Os centros cirúrgicos e hospitais, de modo geral, apresentam desafios recorrentes que resultam em questões como um baixo retorno financeiro, baixa rotatividade de leitos, atrasos nos tempos de autorizações e solicitações, variabilidade de procedimentos, falta de segurança do paciente, entre outros problemas. Muitos desses pontos podem implicar em um tempo de permanência hospitalar excedente.
Sendo o leito hospitalar um recursos essencial, complexo e caro, ele deve ser gerenciado com a devida importância. É preciso assegurar a rotatividade de leitos, reduzindo o tempo de permanência hospitalar, permitindo o aumento do número de procedimentos realizados e, consequentemente, impactando diretamente no alcance da meta financeira da instituição. No entanto, como melhorar o tempo de permanência hospitalar para que ele impacte positivamente em outros processos na instituição de saúde?
No decorrer deste artigo, explicamos como seu hospital poderá conquistar um adequado tempo de permanência utilizando a Inteligência Artificial.
Qual a importância de medir o tempo médio de permanência hospitalar?
O tempo de permanência é uma métrica de qualidade do serviço de internação hospitalar que precisa ser acompanhada e otimizada para garantir que o paciente fique no hospital somente o tempo necessário para se recuperar e receber uma alta médica com segurança.
O aumento da média de permanência hospitalar significa, entre outras variabilidades e intercorrências, que se um paciente se mantém dentro da instituição de saúde por mais tempo do que o ideal, alguns processos podem estar falhando. E isso impacta diretamente em outros setores, gerando atrasos e ineficiências. E isso não causa apenas um prejuízo para as instituições de saúde.
De acordo com a ANS, a média de permanência em hospitais agudos acima de sete dias está diretamente relacionada ao aumento do risco de infecções hospitalares em pacientes.
Ou seja, quanto mais tempo dentro da unidade de saúde, mais chances o paciente tem de desenvolver um novo agravante. Infecções em sítio cirúrgico, complicações e reabordagens não programadas são alguns dos problemas que devem sempre ser avaliados para que o paciente saia da instituição com segurança. Isso impacta não só sua saúde, mas também sua experiência com a instituição, nos custos gerados com diárias e na eficiência da equipe assistencial.
Como calcular tempo médio de permanência
De acordo com a ANS, para calcular o tempo médio de permanência do paciente no hospital, é preciso somar a quantidade dos pacientes em um mês de todo o hospital, e depois dividir esse valor pelo número de saídas registrado. Para essa saída, deverão ser consideradas as altas, transferências externas e os óbitos no mesmo período de um mês.
Ainda de acordo com a Agência Nacional de Saúde, o acompanhamento desta métrica ajuda hospitais com:
- eficiência da gestão do leito operacional;
- avaliação do tempo de permanência dos pacientes;
- boas práticas clínicas e rotatividade do leito operacional.
Como reduzir o tempo de permanência hospitalar?
Monitorar as linhas de cuidado de forma genérica, por meio de médias, não colabora para a melhoria de pontos cruciais na gestão de um hospital como redução de custos, segurança do paciente, tampouco ajuda a diminuir a média de tempo de permanência desse usuário na instituição.
Sendo esse um indicador essencial para entender a dinâmica de uma unidade de saúde, correlacionado à gestão de leitos, é possível entender a importância da monitoração da jornada do paciente, desde a solicitação do procedimento, até sua internação. É a partir desse controle que é possível identificar oportunidades para mitigar atrasos e também a garantir uma alta hospitalar segura. O comanejo clínico, por exemplo, tem sido um grande aliado na redução desse tempo e na melhora da experiência na jornada do paciente.
No entanto, de que forma as equipes assistenciais analisam processos gerais e também as possíveis falhas desde o pré-operatório ao pós-operatório? As novas tecnologias têm se mostrado essenciais para a otimização da gestão hospitalar. Nesse cenário, a tecnologia aparece como uma alternativa para reduzir o tempo de permanência geral de pacientes.
Analisando de ponta a ponta a jornada do paciente por intermédio de uma solução, a equipe assistencial consegue identificar situações durante todo cuidado ao paciente, avaliando não apenas o período de internação, mas também o tempo consumido em que esteja na instituição. Nesse sentido, descobrir o que acontece em toda a jornada do paciente se torna indispensável para que todo o processo ganhe agilidade.
Como conhecer a jornada completa do paciente?
Por meio de um mapeamento de processos, é possível conhecer em detalhes a jornada do paciente internado. Entender onde estão as possíveis causas do aumento do tempo de permanência permite entender se esse tempo aumentado foi devido ao quadro clínico do paciente ou a um erro de processos.
A tecnologia que faz o mapeamento da jornada do paciente entrega aos hospitais o conhecimento sobre todo o fluxo hospitalar, seja ele cirúrgico ou não, em seu mais profundo nível de detalhamento. Dessa maneira, a instituição descobre o comportamento do processo, pode avaliar sua conformidade com protocolos e linhas de cuidado, e implementar ações para a melhoria contínua da qualidade do atendimento.
Mas, atenção: muitas soluções, como as de Business Intelligence, por exemplo, apontam apenas que os fluxos não estão performando conforme deveriam. Em outras, é possível visualizar a causa raiz de ineficiências que estão impactando no tempo de permanência, custos e experiência do paciente, como é o caso da tecnologia de Inteligência Artificial (IA) com o Process Mining. Ao apontar as causas dos problemas, ela ajuda a equipe a agir de forma proativa para evitar maiores atrasos e danos à segurança e experiência do paciente.
