar decisões: A otimização de processos deve ser uma prática orientada por dados. Use ferramentas de análise de processos para coletar dados sobre como seus processos estão funcionando atualmente. Isso pode ajudá-lo a identificar onde estão os gargalos e quais processos estão funcionando bem.
4. Faça melhorias contínuas: A otimização de processos não é um projeto único. Em vez disso, é um esforço contínuo que requer monitoramento e ajustes regulares. Depois de implementar mudanças, continue monitorando seus processos para garantir que as melhorias estejam tendo o efeito desejado e faça ajustes conforme necessário.

Lembre-se, a otimização de processos é uma jornada, não um destino. Ao seguir estas melhores práticas, você pode garantir que está no caminho certo para melhorar a eficiência e eficácia de seus processos continuamente.

Veja também:

Quais são os métodos de otimização de processos?

Existem vários métodos que as empresas podem usar para otimizar seus processos. Os mais conhecidos são o Process Mining, BPM, Six Sigma e Lean. Cada um tem suas próprias forças e é mais adequado para certos tipos de situações. Aqui estão alguns dos métodos mais comuns:

1. Lean: Este método se concentra em eliminar desperdícios dentro de um processo. O desperdício pode assumir muitas formas, como tempo de espera, excesso de produção, transporte desnecessário e defeitos. O objetivo do Lean é criar um fluxo de processo mais suave que produza exatamente o que é necessário, quando é necessário.
2. Six Sigma: Six Sigma é um método que se concentra em reduzir a variabilidade em um processo. O objetivo é minimizar os defeitos e garantir que o processo seja tão consistente quanto possível. Isso é feito através de uma abordagem estatística rigorosa para identificar e eliminar as causas de variabilidade.
3. BPM (Business Process Management): BPM é uma abordagem holística para a otimização de processos. Ele se concentra em melhorar os processos de negócios de ponta a ponta, com o objetivo de alcançar os objetivos estratégicos da organização. Isso pode envolver a reengenharia de processos inteiros, a implementação de novas tecnologias ou a mudança de como as equipes trabalham.
4. SIPOC: Este é um tipo de diagrama de processo que é útil para visualizar os elementos de um processo. SIPOC é um acrônimo para Fornecedores, Entradas, Processo, Saídas e Clientes. O diagrama SIPOC ajuda a identificar todas as partes e saídas de um processo e pode ser uma ferramenta útil para identificar onde a otimização de processos pode ser necessária.
5. Mineração de Processos: Este é um dos melhores método de análise de processos para a otimização, porque usa dados de eventos para descobrir, monitorar e melhorar processos reais. A mineração de processos permite que as empresas vejam exatamente como seus processos estão funcionando na prática, em vez de como eles foram projetados para funcionar. Isso pode revelar ineficiências, gargalos e desvios que podem ser alvos para a otimização de processos. A mineração de processos é particularmente útil em ambientes onde os processos são complexos e sujeitos a muita variação.

Ao escolher um método de otimização de processos, é importante considerar o contexto específico de sua organização. O que funciona bem para uma empresa pode não ser a melhor escolha para outra. Portanto, é importante entender as forças e fraquezas de cada método e como ele se aplica à sua situação específica. Empresas com cultura de data driven, por exemplo, se beneficiarão muito mais com métodos que englobam a possibilidade de integrar sistemas de dados e até mesmo utilizar sistemas com inteligência artificial (IA).

Veja também:

• Mapeamento de processos: Como fazer de forma automática
• Gestão de processos: o que é e os benefícios para sua empresa
• Análise de conformidade: o que é e 4 erros comuns no processo

Ferramentas de otimização de processos

Sabendo dos métodos existentes, também é interessante compreender que possuem diferentes ferramentas que auxiliam cada empresa em seus objetivos individuais. Para otimizar efetivamente os processos, é essencial ter as ferramentas certas à disposição. Entre as mais eficientes estão Softwares de Mapeamento de processos, ferramentas de análise de dados, plataformas de automação, BPMs e Ferramentas de Process Mining.

