O processo de Contas a Pagar é complexo e crítico para empresas de todos os portes. Então, ter uma operação eficiente e inteligente é fundamental para melhorar a saúde financeira, aumentar a liquidez e reduzir o risco de inadimplência. Porém, muitos gestores enfrentam desafios que prejudicam o pleno funcionamento do processo, como atrasos e falhas comuns que podem ser evitadas.
Neste artigo, vamos discutir sobre as boas práticas para um processo de Contas a Pagar eficiente e as tecnologias que ajudam no gerenciamento, acelerando o alcance dos seus objetivos financeiros. Vamos lá?
O que é Contas a Pagar?
Contas a pagar são as obrigações financeiras de curto prazo de uma empresa para com seus fornecedores ou credores, referentes a bens ou serviços adquiridos a crédito. Em outras palavras, trata-se das dívidas assumidas pela empresa, que devem ser pagas dentro de um prazo estabelecido após a aquisição dos produtos ou serviços.
Gerenciar as contas a pagar é importante para garantir que a empresa mantenha-se financeiramente saudável. É crucial que as contas sejam pagas em dia para evitar juros e multas. Além disso, um bom gerenciamento de contas a pagar pode ajudar a manter uma boa relação com fornecedores e credores.
Para isso, a equipe de Contas a Pagar é de extrema importância para o pleno funcionamento do processo e equilíbrio financeiro da empresa, já que deverá estar atenta aos prazos, pendências e valores. Mas como muitas das tarefas desse processo são repetitivas, os profissionais devem ser detalhistas e contar com recursos que os ajudem a evitar problemas, como atrasos de pagamentos e erros de digitação.
Para manter a sustentabilidade financeira da organização é essencial contar com um processo de Contas a Pagar eficiente, muito bem gerenciado e digitalizado.
Como funciona o processo de Contas a Pagar?
O processo de Contas a Pagar deve ser muito bem gerenciado e controlado pois falhas comuns cometidas por seus responsáveis afetam o fluxo de caixa e dependendo do volume e valores das transações, causar problemas sérios para a sustentabilidade financeira da empresa.
O processo, sequências e suas etapas variam de acordo com a realidade de cada empresa, como porte e volume de contas a serem pagas, quantidade de funcionários do time e tecnologias utilizadas. Mas, no geral, há uma série de etapas a serem realizadas:
- Emissão da ordem de compra
- Registro do relatório de recebimento
- Análise e aprovação da fatura
- Pagamento da fatura
- Baixa contábil
Emissão da ordem de compra
Uma ordem de compra é um documento emitido pela empresa que indica a compra de um bem ou serviço. Ela contém informações como:
- Descrição do item
- Quantidade
- Preço
- Data de entrega
- Condições de pagamento.
A ordem de compra é um registro interno e não enviado ao fornecedor, com o objetivo de informar o departamento financeiro da empresa de que um investimento será feito, e que muitas vezes, deverá ser debitado do Centro de Custo de um setor. Esse documento pode ser movimentado pela empresa entre o profissional que solicitou a compra, o que registrou a ordem, o departamento financeiro e o que receberá o bem.
Registro do relatório de recebimento
Após o recebimento da mercadoria o departamento de Contas a Pagar compara as informações da ordem de compra com o relatório de recebimento, documento que relaciona os bens recebidos ou serviços oferecidos, assim como quantidades e qualidade, e em seguida, a fatura recebida do fornecedor.
Análise e aprovação da fatura
O fornecedor envia a fatura para pagamento e seus dados são comparados com a ordem de venda e relatório de recebimento. No caso de conformidade de todas as informações, incluindo condições e forma de pagamento, os dados são registrados no sistema e a fatura é liberada para processamento e pagamento.
Pagamento da fatura
É a realização do pagamento ao fornecedor, de acordo com as condições negociadas, optando pelo pagamento na data de vencimento (o que é estratégico para organizações que precisam de dinheiro em caixa) ou pela antecipação deste (onde é possível obter descontos). O importante é evitar o atraso do pagamento, já que implica em multas e juros, além de prejudicar o relacionamento com o fornecedor.
Baixa contábil
Com a realização do pagamento o departamento de Contas a Pagar irá fechar a conta do fornecedor, reduzindo o passivo criado quando foi aberta. Todos os registros serão atualizados e documentos como ordem de compra, contas bancárias, comprovante de pagamento e faturas serão armazenadas nos livros contábeis ou em softwares a fim de busca futura.
Os maiores desafios da gestão de Contas a Pagar
Já falamos que o processo de Contas a Pagar é complexo e deve ser controlado de perto, já que falhas simples podem causar grandes problemas para o caixa financeiro da instituição. Muitas equipes, mesmo atentas ao trabalho executado, acabam deixando informações passarem despercebidas, o que implica nesses erros tão temidos pela gestão:
- Controlar os vencimentos: não se atentar ao prazo de vencimento da conta ou programar o pagamento para uma data futura ao vencimento acarreta em juros e multas, valores que podem ser significativos para o caixa da empresa. Isso pode acontecer também se a fatura for recebida pelo departamento de Contas a Pagar em data muito próxima ou até após o vencimento. O gestor deve garantir que os prazos sejam cumpridos e que as contas sejam pagas a tempo, e se o índice de atrasos for alto, investigar quais são as causas mais comuns.
- Obter todas as informações: é comum que algumas informações importantes para pagamentos sejam perdidas ao longo do processo desde a solicitação de compra, como valores, quantidades, prazos e condições de pagamento. Ou ainda, receber informações erradas, decorrentes de problemas de digitação, por exemplo. Essa falha gera retrabalho e atrasa o processo, o que pode impactar no prazo de pagamento.
