Em um ambiente de negócios cada vez mais competitivo, a redução de custos operacionais tornou-se uma prioridade estratégica para muitas empresas. No entanto, a implementação de um programa eficaz de redução de custos pode ser um desafio significativo. As empresas devem considerar uma série de questões-chave para garantir que seus esforços de redução de custos sejam bem-sucedidos e sustentáveis a longo prazo.
Primeiramente, é crucial definir um objetivo de redução de custos. Mas como saber se esse objetivo é alcançável? E se a empresa precisa de uma mudança mais transformacional? A velocidade também é um fator importante: a empresa precisa reduzir custos no próximo mês ou no próximo ano?
Além disso, é essencial alinhar os objetivos de redução de custos com as prioridades organizacionais. Isso requer uma equipe dedicada e líderes eficazes. Mas como garantir que temos a equipe certa para o trabalho? E se precisarmos de ajuda adicional?
A estrutura e o tamanho do escritório de gerenciamento de projetos (PMO), bem como o relatório e o rastreamento necessários, são outros aspectos importantes a considerar. E não podemos esquecer do plano de gerenciamento de mudanças. Finalmente, a cultura de gestão de custos da empresa é fundamental. Como podemos evitar que os custos voltem a aumentar depois da mudança?
As organizações que não consideram essas questões podem se tornar vítimas de metas invalidadas, execução deficiente e custos que gradualmente voltam a aumentar. Neste post, vamos explorar essas questões e fornecer estratégias eficazes para reduzir custos em sua empresa.
Por que reduzir custos?
A redução de custos é o processo de diminuir as despesas de uma empresa para maximizar os lucros. Isso envolve identificar e remover gastos que não agregam valor aos clientes, ao mesmo tempo em que otimiza os processos para melhorar a eficiência.
É preciso entender que custos e despesas são conceitos diferentes. As despesas são aqueles gastos necessários para que uma empresa siga funcionando, ou seja, salários da administração, propaganda, marketing, etc. Já os custos estão associados à entrega de seus bens e produtos finais, tais como aquisição ou produção de mercadorias, matéria-prima, mão-de-obra, energia elétrica, depreciação de máquinas, impostos, entre outras.
Os custos podem ser fixos, independentes da produção, ou variáveis, que oscilam com a produção. Antes de qualquer iniciativa de redução de custos, é fundamental perguntar: “Conheço os custos do meu negócio?” e “Qual o impacto da redução de cada custo nas nossas atividades?”.
Compreender como seus processos funcionam na prática é o primeiro passo para possuir uma gestão de custos mais eficaz e implementar estratégias. A redução de custos não é apenas cortar gastos, mas uma estratégia planejada que considera o impacto de cada decisão na qualidade do produto, eficiência operacional e satisfação do cliente.
Portanto, a redução de custos não é apenas uma questão de cortar gastos, mas sim uma estratégia cuidadosamente planejada que leva em consideração o impacto de cada decisão sobre a qualidade do produto, a eficiência operacional e a satisfação do cliente. Hoje em dia, há formas de implantar tecnologias que são essenciais para você ter visibilidade desses números no seu negócio e é sobre isso que falaremos nesse artigo.
Você pode se interessar por:
Como criar uma iniciativa eficaz para reduzir custos?
Um programa de redução de custos eficaz deve ter um início claro, mas também uma visão clara do objetivo final. As melhores iniciativas para reduzir custos são guiadas por uma liderança sênior com forte capacidade de tomada de decisão, que rapidamente define o passo-a-passo, descreve a lógica da iniciativa e estabelece as prioridades organizacionais que deverão ser seguidas. Para uma iniciativa de redução de custos ser bem-sucedida, é indispensável:
- Estabelecer metas específicas e tangíveis (falaremos sobre isso na próxima seção);
- Alinhar prioridades estratégicas;
- Estabelecer liderança e responsáveis por cada etapa de mudança.
Sem alinhamento estratégico, não há resultados.
Quando as empresas não alinham seus esforços de redução de custos com seus objetivos corporativos, elas podem desperdiçar dinheiro e recursos. Isso pode acontecer por vários motivos, como:
- Falta de comunicação sobre a importância do programa e como ele se alinha com os objetivos da empresa.
- Falta de clareza sobre quem é responsável por identificar e implementar as reduções de custos.
- Prioridades concorrentes que superam a importância do programa de redução de custos.
Para ter sucesso, as iniciativas para reduzir custos devem ser alinhadas com os objetivos corporativos. Isso significa comunicar claramente a importância do programa, definir metas realistas e garantir que todos estejam “na mesma página”.
Como definir metas coerentes para reduzir custos?
As melhores metas para reduzir custos são ambiciosas, mas alcançáveis. Elas devem criar uma tensão organizacional saudável, o que significa que deve haver um equilíbrio entre o desafio e a possibilidade de sucesso.
