Mapeamento de processos: Como fazer de forma automática

Muitas organizações encontram problemas com variabilidades e desvios na sua jornada diária de trabalho. Desperdício de tempo, alto gasto com retrabalhos, erros recorrentes ou outros são comuns em muitas instituições. Para superar esses desafios, o mapeamento de processos pode ser a resposta para alinhar os fluxos no dia a dia de uma empresa e torná-la ainda mais competitiva.

O mapeamento de processos é indispensável para que uma instituição funcione com agilidade. Nesse cenário, cada organização tem o método adequado à estrutura organizacional, combinando o melhor formato às necessidades cotidianas. No texto abaixo vamos explicar o que é mapeamento de processos, sua importância e como aplicar na sua empresa. Vamos lá?

Processos bem mapeados e executados em conformidade são determinantes para tornar a instituição mais competitiva, evitando desperdícios e melhorando a produtividade.

Com o mapeamento de processos é possível: 

• Entender como cada etapa funciona na prática, ponta a ponta;
• Fazer ajustes nos fluxos baseados no diagnóstico realizado, reformulando o que não está bom e firmando o que está de acordo;
• Documentar os processos e deixar todos os colaboradores cientes dos fluxos da empresa e de seus papéis, garantindo que a execução seja feita de acordo com o previsto.

Ou seja, o mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial que identifica o andamento dos fluxos para que a tomada de decisão seja baseada no que foi identificado.

Qual objetivo do mapeamento de processos?

O mapeamento de processos tem como principal objetivo a obtenção de uma visão holística do processo, ou seja, entender como funciona na realidade.
Isto porque, a representação visual do fluxo de trabalho permite compreender de fato a cadeia de valor do processo, permitindo identificar problemas, ineficiências, gargalos e oportunidades de melhoria no processo, bem como planejar mudanças e implementar soluções.

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Existem muitos benefícios em realizar o mapeamento de processos além da redução de custos. Alguns deles incluem:

• Compreensão do processo: o mapeamento de processos ajuda você a entender como um processo funciona do início ao fim. Isso pode ajudar a identificar pontos fracos e áreas de melhoria.
• Identificação de problemas: O mapeamento de processos permite a identificação de problemas e ineficiências no processo. Isso pode incluir atividades redundantes, falta de comunicação ou processos demorados.
• Otimização de processos: uma vez identificado um problema, o mapeamento de processos pode ajudar a encontrar soluções para otimização. Isso pode incluir automatizar tarefas, redesenhar processos ou eliminar etapas desnecessárias.
• Melhora a comunicação: os fluxogramas fornecem uma representação visual do processo, ajudando a melhorar a comunicação entre os membros da equipe e garantindo que todos estejam alinhados com os objetivos do processo.
• Melhoria da qualidade: o mapeamento de processos pode ajudar a identificar pontos de falha no processo, o que serve de subsídio para melhorar a qualidade do serviço ou produto final.
• Melhorar a satisfação do cliente: remover etapas que não agregam valor pode reduzir o custo do produto e melhorar a qualidade.

Ou seja, a empresa consegue perceber gargalos na sua atuação, identificar os responsáveis por cada etapa do processo, definir limites de tempo e custo na produção e padronizar processos.

Técnicas para mapeamento de processos

Existem diversas ferramentas e recursos que podem ajudar a fazer o mapeamento de processos, tanto de forma manual, quanto automática através de softwares, como por exemplo, ferramentas de process mining. Embora cada tecnologia ajude as empresas a visualizar, gerenciar, otimizar e automatizar processos, elas o fazem de maneiras ligeiramente diferentes.

O método que é mais adequado depende das suas necessidades e objetivos. Veja agora as vantagens e desvantagens de cada método.

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Qual a diferença entre mapeamento de processos manual vs. automático?

Mapeamento de processos automático com process mining:

Vantagens:

• É rápido: Process mining entende os dados disponíveis no sistema de gestão utilizado pela organização, e faz o desenho automático do processo e de todas as variantes existentes. Isso pode ser útil se você precisar de um mapa de processo sempre atualizado ou se ele for muito complexo e repleto de variabilidades.
• É preciso: O process mining usa dados de eventos de processo para criar o mapa de processos, o que pode garantir que o mapa seja preciso e atualizado. Isso pode ser útil se você precisar de um mapa que reflita com precisão como o processo é executado na prática, desconsiderando pontos de vista pessoais.
• Permite o monitoramento do processo: Oferece insights de desempenho do processo que podem ser valiosos para tomada de decisão, por exemplo, os tempos entre as etapas e os custos relacionados no processo. Além disso, as ferramentas geralmente possuem recursos de business intelligence para acompanhamento dos indicadores.
• Não necessita ter conhecimento em ciência de dados: A maioria das ferramentas de mineração de processos automatiza a aplicação de algoritmos para mapear processos, dispensando a necessidade de experiência em ciência de dados para conduzir a mineração. Qualquer profissional pode realizar análises profundas com process mining.

