Descoberta de processos automática com Process Mining

No mundo dos negócios, a eficiência operacional é mais importante do que nunca e uma técnica que tem se destacado nesse cenário é o Process Mining, uma metodologia baseada em três etapas: Descoberta, Monitoramento e Melhoria de processos.

Neste artigo, vamos nos concentrar na primeira e crucial etapa: a Descoberta de Processos. Ela é o ponto de partida para qualquer iniciativa de Process Mining, onde algoritmos de mineração e técnicas de inteligência artificial são utilizados para entender os processos de negócios a partir dos dados disponíveis nos sistemas de gestão. Iremos explorar o que é a Descoberta de Processos, como ela funciona, os desafios enfrentados e como ela é aplicada em diferentes setores. Vamos lá?

Conceitos iniciais: o que é um processo?

Antes de mergulharmos na descoberta de processos, é crucial entendermos dois conceitos fundamentais em process mining: o que é um processo e o que é um log de eventos.

Um processo é uma série de tarefas ou atividades inter-relacionadas que são realizadas para atingir um objetivo específico. Em um ambiente de negócios, um processo pode ser qualquer coisa, desde a execução de uma ordem de compra até a entrega de um produto ao cliente. Cada processo é composto por várias etapas que devem ser realizadas em uma sequência específica para garantir a eficiência e a eficácia do processo.

Por exemplo, um diretor financeiro em uma operadora de saúde pode estar envolvido em um processo de fechamento financeiro mensal, que inclui várias etapas como reconciliação de contas, revisão de despesas e preparação de relatórios financeiros. Da mesma forma, um diretor de uma empresa de telecomunicações pode estar envolvido em um processo de atendimento ao cliente que inclui etapas como atendimento de chamadas, resolução de problemas e acompanhamento do cliente.

Imagine que cada atividade em um processo seja como uma pegada deixada na areia. Cada pegada tem uma forma única e deixa um rastro que nos permite rastrear o caminho que foi percorrido. Em process mining, um log de eventos é exatamente isso: um rastro digital deixado por cada atividade em um processo.

Cada evento em um log contém 3 informações obrigatórias:

• ID do caso: o número identificador da atividade. Se caracteriza como uma instância específica do processo. Em um processo de compra, por exemplo, o número do pedido de compra é um caso. Em um hospital, o número do atendimento seria o identificador do paciente.
• Evento: O nome da atividade realizada. Por exemplo, “enviar fatura”, “aprovar pedido”, etc.
• Timestamp ou data/hora: A data e a hora exatas em que a atividade ocorreu. Ter o registro de início e fim de uma atividade permite analisar o tempo de processamento deste evento (o tempo que alguém gastou ativamente na execução dessa tarefa), também chamado de tempo de execução.

Há também a possibilidade de haver outros atributos ou informações adicionais fornecem contexto e também podem ser usados na análise.

Os logs de eventos são gerados automaticamente por vários sistemas de gestão, como ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), MES (Manufacturing Execution System), entre outros. Esses sistemas registram cada atividade à medida que ocorre, criando um registro histórico detalhado que pode ser usado para análise.

Portanto, um log de eventos é como uma caixa preta que registra todas as atividades de um processo. E é a partir desses registros que a descoberta de processos em process mining se torna possível, permitindo-nos visualizar, analisar e otimizar os processos de negócios.

O mapa de processo é uma ferramenta essencial na descoberta de processos. Ele fornece uma visão clara e compreensível do processo, tornando mais fácil identificar gargalos, redundâncias e oportunidades de otimização. Além disso, ele serve como um ponto de partida para a análise e melhoria do processo.

Na descoberta de processos, o mapa de processo é gerado automaticamente a partir dos logs de eventos. Isso significa que ele reflete o processo real, não um processo idealizado ou teórico. Isso torna o mapa de processo uma ferramenta poderosa para entender como o processo realmente funciona e onde ele pode ser melhorado.

No contexto da mineração de processos, o mapa de processo é ainda mais valioso. Com a capacidade de analisar grandes volumes de dados, a mineração de processos pode gerar mapas de processos detalhados e precisos que revelam insights que podem ser perdidos em uma abordagem manual. Isso torna o mapa de processo uma ferramenta indispensável para a descoberta de processos eficiente e eficaz.

Esse modelo visual é como um mapa, que mostra todas as atividades e seus fluxos. No entanto, a Descoberta de Processos vai além da simples visualização. Ela também permite que as organizações entendam a sequência exata de atividades em seus processos, identifiquem os caminhos mais comuns e menos frequentes, detectem gargalos e descubram desvios do processo ideal.