Abordaremos separadamente sobre cada uma delas:

1. Ferramentas de Análise de Dados: Ferramentas de análise de dados podem ser usadas para analisar bases de dados de processos e identificar tendências, padrões e áreas problemáticas.
2. Plataformas de Automação de Processos: Essas ferramentas podem ser usadas para automatizar tarefas repetitivas e demoradas, liberando tempo para atividades de maior valor.
3. Software de Gestão de Processos de Negócios (BPM): Essas ferramentas permitem modelar, implementar, monitorar e melhorar processos de negócios.
4. Software de Mapeamento de Processos: Essas ferramentas permitem que você crie uma representação visual de seus processos, tornando mais fácil identificar gargalos, redundâncias e oportunidades para melhorias.
5. Ferramentas de Mapeamento e Mineração de Processos (Process Mining): Essas ferramentas permitem que você crie uma representação visual de seus processos, tornando mais fácil identificar gargalos, redundâncias e oportunidades para melhorias, além de usar dados de eventos do seu próprio software para descobrir como os processos realmente funcionam.

Apesar de haver várias opções no mercado, é interessante que você por opções que entregam soluções mais completas e conectadas com a realidade da sua empresa. A UpFlux Process Mining, por exemplo, é uma ferramenta brasileira, adaptada às necessidades do país e considerada a plataforma #1 na América Latina; além de oferecer a solução de Mapeamento e Mineração de Processos (Process Mining), ela também conta com IA, dashboards de BI e a ferramenta Kanban para ajudar os desafios de otimização das organizações.

Como otimizar processos na prática?

Colocar a otimização de processos em prática pode parecer uma tarefa desafiadora, mas com uma abordagem estruturada, pode ser mais simples do que parece. Algumas dicas práticas envolvem identificar áreas de foco, definir objetivos, escolher metodologias e ferramentas necessárias entre outras que abordaremos a seguir:

• Identifique a Área de Foco: Antes de começar a otimização, é crucial identificar qual área da empresa está enfrentando mais desafios ou ineficiências. Isso pode ser feito através de feedbacks de funcionários, análise de desempenho do processo ou mesmo a partir de reclamações de clientes.
• Defina Objetivos Claros: Uma vez que você tenha identificado a área que precisa de otimização, o próximo passo é definir objetivos claros. O que você espera alcançar com a otimização? Isso pode ser desde a redução do tempo de processamento até a melhoria da qualidade do produto ou serviço.
• Escolha a Metodologia e Ferramentas Adequadas: Dependendo dos seus objetivos e da natureza do processo que você está tentando otimizar, diferentes metodologias e ferramentas podem ser mais adequadas. Uma dica é pesquisar sobre ferramentas que possuem soluções mais completas, que podem atender mais de um setor processual. O Process Mining, por exemplo, já ajuda a identificar automaticamente os processos que possuem maior influência nos resultados da empresa, apontando os erros sem você precisar pedir feedbacks ou ter muito trabalho com isso.
• Pequenos Passos: Em vez de tentar otimizar todo o processo de uma vez, comece com pequenas mudanças para testar a eficácia das alterações. Isso também pode tornar a transição mais fácil para a equipe.
• Celebre as Vitórias: Quando você alcançar melhorias, mesmo que pequenas, comemore. Isso pode ajudar a manter a equipe motivada e mostrar que o esforço de otimização está dando resultados.
• Revisão e Ajuste: A otimização de processos é um esforço contínuo. Sempre haverá espaço para melhorias. Portanto, continue monitorando o processo e faça ajustes conforme necessário.

É interessante ainda citar que, na era de transformação digital na qual nos encontramos, já existem ótimas soluções que facilitam a otimização de processos utilizando tecnologias avançadas, como a inteligência artificial. Falaremos disso no próximo tópico.

Como fazer otimização automática de processos?

Talvez o maior erro de gestores de processos seja o investimento cego em automação de processos sem, antes, compreender exatamente como esses processos funcionam na prática com todas suas variações e quais desses processos devem ser priorizados. Ferramentas de process mining e IA tem sido utilizadas justamente para resolver os desafios da etapa que antecede a automação. E é possível fazer isso de forma automática com IA. O IA está sendo utilizado identificar padrões e problemas em grandes bases de dados e, assim, levar às organizações mudanças significativas.

