Para se manter competitiva no mercado, adotar uma gestão de processos eficiente é quase uma regra para as empresas da atualidade. Ser resistente às mudanças nunca é uma boa prática e, nesse cenário, implementar novas medidas que podem agregar aos negócios é muito mais vantajoso do que a velha máxima do “sempre foi feito dessa forma”.
A gestão de processos existe para conduzir uma estrutura organizada baseada nas melhores práticas para as instituições. Para isso, todos os fluxos existentes em uma empresa são testados e aperfeiçoados constantemente para se chegar aos objetivos traçados estrategicamente.
Se a experiência também conta nesse cenário? Claro que sim, mas só isso não é o suficiente para implementar uma gestão de processos eficiente em uma instituição. Dados fazem toda diferença nesse sentido. Falaremos sobre o que é esse conceito, seus benefícios e como aplicá-lo na sua empresa nas próximas linhas deste artigo. Acompanhe!
O que é gestão de processos?
A gestão de processos é um compilado de boas práticas que visa a melhor organização de todas as etapas e fluxos de uma empresa para alcançar um resultado. Para que isso aconteça, os gestores buscam ferramentas e rotinas que os ajudem a identificar, documentar, monitorar e otimizar os fluxos do dia a dia.
No inglês, a gestão de processos organizacionais é conhecida como BPM, Business Process Management. Esse conjunto de práticas controla toda entrada de insumos, serviços ou trabalhos em diferentes setores e preza pela sua jornada correta até o cumprimento do seu objetivo principal. Em indústrias, por exemplo, quando uma matéria-prima chega, ela passa por diversos pequenos processos até virar um produto final.
Esse método existe para que os fluxos de uma organização estejam sempre em conformidade com suas diretrizes operacionais e estratégicas. Isso faz com que o funcionário tenha um padrão a ser seguido, reduzindo a confusão e a falta de direcionamento, e também gerando mais segurança à empresa, já que o colaborador não fará ações a seu modo, abrindo mão do padrão que guia a organização.
Ou seja, na prática, essa metodologia ajuda na otimização dos processos organizacionais, o que pode ser feito por meio de softwares e ferramentas que darão uma visão ponta a ponta do trabalho realizando na empresa, sejam em setores em que a atuação é mais estratégica ou operacional.
- Leia também nosso blogpost especial: “A análise de processos e a otimização constante nas organizações”.
Benefícios de controlar os processos organizacionais
Como foi dito anteriormente, a gestão de processos organizacionais permite que os fluxos de uma instituição sejam otimizados, melhorando a atividade dos colaboradores e impactando positivamente na gestão da empresa. Mas vai muito além disso. Confira alguns dos principais benefícios:
Transparência e segurança nos processos
A gestão de processos garante aos líderes e gestores um compartilhamento claro e eficiente de informações com seus colaboradores. Isso gera mais transparência e confiança do time com a metodologia implementada pela instituição. Dessa forma o colaborador entende suas atividades de forma objetiva e sabe seus propósitos com cada ação. Assim, com os fluxos alinhados, o colaborador sabe exatamente os próximos passos do seu trabalho, tornando-o mais seguro.
Objetividade em resultados
Com a estruturação dos processos organizacionais de forma clara é possível alcançar resultados com objetividade. A partir de uma análise profunda dos indicadores, a tomada de decisão por parte do time de gestão se torna simplificada. Dessa forma, a equipe mensura e entende os pontos negativos e positivos, melhorando cada etapa até alcançar o resultado final com mais eficiência.
Automação de processos
O entendimento dos fluxos de uma instituição permite, inclusive, entender quais deles podem ser feitos manualmente e quais precisam ser automatizados. Com os objetivos traçados é possível concentrar esforços em atividades relevantes e estratégicas e permitir que ferramentas e plataformas realizem trabalhos repetitivos, que não necessitam constantemente da interferência ou inteligência humana.
Maior produtividade e redução de custos
Com ações mais claras para todo o time, a produtividade tende a aumentar. Isso quer dizer que, um time que consegue visualizar seus processos, ganhos, perdas e objetivos, tende a se motivar mais e criar soluções para derrubar barreiras e objeções que impedem sua produtividade. Com isso, reduzindo as etapas de execução, a empresa ganha também na redução de custos operacionais e aumenta consideravelmente sua produtividade.
Satisfação do cliente e qualidade
Processos bem cuidados resultam em entregas organizadas e resultados mais positivos. Isso impacta, diretamente, no relacionamento e na satisfação do cliente com uma empresa, melhorando seus ganhos financeiros e refletindo em outros setores dentro da organização.
Passo a passo para aplicar a gestão de processos
Das pequenas às grandes empresas, essa metodologia precisa, antes de tudo, se tornar um mindset dentro das organizações. Ter processos exige disciplina e o entendimento de que o trabalho possui uma sequência ideal, e que esse cenário precisa ser seguido para que o desempenho do time seja o melhor possível. Pensando nisso, colocar alguns pontos em prática se faz essencial:
- Planejamento das ações: Identifique quais ações precisam ser colocadas em prática e entenda como a organização lida com as etapas já existentes;
- Estabeleça regras: delimite diretrizes que devem ser seguidas para que o trabalho ocorra da melhor forma possível. Essas regras vão garantir que seu processo seja cumprido;
- Descubra seus processos: Utilize ferramentas e metodologias que ajudarão sua gestão a entender, mapear e descobrir o real comportamento dos fluxos de processos;
- Implementação: Implemente seu plano de ação e transforme os processos em ações concretas que serão realizadas no dia a dia da instituição;
- Análise dos resultados: Faça uma análise profunda dos resultados obtidos com a implementação de um sistema de gestão. Entenda onde estão as conformidades ou possíveis erros e desvios das suas regras;
- Melhoria constante: Permita que os insights obtidos através da plataforma guiem sua estratégia para que as ações possam ser otimizadas e constantemente revisitadas para garantir uma melhoria operacional.
Como Process Mining melhora a gestão de processos?
A UpFlux possui soluções que auxiliam empresas a encontrarem sua eficiência operacional através de uma plataforma que mapeia fluxos e ajuda na gestão de processos. A partir de inteligência artificial aliada à mineração de processos, a UpFlux descobre, compara modelos e otimiza os fluxos das organizações, gerando insights para que esses conhecimentos se concretizem como ações de melhoria de gestão.
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