Mapeamento de Processos: O que é Como Fazer Automaticamente com IA

Em um ambiente corporativo dinâmico, muitas organizações enfrentam desafios recorrentes, como variabilidades, desperdícios de tempo e retrabalhos frequentes. O mapeamento de processos surge como uma solução, oferecendo uma representação detalhada das atividades de uma empresa, revelando cada etapa, suas inter-relações e possíveis pontos de ineficiência. Ao identificar e compreender essas nuances, as empresas têm uma ferramenta poderosa para alinhar fluxos de trabalho e reforçar sua competitividade no mercado.

Com o avanço da tecnologia, o mapeamento manual tradicional está sendo complementado e, em muitos casos, substituído por soluções digitais avançadas. Ferramentas baseadas em inteligência artificial e “process mining” analisam vastos volumes de dados em tempo real, proporcionando mapas de processos mais precisos e insights profundos. Estas inovações não apenas agilizam o processo de mapeamento, mas também elevam sua precisão, capturando a verdadeira natureza dos processos de negócios.

Neste contexto, adaptar-se e compreender as modernas abordagens de mapeamento é essencial. As organizações que abraçam essas técnicas se posicionam de maneira mais forte para enfrentar desafios, otimizar operações e prosperar em um mercado em constante evolução. É sobre isso que falaremos nesse artigo. Vamos lá?

Processos bem mapeados e executados em conformidade são determinantes para tornar a instituição mais competitiva, evitando desperdícios e melhorando a produtividade.

Com o mapeamento de processos é possível: 

• Entender como cada etapa funciona na prática, ponta a ponta;
• Fazer ajustes nos fluxos baseados no diagnóstico realizado, reformulando o que não está bom e firmando o que está de acordo;
• Documentar os processos e deixar todos os colaboradores cientes dos fluxos da empresa e de seus papéis, garantindo que a execução seja feita de acordo com o previsto.

Ou seja, o mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial que identifica o andamento dos fluxos para que a tomada de decisão seja baseada no que foi identificado.

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Existem muitos benefícios em realizar o mapeamento de processos além da redução de custos. Alguns deles incluem:

• Compreensão do processo: o mapeamento de processos ajuda você a entender como um processo funciona do início ao fim. Isso pode ajudar a identificar pontos fracos e áreas de melhoria.
• Identificação de problemas: O mapeamento de processos permite a identificação de problemas e ineficiências no processo. Isso pode incluir atividades redundantes, falta de comunicação ou processos demorados.
• Otimização de processos: uma vez identificado um problema, o mapeamento de processos pode ajudar a encontrar soluções para otimização. Isso pode incluir automatizar tarefas, redesenhar processos ou eliminar etapas desnecessárias.
• Melhora a comunicação: os fluxogramas fornecem uma representação visual do processo, ajudando a melhorar a comunicação entre os membros da equipe e garantindo que todos estejam alinhados com os objetivos do processo.
• Melhoria da qualidade: o mapeamento de processos pode ajudar a identificar pontos de falha no processo, o que serve de subsídio para melhorar a qualidade do serviço ou produto final.
• Melhorar a satisfação do cliente: remover etapas que não agregam valor pode reduzir o custo do produto e melhorar a qualidade.

Ou seja, a empresa consegue perceber gargalos na sua atuação, identificar os responsáveis por cada etapa do processo, definir limites de tempo e custo na produção e padronizar processos.

Técnicas para mapeamento de processos

O mapeamento de processos não é uma ciência exata, mas ao longo dos anos, várias técnicas se destacaram por sua eficácia e relevância. A escolha da técnica certa pode depender do objetivo do mapeamento, do tamanho e da natureza da organização, bem como da complexidade dos processos envolvidos. Vamos explorar algumas das técnicas mais renomadas, que podem ajudar líderes de negócios a otimizar suas operações:

Diagramas Simples: Uma das técnicas manuais mais tradicionais, envolve documentação das atividades conforme são executadas no ambiente de trabalho, adquiridas através de observação direta, entrevistas estruturadas ou brainstorming. Isso proporciona um entendimento prático e direto dos processos em ação, que são normalmente são escritos em post its ou cadernos para depois serem passados manualmente para softwares como Bizagi, Microsoft Visio e Lucidchart, para criação de diagramas simples

Diagrama de Fluxo de Processos (DFP): Essa é uma das técnicas mais básicas, mas também muito eficaz, especialmente para processos simples. Usando símbolos padrão, como ovais, retângulos e setas, o DFP ilustra o fluxo de um processo, mostrando suas etapas, sequência e pontos de decisão.

