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Kanban para negócios: como funciona e como implementar na gestão de melhoria contínua

O Kanban ajuda as empresas a realizarem uma gestão com melhoria contínua para os resultados de negócio
Alex Meincheim
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O Kanban é um método para gestão de projetos e processos que teve origem no sistema de produção da Toyota na década de 1940. Apesar das raízes na manufatura, ele provou ir além desta aplicação. Com a melhoria contínua como um dos seus princípios, o Kanban impulsiona a eficiência dos processos. É reconhecidamente uma ferramenta valiosa para a gestão de uma variedade de setores e contextos de negócios.

Hoje, o Kanban é usado em áreas, como desenvolvimento de software, gerenciamento de projetos, atendimento ao cliente e outras. Ele permite uma gestão contínua do fluxo de valor. Com o Kanban, as equipes podem visualizar e ajustar seus processos de trabalho. Tudo isso, monitorando e perto os resultados. Isso permite identificar e implementar melhoria contínua, levando ao aumento na eficiência, qualidade e satisfação do cliente.

Entre os métodos ágeis, Kanban se destaca pela sua simplicidade e flexibilidade. Pode ser adaptado para se adequar a variados processos e fluxos de trabalho. Permite gerenciar tudo, desde tarefas individuais até projetos complexos e processos de negócios. Ao trazer a visualização do fluxo de trabalho, o Kanban ajuda equipes a identificar gargalos, priorizar tarefas e trabalhar de forma mais eficiente.

Neste artigo, você vai entender como utilizar o método Kanban melhora a eficiência dos fluxos de trabalho. Vamos mergulhar em como o Kanban funciona, como pode ser aplicado em diferentes contextos e ajudar sua equipe a trabalhar de forma mais inteligente. Logo, se você está procurando um método eficaz para otimizar processos, aumentar a produtividade e impulsionar os negócios, esta leitura é para você.

O que é Kanban?

Quadro Kanban Básico

Kanban é um método de gerenciamento de projetos que se baseia em um sistema visual de quadro de tarefas. Ele permite que as equipes visualizem o trabalho em andamento, do início à conclusão. As tarefas são representadas por cartões e movidas pelo quadro, passando por diferentes etapas, como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”.

O Kanban enfatiza o fluxo contínuo de trabalho, limitando a quantidade de tarefas em andamento para evitar sobrecarga. É uma abordagem flexível que permite a adaptação das equipes às mudanças e priorização contínua das tarefas, conforme maior valor para o negócio.

Ao contrário de outros métodos que podem ser rígidos ou prescritivos, o Kanban permite a adaptação das práticas às necessidades específicas dos seus ambientes de trabalho. Isso torna o método a escolha ideal para organizações que buscam melhorar a produtividade, reduzir o desperdício e aumentar a satisfação do cliente.

Resumo da história do Kanban

A ideia do que viria a se tornar o método Kanban surgiu nos anos 1940. A história começa na fábrica da Toyota com dois engenheiros industriais japoneses: Shigeo Shingo — que era Consultor de Qualidade — e Taichi Ohno — que atuava na época como um dos diretores e viria a se tornar o Vice-Presidente da companhia algumas décadas mais tarde.

Eles precisavam colocar em prática uma estratégia de expansão dos negócios considerando o crescimento sustentável da empresa. Tiveram a ideia de criar um sistema para controlar o ponto de pedido em relação ao nível de estoque. Uma das bases do estudo foi o modelo fordista publicado em 1926. Além disso, Shingo já tinha experiência com operações em ferrovias utilizando tabuletas com furos previamente estabelecidos.

Juntos, Shingo e Ohno, evoluíram essa forma de gestão de processos e criaram o sistema Toyota de produção, hoje amplamente conhecido como Kanban. Usar o método permitiu uma extrema simplificação do trabalho e mais autonomia aos funcionários do chão de fábrica. E ainda: muita flexibilidade como resposta às mudanças e velocidade no fluxo de informações.

Ou seja, o conceito de Kanban foi inicialmente desenvolvido pela Toyota como forma de melhorar seus processos de fabricação. A palavra “Kanban”, em japonês, significa “cartão”, painel” ou “sinal visual”. Na Toyota, era usada para controlar o fluxo e a produção de peças na fábrica. O sistema foi tão eficaz para os negócios que não demorou muito para que outras indústrias adotassem.

