O processo de Contas a Pagar é complexo e crítico para empresas de todos os portes. Então, ter uma operação eficiente e inteligente é fundamental para melhorar a saúde financeira, aumentar a liquidez e reduzir o risco de inadimplência. Porém, muitos gestores enfrentam desafios que prejudicam o pleno funcionamento do processo, como atrasos e falhas comuns que podem ser evitadas.
Neste artigo, vamos discutir sobre as boas práticas para um processo de Contas a Pagar eficiente e as tecnologias que ajudam no gerenciamento, acelerando o alcance dos seus objetivos financeiros. Vamos lá?
O que é Contas a Pagar?
Contas a pagar são as obrigações financeiras de curto prazo de uma empresa para com seus fornecedores ou credores, referentes a bens ou serviços adquiridos a crédito. Em outras palavras, trata-se das dívidas assumidas pela empresa, que devem ser pagas dentro de um prazo estabelecido após a aquisição dos produtos ou serviços.
Gerenciar as contas a pagar é importante para garantir que a empresa mantenha-se financeiramente saudável. É crucial que as contas sejam pagas em dia para evitar juros e multas. Além disso, um bom gerenciamento de contas a pagar pode ajudar a manter uma boa relação com fornecedores e credores.
Para isso, a equipe de Contas a Pagar é de extrema importância para o pleno funcionamento do processo e equilíbrio financeiro da empresa, já que deverá estar atenta aos prazos, pendências e valores. Mas como muitas das tarefas desse processo são repetitivas, os profissionais devem ser detalhistas e contar com recursos que os ajudem a evitar problemas, como atrasos de pagamentos e erros de digitação.
Para manter a sustentabilidade financeira da organização é essencial contar com um processo de Contas a Pagar eficiente, muito bem gerenciado e digitalizado.
Como funciona o processo de Contas a Pagar?
O processo de Contas a Pagar deve ser muito bem gerenciado e controlado pois falhas comuns cometidas por seus responsáveis afetam o fluxo de caixa e dependendo do volume e valores das transações, causar problemas sérios para a sustentabilidade financeira da empresa.
O processo, sequências e suas etapas variam de acordo com a realidade de cada empresa, como porte e volume de contas a serem pagas, quantidade de funcionários do time e tecnologias utilizadas. Mas, no geral, há uma série de etapas a serem realizadas:
- Emissão da ordem de compra
- Registro do relatório de recebimento
- Análise e aprovação da fatura
- Pagamento da fatura
- Baixa contábil
Emissão da ordem de compra
Uma ordem de compra é um documento emitido pela empresa que indica a compra de um bem ou serviço. Ela contém informações como:
- Descrição do item
- Quantidade
- Preço
- Data de entrega
- Condições de pagamento.
A ordem de compra é um registro interno e não enviado ao fornecedor, com o objetivo de informar o departamento financeiro da empresa de que um investimento será feito, e que muitas vezes, deverá ser debitado do Centro de Custo de um setor. Esse documento pode ser movimentado pela empresa entre o profissional que solicitou a compra, o que registrou a ordem, o departamento financeiro e o que receberá o bem.
Registro do relatório de recebimento
Após o recebimento da mercadoria o departamento de Contas a Pagar compara as informações da ordem de compra com o relatório de recebimento, documento que relaciona os bens recebidos ou serviços oferecidos, assim como quantidades e qualidade, e em seguida, a fatura recebida do fornecedor.
Análise e aprovação da fatura
O fornecedor envia a fatura para pagamento e seus dados são comparados com a ordem de venda e relatório de recebimento. No caso de conformidade de todas as informações, incluindo condições e forma de pagamento, os dados são registrados no sistema e a fatura é liberada para processamento e pagamento.
Pagamento da fatura
É a realização do pagamento ao fornecedor, de acordo com as condições negociadas, optando pelo pagamento na data de vencimento (o que é estratégico para organizações que precisam de dinheiro em caixa) ou pela antecipação deste (onde é possível obter descontos). O importante é evitar o atraso do pagamento, já que implica em multas e juros, além de prejudicar o relacionamento com o fornecedor.
Baixa contábil
Com a realização do pagamento o departamento de Contas a Pagar irá fechar a conta do fornecedor, reduzindo o passivo criado quando foi aberta. Todos os registros serão atualizados e documentos como ordem de compra, contas bancárias, comprovante de pagamento e faturas serão armazenadas nos livros contábeis ou em softwares a fim de busca futura.
