A melhoria contínua de processos é uma prática adotada pelas organizações para otimizar continuamente seus produtos, serviços e, claro, processos. Parece simples, e o entendimento sobre esse conceito pode ser muito amplo. No entanto, o método de melhoria contínua de processos se estabelece em uma análise profunda e minuciosa sobre as atividades que uma empresa desenvolve, buscando evidenciar ineficiências, gargalos e desperdícios.
Para se chegar ao melhor resultado e conseguir identificar os problemas que desviam você de uma gestão mais precisa e produtiva, primeiro é preciso estabelecer padrões de análise para se chegar à melhoria contínua de processos.
Por esse motivo, neste artigo, vamos falar sobre como esse conceito se estrutura, quais as ferramentas essenciais nessa jornada e como isso impactará na redução de custos e em uma melhor experiência para os seus clientes. Continue a leitura!
O que é melhoria contínua?
O conceito de melhoria contínua de processos tem como objetivo criar parâmetros de otimização para produtos, serviços e processos de uma organização, a fim de agregar maior valor ao trabalho feito e ao produto e serviço que é oferecido. É um processo de otimização cíclico, que identifica constantemente novas oportunidades de melhoria.
A melhoria contínua de processos se destaca justamente pela profundidade da análise dos processos que englobam as organizações. Para fazer esse tipo de análise existem diferentes metodologias que podem ser aplicadas na descoberta de gargalos, desperdícios, erros e desvios que impactam na qualidade e eficiência operacional.
Na metodologia Lean, por exemplo, a melhoria contínua busca otimizar processos focando no desenvolvimento de atividades que agregam mais valor ao menor custo e desperdício. Outras metodologias atuam de maneira diferente. Falaremos sobre isso a seguir.
Essa prática não serve apenas para grandes corporações, mas pode ser aplicada em instituições de todos os portes e segmentos. A melhoria contínua de processos traz benefícios financeiros, evitando custos desnecessários, perdas e oferecendo o melhor ao usuário.
No entanto, apenas buscar ferramentas que auxiliam nesse processo não é suficiente. A melhoria contínua de processos deve ser parte da cultura da sua empresa, um pensamento pertencente ao dia a dia dos profissionais que atuam ao seu lado e envolvendo a todos.
Como praticar a melhoria contínua?
Como citamos acima, apenas escolher uma tecnologia que ajudará você a chegar à total compreensão dos seus processos não é o suficiente. Para colocar esse conceito em prática é preciso também de boas doses de foco, planejamento, estratégia e organização. Vamos explicar o que cada ponto representa:
- Foco: Entenda seus processos e defina seus objetivos colocando foco no que pode ser melhorado. Cultive esse pensamento na sua equipe para que todos tenham a mesma visão de melhoria contínua de processos que você.
- Planejamento: Faça um planejamento sobre seus produtos e serviços para estabelecer quais deles demandam um maior esforço para que os processos sejam entendidos e melhorados de forma contínua.
- Estratégia: Trace estratégias e analise métricas para ver se você está indo pelo caminho certo. Fazer mudanças consideráveis sem medir seus impactos é ineficiente. Por isso, determine os indicadores que melhor evidenciarão as conquistas reais que você terá.
- Organização: Organize e padronize os processos envolvidos nas ações essenciais do seu negócio. Assim o entendimento sobre os problemas fica muito mais simplificado.
A partir disso, a pergunta que fica é: você já estabeleceu algum desses pontos para começar a colocar em prática a melhoria contínua de processos e otimizar seu dia a dia de trabalho? Esse processo entrega benefícios como o aumento do fluxo de vendas e, até mesmo, a redução dos custos de produção, por exemplo.
Em hospitais e instituições de saúde essas otimizações contínuas podem significar o aumento da produtividade ou a obtenção de certificações e acreditações hospitalares, que entregam maior credibilidade à gestão. Tudo isso dependerá das ferramentas que você utilizará e da forma como irá aplicá-las.
Quais são as ferramentas de melhoria contínua?
Para aprofundar as análises e garantir a melhoria contínua de processos é preciso estabelecer um caminho para seguir. As técnicas e ferramentas abaixo permitem um entendimento aprofundado sobre os desvios, gargalos e inconsistências nas ações feitas nas instituições. A partir dessa análise feita a partir desses princípios, os profissionais conseguem entender os pontos que necessitam de melhoria e criar ações que guiarão sua atuação. São elas:
- Lean Manufacturing: A metodologia lean se baseia em um conjunto de conceitos e práticas que visa trabalhar de forma enxuta, cortando os desperdícios de processos que não agregam valor e trabalhar sempre sob a demanda do mercado. Essa metodologia visa reconhecer as ineficiências e problemas que impactam na qualidade do processo e, por consequência, em seu produto e, para isso, se baseia em cinco princípios: valor, fluxo de valor, fluxo contínuo, produção puxada e perfeição.
- Kaizen: Significa “melhoria” em japonês. Esse conceito é utilizado para diversos segmentos e seu princípio parte do aprendizado na prática. Apoia-se no princípio da transparência, tornando os problemas e os desperdícios visíveis aos olhos. Além disso, trata o aumento da produtividade como algo que deve ser baseado em ações que não demandam alto investimento financeiro. Assim, a priorização na melhoria das pessoas deve ser mais importante.
- Six Sigma: O six sigma é um conjunto de práticas com diversas técnicas estatísticas de análise de dados para desenvolver as mudanças nos processos. Essa metodologia tem como princípio a correção de defeitos nos processos por meio do corte de custos desnecessários.
- PDCA: É uma metodologia que proporciona melhora contínua de processos por meio de planejamento e medição de resultados. PDCA é uma sigla em inglês que define o ciclo de ações: Plan (planejar), Do (executar), Check (analisar) e Action (agir para corrigir).
- DMAIC: O ciclo DMAIC consiste em cinco passos: Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar. Essa metodologia define as etapas do processo de gestão para a analisar e identificar ineficiências com o objetivo de obter uma melhora contínua nos processos empresariais.
Iniciar uma jornada de melhoria contínua de processos não precisa ser um trabalho manual. A solução de Process Mining utiliza alguns desses princípios citados acima para proporcionar uma visão 360º dos processos de diferentes organizações. Para isso, conta com a junção da ciência de dados e da ciência de processos para descobrir como seus fluxos de trabalho se comportam e identificar ineficiências como desperdícios, gargalos e desvios de forma prática.
A plataforma UpFlux Process Mining atua com inteligência para fazer com que você entenda melhor os processos que englobam o seu dia a dia. Quer saber mais sobre essa ferramenta? Acesse clicando no link abaixo.