Isso é crucial, pois fornece uma visão clara e precisa dos processos de negócios, permitindo que as organizações identifiquem oportunidades de melhoria e otimização. Em outras palavras, ela ajuda a responder perguntas como: “Como o processo está funcionando?”, “Onde estão os atrasos e ineficiências?” e “Existem desvios do processo ideal?”.

Na UpFlux, a Descoberta de Processos é realizada utilizando algoritmos avançados de mineração de processos e técnicas de inteligência artificial. Essas tecnologias permitem que a UpFlux analise os logs de eventos e construa um modelo preciso do processo. Este modelo não apenas mostra a sequência de atividades, mas também inclui informações detalhadas sobre o tempo de execução, os atores envolvidos, e outros atributos relevantes para cada atividade.

Descoberta de Processos Manual

Quando feito manualmente, a Descoberta de Processos geralmente envolve as seguintes etapas:

1. Entrevistas: Os analistas de processos entrevistam os funcionários para entender como eles realizam suas tarefas.
2. Observações: Os analistas observam os funcionários enquanto eles realizam suas tarefas para capturar detalhes que podem não ser revelados durante as entrevistas.
3. Análise de Documentos: Os analistas examinam os documentos e sistemas utilizados pelos funcionários para entender o fluxo de trabalho.
4. Criação de Mapa de Processo: Com base nas informações coletadas, os analistas criam um mapa do processo.

Embora este método possa fornecer uma visão detalhada do processo, imagine quanto tempo leva para fazer todo esse processo? É demorado, moroso e depende muito da memória e da interpretação dos funcionários, o que pode levar a erros e omissões. Além disso, ele só fornece uma visão estática do processo e pode não capturar variações e exceções.

Descoberta de Processos Automática

A Descoberta de Processos automática com process mining, por outro lado, utiliza tecnologia para automatizar e acelerar o processo de mapeamento. Ela se baseia em logs de eventos e eles são alimentados em algoritmos de mineração de processos que analisam os dados e constroem um modelo visual do processo. Este modelo mostra todas as atividades no processo, o fluxo entre elas, e outras informações relevantes, como o tempo de execução e os atores envolvidos.

Ao invés de entrevistas e observações manuais, as etapas da descoberta automática são:

1. Coleta de Dados: Os logs de eventos são extraídos de vários sistemas de gestão empresarial.
2. Análise de Dados: Os logs de eventos são alimentados em algoritmos de mineração de processos que analisam os dados.
3. Visualização de Processos: Os resultados da análise são visualizados na forma de um modelo de processo.

Outras técnicas também podem ser utilizadas no processo. A UpFlux faz a descoberta de processos automática com a ajuda de técnicas avançadas de inteligência artificial. Os algoritmos de IA da UpFlux são capazes de analisar grandes volumes de dados de logs de eventos e construir modelos de processos altamente precisos e detalhados. Isso permite fornecer aos clientes uma visão clara e detalhada de seus processos, facilitando a identificação de oportunidades de melhoria e otimização.

Resultados da Descoberta de Processos

A primeira etapa do Process Mining fornece uma série de resultados valiosos que podem ser usados para entender e melhorar os processos de negócios. Aqui estão alguns dos principais resultados que você pode esperar:

1. Modelos de Processos: O resultado mais direto da descoberta de processos é um modelo visual do processo. Este modelo mostra todas as atividades no processo, o fluxo entre elas, e outras informações relevantes, como o tempo de execução e os atores envolvidos.
2. Identificação de Gargalos: Ao visualizar o processo, é fácil identificar onde os gargalos estão ocorrendo. Estes são pontos no processo onde o fluxo de trabalho é interrompido, levando a atrasos e ineficiências.
3. Detecção de Desvios: A descoberta de processos também pode revelar onde o processo real está desviando do processo ideal. Estes desvios podem ser o resultado de erros, ineficiências ou práticas de trabalho não padronizadas.
4. Insights para Melhoria: Com base nos modelos de processos, identificação de gargalos e detecção de desvios, a descoberta de processos fornece insights valiosos para a melhoria do processo. Estes insights podem ser usados para otimizar o fluxo de trabalho, eliminar ineficiências e melhorar a conformidade com os padrões de processo.

A próxima etapa é monitorar criticamente esses indicadores para poder adotar uma cultura de melhoria contínua. Plataformas de mineração de processos como a UpFlux não apenas fornecem os resultados citados com a descoberta de processos, mas também facilitam a interpretação e ação sobre eles. Com nossas ferramentas de análise e visualização, os gestores podem facilmente identificar oportunidades de melhoria e implementar mudanças efetivas para impulsionar a eficiência dos processos.