Desvantagens:

• Necessita de um sistema que armazene dados: Como a tecnologia utiliza algoritmos avançados de mineração de dados, as organizações precisam utilizar softwares que registrem as atividades executadas, como ERPs, CRMs, MESs e Prontuários Eletrônicos. A ferramenta de process mining será conectada a esses sistemas para capturar dados e mapear processos.
• Depende da qualidade dos dados: O process mining depende da qualidade dos dados de eventos de processo para criar o mapa de processos. Se os dados forem incompletos ou incorretos, o mapa pode não ser preciso. Para isso é necessário que a empresa tenha uma maturidade na estruturação dos dados.
  

Mapeamento de processos manual:

Vantagens:

• Não necessita de sistemas que armazenem dados: Podendo ser feito na parede com post-it ou até mesmo em um papel, o mapeamento manual não necessita de dados, podendo ser realizado através de reuniões e entrevistas com as partes envolvidas no processo.
• Permite um maior controle sobre o mapa de processos: Ao criar um mapa de processos manualmente, você tem mais controle sobre o que é incluído e como o mapa é desenhado.
• Permite a personalização: O mapeamento de processos manual permite que você personalize o mapa de processos de acordo com as suas necessidades e objetivos. Isso pode ser útil se você precisar de um mapa que seja mais detalhado ou que tenha elementos específicos.

Desvantagens:

• Pode ser demorado: O mapeamento de processos manual pode ser demorado, especialmente se o processo for complexo ou tiver muitas etapas. Isso pode levar mais tempo do que o process mining, que é capaz de criar o mapa de forma automática e o manter atualizado.
• Pode ser suscetível a erros: Ao criar um mapa de processos manualmente, é possível que ocorram erros ou omissões. Como são feitos a partir de entrevistas com funcionários, que possuem pontos de vista independentes, são menos objetivos e podem afetar a precisão do mapa e tornar mais difícil identificar problemas ou oportunidades de otimização.

O mapeamento manual pode ser útil se você precisar de um mapa muito específico ou se tiver restrições de tempo ou orçamento para usar uma ferramenta. No entanto, o mapeamento manual pode ser demorado e suscetível a erros.

Nesse sentido, a tecnologia pode ser primordial, pois reduz o risco de erros humanos, aumentando a agilidade das operações e gerando dados que se transformam em conhecimento para toda a instituição, mas depende da qualidade dos dados de eventos de processo.

1. Colete dados de eventos de processo: Os dados de eventos de processo são coletados nos sistemas de informação da empresa (como ERP, CRM e BPMS).
2. Carregue os dados em uma ferramenta de process mining: Escolha uma ferramenta que seja adequada para as suas necessidades e importe os dados de eventos de processo.
3. Crie o mapa de processos: A ferramenta de process mining criará o mapa de processo a partir dos dados carregados. O mapa de processos mostrará todas as atividades e relações entre elas, bem como os tempos de execução, custos relacionados e os responsáveis.
4. Analise o mapa de processos: Depois que o mapa de processos é criado, é possível usar a ferramenta de process mining para identificar ineficiências e oportunidades de otimização.

Em resumo, process mining é uma técnica útil para mapear processos de forma automática e analisar como eles são executados na prática. No entanto, é importante lembrar que o process mining depende da qualidade dos dados da empresa.

Confira o vídeo abaixo onde Alex Meincheim, especialista de Process Mining, conta sobre as vantagens de utilizar a mineração de processos para descobrir a realidade das instituições com base em dados extraídos dos sistemas de gestão.

Mapeamento de Processos Automaticamente com UpFlux

Conhecer os processos da organização com precisão permite uma tomada de decisão muito mais assertiva para direcionar ações de melhoria contínua, otimizando os resultados e o retorno financeiro. Por exemplo, Process Mining acelera a identificação de oportunidades para automação de tarefas repetitivas, para reduzir retrabalhos e desperdícios.

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