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O Método Kanban

O método Kanban é uma abordagem visual para a gestão de processos que utiliza um quadro Kanban para representar o fluxo de trabalho. Este quadro é dividido em várias colunas, cada uma representando uma fase diferente do processo.

As tarefas são representadas por cartões que se movem de uma coluna para outra à medida em que progridem. Isso permite uma fácil visualização e monitoramento do status das tarefas, ajudando as equipes a identificar gargalos (colunas com muitas tarefas paradas) e oportunidades para melhorias do processo como um todo.

Quais os princípios do Kanban?

Os princípios fundamentais do método Kanban são: visualizar o fluxo de trabalho, limitar o trabalho em andamento, gerenciar o fluxo e melhorar continuamente. Esses princípios não são apenas diretrizes, mas a espinha dorsal que sustenta a eficácia do método.

Vamos explorar cada um deles, em detalhes:

1. Visualizar o Fluxo de Trabalho

O primeiro princípio do Kanban é a visualização atualizada do fluxo de trabalho. Isso é geralmente feito através de um quadro Kanban, onde cada coluna representa uma etapa do processo e os cartões representam tarefas. A visualização permite que todos na equipe entendam o status atual de uma tarefa, identifiquem gargalos e tomem decisões informadas.

2. Limitar o Trabalho em Andamento

Limitar o trabalho em andamento ou o “work in progress” (WIP) é importante para evitar o excesso de tarefas. Garante que o foco esteja na conclusão e não na iniciação de novos trabalhos. Isso é feito atribuindo um número máximo de cartões que podem estar em uma determinada coluna do quadro Kanban. Ao limitar o WIP, as equipes podem identificar mais facilmente onde os recursos estão sendo mal utilizados e onde é necessário intervir para aumentar a eficiência.

3. Gerenciar o Fluxo

Gerenciar o fluxo envolve monitorar o movimento dos cartões entre as colunas para melhorar a eficiência. Também inclui fazer ajustes conforme necessidades da equipe, da natureza do trabalho ou dos objetivos de negócios. Isso pode incluir a redistribuição de recursos, a alteração de políticas de puxar/empurrar ou a introdução de novas etapas no fluxo de trabalho. O objetivo é garantir que o trabalho flua de forma constante e eficiente através do sistema.

4. Melhorar Continuamente

O último princípio é a melhoria contínua, para lembrar que o Kanban não é uma solução “configure e esqueça”. Exige revisão e ajuste constantes. As equipes devem estar constantemente em busca de formas de otimizar o fluxo de trabalho. Isso é possível com pequenas mudanças incrementais ou revisões mais significativas do processo.

Conhecendo esses princípios, você já tem uma boa base para explorar os diferentes tipos de Kanban e como eles podem ser aplicados em sua organização.

Leia também: Guia para Melhoria Contínua de Processos

Como o quadro Kanban funciona na prática?

O quadro Kanban atua como um painel de controle em tempo real para o fluxo de trabalho. Ele traz uma visão instantânea do status das tarefas ou projetos. Funciona assim:

  • É dividido em várias colunas que representam diferentes etapas do processo.
  • As fases comuns podem incluir “A Fazer”, “Em Andamento” e “Concluído”, que podem ser personalizadas para se adequar a qualquer processo específico.
  • Cada tarefa ou projeto é representado por um cartão, que contém informações, como descrição da tarefa, responsável e prazo.
  • Esses cartões começam na coluna “A Fazer” e são movidos para a direita através das colunas à medida que avançam nas etapas do processo.

Imagine o quadro Kanban como um painel de controle em tempo real do seu negócio. Você pode ver instantaneamente onde as coisas estão indo bem e onde há problemas, os temidos gargalos. Assim:

Representação de um quadro Kanban
Exemplo de um quadro Kanban com detalhamento das etapas em andamento

Com esta visualização, é possível identificar rapidamente áreas que necessitam de recursos adicionais ou ajustes estratégicos. Além disso, a transparência e a visibilidade melhoradas facilitam a comunicação entre os departamentos e promovem uma cultura de responsabilidade.

Kanban traz uma visão clara do desempenho operacional sem se perder em detalhes técnicos, permitindo decisões rápidas e informadas, essencial em um ambiente de negócios em constante mudança.

