Pesquisar
Close this search box.
shadow
circle 520px
Group 1000000631
Share

Procure-to-Pay (P2P): O que é e Como Fazer de Forma Eficiente com IA

Procurem to Pay (P2P)
Alex Meincheim
Selecione o tópico

O Procure-to-Pay (P2P) é um processo empresarial diz respeito às com compras, pagamentos e gestão financeira. No entanto, muitas organizações ainda enfrentam desafios de gestão no processo que prejudicam o pleno funcionamento da empresa, como falta de visibilidade, falta controle de fornecedores e de compliance e até compras com atividades de retrabalho e bloqueios.

Nova call to action

Neste artigo, exploraremos o que é P2P e como funciona, bem como as melhores práticas para implementar e gerenciar um processo de compras eficiente através da tecnologia.

O que é Procure-to-Pay (P2P)?

O P2P (Procure-to-Pay), também conhecido como Purchase-to-pay ou processo de ordem de compras é um processo empresarial que engloba todas as atividades relacionadas à aquisição de um bem ou serviço, desde a identificação da necessidade até o pagamento ao fornecedor. Trata-se de um processo crítico que pode impactar significativamente a eficiência e a rentabilidade de uma organização.

Por isso, muitas empresas adotam soluções de P2P para automatizar e otimizar esse processo.

O processo de P2P geralmente é composto por etapas que iniciam na identificação da necessidade e solicitação da compra e seguem até o pagamento definitivo aos fornecedores. Essas atividades podem ser extremamente demoradas e dispendiosas quando feitas manualmente, uma vez que passam pelas mãos de muitas pessoas e áreas diferentes – o que não indica que, por conta disso, estejam livres de erros.

É por isso que gestores do processo que se importam com a eficiência financeira buscam, muitas vezes, adotar soluções de P2P baseadas em software para aumentar a otimizar as etapas, reduzir erros e retrabalhos, além de melhorar o controle sobre os gastos, mas falaremos sobre isso mais para frente.

Qual a diferença entre procure-to-pay e purchase-to-pay?

São nomes diferentes para se referir ao mesmo processo. Procure-to-Pay (P2P) e Purchase-to-Pay (P2P) são dois termos frequentemente usados para descrever o processo de negócio que abrange todas as atividades relacionadas à aquisição de bens e serviços, desde a identificação da necessidade até o pagamento ao fornecedor. Embora esses termos possam parecer diferentes, na prática, eles se referem ao mesmo processo empresarial e podem ser utilizados, inclusive, como sinônimos.

Como funciona o processo de compras?

P2P (Procure-to-Pay) abrange todas as atividades relacionadas à aquisição de bens e serviços, desde a identificação da necessidade até o pagamento ao fornecedor. Ele geralmente envolve as seguintes etapas:

Processo De Compras
Processo de Procure to Pay (P2P)
  1. IDENTIFICAR NECESSIDADES

Antes que uma organização possa adquirir e pagar por bens e serviços, ela deve primeiro determinar o que realmente precisa. Esta primeira etapa envolve o departamento aplicável (por exemplo, marketing, RH, vendas, etc.) identificando o que é necessário, qual fornecedor em potencial é o mais adequado e quanto custará os produtos ou serviços.

Nova call to action

  1. CRIAR REQUISIÇÃO/SOLICITAÇÃO DE COMPRA

Em seguida, o departamento deve criar uma requisição de compra, uma solicitação de compra interna que a contabilidade deve revisar. Se a contabilidade aprovar a requisição de compra, o departamento de compras enviará um documento chamado ordem de compra (PO) – a solicitação de compra oficial voltada para o exterior – ao fornecedor.

  1. GERAR ORDEM DE COMPRA

Depois que o departamento cria e envia uma requisição de compra – e a contabilidade a aprova – um documento chamado ordem de compra (PO) vai para o fornecedor. Um PO é um documento enviado a um fornecedor declarando o escopo do trabalho que está sendo acordado. Tanto o comprador quanto o fornecedor devem aprovar este documento.

  1. RECEBER A APROVAÇÃO DO PEDIDO DE COMPRA (PO)

Em seguida, o pedido de compra deve ser aprovado por várias partes interessadas. A primeira parte que precisa dar luz verde a uma PO é a equipe de contabilidade do comprador. Frequentemente, os pedidos de compra são rejeitados e devem ir e voltar dentro da organização até que todas as informações estejam corretas. Depois que as equipes necessárias do lado do comprador forem assinadas, o fornecedor receberá o pedido de compra e deverá concordar com ele.

