Gestão de Processos

A análise de processos e a otimização constante nas organizações

27 de Dezembro de 2021

• Tempo de leitura: 10min

Voltar

Por aqui sempre ressaltamos a importância de uma gestão de processos eficiente. Não saber os caminhos pelos quais sua equipe se baseia para cumprir uma função gera pouca eficiência e um baixo entendimento dos papéis corretos que cada profissional deve exercer para que seu trabalho seja desempenhado da melhor maneira. 

A análise de processos se pauta justamente nisso. Ela é a construção da compreensão sobre todos os processos, entendendo como eles estão sendo realizados e, posteriormente, permitindo um diagnóstico constante e também a melhoria do que está sendo feito. 

Muitas coisas englobam essa análise. Nesse artigo vamos nos ater a explicar o que é análise de processos, seus benefícios para as organizações e também como é possível fazer um mapeamento que permita o entendimento completo dos fluxos de uma instituição. Continue lendo!

O que é análise de processos?

A análise de processos é a revisão de todos os fluxos de um negócio, entendendo seus pontos positivos e negativos. Os processos de uma empresa são como a engrenagem de uma máquina. São eles que determinam se o andamento da produção funcionará ou não. Se uma peça quebra, toda a jornada fica comprometida. Ou seja, para compreender de fato cada etapa, a análise de processos se baseia em diversos tipos de fluxos que acontecem dentro das organizações.  

De modo geral, essa análise de processos pode entender se os objetivos seguidos estão de acordo com o planejamento estratégico de uma empresa; também é possível avaliar como estão os recursos disponíveis, se estão atualizados ou se estão suprindo as necessidades do time; se há desperdício de recursos como tempo e dinheiro; se o desempenho individual e de equipes está de acordo; e também se a qualidade da entrega está no nível desejado.  

Para melhorar processos, esse tipo de análise visa responder questões como: o objetivo do processo, qual o melhor caminho percorrido, qual a finalidade do que está sendo feito, que atividades compõem cada fluxo, quais os gatilhos de alerta desse processo, quais os gargalos, seus custos e desperdícios, quais as oportunidades de melhoria, entre outros milhares de pontos. 

Importância e benefícios da análise de processos

Para otimizar processos dentro de uma instituição, entender como cada fluxo acontece é essencial. As informações geradas a partir da análise de processos servirão de base para mudanças e uma tomada de decisão estratégica que pode ser decisiva para o negócio. Assim, a gestão não se fundamenta apenas por achismos, mas em dados, informações e documentos relevantes.  

A análise de processos, permite, nesse sentido, que todos os fluxos cheguem ao seu desempenho máximo. Com isso é possível obter:  

  • Aumento da produtividade da equipe;  
  • Redução de custos operacionais e otimização do uso de tempo e recursos; 
  • Melhores resultados financeiros com a redução de não-conformidades nos processos; 
  • Maior poder de ação sobre a causa raiz dos problemas, uma vez que possuem informações precisas de como ocorrem na prática; 
  • Aumento da visão estratégica e de futuro, tendo maior previsibilidade sobre seus processos.  

No entanto, para que esse trabalho seja realmente eficiente, uma análise tradicional, com brainstormings, longas reuniões, post-its e quadros não automatizados, feita manualmente, não resolve o problema. Análises tradicionais são subjetivas e aumentam o risco de erros humanos, reforçam um trabalho exaustivo, que poderia ser feito automaticamente, e tornam o entendimento dos fluxos muito mais complexo.  

Nesse cenário, a análise de processos automatizada é indicada para toda empresa que deseja ter mais organização sobre seu trabalho. E a necessidade de uma análise como essa pode ser sentida sempre que o desempenho de times estiver baixo, quando existirem variabilidades dentro de um fluxo de trabalho, necessidade de reduzir custos e tempo, desejo de melhorar a experiência e satisfação de clientes ou colaboradores, entre outros pontos.

Métodos para análise de processos

Para fazer uma análise de processos eficiente é preciso adotar técnicas que ajudarão o gestor a encontrar os pontos fortes e fracos da organização. Assim é possível entender quais os processos estão sendo executados corretamente e quais precisam de um redesenho para que suas falhas sejam corrigidas.  

Para que esse trabalho seja feito da melhor forma, contar com indicadores é essencial. Dados como NPS, lead time, tempo de produção ou outros índices importantes para o seu processo podem ser evidências importantes na hora de definir falhas, ganhos, urgências ou tendências. São esses pontos que irão ajudar a construir algumas das matrizes que citaremos abaixo.

Matriz SWOT

análise SWOT, ou FOFA, pode ser essencial nessa jornada. Ela ajuda a empresa a ter uma visão ampliada do negócio. A partir dela a empresa define os pontos fortes e as oportunidades, e também os pontos fracos e as ameaças. Desse modo a empresa identifica os problemas mais graves, os gargalos e como cada ponto, seja positivo ou negativo, impacta na realidade da organização. Essa matriz se estrutura da seguinte forma:

matriz-swot-analise-de-processos
Matriz SWOT

Metodologia 5W2H

Outra técnica que permite uma visão mais ampla dos processos é o 5W2H, que se baseia em perguntas. Basicamente o método tenta responder às seguintes perguntas:  

  1. O que será feito? (What?) 
  1. Quem serão os responsáveis pelo processo? (Who?) 
  1. Por que são feitos dessa forma? (Why?) 
  1. Onde serão executados? (Where?) 
  1. Quando será feito? (When?) 
  1. Como? (How?) 
  1. Quanto vai custar? (How much?) 

Respondendo essas perguntas o time tem uma visualização completa dos processos, tornando-o mais transparente e compreensível.