A IA também pode ser usada para otimização de processos em tempo real. Isso significa que a IA pode monitorar os processos em tempo real e fazer ajustes conforme necessário para garantir que os processos estejam sempre otimizados. Isso pode levar a melhorias significativas na eficiência e na produtividade.

Uma pesquisa recente da McKinsey revelou que 70% dos fabricantes usam ou planejam usar IA para otimização de processos. Além disso, a IA tem o potencial de diminuir os defeitos de produto em até 50%, isso falando somente sobre benefícios da indústria, mas o IA não se limita somente a ela. O setor da saúde também têm utilizado enormemente IA em conjunto com outras tecnologias para otimizar seus processos em hospitais, operadoras e laboratórios.

Esses dados indicam que a IA está se tornando uma ferramenta cada vez mais valiosa para a otimização de processos. Portanto, a otimização automática de processos está se tornando uma realidade que permite que as empresas analisem o desempenho do processo, identifiquem ineficiências e implementem melhorias de maneira mais eficiente e eficaz.

Otimização de processos com IA: Uma nova era

A Inteligência Artificial (IA) está desempenhando um papel cada vez mais importante na otimização de processos. A IA pode ajudar a identificar ineficiências e gargalos em processos de maneira mais eficaz do que os humanos, graças à sua capacidade de analisar grandes volumes de dados rapidamente. E não estamos falando sobre Chat GPT aqui.

A IA pode ser usada acoplada em softwares e ferramentas para automatizar tarefas repetitivas e demoradas, liberando os funcionários para se concentrarem em tarefas de maior valor. Isso não apenas aumenta a eficiência, mas também pode levar a um aumento na satisfação dos funcionários, pois eles podem se concentrar em tarefas mais significativas e desafiadoras.

A implementação da otimização de processos com IA envolve etapas que envolvem:

Uma das aplicações mais promissoras da IA na otimização de processos é em conjunto com a mineração de processos (process mining). O process mining é uma técnica que utiliza dados de eventos para descobrir como os processos realmente funcionam. Quando combinada com a IA, a mineração de processos pode se tornar ainda mais poderosa. A IA pode analisar os dados coletados pela mineração de processos para identificar padrões e tendências que podem não ser facilmente visíveis para os humanos.

Na indústria, por exemplo, a otimização de processos com IA e Process Mining pode ser usada para melhorar a eficiência da produção, reduzir o tempo de inatividade e melhorar a qualidade do produto ou para identificar gargalos na linha de produção e sugerir ações de melhoria.

Implementando a otimização de processos com IA e Process Mining na prática

1. Coleta de Dados: Esta é a fase inicial onde os dados são coletados de várias fontes. Os dados podem vir de diferentes sistemas de TI, como ERP, CRM, sistemas de gestão de processos de negócios (BPM), entre outros. A qualidade e a granularidade dos dados coletados são cruciais para o sucesso da mineração de processos. Por isso, quanto maior a cultura de dados da empresa, melhores serão os resultados.
2. Descoberta de Processos: Nesta etapa, os dados coletados são usados para criar um modelo visual do processo. Este modelo, mostrado visualmente em forma de um “mapa de processos”, mostra todas as atividades do processo e suas sequências. A descoberta de processos é uma etapa crucial porque permite que as organizações vejam como seus processos realmente funcionam, em vez de como eles foram projetados para funcionar. Isso pode revelar ineficiências, gargalos e desvios que podem não ser evidentes sem essa representação visual.
3. Análise de Conformidade: A análise de conformidade envolve a comparação do processo descoberto com um processo ideal ou de referência. Isso ajuda a identificar desvios do processo ideal e a entender suas causas. A análise de conformidade é especialmente útil em setores altamente regulamentados, onde o não cumprimento dos processos pode levar a multas pesadas e danos à reputação.
4. Análise de Desempenho: A análise de desempenho envolve a avaliação do desempenho do processo com base em várias métricas, como tempo de ciclo, custo, qualidade, entre outros. Isso ajuda a identificar gargalos no processo e áreas onde o desempenho pode ser melhorado. A análise de desempenho também pode ajudar a identificar as melhores práticas que podem ser replicadas em outros processos.
5. Otimização de Processos: Com base nas análises de conformidade e desempenho, as ações de melhoria são implementadas. Isso pode envolver a automação de tarefas, a reengenharia de processos, a implementação de novas políticas e procedimentos, entre outros. A otimização de processos é uma etapa contínua e iterativa, pois os processos devem ser continuamente monitorados e ajustados para garantir a eficiência e eficácia contínuas.
6. Monitoramento Contínuo: A última etapa envolve o monitoramento contínuo dos processos para garantir que as melhorias sejam mantidas e para identificar novas oportunidades de otimização. Isso é feito coletando e analisando continuamente os dados do processo. O monitoramento contínuo também permite que as organizações respondam rapidamente a mudanças nas condições de negócios e ajustem seus processos conforme necessário.