“WIP”

Um importante conceito que precisa ser compreendido para a utilização do método Kanban é o WIP, a sigla para “Work In Progress” (Trabalho em Andamento). O WIP refere-se ao número de tarefas ou itens que estão atualmente em processo de produção ou execução. Em um quadro Kanban, essas tarefas estão na coluna “Em andamento” ou similar.

A limitação do WIP é uma prática comum no Kanban. Isso significa que há um limite máximo para o número de tarefas que podem estar em andamento ao mesmo tempo. O objetivo é evitar a sobrecarga de trabalho e garantir que a equipe possa se concentrar em completar as tarefas existentes antes de iniciar novas.

Diferença entre Kanban e Scrum

Kanban e Scrum são dois métodos ágeis amplamente utilizados para gerenciamento de projetos. O Scrum é baseado em iterações fixas de tempo e o Kanban é um sistema de fluxo contínuo. Enquanto o Scrum enfatiza a colaboração e a comunicação intensiva, o Kanban se concentra na visualização do trabalho e na limitação do trabalho em andamento.

Os dois métodos já se tornaram populares pelos benefícios que trazem para equipes, áreas e todo o negócio. A seguir, vamos abordar mais detalhes sobre cada método.

Como funciona o Scrum?

O Scrum é baseado em iterações fixas de tempo chamadas de sprints, geralmente de duas a quatro semanas de duração. Durante cada sprint, a equipe trabalha em um conjunto de tarefas prioritárias, definidas no início do sprint.

O Scrum enfatiza a colaboração intensiva entre os membros da equipe. Traz a proposta de reuniões diárias de acompanhamento do progresso e revisões regulares para ajustar o plano conforme necessário.

Como funciona o Kanban?

O Kanban é um sistema de fluxo contínuo. Tarefas são concluídas à medida em que a capacidade da equipe permite. Em vez de sprints fixos, Kanban permite que as tarefas sejam adicionadas e concluídas conforme necessário, sem limitações de tempo específicas.

O foco principal do Kanban é visualizar o que está sendo trabalhado. É utilizado um quadro Kanban para rastrear o progresso das tarefas e limitar a quantidade de trabalho em andamento para evitar sobrecarga. O método também enfatiza melhoria contínua, incentivando a equipe a identificar e resolver gargalos para otimizar o fluxo de trabalho.

Papéis e eventos em Scrum e Kanban

O Scrum é mais prescritivo em relação a papéis e eventos. Tem papéis bem definidos, como o Scrum Master e o Product Owner. E eventos, como Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review e Sprint Retrospective.

Já o Kanban é mais flexível em relação aos papéis, permitindo que a equipe se auto-organize. Não possui eventos fixos. O uso do Kanban se adapta às necessidades do projeto.

Abordagem de priorização em Kanban e Scrum

No Scrum, a priorização é feita no início de cada sprint. A equipe se compromete a entregar um conjunto específico de funcionalidades.

No Kanban, a priorização é contínua. As tarefas são adicionadas e priorizadas conforme necessário, sem a necessidade de planejamento antecipado.

Qual método escolher: Kanban ou Scrum?

Ambos os métodos têm vantagens e podem ser escolhidas com base nas necessidades e características do projeto:

  • Scrum é mais adequado para projetos com requisitos mais voláteis e equipes que preferem uma estrutura mais rígida.
  • Kanban é mais adequado para fluxos de trabalho contínuos e equipes que valorizam a flexibilidade e a visualização do trabalho.

No entanto, é importante ressaltar que eles não são excludentes. Ambos os métodos podem ser utilizados em conjunto potencializando a agilidade. O podcast Seja Ágil da Mindmaster traz um episódio inteiro desvendando o tema. Se você quer se aprofundar, reserve 1h para aprender:

O podcast traz como usar o Scrum com Kanban e quais os benefícios deste aprendizado

Leia também: Mapeamento De Processos: Como Fazer Automaticamente Com IA

Quais são as vantagens de adotar o Kanban?

O Kanban pode ser utilizado em todos os níveis de decisão das indústrias, com diferentes objetivos e benefícios. Isso é possível pela flexibilidade inerente ao método. Ele permite uma variedade de formas de aplicabilidade para atender às necessidades específicas de cada trabalho e impactar nos resultados de negócio por diferentes ângulos.