O processo de aprovação de ordens de compra é uma etapa necessária, principalmente quando as empresas possuem um processo P2P manual, pois a aprovação pode detectar erros importantes. No entanto, a aprovação pode ser uma etapa complicada do processo P2P geral, pois o pedido de compra deve passar por várias mãos e pode encontrar muitos gargalos.

  1. EMITIR RECIBO DE MERCADORIA

Uma vez que o comprador tenha realmente recebido as mercadorias solicitadas, ele verificará a qualidade do pedido: o fornecedor enviou o número certo de produtos? O produto em si está em boas condições? Se esse tipo de coisa estiver em ordem, o comprador emitirá um recibo de mercadoria. O recebimento de mercadorias aciona algumas ações:

  1. O departamento de cadeia de suprimentos usa este documento para ajustar o estoque de acordo.
  2. Uma vez gerada a entrada de mercadorias, o comprador pode prosseguir com a aprovação da fatura do fornecedor (etapa 6).
  1. RECEBER E REVISAR A FATURA DO FORNECEDOR

Depois que os serviços ou mercadorias solicitados forem concluídos ou recebidos, o fornecedor enviará uma fatura, que é diferente de um pedido de compra e um recebimento de mercadorias. Esta fatura vai para a equipe de contas a pagar, que precisará revisá-la para garantir que as informações estejam alinhadas com alguns dos documentos anteriores gerados ao longo do processo de aquisição para pagamento, ou seja, o pedido de compra e o recebimento de mercadorias.

Essa comparação dos três documentos – o pedido, o recebimento de mercadorias e a fatura – é conhecida como conciliação tripla.

  1. APROVAR A FATURA DO FORNECEDOR

Se tudo for verificado após a correspondência de três vias, a fatura poderá ser oficialmente aprovada.

  1. PAGAR OS FORNECEDORES

Por fim, a equipe de contas a pagar do comprador inserirá a fatura do fornecedor no sistema de contabilidade da organização – um processo que, quando feito manualmente, é demorado e pode estar repleto de erros caros. Embora as organizações modernas dependam de software para ajudar a automatizar o processo, algumas empresas ainda usam a abordagem manual do passado, que exige que a fatura de cada fornecedor seja digitada no sistema de contabilidade, passe pelas pessoas apropriadas para aprovação e, eventualmente, seja paga.

Os maiores desafios da gestão de P2P

A gestão de Procure to Pay é comumente uma tarefa complexa e desafiadora para as empresas, envolvendo diversos aspectos que precisam ser gerenciados adequadamente para garantir a eficiência do processo e a satisfação de ambas as partes (empresa-fornecedor). Alguns dos principais desafios enfrentados na gestão de P2P incluem:

  1. Falta de visibilidade do processo: Um grande volume de pedidos para diferentes fornecedores pode gerar confusão e falta de visibilidade de compras que estão fora do padrão. Isso pode dificultar a identificação de gargalos e a tomada de decisões informadas.
  2. Compras com atividades de retrabalho e bloqueios: As várias etapas do processo de requisição e aquisição, quando realizadas manualmente, são extremamente demoradas e ineficientes para identificar compras com gargalos, além de causar retrabalho para a sua equipe. Essas compras que exigem retrabalho e bloqueios podem atrasar o processo de P2P e afetar negativamente a eficiência do processo.
  3. Falta de controle de entrega de fornecedores: O controle de entrega de fornecedores pode ser um desafio, especialmente quando há muitos fornecedores envolvidos. A falta de controle dos fornecedores pode levar a atrasos na entrega de bens ou serviços, o que afeta negativamente o processo produtivo da sua empresa. Além disso, também podem ocorrer erros na fatura, uma vez que os fornecedores podem cobrar por itens que não foram entregues ou cobrar a mais por itens que foram entregues em atraso.
  4. Problemas no compliance e alçada: Compras acima de um determinado valor geralmente exigem a aprovação de pessoas específicas na empresa e o processo precisa passar por vários departamentos e aprovadores, podendo gerar erros, falha de comunicação, documentos incompletos e até o bloqueio do processo Nesse sentido, a gestão de alçada e compliance precisam garantir que as compras estejam em conformidade com as políticas e regulamentos da empresa, mas a dificuldade do controle dos parâmetros podem levar a compras que não estão em conformidade com as políticas e regulamentos da empresa, gerar atrasos no processo de P2P e afetar negativamente a eficiência de todo o processo, fazendo com que contas fiquem presas internamente por vários dias.
  5. Falta de conformidade com as políticas: A falta de conformidade regulatória pode levar a erros e atrasos no processo de P2P. Isso pode ocorrer quando há falhas de comunicação, falta de aprovações e atalhos que acabam violando os padrões de conformidade e atrasando o recebimento de bens ou serviços vitais.