Notação de Modelagem de Processos de Negócios (BPMN): É um padrão internacionalmente reconhecido para mapeamento de processos. Com uma gama mais ampla de símbolos em comparação ao DFP, o BPMN permite criar representações mais detalhadas e complexas, tornando-se ideal para empresas maiores e processos mais intricados.

Fluxograma de Valor (Value Stream Mapping – VSM): Esta técnica foca no valor agregado em cada etapa do processo, identificando atividades que agregam valor e aquelas que são consideradas desperdícios. É uma ferramenta valiosa, especialmente para líderes focados em eficiência e redução de custos.

Diagrama SIPOC: SIPOC é um acrônimo para Fornecedores (Suppliers), Entradas (Inputs), Processo, Saídas (Outputs) e Clientes (Customers). Este diagrama ajuda a visualizar todos esses elementos de um processo em uma única imagem, auxiliando na identificação de possíveis áreas de melhoria.

Mapeamento Funcional de Processos (Swim Lane Diagram): Este diagrama organiza o processo baseado em quem executa cada tarefa, dividindo-o em “faixas” ou “lanes”. Ele é particularmente útil para organizações maiores, onde múltiplos departamentos ou equipes estão envolvidos em um único processo.

Técnica de Grupo Nominal (NGT): Ao invés de ser uma representação visual, esta técnica foca em obter insights a partir de grupos de discussão. A NGT é frequentemente usada em conjunção com outras técnicas de mapeamento para garantir que todas as perspectivas sejam consideradas.

Process Mining: A melhor técnica tecnológica para mapeamento de processos existente hoje, é o Process Mining. Essa tecnologia avançada combina aspectos de análise de dados e modelagem de processos de negócios para oferecer uma visão transparente e precisa de como os processos realmente operam, sendo uma espécie de técnica que abrange várias outras das citadas acima. A técnica utiliza logs de eventos gerados por sistemas de TI para reconstruir e visualizar o fluxo de trabalho real, esmiuçando informações que seriam difíceis de coletar a olho nu, como problemas no processo, retrabalhos e muito mais. Ele busca identificar padrões, gargalos, desvios e oportunidades de otimização.

Todas essas técnicas e recursos podem ajudar a fazer o mapeamento de processos, tanto de forma manual, quanto automática através de softwares. Embora cada tecnologia ajude as empresas a visualizar, gerenciar, otimizar e automatizar processos, elas o fazem de maneiras ligeiramente diferentes.

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Tecnologia e Mapeamento de Processos

Em um mundo onde a tecnologia avança a passos largos, muitas organizações já se familiarizaram com softwares que ajudam a criar diagramas e fluxos. Ferramentas de design de processos, com suas interfaces intuitivas e recursos de arrastar e soltar, tornaram-se parte integrante do arsenal de muitos gerentes e líderes de negócios. Esses softwares facilitam a visualização de processos complexos e a colaboração entre equipes multidisciplinares.

No entanto, uma grande parcela desses profissionais ainda não tem plena consciência de que o mapeamento de processos pode ser levado a outro nível com o auxílio da tecnologia certa. Imagine não apenas desenhar um processo com base em suposições ou informações limitadas, mas realmente mapear (automaticamente) em detalhes profundos, um processo real conforme ele acontece em sua organização? Isso já é uma realidade graças ao poder do Process Mining.

O Process Mining, diferentemente dos softwares tradicionais de design de processos, não exige que você crie manualmente cada etapa do processo. Em vez disso, utilizando apenas um banco de dados com log de eventos de um sistema ERP (ou similar), essa ferramenta avançada mapeia todo o processo de forma completamente automática. Em questão de segundos, é possível obter uma representação visual precisa de como um processo transcorre, identificando gargalos, desvios e oportunidades de otimização.