Benefícios do Kanban no Nível Estratégico

  • Alinhamento Organizacional
    O Kanban ajuda a alinhar as metas e objetivos da empresa. Fornece uma visão clara do fluxo de trabalho e como cada etapa contribui para o objetivo final. Isso permite que a alta liderança tome decisões mais informadas.
  • Maior Visibilidade e Transparência
    Com o uso do Kanban, a gestão tem uma visão clara dos status dos projetos das áreas. A transparência permite a tomada de decisões mais informadas e estratégicas.
  • Flexibilidade e Adaptabilidade
    Em um ambiente de negócios em constante mudança, é extremamente benéfica a capacidade de se adaptar rapidamente. O Kanban traz esta característica em sua essência, permitindo uma rápida reorganização de prioridades, o que torna a empresa mais ágil.
  • Melhoria Contínua
    O Kanban não é apenas uma ferramenta para gerenciamento de tarefas. Segue a filosofia de melhoria contínua. Usar o método incentiva uma constante otimização de processos nas mais diversas áreas, contribuindo para a sustentabilidade do negócio a longo prazo.
  • Otimização de Recursos
    A alocação eficiente de recursos é facilitada com o uso do Kanban. O quadro traz visualmente os problemas que podem ser resolvidos com realocação de equipes e até reorganização de áreas para maximizar a entrega de valor.

Leia também: Estratégias Práticas para Reduzir Custos na Sua Empresa

Benefícios do Kanban no Nível Tático

  • Melhor Gestão de Fluxo de Trabalho
    O Kanban ajuda a equilibrar a carga de trabalho e a evitar sobrecarga nas pessoas ao limitar a quantidade de tarefas em andamento. Isso resulta em um fluxo de trabalho mais previsível, reduzindo o estresse, aumentando a produtividade da equipe e a qualidade das entregas.
  • Monitoramento em Tempo Real
    Com o Kanban, os líderes podem monitorar o progresso em tempo real. Isso permite intervenções rápidas para corrigir gargalos ou ineficiências, o que é crucial para o cumprimento de prazos e SLAs.
  • Redução de Desperdício
    Ao identificar etapas redundantes ou ineficientes no processo, Kanban ajuda a eliminar desperdícios, resultando em economia de custos e tempo.

Benefícios do Kanban no Nível Operacional

  • Fluxo de Trabalho Eficiente
    O Kanban fornece uma representação visual do fluxo de trabalho, tornando mais fácil para as equipes entenderem suas tarefas e responsabilidades, o que aumenta a eficiência.
  • Redução de Erros
    Ao simplificar o processo de trabalho e torná-lo transparente, o Kanban ajuda a reduzir erros, o que é vital para operações que não podem se dar ao luxo de falhas.
  • Melhor Comunicação
    O Kanban facilita a comunicação entre os membros da equipe e entre diferentes departamentos, aumentando a eficiência da execução de qualquer projeto.
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Além disso, podemos dizer que o método Kanban também oferece benefícios de amplo espectro, como:

Melhoria na Eficiência e Produtividade

O Kanban permite uma visualização clara do fluxo de trabalho, o que facilita a identificação de gargalos e ineficiências. Isso permite que as equipes tomem medidas corretivas imediatas. O resultado é um aumento geral na eficiência e produtividade.

Integração com Tecnologias Avançadas

Como mencionado anteriormente, o Kanban pode ser ainda mais potente quando combinado com outras tecnologias, como a Inteligência Artificial por Process Mining. Ela fornece insights adicionais e automação, potencializando o processo de melhoria contínua.

Onde o Kanban pode ser aplicado?

O Kanban é um método que se adapta a uma ampla gama de setores e funções dentro de uma organização. Alguns exemplos são: gestão de projetos, recursos humanos, marketing & vendas, desenvolvimento de software, entre outros.

Desenvolvimento de Software

No desenvolvimento de software, o Kanban é uma ferramenta indispensável para gerenciar o ciclo de vida de um projeto. Ele ajuda as equipes a visualizarem o fluxo de trabalho, desde a concepção até a entrega. Isso permite uma alocação mais eficiente de recursos e entregas mais rápidas.