Nova call to action

Dicas e boas práticas para a gestão de P2P

Para garantir a eficiência do processo e reduzir custos no seu processo de compras, é importante adotar algumas boas práticas. Abaixo, listamos algumas dicas úteis para a gestão de P2P:

  • Planejamento financeiro: a definição de um orçamento e transparência entre todos os departamentos é muito importante, além de planejar as compras e pagamentos com antecedência para evitar problemas financeiros, como multas e juros.
  • Organização: manter registros precisos e atualizados das compras e pagamentos é fundamental para garantir que as contas sejam pagas a tempo, mitigando retrabalhos causados por potenciais falhas humanas.
  • Priorização: priorize as compras de acordo com a relevância e o prazo de entrega para garantir que as compras mais importantes sejam realizadas primeiro.
  • Comunicação: mantenha uma boa comunicação tanto com os fornecedores quanto com os clientes internos (demais departamentos que solicitam as compras) para que seja possível negociar margens de desconto e flexibilização dos prazos de entrega. Para isso, é essencial que tenha uma visão 360º de quem são seus fornecedores, além das etapas exatas pelas quais seu processo passa.
  • Controle de alçada e compliance: estabeleça políticas claras de controle de alçada e compliance, comuniquem essas políticas efetivamente para todos os envolvidos no processo de P2P, implementem um sistema de gerenciamento de compras que ofereça controle de alçada e compliance e realizem treinamentos regulares para garantir que todos os envolvidos no processo de P2P estejam cientes das políticas e regulamentos da empresa e possam tomar decisões informadas e efetivas.
  • Métricas e indicadores de desempenho: Estabelecer isso permitirá uma análise mais precisa do processo de P2P e possibilitará a identificação de áreas que precisam de melhorias.
  • Automação: use softwares de automação para melhorar a eficiência, eliminar falhas humanas e ter uma operação rastreável e que permita a clareza dos processos.
  • Análise: Realize uma análise regular do processo de P2P para identificar problemas a serem corrigidos e oportunidades de melhoria.

Leia também:

Benefícios da automação para o processo de compras

  1. Redução de erros: A automação reduz erros que são causados pela ação humana no processo de P2P, como erros de digitação ou cálculo – fatores que levam a atrasos no pagamento e problemas de reconciliação de contas.
  2. Maior eficiência: A automação acelera o processo de P2P, eliminando a necessidade de tarefas manuais repetitivas, como entrada de dados e aprovação manual de pagamentos.
  3. Melhoria da visibilidade: A automação fornece uma visão mais clara e em tempo real do processo de P2P, permitindo que os gerentes monitorem o processo e identifiquem possíveis gargalos ou problemas.
  4. Redução de custos: A automação reduz os custos do processo de P2P, eliminando a necessidade de tarefas manuais repetitivas e reduzindo a necessidade de pessoal para gerenciar o processo.
  5. Melhoria da conformidade: A automação ajuda a garantir a conformidade com as políticas e regulamentos da empresa, eliminando a possibilidade de erros humanos e garantindo que as políticas sejam aplicadas de forma consistente.
  6. Aumento da segurança: A automação pode ajudar a aumentar a segurança do processo de P2P, ao reduzir a possibilidade de fraude e garantindo que as informações financeiras sejam mantidas em um ambiente seguro.
  7. Melhoria da experiência com fornecedores: A automação ajuda na sua relação com os fornecedores porque permite que você tenha uma visão clara do padrão de qualidade e de prazo de entrega de cada fornecedor, fazendo com que você tenha em mãos dados valiosos que poderão influenciar em negociação de preços e condições de pagamento.

Como integrar meus sistemas ERP em P2P?