Soluções como a da UpFlux Process Mining juntam as tecnologias de IA e Process Mining para avaliar os dados extraídos dos sistemas de informação que os clientes usam para, além de disponibilizar painéis indicativos, também gerar insights e permitir uma análise de dados descritiva.

A análise descritiva compreende padrões que podem ser mapeados. A partir de dados, retirados da plataforma que a instituição já utiliza, a plataforma faz uma leitura e mapeia esses padrões, fazendo com que a gestão possa entender esses dados e tomar decisões mais acertadas.

Dessa maneira, o cliente consegue visualizar o status atual dos seus processos, fazendo uma análise de dados de maneira simplificada, obtendo percepções da plataforma sobre o que pode estar acontecendo no seu negócio em tempo real.

Essa análise descritiva é feita com acompanhamento constante, a todo momento, analisando o nível de eficiência e qualidade da sua operação, para encontrar oportunidades de melhoria e direcionar planos de ação.

Como medir o progresso na otimização de processos?

Medir o progresso e o sucesso da otimização de processos é uma etapa crucial para garantir que as melhorias desejadas estão sendo alcançadas e que o valor está sendo agregado à organização. Quatro pontos são importantes para que você acompanhe sua evolução:

1. Definição de métricas de desempenho chave (KPIs): Antes de iniciar a otimização de processos, é importante definir claramente quais são as métricas de desempenho chave que serão usadas para medir o progresso e o sucesso. Essas métricas podem variar dependendo do processo específico que está sendo otimizado, mas podem incluir coisas como tempo de ciclo, custo por transação, taxa de erro, percentual de produtividade, entre outras segregações.
2. Monitoramento contínuo: Uma vez que as métricas de desempenho chave tenham sido definidas, é importante monitorá-las continuamente para acompanhar o progresso. Isso pode ser feito através de painéis de controle, relatórios e outras ferramentas de análise de dados. Com a UpFlux, por exemplo, os clientes possuem uma tela com dashboards de acompanhamento dos indicadores escolhidos e também acesso à ferramenta Kanban, que possibilita a gestão de processos em tempo quase real.
3. Análise de causa raiz: Se um processo não está atingindo as metas desejadas, a análise de causa raiz pode ser usada para identificar a causa subjacente do problema. É por isso que o IA, quando aliado à ferramenta de Process Mining torna-se tão poderosa: você identifica visualmente as maiores ocorrências de problemas que impactam diretamente nos seus resultados. Assim, fica mais fácil priorizar ações de otimização dos processos que tem maior influência no desempenho da organização.
4. Análise de variação (benchmarking): A análise de variação pode ser usada para comparar o desempenho atual com o desempenho anterior ou com um padrão de referência. Isso pode ajudar a identificar áreas onde o desempenho está melhorando ou piorando.

A UpFlux Process Mining é a plataforma #1 de mineração de processos na América Latina, promovendo e perpetuando a eficiência de processos. Se identificou com os desafios citados e busca uma solução que ajude a sua organização a otimizar os processos? Conheça mais sobre os benefícios da UpFlux clicando no banner abaixo.