IA e Process Mining para redução do tempo de permanência
Uma das vantagens da utilização da tecnologia de IA e Process Mining da UpFlux é a colaboração como suporte operacional. A partir da visão geral de um quadro Kanban, são mostrados de maneira objetiva os casos com violações, destacados em vermelho, e os que estão em conformidade, destacados em verde.
Desta forma, a ferramenta entrega 100% de transparência sobre todos os atendimentos. É possível conferir todos os casos que sofreram violações e entender suas causas, assim como os principais responsáveis.
Além disso, o quadro Kanban apresenta todas as etapas do processo em tempo real para diferentes equipes, otimizando o tempo de trabalho. Enquanto uma equipe fica focada em acompanhar o tempo do paciente, outra se atém aos custos e uma terceira foca na medicação ou nos cuidados como um todo.
Monitoramento contínuo
Alinhado ao quadro Kanban, também estão os dashboards para redução de esforço de monitoração da jornada do paciente. De forma simples é possível ver se o trabalho está sendo feito de forma efetiva, arrastando e soltando gráficos e quadros para que o painel analítico mostre o que é necessário monitorar durante as atividades do dia a dia.
Por fim, todo processo pode ser revisitado e analisado pela equipe assistencial, visualizando como os processos acontecem em sua realidade. A descoberta permite a visualização por diferentes perspectivas: frequência de casos, tempos, custos e também por grupos de pacientes, mostrando as variabilidades que podem ocorrer durante o tratamento para que a equipe se antecipe aos desperdícios.
As funcionalidades da plataforma UpFlux Process Mining estão sendo utilizadas por mais de 100 clientes em todas as regiões do país. Na sua aplicação, gera resultados extremamente positivos e colabora com pontos essenciais, como a produtividade dos times, reduzindo custos, tempo de permanência hospitalar, otimização da gestão de leitos, alcance das metas financeiras, melhorias no processo de aprovação de cirurgias com as operadoras, entre outros pontos.
Assim, Process Mining colabora também na eliminação de desperdícios na saúde. Por ser uma ferramenta de uso remoto, todas as informações são atualizadas em tempo real, e painéis de análise são salvos na nuvem, o que permite a monitoração da jornada do paciente e identificação de violações em qualquer localidade, em qualquer horário.
Resultados de IA e Process Mining para reduzir o tempo de permanência
Uma instituição de saúde brasileira que atende procedimentos de alta complexidade passou a utilizar a ferramenta de IA e Process Mining da UpFlux para análise e melhoria da jornada do paciente e obteve resultados extremamente satisfatórios com o uso da solução.
Uma das principais dores da instituição era o alto tempo de permanência de pacientes e dificuldades para identificar a causa raiz desse índice. Na análise, o time de tecnologia da instituição fazia uma emissão de relatórios, que eram avaliados manualmente. Isso implicava em um gerenciamento sem eficiência que, sem resultados, acabava gerando custos desnecessários.
Nesse cenário, a UpFlux ajudou o hospital na correção de eventos adversos e na criação de possibilidades para ações preventivas.
O tempo de permanência de pacientes foi reduzido em 35% em toda a instituição. Em uma análise setorial, a redução do tempo de permanência foi de: 25,1% na clínica médica; 22,1% na pediatria; 8% em oncologia; 6,59% em ortopedia; e 5,1% em ginecologia e obstetrícia.
Além desses resultados, melhorias operacionais também geraram um grande impacto no hospital:
- Área assistencial se tornou autônoma em relação aos dados do processo;
- Passou a ser possível o gerenciamento em tempo real das internações;
- Todos os dados relacionados à jornada do paciente foram centralizados em uma única ferramenta;
- A realização de classificação dos problemas e análise crítica foram concentradas em um único local.
Com uma interface intuitiva e de fácil usabilidade, os profissionais da área assistencial da instituição possaram a ter mais autonomia para tomadas de decisões a partir da identificação de erros que impactam no tempo de permanência.
Command Center: central de Inteligência para gestão da jornada do paciente
Além de reduzir o tempo de permanência, a tecnologia da UpFlux tem ajudado hospitais a aumentar sua capacidade cirúrgica e a otimizar a alocação de leitos por meio da implementação de um Command Center. Desenvolvido com a tecnologia de ponta de IA e Process Mining, o Command Center é acompanhado em painéis em um espaço físico para que a equipe possa acompanhar toda a jornada do paciente internado em tempo real.
Alguns exemplos de Command Centers com a tecnologia de IA e Process Mining da UpFlux estão no Hospital Unimed Serra Gaúcha (Caxias do Sul, RS, BR) e no Hospital da Unimed Campo Grande (Campo Grande, MS, BR).
Aumento da capacidade cirúrgica, redução de custos e tempo de permanência adequado
Implementado pelos hospitais mais inovadores do país, o Command Center da UpFlux tem resultados comprovados de aumento da eficiência de qualidade do atendimento, com:
- Redução de 15% a 30% do tempo médio de permanência dos pacientes;
- Aumento de 10% a 15% da capacidade cirúrgica;
- Economia com mais de 3 mil diárias excedentes ao ano (em hospitais com até 200 leitos).
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