A integração do ERP com o P2P (Purchase to Pay) é simplificada com o uso do process mining. Essa tecnologia, aplicando algoritmos sofisticados sobre grandes volumes de dados, permite um mapeamento visual e compreensível dos processos de negócios, otimizando toda a cadeia de aquisição, desde o pedido até o pagamento final.

No mundo empresarial moderno, é comum a coleta de uma grande quantidade de dados por meio de diferentes sistemas. No entanto, o desafio reside em unir todas essas informações fragmentadas em uma única plataforma, facilitando a análise e o entendimento.

A tecnologia de Process Mining surge como a solução ideal para esse desafio. Ela vasculha os dados de todos os seus processos de negócios, detectando padrões e identificando áreas de melhoria. Quando usada para integrar os sistemas financeiros com o P2P (Purchase to Pay), a Process Mining ajuda a encontrar e resolver ineficiências, tornando todo o processo de compra até pagamento mais eficiente e econômico.

Leia também:

Como o Process Mining ajuda a otimizar o processo de P2P?

A gestão de P2P (Procure-to-Pay) pode ser uma tarefa complexa para as empresas, e é nesse cenário que o Process Mining se destaca como uma ferramenta que integra seus sistemas em um único lugar, para uma visão 360º do P2P e pode ajudar a otimizar seu processo de compras.

Com o Process Mining, é possível identificar compras fora do padrão, atrasos e desperdícios financeiros que podem estar ocorrendo no processo de P2P. Isso permite que a empresa tome ações corretivas imediatas, reduzindo perdas e otimizando os resultados.

Outra vantagem é a identificação de oportunidades de desconto em antecipações, que podem ser facilmente despercebidas se não houver um controle efetivo do processo. Com o Process Mining, é possível identificar essas oportunidades e garantir que a empresa esteja aproveitando todas as vantagens financeiras possíveis.

Além disso, o Process Mining também ajuda a entender o perfil do fornecedor, avaliando o lead time, qualidade e taxa de entrega no prazo. Com essa informação, a empresa pode escolher os fornecedores mais adequados para cada necessidade e garantir que o processo de P2P esteja sempre otimizado.

Outro benefício é a redução do tempo de lead time na aquisição de bens e serviços. Com a utilização do Process Mining, a empresa pode encurtar o prazo que leva para adquirir o que precisa, desde a pesquisa de fornecedores até a entrega do produto ou serviço adquirido.

O Process Mining também ajuda a reduzir falhas e retrabalhos que impactam na produtividade das equipes. Através da identificação dessas falhas, é possível tomar ações corretivas e garantir que o processo de P2P esteja sempre otimizado e funcionando de forma eficiente.

Outra vantagem é o aumento da taxa de pagamentos realizados no prazo. Com o Process Mining, é possível alertar proativamente o vencimento de faturas para evitar multas, juros e atrasos, garantindo que a empresa esteja sempre em dia com seus compromissos financeiros.

O aumento da economia na compra de materiais também é algo a se destacar. Quando o saving (economia) nas negociações é aumentado, a empresa consegue reduzir seus custos e otimizar seu orçamento, o que pode trazer benefícios financeiros significativos a curto e longo prazo.

Além disso, o Process Mining permite controlar as regras de compliance e alçada de forma automatizada, garantindo que a empresa esteja sempre em conformidade com as políticas internas e as regulamentações externas.

Por fim, o Process Mining ajuda a melhorar o controle do fluxo de caixa, permitindo que a empresa acompanhe de perto seus gastos e receitas e tome ações corretivas imediatas quando necessário. Com isso, a empresa pode garantir uma gestão financeira eficiente e otimizada, tomando ações de alocação de recursos naquilo que de fato trará mais lucro para os stakeholders.

Process Mining para processo de compras

A tecnologia de Process Mining descobre o processo de Procure to Pay a partir de dados existentes no sistema de gestão utilizado pela empresa, mapeando desde a identificação de necessidades e requisição de compra até o recebimento da entrega. Além de mapear o processo, a tecnologia simplifica o monitoramento da performance do processo para identificar todo problema que puder ocorrer no meio do caminho.

