Gestão de Processos

Mapeamento de processos: o que é e qual a importância para sua organização

28 de Setembro de 2021

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Muitas organizações encontram problemas com variabilidades e desvios na sua jornada diária de trabalho. Desperdício de tempo, alto gasto com retrabalhos, erros recorrentes ou outros são comuns em muitas instituições. Para superar esses desafios, o mapeamento de processos pode ser a resposta para alinhar os fluxos no dia a dia de uma empresa e torná-la ainda mais competitiva.  

mapeamento de processos é indispensável para que uma instituição funcione com agilidade. Nesse cenário, cada organização tem o método adequado à estrutura organizacional, combinando o melhor formato às necessidades cotidianas. No texto abaixo vamos explicar o que é mapeamento de processos, sua importância e como aplicar na sua empresa. Vamos lá?

O que é mapeamento de processos?  

O mapeamento de processos é uma ferramenta que faz uma sequência lógica dos fluxos, etapas e objetivos dos processos de uma organização. Ele permite uma clareza maior do andamento de uma empresa, sendo possível visualizar as etapas como um todo, observando o início, o meio e o fim dos processos principais.

Esse tipo de ferramenta alinha pontos determinantes para tornar a instituição mais competitiva, perdendo menos tempo e potencializando operações, já que permite a análise de conformidade, vendo o que está correto e o que não está.

Com o mapeamento de processos é possível: 

• Entender como cada etapa funciona na prática, ponta a ponta;  

• Fazer ajustes nos fluxos baseados no diagnóstico realizado, reformulando o que não está bom e firmando o que está de acordo;  

• Documentar os processos e deixar todos os colaboradores por dentro dos fluxos da empresa, garantindo que ele seja cumprido da melhor forma.  

Ou seja, o mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial que identifica o andamento dos fluxos para que se possa tomar as melhores decisões baseado no que foi identificado. Nesse contexto, alguns tipos de mapeamento são mais utilizados: fluxograma, fluxograma horizontal, mapofluxograma, UML (Unified Modeling Language) e BPMN (Business Process Model and Notation).  

Qual a importância do mapeamento de processos? 

A importância do mapeamento de processos em uma organização vai além de identificar os processos e apontar lacunas para realizar melhorias. Ele também possibilita uma grande redução de custos, já que mostra falhas no sistema e promove uma visão ampla dos processos utilizados pela organização. Essa ferramenta é baseada em reconhecimento e análise e, por esse motivo, se torna indispensável para a melhoria da gestão.

E é aí que a necessidade desse tipo de mapeamento mais se evidencia. Com ele a empresa consegue perceber gargalos na sua atuação, identificar os responsáveis por cada etapa do processo, fazer previsão de tempo e custo em cada produção, definir padrões gerenciais e fazer checklists do que já foi feito em cada momento. 

Dificuldades de um mapeamento de processos 

Conheça as principais dificuldades do mapeamento de processos em uma organização

A aplicação errada do mapeamento de processos pode desencadear em uma série de dificuldades dentro da organização. Seja por desafios administrativos ou operacionais, muitas empresas não conseguem ter um bom controle sobre seus fluxos, o que termina em um entendimento errado dos resultados, fazendo com que se tenha uma visão vertical do que está sendo feito, sem levar em conta pontos que realmente fazem sentido.

Alguns problemas recorrentes são:  

  • Olhar apenas para os resultados de pessoas e áreas e não do processo como um todo;  
  • Não conseguir enxergar o processo com início, meio e fim;  
  • Falhas de comunicação entre todas as pessoas do time e entendimento errado de cada um sobre os processos;  
  • Falta de investimento em soluções realmente eficientes;  
  • Falta de gerenciamento de resultados dos processos e de acompanhar do desempenho ao longo da jornada;  
  • Tempo excessivo gasto em mapeamentos manuais, como post-its e quadros não automatizados;  
  • Entendimento errado de tarefas que não foram documentadas e necessitaram de interpretação pessoal. 

Para superar desafios como esses, envolver as pessoas do seu time e ter todas as informações claras sobre seus processos e demandas faz toda a diferença. Abaixo vamos te mostrar como é possível fazer um mapeamento de processos englobando esses pontos. 