Aplicação da Descoberta de Processo em diferentes setores

A descoberta de processos tem uma ampla gama de aplicações em diferentes setores. Aqui estão alguns exemplos:

1. Saúde: No setor de saúde, a descoberta de processos pode ser usada para analisar o fluxo de trabalho em um hospital ou operadora, identificando gargalos na entrega de cuidados e oportunidades para melhorar a eficiência e a qualidade do atendimento, por exemplo. Um exemplo disso é a Dasa, uma das maiores redes de laboratórios do Brasil. Através da mineração de processos, a Dasa conseguiu identificar gargalos em seu processo de anatomia patológica e implementar melhorias. Isso resultou em um aumento de 45% na produtividade de uma determinada área, a macroscopia. Além disso, a empresa conseguiu reduzir as repetições de demandas médicas, o que agilizou o processo e reduziu a necessidade de treinamento.
2. Manufatura: Na indústria de manufatura, a descoberta de processos pode revelar ineficiências em linhas de produção, ajudando a reduzir o desperdício e aumentar a produtividade. A Electrolux, uma empresa global líder em eletrodomésticos, é um exemplo de como a descoberta de processos pode ser aplicada neste setor: a empresa utilizou a plataforma da UpFlux para identificar ineficiências em seus processos de produção e implementar melhorias, aumentando 15,6% da sua produtividade geral da empresa e diminuindo a variabilidade de seus processos.
3. Varejo: As empresas de varejo podem usar a descoberta de processos para otimizar seus processos de atendimento ao cliente, logística e gerenciamento de estoque, melhorando a satisfação do cliente e a lucratividade.
4. Finanças: No setor financeiro, a descoberta de processos pode ajudar a identificar oportunidades de economia, erros humanos, retrabalhos e até fraudes para agir na otimização dos processos de negócios para maior eficiência e menor risco.
5. Telecomunicações: As empresas de telecomunicações podem usar a descoberta de processos para melhorar a qualidade do serviço, reduzir o tempo de inatividade da rede e otimizar a alocação de recursos. Um exemplo de sucesso é a Unifique Telecomunicações, que conseguiu um ganho de eficiência operacional de 20% em toda a organização através da descoberta de processos com IA. A Unifique identificou que um terço de seus processos ocorria de forma padronizada, enquanto dois terços não. Isso indicou uma alta variabilidade nos processos, o que levou a empresa a direcionar seus esforços para a padronização.

Você pode acessar estes e outros cases completos aqui, mas saiba que estes são apenas alguns exemplos. A descoberta de processos é uma ferramenta versátil que pode ser aplicada em praticamente qualquer setor para melhorar a eficiência, a conformidade e a satisfação do cliente.

Próximos passos

Ao longo deste artigo, exploramos em profundidade a primeira etapa crucial do Process Mining: a Descoberta de Processos. Discutimos sua importância, como ela funciona, os desafios enfrentados e como ela é aplicada em diferentes setores. No entanto, a Descoberta de Processos é apenas o início da jornada do Process Mining.

Na UpFlux, a metodologia do Process Mining é dividida em três etapas principais: Descobrir, Monitorar e Melhorar. Cada uma dessas etapas desempenha um papel fundamental na otimização dos processos de negócios.

1. Descobrir: Como discutido, esta é a etapa inicial, onde a plataforma da UpFlux utiliza algoritmos de mineração de processos e técnicas de inteligência artificial para entender processos com base nos dados disponíveis em sistemas de gestão.
2. Monitorar: Na segunda etapa, a plataforma da UpFlux permite acompanhar a conformidade dos processos em relação a modelos ideais de conformidade pré-definidos. Utilizando ferramentas como o Kanban e acordos de nível de serviço (SLAs), monitora-se o desempenho dos processos em tempo real. Isso permite ao gestor identificar desvios, identificar áreas de risco e tomar medidas corretivas rapidamente.
3. Melhorar: Na terceira etapa do process mining, a UpFlux possibilita a criação de diferentes dashboards que fornecem informações claras e visuais sobre o desempenho dos processos. Esses dashboards agrupam indicadores relevantes como produtividade e retrabalho, desempenho de processo, saving em processos financeiros, compliance (entre muitos outros) e permitem uma análise aprofundada das métricas-chave, identificando oportunidades de aprimoramento. Com eles, há um esforço de melhoria contínua estabelecida, onde a organização pode implementar mudanças efetivas e impulsionar a eficiência dos processos.

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