O Process mining se divide em 3 etapas:

  • Descoberta do problema: Com a visão 360º dos processos da sua empresa, você descobre onde estão as raízes dos gargalos que estão fazendo seu processo empacar e seu negócio perder dinheiro.
  • Monitoramento de conformidade: Através da criação de um modelo de processo padrão, você pode comparar processos reais e identificar automaticamente e em tempo real erros operacionais, para que possa agir antes de se tornarem problemas maiores.
  • Melhoria contínua: Você vai poder ter clareza dos dados, transformá-los em insights e insights em soluções efetivas para promover a melhoria contínua do processo.

A solução UpFlux Process Mining ajuda a controlar o processo, os fornecedores e as faturas, mitigando atrasos, falhas, bloqueios e perdas financeiras, além de padronizar as etapas para que você sempre saiba quando existir uma violação. Assim, você ganha eficiência reduzindo o tempo e custos do ciclo de compras.

Você é responsável pelo processo de Procure to Pay, se identificou com os desafios citados e busca uma solução? Conheça mais sobre os benefícios da UpFlux Process Mining.

IA para P2P - 1

Alex Meincheim
Escrito por:
Alex Meincheim
CEO e Co-Fundador da UpFlux. Mestre em Informática Aplicada. Possui experiência nas áreas de Process mining. Tecnologia Aplicada na Saúde, Ciências de Computação e Inteligência Artificial. Comprometido em promover a eficiência nos processos de empresas em diversos setores.
WEBINAR

Process Mining Na Prática

Veja na prática como é possível desbloquear o poder da sua operação com process mining.

shadow

Artigos relacionados

Gestão de ProcessosGestão de Processos
Em um mundo onde a velocidade é rei, as empresas estão constantemente buscando {...}
Gestão de ProcessosGestão de Processos
No mundo dos negócios, a eficiência operacional é mais importante do que nunca {...}
Gestão de ProcessosGestão de Processos
Gestores que buscam excelência e crescimento sustentável precisam se atualizar quanto às melhores {...}
Gestão de ProcessosGestão de Processos
A eficiência e inovação são buscas contínuas de gestores de qualquer setor e {...}
Gestão de ProcessosGestão de Processos
O mapeamento de processos surge como uma solução, oferecendo uma representação detalhada das {...}
NotíciasNotícias
Otimizar processos é uma prioridade. O ritmo frenético do mercado exige respostas rápidas, {...}
Gestão de ProcessosGestão de Processos
O conceito de cadeia de valor, introduzido por Michael Porter em 1985, oferece {...}
Gestão de ProcessosGestão de Processos
O Estudo de Capital de Giro 22/23, realizado pela PwC, trouxe à tona {...}
Back-OfficeBack-Office
FP&A é a abreviação de "Financial Planning & Analysis", que significa planejamento e {...}
Gestão de ProcessosGestão de Processos
Ao longo de nossos artigos anteriores, viemos explorando os caminhos para a excelência {...}
Gestão de ProcessosGestão de Processos
Um estudo realizado pela Deloitte, o CFO Survey 2022, mostrou que as iniciativas {...}
IndústriasIndústrias
Imagine que sua mesa do seu escritório está toda bagunçada e você precisa {...}
Gestão de ProcessosGestão de Processos
A análise de processos é uma técnica utilizada para entender e melhorar o {...}
SaúdeSaúde
Os ruídos na comunicação entre hospitais e operadoras podem gerar situações inconvenientes para {...}
Gestão de ProcessosGestão de Processos
Em um ambiente de negócios cada vez mais competitivo, a redução de custos {...}
IndústriasIndústrias
De acordo com um estudo da PwC, a inteligência artificial pode contribuir com {...}
SaúdeSaúde
A inteligência artificial (IA) está transformando a saúde, aliviando a sobrecarga dos profissionais {...}
NotíciasNotícias
A UpFlux, pioneira brasileira em process mining, tem o prazer de anunciar uma {...}
NotíciasNotícias
A UpFlux, tecnologia brasileira pioneira de process mining, anunciou uma nova parceria com {...}
Gestão de ProcessosGestão de Processos
Em um ambiente de negócios cada vez mais complexo e dinâmico, gestores de {...}
NotíciasNotícias
A parceria estratégica entre a UpFlux, uma pioneira brasileira em process mining, e {...}
Back-OfficeBack-Office
Este artigo visa fornecer insights valiosos para ajudar gestores de SSC que já {...}

Receba nossas postagens
no seu e-mail

Nova call to action