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Como Process Mining colabora com ferramentas de BPM?

3 de Maio de 2021

• Tempo de leitura: 5 min

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A execução de processos quando apoiada por soluções de BPMS (Business Process Management System), gera um conjunto de dados que são armazenados em bancos de dados. Esse conjunto de dados, também chamados de log de eventos, é um histórico de como o processo foi executado na prática, indicando a execução de cada etapa do processo, quais as atividades que foram realizadas, quando elas aconteceram, quem executou, entre outras informações.

Os logs de eventos podem ser utilizados para apoiar gestores e donos de processos na atuação com o Ciclo BPM, porém, muitos sistemas de BPMS não utilizam esses logs para descobrir e medir a eficiência dos processos. Então, como usar os dados para extrair conhecimento e melhorar a eficiência operacional? É sobre isso que vamos falar hoje.

O que é ciclo BPM?

Business Process Management (BPM) ou Gerenciamento de Processos de Negócios, é uma abordagem de gestão que visa melhorar processos organizacionais a partir da obtenção de informações sobre como seus fluxos ocorrem. A principal vantagem da adoção de uma estratégia de BPM é a melhoria contínua de processos, colaborando para que as instituições tragam maior eficiência e assertividade.

Quais são as fases do ciclo BPM?

De acordo com o BPM CBOK, as fases do ciclo são:

  • Modelagem de processos;
  • Análise de Processos;
  • Design de Processos;
  • Gestão de Performance de Projetos;
  • Para facilitar o acompanhamento e análise do ciclo BPM, empresas costumam implementar soluções de BPMS (Business Process Management System), sistemas de informação que permitem a automação dos fluxos administrativos, reduzindo atritos e tempos nos fluxos.

    O uso desses sistemas ajudam gestores a melhorar a produtividade das suas equipes a partir da implementação de workflows automatizados, reduzindo contra fluxos e tempos. Entretanto, grande parte das ferramentas de BPM enfrentam dificuldades para identificar e evidenciar aos usuários qual é a causa raiz das ineficiências que prejudicam a eficiência dos processos. Nesse cenário, a mineração de processos surge como uma solução para gerar conhecimento sobre o processo de forma ágil.

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    Qual a relação entre BPM e Process Mining?

    Você lembra de quando falamos sobre os logs de eventos? Process Mining, ou Mineração de Processos, é uma disciplina que utiliza os logs de eventos disponíveis em diversos sistemas de informação (como ERPs, CRMs, MESs, BPMSs, entre outros) para descobrir como os processos ocorrem na realidade, realizando o mapeamento automático dos fluxos produtivos, administrativos e até de serviços de atendimentos.

    A mineração de processos identifica ineficiências como retrabalhos, contra fluxos e gargalos na execução dos processos, evidenciando a causa raiz de problemas e ofensores de tempos e custos. O mapeamento automático com base nos dados extraídos auxilia os gestores a modelar os processos com maior precisão e livre de subjetividade e pontos de vista dos times envolvidos, entregando maior agilidade e eficiência ao ciclo BPM.

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    A Mineração de Processos realiza o mapeamento automático dos fluxos

    A partir da análise crítica, a mineração de processos ajuda a identificar quais são os pontos carentes de melhoria, ou seja, onde as equipes podem focar o projeto de BPM. É possível obter insights sobre tempo, frequência de casos e custos de ponta a ponta dos processos, comparando o comportamento entre turnos, equipes e linhas de produtos ou serviços. Veja abaixo como a UpFlux Process Mining identifica gargalos a partir da perspectiva de tempo:

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    Mineração de Processos permite a análise crítica no processo ponta a ponta

    Nessa análise, podemos observar que a atividade “Analisar Requisição de Cotação” consome 23,03 minutos da equipe do setor de Compras. Além disso, descobrimos que o tempo médio entre “Alterar Solicitação de Cotação” e “Analisar Requisição de Cotação” é de 10,54 dias, um problema de desempenho a ter sua eficiência aprimorada. A análise crítica pelo mapa do processo entrega maior eficiência e assertividade para projetos de BPM. Com esse recurso, podemos analisar também os modelos de processos com melhores resultados, desfechos, experiência, auxiliando a melhoria contínua.

    A UpFlux Process Mining contribui também nas fases de execução e monitoramento a partir de dashboards de fácil configuração e 100% personalizáveis (drag-and-drop), permitindo a identificação ágil das ineficiências do processo sem ser necessária coleta de dados de forma manual para emissão de relatórios. Esses relatórios podem ser customizados conforme definição de KPIs relevantes para a estratégia da organização.

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    UpFlux evidencia ao usuário insights importantes sobre seu processo por dashboards 100% customizáveis

    Contribuindo também para o acompanhamento da metodologia BPM, a UpFlux Process Mining colabora com a análise de conformidade em relação aos modelos de processos definidos na própria ferramenta pelo dono do processo. A partir da criação de Modelos de Referência, o usuário é notificado sempre que houver uma não-conformidade.

    A UpFlux sinaliza ao dono do processo todas as violações a partir da ferramenta kanban, entregando maior transparência na operação e permitindo atuação em tempo real. Definindo ações rápidas para tratar as perdas de SLAs ou não-conformidades próximo ao tempo real.

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    UpFlux automatiza a auditoria de conformidade e evidencia as violações a partir da Ferramenta Kanban

    Process Mining: A evolução da gestão de processos

    Ferramentas para gestão de BPM ajudam organizações a digitalizar os processos modelados e os analisar para identificar oportunidades de melhoria. Essas soluções também realizam a execução e monitoração dos processos modelados. Já process mining traz a visão real do que acontece na prática, permitindo reconhecer variabilidades, tirando toda a subjetividade de alguns pontos de vista.

    A mineração de processos é uma nova abordagem para melhorar e otimizar processos de negócios, utilizando técnicas que vão muito além de metodologias tradicionais de BPM. A UpFlux Process Mining oferece uma visão holística e transparente de todos os processos da organização e como acontecem de fato, permitindo uma análise profunda a partir da extração dos dados já existentes entre os sistemas de informação utilizados pela organização.

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