- Ter as responsabilidades claras: principalmente em empresas de grande porte que necessitam de equipes maiores, algumas contas podem ser perdidas se a divisão de responsabilidades não for bem definida. Por exemplo, separar as contas entre os profissionais pagadores considerando o departamento de origem, fornecedor ou nível do valor da conta. Nesse caso, também é importante monitorar a produtividade e performance de cada responsável.
- Padronizar o processo: se uma equipe é grande e vários profissionais desempenham a mesma função, a variabilidade da execução do processo também pode ser alta, variando entre tempos e formas de realizar cada tarefa. Nesse sentido é importante avaliar todas variantes possíveis do processo e garantir que todos o façam da forma mais adequada.
- Manter as informações centralizadas: armazenar informações financeiras em planilhas, por exemplo, prejudica o funcionamento pleno do processo e as consultas quando necessárias. Ter um processo extremamente manual e movimentar um alto volume de documentos impressos também pode causar falhas. Nesse sentido, contar com um software que apoie o acompanhamento do processo e informações das contas é essencial.
- Ter processos rastreáveis: como dito acima, o Contas a Pagar é um processo complexo e vital para a organização. Em organizações de grande porte é essencial que os gestores consigam monitorar e controlar a execução do processo, detectando os problemas e melhorando continuamente a eficiência dos processos.
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Dicas e boas práticas para a gestão de Contas a Pagar
Desde empresas de pequeno e grande porte, em equipes extensas, enxutas ou até de um único profissional, é importante manter algumas boas práticas para garantir a eficiência do departamento. Veja abaixo algumas:
- Planejamento financeiro: a definição de um orçamento e transparência entre todos os departamentos é muito importante, além de planejar os pagamentos de contas com antecedência para evitar problemas financeiros, como multas e juros.
- Organização: manter registros precisos e atualizados das contas a pagar é fundamental para garantir que as contas sejam pagas a tempo, mitigando retrabalhos causados por potenciais falhas humanas.
- Priorização: priorize as contas de acordo com a relevância e o prazo de vencimento para garantir que as contas mais importantes sejam pagas primeiro.
- Pagamentos eletrônicos: adote meios de pagamentos eletrônicos para ganhar agilidade, transparência e confiabilidade nas transações.
- Comunicação: mantenha uma boa comunicação tanto com os clientes internos (demais departamentos que solicitam os pagamentos) quanto com os fornecedores, para que seja possível negociar margens de desconto e flexibilização dos vencimentos.
- Análise: Realize uma análise regular do processo e do fluxo de caixa para identificar problemas a serem corrigidos.
- Automação: use softwares de automação para melhorar a eficiência do processo, eliminar falhas humanas e ter uma operação rastreável.
Benefícios da Automação para Contas a Pagar
Como você já viu, o processo de Contas a Pagar é complexo e exige muita atenção para que seja desempenhado de forma eficiente. Como muitas tarefas são repetitivas e manuais, são suscetíveis a erros humanos que podem causar um grande problema para o fluxo de caixa, como erros de digitação, adicionar dados de pagamentos incorretos, programar o pagamento para após o vencimento ou até esquecer contas.
Softwares de automação são úteis para dar maior produtividade para o Contas a Pagar. Mas, se você quer ter um processo eficiente e inteligente, deve iniciar com uma solução para controle e análise do processo. Vamos te explicar porquê.
Imagine que sua operação tenha um problema comum envolvendo atraso entre as etapas de Aprovação e Processamento da fatura. Segundo boas práticas, o tempo ideal de transição entre as etapas é de um dia útil. Porém, por conta de um processo não padronizado e ineficiente, sua equipe realiza essa tarefa em três dias.
Se você implementar um software de automação para realizar a tarefa sem identificar antes que o processo poderia ser otimizado, estaria automatizando uma falha, o que não corrigiria o problema. Você concorda?
Portanto, contar com uma gestão inteligente do processo de Contas a Pagar é fundamental. Process Mining, uma ferramenta poderosa para analisar e melhorar processos é a solução ideal se o seu problema for esse, já que ajuda a identificar oportunidades de otimização para após automatizar. A solução UpFlux Process Mining ajuda os gestores nesse desafio: descobrir, monitorar e melhorar o processo para ter uma operação eficiente, com maior produtividade e com menos falhas.
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Process Mining para Contas a Pagar
A tecnologia de Process Mining descobre o processo de Contas a Pagar a partir de dados existentes no sistema de gestão utilizado pela empresa, mapeando desde a emissão da ordem de compra até o pagamento da fatura. Além de mapear o processo, a tecnologia simplifica o monitoramento da performance do processo para identificar pagamentos atrasados, antecipados e duplicados.
Veja alguns benefícios da aplicação de Process Mining em um processo de Contas a Pagar:
- Identificando gargalos e atrasos: Process Mining permite a visualização e detecção ágil de problemas que impactam em atrasos, como contas paradas por falta de informações.
- Monitorando o cumprimento de prazos: a tecnologia evidencia os tempos para realização de cada etapa do processo, facilitando a tomada de decisão para corrigir os atrasos.
- Identificando erros e inconsistências: process mining pode ser usado para identificar não conformidades como faturas duplicadas ou pagamentos incorretos, já que envia notificações sempre que algo sair do esperado.
- Medir a performance da equipe: você pode avaliar a produtividade e retrabalhos por pagador ou de grupos, entendendo os principais responsáveis e motivos de falhas.
A solução UpFlux Process Mining ajuda a controlar o processo e os prazos de vencimento de faturas, mitigando atrasos e perdas financeiras, e a padronizar o processo para que você sempre saiba quando existir uma violação.
Você é responsável pelo processo de Contas a Pagar, se identificou com os desafios citados e busca uma solução? Conheça mais sobre os benefícios da UpFlux Process Mining.