Essa automação revoluciona o modo como as organizações percebem e interagem com seus processos. Ao eliminar suposições e apresentar uma visão baseada em dados reais, as empresas agora têm em mãos informações valiosas para tomadas de decisão mais estratégicas e acertadas.

Como vimos, tradicionalmente, essa atividade era realizada de forma manual, mas com os avanços tecnológicos recentes, a abordagem automatizada tornou-se possível e cada vez mais popular. Trouxemos as exatas diferenças fundamentais entre essas duas abordagens para que você escolha, por conta própria, qual é a melhor maneira para a sua organização.

Mapeamento de processos automático com process mining:

Vantagens:

• É rápido: Process mining entende os dados disponíveis no sistema de gestão utilizado pela organização, e faz o desenho automático do processo e de todas as variantes existentes. Isso pode ser útil se você precisar de um mapa de processo sempre atualizado ou se ele for muito complexo e repleto de variabilidades.
• É preciso: O process mining usa dados de eventos de processo para criar o mapa de processos, o que pode garantir que o mapa seja preciso e atualizado. Isso pode ser útil se você precisar de um mapa que reflita com precisão como o processo é executado na prática, desconsiderando pontos de vista pessoais.
• Permite o monitoramento do processo: Oferece insights de desempenho do processo que podem ser valiosos para tomada de decisão, por exemplo, os tempos entre as etapas e os custos relacionados no processo. Além disso, as ferramentas geralmente possuem recursos de business intelligence para acompanhamento dos indicadores.
• Não necessita ter conhecimento em ciência de dados: A maioria das ferramentas de mineração de processos automatiza a aplicação de algoritmos para mapear processos, dispensando a necessidade de experiência em ciência de dados para conduzir a mineração. Qualquer profissional pode realizar análises profundas com process mining.

Desvantagens:

• Necessita de um sistema que armazene dados: Como a tecnologia utiliza algoritmos avançados de mineração de dados, as organizações precisam utilizar softwares que registrem as atividades executadas, como ERPs, CRMs, MESs e Prontuários Eletrônicos. A ferramenta de process mining será conectada a esses sistemas para capturar dados e mapear processos.
• Depende da qualidade dos dados: O process mining depende da qualidade dos dados de eventos de processo para criar o mapa de processos. Se os dados forem incompletos ou incorretos, o mapa pode não ser preciso. Para isso é necessário que a empresa tenha uma maturidade na estruturação dos dados.
  

Mapeamento de processos manual:

Vantagens:

• Não necessita de sistemas que armazenem dados: Podendo ser feito na parede com post-it ou até mesmo em um papel, o mapeamento manual não necessita de dados, podendo ser realizado através de reuniões e entrevistas com as partes envolvidas no processo.
• Permite um maior controle sobre o mapa de processos: Ao criar um mapa de processos manualmente, você tem mais controle sobre o que é incluído e como o mapa é desenhado.
• Permite a personalização: O mapeamento de processos manual permite que você personalize o mapa de processos de acordo com as suas necessidades e objetivos. Isso pode ser útil se você precisar de um mapa que seja mais detalhado ou que tenha elementos específicos.

Desvantagens:

• Pode ser demorado: O mapeamento de processos manual pode ser demorado, especialmente se o processo for complexo ou tiver muitas etapas. Isso pode levar mais tempo do que o process mining, que é capaz de criar o mapa de forma automática e o manter atualizado.
• Pode ser suscetível a erros: Ao criar um mapa de processos manualmente, é possível que ocorram erros ou omissões. Como são feitos a partir de entrevistas com funcionários, que possuem pontos de vista independentes, são menos objetivos e podem afetar a precisão do mapa e tornar mais difícil identificar problemas ou oportunidades de otimização.

O mapeamento manual pode ser útil se você precisar de um mapa muito específico ou se tiver restrições de tempo ou orçamento para usar uma ferramenta. No entanto, o mapeamento manual pode ser demorado e suscetível a erros.