Saiba como a estratégia certa pode melhorar os processos da sua organização. Leia nosso conteúdo sobre Lean Manufacturing e Process Mining: qual a relação?

Como fazer um mapeamento de processos?

Um mapeamento do processos se faz de forma visual, apresentando a sequência de acontecimentos que compõe todo o método. Ele mostra todo o fluxo desde a sua entrada, até a saída, avaliando os resultados de tudo que foi feito. Algumas práticas fundamentais podem ajudar a dar vida a esse mapeamento: compreensão, análise, criação, automatização e monitoração.

1. Entenda qual processo precisa ser mapeado 

Primeiro, compreenda qual o principal processo que precisa do seu esforço para criar uma solução e ser mapeado. Entenda se é um processo primário, de apoio ou gerenciamento. Foque em apenas um no início e leve em consideração alguns pontos: o motivo de avaliar esse processo, quais os ricos envolvidos nele, se existem regras e regulamentações que você precisa seguir, etc. Quanto mais detalhada for sua avaliação, melhor.

2. Consulte seus pares e saiba o que será feito para superar o desafio 

Tenha certeza de que cada elemento que você descreveu no item anterior faz realmente sentido para sua organização. Valide o início do seu processo com outras pessoas do seu time, para que todos possam fazer sua contribuição. Assim é possível entender os melhores caminhos para solucionar o problema. Depois, avalie a eficácia do processo, entenda como ele pode ser aprimorado e como é a experiência do seu cliente durante as etapas.

3. Desenhe cada etapa 

Entenda quando o processo começa e quando ele termina. Faça uma representação gráfica da sequência de atividades que sua empresa realiza. Essa sequência deve mostrar todas as informações de entrada, processamento e saída do processo, mostrando seus produtos, serviços e resultados. 

4. Automatize seu processo  

Para que todas as etapas sejam vistas com clareza e sua empresa consiga extrair as informações mais precisas, o ideal é automatizar o processo de mapeamento. Com ferramentas que utilizam BPM (Business Process Management)   sua organização pode criar de forma automatizada auditorias de conformidade, processamento de pedidos e outras ações que se conectam a todo o processo já executado, garantindo o melhor andamento de todo o fluxo. 

Nós já falamos sobre esse tema aqui no blog. Clique aqui para saber mais sobre a relação entre BPM e Process Mining.

5. Monitore  

Esse pode até parecer o fim da jornada, mas é apenas o início de todo um trabalho de eficiência organizacional. Chegou a hora de acompanhar seus resultados para saber se o mapeamento de processos foi eficiente.  

Se você mapeou seus processos apenas para documentá-los ou foi além e fez uma verdadeira transformação nos processos da sua empresa, saiba que toda informação coletada até aqui foi essencial para o futuro da sua organização.  

Por esse motivo, fique sempre atento às mudanças e de olho em indicadores que podem mostrar ajustes necessários ou desvios que acarretarão em problemas a longo prazo.

Inovações e novas tecnologias para o mapeamento de processos 

Para automatizar seus processos é preciso entender como as soluções disponíveis no mercado conseguem suprir suas necessidades. Para isso, algumas práticas determinam os melhores caminhos para cada organização.  

O BPM, por exemplo, significa, em tradução livre, gestão de processos de negócios. Com ele é possível otimizar a produção durante todas as etapas. Ele busca a melhoraria de processos organizacionais a partir da obtenção de informações sobre como os fluxos ocorrem.  

Já o Process Mining é uma disciplina que utiliza as informações disponíveis em diversos sistemas, entre eles os de BPMSs, para descobrir como os processos ocorrem na realidade, fazendo um mapeamento automático dos fluxos. A partir disso se identifica ineficiências, gargalos na execução dos processos, causa raiz de alguns problemas e ofensores de tempos e custos.  

Nesse sentido, a tecnologia é primordial, pois reduz o risco de erros humanos, aumentando a agilidade das operações e gerando dados que se transformam em conhecimento para toda a instituição.

Quer saber mais sobre como a UpFlux auxilia na obtenção de resultados no mapeamento de processos da sua organização? Visite nossa página de soluções ou fale com um especialista.  


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