Marketing e Vendas

O Kanban é uma ferramenta valiosa para gerenciar campanhas de marketing e funis de vendas. Contribui para o acompanhamento do status de várias campanhas. Além disso, facilita a identificação da necessidade de realocação de recursos de forma mais eficiente. E ainda garante o alinhamento de todos os membros da equipe.

Recursos Humanos

Na área de RH, o Kanban é utilizado no gerenciamento de processos, como recrutamento, integração e desenvolvimento de funcionários. Ele oferece uma visão clara do status de várias tarefas e ajuda a identificar quais assuntos precisam de atenção imediata.

Gestão de Projetos

Na gestão de projetos, o Kanban se torna uma ferramenta indispensável, especialmente em iniciativas voltadas à melhoria contínua. A visibilidade que o quadro Kanban oferece é vital para identificar gargalos e ineficiências, permitindo ações corretivas rápidas e eficazes.

Pela natureza flexível do Kanban, a gestão de projetos também pode realizar ajustes rápidos e eficientes. Se uma estratégia ou tarefa específica não está produzindo resultados desejados, fica mais fácil corrigir a rota quando se usa o método.

Operações e Logística

O Kanban também é amplamente utilizado na gestão de operações e logística, especialmente em setores como manufatura e distribuição. Ele ajuda a otimizar o fluxo de materiais e informações, reduzindo custos e melhorando a eficiência.

Cada uma dessas aplicações demonstra a versatilidade e eficácia do Kanban em diferentes contextos.

Possibilidades diversas

Além das citadas, o Kanban é utilizado por outras áreas em empresas dos mais variados setores que têm o objetivo de gerir melhor seus projetos ou processos, até mesmo no setor da saúde.

kanban
Exemplo de quadro Kanban para o processo de Contas a Pagar na plataforma UpFlux

A área de Contas a Pagar, por exemplo, tem utilizado o Kanban para definir e visualizar seu fluxo de trabalho em relação aos títulos que precisam ser pagos. Assim, em vez de “a fazer”, “em progresso” e “concluído”, as segregações personalizadas vão na linha de: “títulos”, “vence hoje”, “vence amanhã”, “atrasados”, “pagos”, e assim por diante.

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Kanban e Inteligência Artificial para gestão da melhoria contínua

Como vimos, utilizar o Kanban não precisa ser apenas para gerir produção ou processos industriais. Ele pode ser muito benéfico para a gestão de processos e de não conformidades. Isso se dá, principalmente, quando utilizado junto a outras tecnologias, como Inteligência Artificial por Mineração de Processos (ou Process Mining).

O Process Mining é uma técnica que utiliza “logs de eventos”, que são dados históricos contidos em sistemas de informação específicos, como ERP, CRM ou BPMN. A técnica permite visualizar os dados dos sistemas de forma mais inteligível para análise dos processos reais de uma organização.

Quando uma plataforma de Inteligência Artificial por process mining é combinada com o Kanban, há insights valiosos sobre as não conformidades nos processos. É como um grande “guarda-costas” dos projetos de melhoria.

Vamos explorar como essas ferramentas funcionam juntas!

1. Mapeamento de processos

O primeiro passo é entender os processos que você deseja otimizar. Com uma ferramenta de Inteligência Artificial por Process Mining como a da UpFlux, você pode mapear automaticamente seus processos de negócio. É criado um “mapa de processos”, com o qual você pode visualizar claramente os gargalos, desvios, retrabalhos e atrasos dos processos como eles ocorrem na prática.

Visualização de um mapeamento de processo da compra ao pagamento ou mapa do processo de Purchase-to-Pay (P2P)

Leia também: Processo de Compras: O que é e Como Fazer de Forma Eficiente

2. Definição de modelos de referência

Depois de mapear e entender como seu processo realmente funciona, a ferramenta de process mining permite definir um “modelo ideal” de processo. Isso envolve estabelecer padrões de excelência, mecanismos e regras que irão servir como um guia e direcionar o processo para a eficiência operacional.

É nesse contexto que aparecem os SLA’s (Acordos de Nível de Serviço), que atuam como metas de desempenho definidas para cada etapa do processo e que serão o guia para o incremento da ferramenta Kanban. Os SLA’s garantem que as atividades sejam concluídas dentro de um prazo específico para maximizar a eficiência.

