Se você já sabe sobre o que o método kanban se trata, talvez pense “mas seria possível usar uma ferramenta destinada à produção nos processos em saúde?”. A resposta é sim. O kanban pode ser incorporado a qualquer área de nossas vidas. Mas se você ainda não sabe do que se trata, vamos explicar no decorrer deste artigo.
A rotina diária não nos permite ter um controle sobre todos os processos que fazem parte da nossa vida. Em uma organização de saúde isso é muito similar. Assim, o método kanban aplicado à saúde tende a auxiliar as equipes a entenderem o status de cada etapa do processo de cuidado, melhorando a experiência e segurança do paciente.
Nesse texto vamos mostrar a você como essa ferramenta da Filosofia Lean pode contribuir para melhorar e facilitar o trabalho dentro de hospitais, operadoras, laboratórios e outras instituições de saúde para agregar ainda mais valor ao atendimento ao paciente. Continue a leitura!
O que é Kanban?
O Kanban é uma ferramenta de gestão e controle de fluxos que se utiliza de cartões para fazer uma gestão visual dos processos. O conceito faz parte da Filosofia Lean, de origem japonesa. Essa ferramenta foi desenvolvida pela Toyota e é responsável por controlar fluxos de produção.
Resumidamente, o kanban é uma forma de tornar mais visual o registro de tarefas e ações. Muitas instituições, sobretudo na indústria, usam esse método para alcançar um nível de excelência em suas atividades.
Nele, o gestor consegue visualizar de maneira prática quais tarefas estão no planejamento para serem realizadas, quais estão em progresso, o que está pendente e o que já está pronto. Esse sistema pode ser coordenado manualmente ou de forma automatizada.
Na prática, um kanban é composto por diversas colunas que categorizam a situação de determinado caso. Veja, no caso abaixo, que a equipe classificou as etapas em “A fazer”; “Em progresso”; “Testando”; e “Feito”. Essa estrutura pode ser utilizada em diversos modelos de trabalho, como no desenvolvimento de softwares, em uma campanha de marketing, em um planejamento organizacional, em um plano de desenvolvimento individual, ou até mesmo no cuidado a um paciente.
Mas é importante deixar claro que essa estrutura não é padrão e pode ser customizada de acordo com a realidade de cada projeto, equipe e objetivos. Vamos falar um pouco mais disso logo em seguida.
Manualmente é possível utilizar post-its, os famosos cartõezinhos coloridos, para fazer a gestão desses processos. De forma automatizada, as soluções digitais também conseguem cumprir esse papel, algumas de maneira menos analítica, apenas com uma gestão visual, outras por meio da coleta e análise de dados, comparando modelos de referência com os processos mapeados.
O kanban dá autonomia aos profissionais, pois a partir dele é possível entender as tarefas necessárias que estão pendentes e agir de forma proativa. Ele também é uma ferramenta que coloca os problemas em evidência, permitindo a visualização de tudo que não está sendo realizado.
No entanto, esse método requer atualização constante, disciplina e padronização. Por essa razão, sendo passível de erros humanos, adotar soluções tecnológicas do método kanban no controle dos fluxos pode ser uma opção mais eficiente.
A ferramenta tecnológica ainda precisará de uma atualização constante e análise por parte da equipe assistencial. No entanto, quando as tarefas estiverem atrasadas ou algum caso não estiver em conformidade, a solução emitirá alertas para que o time dê a atenção necessária à situação, o que não é possível no kanban manual.
O método kanban na saúde
No setor de saúde também existem sistemas de produção. Por isso, avaliar cada etapa dos processos é necessário e muito positivo para coordenar melhor o cuidado ao paciente. Diferentemente da indústria, a produção em saúde se dá em ações preventivas, de promoção da saúde, curativas, diagnósticas, paliativas, de reabilitação e todas outras ações que englobam o cuidado.
De forma prática, o método kanban aplicado à saúde permite que a equipe tenha uma visão sistêmica de todo o processo de assistência ao paciente. A partir dele é possível verificar cada etapa, analisando o que está pendente e é crucial no atendimento ao usuário.
Em casos crônicos, por exemplo, o uso do método kanban pode representar um acompanhamento muito mais aprofundado sobre etapas necessárias no cuidado diário ao paciente. A partir de uma solução tecnológica, o profissional entende quais remédios foram utilizados e quais exames foram ou não realizados.
Process Mining e o método kanban na saúde
Antes de falarmos sobre como a solução de Process Mining utiliza o kanban para facilitar os processos em saúde, vamos explicar a você o que de fato é essa ferramenta. Process Mining, ou mineração de processos, tem como objetivo descobrir, monitorar e melhorar processos reais, coletando informações e dados de sistemas de gestão que as instituições de saúde já utilizam, como ERPs, CRMs ou Prontuários Eletrônicos.
Com os dados coletados, mapeados e entendidos pela plataforma, a solução de Process Mining faz uma análise de conformidade a partir dos processos que sua gestão entende como ideais, os modelos de referência, e oferece insights e ações às organizações para melhoria contínua.
Essa ferramenta relaciona aprendizagem de máquina e mineração de dados, o que garante muito mais confiabilidade à tomada de decisão para implementar processos novos e mais eficientes nas organizações de saúde.
E o kanban?
A solução começa fazendo um mapeamento de todos os processos do seu dia a dia. Isso garante 100% de transparência sobre os fluxos reais da organização, permitindo um entendimento maior sobre o que está de acordo e o que não está.
Depois disso, a ferramenta de Process Mining compila todos esses processos dentro de um kanban, onde é possível analisar a conformidade dos casos e seu status de acordo com cada etapa. Nesse kanban cada cartão pode ser atribuído a um paciente.
Visualmente, cada cartão estará em verde ou vermelho. Verde se a jornada do paciente estiver em conformidade e vermelho se não estiver. Assim, quando visualizar o cartão em vermelho o profissional pode clicar e ver quais os erros na jornada do paciente. Da mesma maneira, os processos em verde significam que o profissional pode seguir seu planejamento de tarefas sem se preocupar em avaliar um caso que está correndo bem.
Assim, analisando a conformidade ou não de cada etapa da jornada do paciente, os profissionais podem agir em tempo real para corrigir erros, melhorando o atendimento ao paciente e garantindo que ele tenha maior segurança durante o cuidado.
Em um caso prático de utilização da plataforma foi possível conquistar ganhos que beneficiaram centenas de profissionais de saúde, melhorando sua jornada de trabalho. Julio Gouvêa, Gerente de Atenção à Saúde da Unimed Campo Grande, falou durante o Process Mining Day: Saúde em Foco sobre a facilidade de organização e customização da ferramenta kanban, direcionando a equipe assistencial para agir em tempo real, melhorando e segurança e experiência do paciente e evitando desfechos negativos.
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