Os maiores desafios da gestão de Contas a Pagar
Já falamos que o processo de Contas a Pagar é complexo e deve ser controlado de perto, já que falhas simples podem causar grandes problemas para o caixa financeiro da instituição. Muitas equipes, mesmo atentas ao trabalho executado, acabam deixando informações passarem despercebidas, o que implica nesses erros tão temidos pela gestão:
- Controlar os vencimentos: não se atentar ao prazo de vencimento da conta ou programar o pagamento para uma data futura ao vencimento acarreta em juros e multas, valores que podem ser significativos para o caixa da empresa. Isso pode acontecer também se a fatura for recebida pelo departamento de Contas a Pagar em data muito próxima ou até após o vencimento. O gestor deve garantir que os prazos sejam cumpridos e que as contas sejam pagas a tempo, e se o índice de atrasos for alto, investigar quais são as causas mais comuns.
- Obter todas as informações: é comum que algumas informações importantes para pagamentos sejam perdidas ao longo do processo desde a solicitação de compra, como valores, quantidades, prazos e condições de pagamento. Ou ainda, receber informações erradas, decorrentes de problemas de digitação, por exemplo. Essa falha gera retrabalho e atrasa o processo, o que pode impactar no prazo de pagamento.
- Ter as responsabilidades claras: principalmente em empresas de grande porte que necessitam de equipes maiores, algumas contas podem ser perdidas se a divisão de responsabilidades não for bem definida. Por exemplo, separar as contas entre os profissionais pagadores considerando o departamento de origem, fornecedor ou nível do valor da conta. Nesse caso, também é importante monitorar a produtividade e performance de cada responsável.
- Padronizar o processo: se uma equipe é grande e vários profissionais desempenham a mesma função, a variabilidade da execução do processo também pode ser alta, variando entre tempos e formas de realizar cada tarefa. Nesse sentido é importante avaliar todas variantes possíveis do processo e garantir que todos o façam da forma mais adequada.
- Manter as informações centralizadas: armazenar informações financeiras em planilhas, por exemplo, prejudica o funcionamento pleno do processo e as consultas quando necessárias. Ter um processo extremamente manual e movimentar um alto volume de documentos impressos também pode causar falhas. Nesse sentido, contar com um software que apoie o acompanhamento do processo e informações das contas é essencial.
- Ter processos rastreáveis: como dito acima, o Contas a Pagar é um processo complexo e vital para a organização. Em organizações de grande porte é essencial que os gestores consigam monitorar e controlar a execução do processo, detectando os problemas e melhorando continuamente a eficiência dos processos.
Leia também:
- Mapeamento de processos: como fazer de forma automática
- Análise de processos: o que é, como fazer e melhores ferramentas
- Melhoria contínua de processos: Como colocar em prática?
7 Estratégias para uma Gestão Mais Eficiente de Contas a Pagar
A gestão eficaz de Contas a Pagar exige uma abordagem estratégica. Com as técnicas certas, sua empresa pode otimizar processos, reduzir custos e melhorar relacionamentos com fornecedores. Aqui estão sete estratégias-chave e como implementá-las:
1. Planejamento Financeiro Consciente
Um planejamento financeiro bem estruturado pode ser o divisor de águas para a saúde financeira de um negócio. Ele evita decisões apressadas, como pagamentos antecipados sem descontos, que se traduzem em custos ocultos e oportunidades perdidas. Ao definir um orçamento, as empresas devem considerar e avaliar cada pagamento, identificando oportunidades de desconto em antecipações e evitando custos desnecessários.
2. Otimização e Monitoramento de Processos
A eficiência em Contas a Pagar é amplamente determinada pela robustez dos processos adotados. Monitorar e otimizar estes processos regularmente, assim como manter-se atento às tendências dos fornecedores, pode reduzir falhas, retrabalhos e até identificar oportunidades de melhores negociações.
3. Controle Proativo de Vencimentos
Multas, juros e desgastes com fornecedores muitas vezes são resultado da falta de um sistema eficiente de alertas para vencimentos. Adotar uma abordagem proativa, com alertas automáticos para vencimentos iminentes, garante pagamentos em dia, evitando custos adicionais e mantendo uma relação saudável com fornecedores.