Matriz GUT

A matriz GUT elenca a gravidade, urgência e tendência nos processos. Ao identificar gargalos nesses processos é possível identificar esses pontos rapidamente para que possam ser corrigidos.  

  • Gravidade: qual o nível de risco do problema encontrado?  
  • Urgência: com que rapidez esse problema precisa ser resolvido? Ele é urgente ou pode esperar mais um tempo?  
  • Tendência: existe a possibilidade desse problema se transformar em algo maior? Ele pode piorar ou amenizar com o tempo?  

Além de definir a gravidade dos problemas, a matriz GUT também pode ser usada na definição de melhores estratégias de atuação. Assim, colocando as prioridades de 1 a 5 é possível entender a situação em questão, conforme o quadro abaixo.

matriz-gut-analise-de-processos
Matriz GUT

Modelagem BPMN

A técnica de BPMN é um método de fluxograma que modela de ponta a ponta um processo planejado. Essa notação gráfica é utilizada mundialmente e tem como objetivo mapear os processos das organizações. Assim, cada ícone dentro do fluxograma representa uma etapa do processo, como demonstra a imagem.

UpFlux
Modelo BPMN

Para realizar essa técnica as empresas contam com ferramentas de BPM, uma solução em tecnologia da informação que permite o controle completo dos processos. Já falamos sobre esse tema em um artigo, clique aqui e leia.

Process Mining

Process Mining, ou mineração de processos, é uma tecnologia que tem como principal objetivo descobrir, monitorar e melhorar processos vividos no dia a dia das instituições. Ao extrair conhecimento de dados disponíveis nos softwares que as empresas utilizam, Process Mining oferece insights e ações às organizações. Para isso, a solução se relaciona com Inteligência Artificial, garantindo muito mais confiabilidade à tomada de decisão na implementação de novos fluxos. 

Por meio de um mapa é possível descobrir os processos pelos quais a empresa passa e, posteriormente, visualizar no kanban quais fluxos estão em conformidade, ao mesmo tempo em que analisa os dados gerados a partir da análise feita pela plataforma.

mapa-analise-de-processo
Mapeamento automático do processo com base em dados extraídos de ERPs, CRMs, prontuários eletrônicos, etc.
kanban-analise-de-processo
Kanban que evidencia todos os processos que sofreram violações de acordo com o esperado
dashboard-analise-de-processo
Dashboards customizáveis para monitoração da eficiência dos processos

4 passos para fazer uma análise de processos

Para que a análise de processos seja feita de forma eficiente, alguns passos são necessários. São eles: 

1. Descubra seus processos

Primeiramente, é preciso que a gestão entenda as necessidades que a organização tem. Com um estudo sobre os problemas básicos do dia a dia é possível priorizar uma análise de processos para que se entenda a raiz real de cada desafio. Dessa maneira a instituição entende o processo ponta a ponta, avaliando cada ponto que engloba essa questão.  

Para priorizar processos, algumas perguntas precisam ser levadas em consideração: esse fluxo é primário? Ele está ligado aos objetivos estratégicos da empresa? Esse processo possui um desempenho inadequado? Assim o time responsável consegue entender quais etapas são realmente importantes e iniciar o trabalho de análise e gerar impactos de forma mais ágil.

2. Estabeleça regras

Em um segundo momento, após escolher qual processo será analisado, a organização precisa estruturar como o projeto será desenvolvido. O momento “mão na massa” exige que a empresa estabeleça alguns padrões para a análise de processos. Nesse sentido, é preciso entender a profundidade da análise e até onde ela irá acontecer. Por aqui, definir padrões de coleta e quem fará esse trabalho também é essencial. Afinal, sem dados, não há análise de processos.  

Outro ponto crucial é estabelecer regras a serem seguidas. Assim seu time entende quais as diretrizes dos processos, como eles devem ser seguidos na prática e também como identificar possíveis erros e não-conformidades nos fluxos para que cada desvio seja corrigido quando o trabalho for realizado de fato.

3. Execute sua análise de processos

A terceira etapa é a hora de por a mão na massa. Cada processo é único, por isso, é extremamente necessário que todo o time especializado esteja, de fato, atento e disposto a realizar esse trabalho. Só com a dedicação do time é que uma boa análise de processos pode ser feita. No entanto, para que esse trabalho seja realizado da melhor maneira possível, processos arcaicos como post-its ou desenhos manuais são totalmente dispensáveis.  

mapeamento de processos pode (e deve!) ser feito de forma automática, tecnológica e rápida, por meio do uso de soluções que fazem esse tipo de análise. Dessa forma, usando informações coletadas de sistemas de gestão, tecnologias como a de mineração de processos conseguem realizar um trabalho muito mais objetivo, certeiro e com resultados melhores do que processos manuais que podem conter erros humanos.

4. Atente-se às melhorias constantes

Por fim, é necessário se atentar ao que deu certo e o que não deu. Entender os pontos positivos e negativos da análise de processos é o que permitirá à organização fazer melhorias ao longo da sua jornada de autoconhecimento. Assim, documentar cada etapa é também uma forma de aprender com o que está sendo implementado.  

Toda análise feita e documentada será parte de um processo de transformação dentro da instituição. Plataformas com soluções tecnológicas permitem esses insights em tempo real, para que a equipe operacional consiga pensar em soluções na hora em que um fato acontece, já que a análise de processos ocorre de forma contínua e automatizada. 

Para saber mais como é possível automatizar sua análise de processos, descobrindo cada etapa, analisando conformidades e obtendo insights para melhorias, acesse nossa página de soluções e entenda como Process Mining funciona na prática.

 


Postagens Relacionadas