São esses modelos de referência, SLA’s e padrões que permitirão monitorar as atividades e o desempenho real do projeto de melhoria.

Diferença entre WIP e SLA

WIP é uma ferramenta de otimização de processo focada na eficiência interna e na capacidade da equipe. Já SLA é um compromisso externo focado em satisfazer as expectativas do cliente.

WIP (Work In Progress)
  1. Objetivo: limitar o número de tarefas que podem estar em uma determinada fase do processo ao mesmo tempo.
  2. Métrica: número de tarefas/itens.
  3. Foco: eficiência e fluidez do processo.
  4. Controle: é definido internamente pela equipe ou gerentes de projeto com base na capacidade de trabalho da equipe.
  5. Impacto: ajuda a identificar gargalos e ineficiências, promovendo um fluxo de trabalho mais suave.
  6. Aplicação: limites WIP são geralmente aplicados em cada coluna (ou fase) em um quadro Kanban.
SLA (Service Level Agreement)
  1. Objetivo: estabelecer um acordo sobre o nível de serviço que será fornecido, frequentemente em termos de tempo que uma tarefa deve ser completada.
  2. Métrica: tempo (horas, dias etc.).
  3. Foco: satisfação do cliente e conformidade contratual.
  4. Controle: geralmente negociado e acordado com os clientes ou partes interessadas externas.
  5. Impacto: afeta as expectativas do cliente e pode ter implicações contratuais ou financeiras se não for cumprido.
  6. Aplicação: o SLA pode ser aplicado a todo o ciclo de vida de uma tarefa ou a etapas específicas.

Ambos podem coexistir em um ambiente Kanban para garantir que o processo seja eficiente e alinhado com as expectativas dos clientes ou partes interessadas

3. Acionamento

Os modelos de referência são um objetivo a ser alcançado, mas o que a prática mostra nem sempre é aquilo que se espera.

Com o process mining você percebe, por exemplo, que seu processo de compras está levando mais tempo que o necessário para ser concluído e identifica que a Aprovação da Ordem de Compra é o que pode estar barrando o andamento do processo.

A solução é definir um SLA de tempo para esta atividade com o objetivo de identificar quantos casos estão dentro desse ideal, ou seja, quantos estão conformes e quantos não estão. Assim, você possui o conhecimento de quantos casos estão afetando seu processo de compras a pagar, mas o problema não está resolvido. Então, o que fazer?

É aí que entra o acionamento via Kanban.

Acontece ao perceber que certas tarefas estão levando mais tempo do que o esperado ou que há um número elevado de retrabalhos em uma determinada etapa do processo. A equipe pode usar o quadro Kanban para experimentar diferentes abordagens para resolver esses problemas, como: reorganizar as etapas do processo, alterar o limite do WIP ou introduzir novas práticas de trabalho.

Voltando ao exemplo do processo de compras…

Suponha que cada uma das atividades desse processo tenha um prazo máximo específico. Se qualquer uma dessas atividades exceder o tempo estipulado pelo SLA (Regra de Negócio), a equipe responsável receberá um alerta imediato, permitindo que medidas corretivas sejam tomadas o mais rápido possível.

Como implementar kanban

Graças ao recurso de Kanban da plataforma, essas notificações são enviadas por e-mail, SMS ou WhatsApp sempre que ocorre uma não conformidade, ou seja, quando uma atividade se desvia do modelo de referência estabelecido.

4. Melhoria Contínua de Processos

O poder real dessa combinação vem do monitoramento contínuo. A ferramenta de Process Mining pode fornecer análises em tempo real. Enquanto isso, o quadro Kanban pode ser ajustado para refletir as mudanças necessárias, como no exemplo de contas a pagar ou compras que já mencionamos.

Em resumo, o Kanban é um poderoso método ágil, principalmente quando combinado com ferramentas como a IA da UpFlux, que possibilitam às empresas potencializarem seus benefícios em prol da eficiência operacional.

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Alex Meincheim
Escrito por:
Alex Meincheim
CEO e Co-Fundador da UpFlux. Mestre em Informática Aplicada. Possui experiência nas áreas de Process mining. Tecnologia Aplicada na Saúde, Ciências de Computação e Inteligência Artificial. Comprometido em promover a eficiência nos processos de empresas em diversos setores.
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