Nesse sentido, a tecnologia pode ser primordial, pois reduz o risco de erros humanos, aumentando a agilidade das operações e gerando dados que se transformam em conhecimento para toda a instituição, mas depende da qualidade dos dados de eventos de processo.

1. Colete dados de eventos de processo: Os dados de eventos de processo são coletados nos sistemas de informação da empresa (como ERP, CRM e BPMS).
2. Carregue os dados em uma ferramenta de process mining: Escolha uma ferramenta que seja adequada para as suas necessidades e importe os dados de eventos de processo.
3. Crie o mapa de processos: A ferramenta de process mining criará o mapa de processo a partir dos dados carregados. O mapa de processos mostrará todas as atividades e relações entre elas, bem como os tempos de execução, custos relacionados e os responsáveis.
4. Analise o mapa de processos: Depois que o mapa de processos é criado, é possível usar a ferramenta de process mining para identificar ineficiências e oportunidades de otimização.

Em resumo, process mining é uma técnica útil para mapear processos de forma automática e analisar como eles são executados na prática. No entanto, é importante lembrar que o process mining depende da qualidade dos dados da empresa.

Confira o vídeo abaixo onde Alex Meincheim, especialista de Process Mining, conta sobre as vantagens de utilizar a mineração de processos para descobrir a realidade das instituições com base em dados extraídos dos sistemas de gestão.

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EXTRA: Melhoria Contínua

A busca pela excelência operacional é contínua e inabalável. O mapeamento de processos não é um ponto final, mas um percurso constante. Após alcançar uma compreensão clara dos seus processos vigentes, percebe-se que o ato de mapear é apenas o começo de uma trajetória que demanda persistência, engajamento e um planejamento metódico. A seguir, vamos aprofundar sobre como sustentar essa evolução no mapeamento e na otimização dos processos:

1. Revisão Regular:

As empresas operam em ambientes dinâmicos. Mudanças regulatórias, evoluções tecnológicas e alterações nas demandas do mercado requerem que os processos sejam flexíveis. Ao revisar processos regularmente, as organizações garantem que eles continuem alinhados aos objetivos estratégicos e às metas operacionais.

2. Coleta de Feedback:

Engajamento da Equipe: Quando os membros da equipe sentem que suas opiniões são valorizadas, eles se tornam mais engajados e proativos em identificar áreas de melhoria. O feedback direto da linha de frente pode desvendar pontos de atrito nos processos que podem passar despercebidos na visão macro.

3. Indicadores de Desempenho (KPIs):

KPIs fornecem uma janela em tempo real para o desempenho do processo. Estes indicadores são vitais para identificar onde o processo pode estar desacelerando ou onde os erros podem estar ocorrendo. Com KPIs claros, a tomada de decisão se torna menos intuitiva e mais embasada em dados concretos, levando a decisões mais informadas.

4. Formação e Capacitação:

O mundo dos negócios e da tecnologia está em constante evolução. A formação regular garante que a equipe esteja atualizada com as mais recentes tendências e melhores práticas. Equipar a equipe com as ferramentas certas e o conhecimento adequado permite que eles identifiquem e implementem melhorias por conta própria.

5. Adote uma Mentalidade de Mudança:

Organizações que acolhem a mudança são mais resilientes a adversidades. Elas são mais rápidas em se adaptar a novos cenários e superar desafios. A promoção de uma cultura de mudança encoraja a inovação. Isso não apenas otimiza processos, mas também pode levar a novas abordagens ou modelos de negócios inovadores.

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Conhecer os processos da organização com precisão permite uma tomada de decisão muito mais assertiva para direcionar ações de melhoria contínua, otimizando os resultados e o retorno financeiro. Usando ferramentas que se utilizam das técnicas de Process Mining e Inteligência Artificial para mapear processos automaticamente, você pode acelerar a descoberta de oportunidades para automação de tarefas repetitivas, reduzindo retrabalhos e desperdícios. Tudo isso tem por consequência uma maior eficiência operacional.

UpFlux Process Mining é a plataforma #1 de mineração de processos na América Latina, reconhecida como TOP1 em soluções de Inteligência Artificial pela Open 100 Startups e orientada a promover e perpetuar a eficiência de processos nas organizações.

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