4. Fortalecimento do Fluxo de Caixa
O controle rigoroso do fluxo de caixa permite às empresas avaliar seu estado financeiro e tomar decisões informadas. Ao entender e controlar o fluxo, as empresas podem aproveitar descontos em antecipações e gerir recursos de forma mais eficaz, garantindo solidez financeira.
5. Medição e Análise de Desempenho Financeiro
As métricas, como pagamentos pontuais e DPO, fornecem insights valiosos sobre a eficácia dos processos de pagamento. Ao monitorar e analisar esses indicadores, é possível ajustar estratégias, identificar áreas de melhoria e, consequentemente, otimizar o desempenho financeiro.
6. Conformidade e Redução de Ineficiências
A padronização de processos e a conformidade não só reduzem erros e retrabalhos, mas também garantem uma operação mais suave e previsível. Treinamentos regulares e ferramentas de controle podem minimizar falhas, promovendo uma gestão de contas a pagar mais eficiente e confiável.
7. Automação para um Processo Touchless
Em um mundo cada vez mais digital, a automação emerge como uma solução para aumentar a precisão e rapidez das transações. Ao minimizar a interferência humana, as empresas reduzem erros, aceleram processos e garantem uma gestão de contas a pagar mais ágil.
Adotando essas estratégias, as empresas não apenas aprimoram seus processos de contas a pagar no presente, mas também estabelecem uma base sólida para enfrentar desafios financeiros futuros.
Benefícios da Automação para Contas a Pagar
Como você já viu, o processo de Contas a Pagar é complexo e exige muita atenção para que seja desempenhado de forma eficiente. Como muitas tarefas são repetitivas e manuais, são suscetíveis a erros humanos que podem causar um grande problema para o fluxo de caixa, como erros de digitação, adicionar dados de pagamentos incorretos, programar o pagamento para após o vencimento ou até esquecer contas.
Softwares de automação são úteis para dar maior produtividade para o Contas a Pagar. Mas, se você quer ter um processo eficiente e inteligente, deve iniciar com uma solução para controle e análise do processo. Vamos te explicar porquê.
Imagine que sua operação tenha um problema comum envolvendo atraso entre as etapas de Aprovação e Processamento da fatura. Segundo boas práticas, o tempo ideal de transição entre as etapas é de um dia útil. Porém, por conta de um processo não padronizado e ineficiente, sua equipe realiza essa tarefa em três dias.
Se você implementar um software de automação para realizar a tarefa sem identificar antes que o processo poderia ser otimizado, estaria automatizando uma falha, o que não corrigiria o problema. Você concorda?
Portanto, contar com uma gestão inteligente do processo de Contas a Pagar é fundamental. Process Mining, uma ferramenta poderosa para analisar e melhorar processos é a solução ideal se o seu problema for esse, já que ajuda a identificar oportunidades de otimização para após automatizar. A solução UpFlux Process Mining ajuda os gestores nesse desafio: descobrir, monitorar e melhorar o processo para ter uma operação eficiente, com maior produtividade e com menos falhas.
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Process Mining para Contas a Pagar
A tecnologia de Process Mining descobre o processo de Contas a Pagar a partir de dados existentes no sistema de gestão utilizado pela empresa, mapeando desde a emissão da ordem de compra até o pagamento da fatura. Além de mapear o processo, a tecnologia simplifica o monitoramento da performance do processo para identificar pagamentos atrasados, antecipados e duplicados.
Veja alguns benefícios da aplicação de Process Mining em um processo de Contas a Pagar:
- Identificando gargalos e atrasos: Process Mining permite a visualização e detecção ágil de problemas que impactam em atrasos, como contas paradas por falta de informações.
- Monitorando o cumprimento de prazos: a tecnologia evidencia os tempos para realização de cada etapa do processo, facilitando a tomada de decisão para corrigir os atrasos.
- Identificando erros e inconsistências: process mining pode ser usado para identificar não conformidades como faturas duplicadas ou pagamentos incorretos, já que envia notificações sempre que algo sair do esperado.
- Medir a performance da equipe: você pode avaliar a produtividade e retrabalhos por pagador ou de grupos, entendendo os principais responsáveis e motivos de falhas.
A solução UpFlux Process Mining ajuda a controlar o processo e os prazos de vencimento de faturas, mitigando atrasos e perdas financeiras, e a padronizar o processo para que você sempre saiba quando existir uma violação.
Você é responsável pelo processo de Contas a Pagar, se identificou com os desafios citados e busca uma solução? Conheça mais sobre os benefícios da UpFlux Process Mining.