Quando as empresas definem metas para programas de redução de custos operacionais ou gerais, elas muitas vezes cometem erros bastante comuns: 1. definem metas muito conservadoras, que são fáceis de alcançar, mas não economizam muito dinheiro ou 2. definem metas muito agressivas, que são impossíveis de alcançar, e deixam os funcionários desmotivados.
Uma maneira de definir metas ambiciosas, mas alcançáveis, é usar o orçamento com base zero. O orçamento com base zero exige que os gerentes planejem cada orçamento anual novamente, desde o início. Isso ajuda os gerentes a identificar áreas onde os custos podem ser reduzidos, independentemente do status quo.
Outra maneira de definir metas ambiciosas, mas alcançáveis, é usar benchmarks. No entanto, é importante usar benchmarks com cuidado, uma vez que eles não contam toda a história e podem não ser aplicáveis à sua empresa.
Ao definir metas para programas de redução de custos, é importante considerar as circunstâncias únicas da sua empresa. Você também precisa estar disposto a ser flexível e ajustar as metas conforme necessário. Com uma liderança forte e uma equipe comprometida, é possível alcançar metas ambiciosas de redução de custos.
Não há uma resposta única para a pergunta de qual deve ser a meta certa para reduzir custos. No entanto, de acordo com a Gartner, a experiência pode mostra que uma meta de economia na faixa de 10 a 30% é comumente alcançável quando apoiada por um programa estruturado adequadamente.
7 Estratégias para reduzir custos na sua empresa
Algumas estratégias que podem ser aplicadas para reduzir custos nas empresas são: o mapeamento de processos, análise de fluxo de caixa, otimização de processos, gestão de compras, produção e estoques, centros de serviços compartilhados, automatização e investimento em tecnologias.
A redução de custos é uma parte essencial da gestão eficaz de qualquer negócio. No entanto, é importante que as estratégias de redução de custos sejam implementadas de forma a não comprometer a qualidade do produto ou serviço, a satisfação do cliente ou a eficiência operacional. Aqui estão algumas estratégias práticas que podem ajudar a alcançar uma redução de custos eficaz e sustentável:
1. Mapeamento de Processos
O mapeamento de processos é uma atividade que analisa as tarefas, do momento em que são iniciadas até o momento em que se encerram. Por meio dele, é possível identificar as principais falhas, oportunidades de melhorias e etapas desnecessárias que podem ser eliminadas. Este mapeamento é crucial para encontrar pontos que precisam de melhorias e identificar quais ações devem ser tomadas para aprimorar os processos e apresentar melhores resultados. A tecnologia de Process Mining pode ser uma grande aliada nesse processo, utilizando IA para traduzir automaticamente um enorme banco de dados em uma visão detalhada e precisa dos processos de negócios.
2. Análise do Fluxo de Caixa
A análise do fluxo de caixa é uma ferramenta essencial para a gestão financeira eficaz e a redução de custos. Ela fornece uma visão clara de onde o dinheiro está sendo gasto e onde podem ser feitas economias. Ao analisar o fluxo de caixa, você pode identificar gastos desnecessários, oportunidades para renegociar contratos com fornecedores e áreas onde a eficiência pode ser melhorada.
3. Otimização de Processos
A otimização de processos é uma estratégia fundamental para a redução de custos. Depois da visualização completa de como funcionam seus processos e onde estão alocados seus maiores custos, a otimização envolve a análise e melhoria dos processos de negócios existentes para aumentar a eficiência e eficácia. A otimização de processos pode levar a uma maior produtividade, melhor qualidade, tempos de ciclo (lead time) mais rápidos e, finalmente, a uma redução de custos.
Um dos principais aspectos da otimização de processos é a identificação e eliminação de desperdícios. Isso pode incluir tudo, desde a redução da variabilidade dos processos, redução do tempo de inatividade e a eliminação de etapas desnecessárias no processo, até a minimização de erros que resultam em retrabalho.
Outro aspecto importante da otimização de processos é a melhoria da qualidade. Processos bem otimizados tendem a produzir resultados de maior qualidade, o que pode levar a uma maior satisfação do cliente e a menos custos associados a devoluções ou reparos.
4. Gestão de Compras, Produção e Estoques
Um planejamento eficaz de compras, produção e estoques pode ajudar a reduzir custos ao garantir que os recursos sejam utilizados da maneira mais eficiente possível. As compras eficientes começam com um bom planejamento. Isso envolve a análise de dados históricos de vendas e uma certa previsão da demanda para determinar quais itens devem ser comprados, em quais quantidades e com que frequência. Além disso, é importante fazer uma gestão minuciosa dos seus fornecedores, estabelecendo boas relações de longo prazo com eles e negociando preços de produtos, bem como prazos de entrega. A negociação de contratos favoráveis comumente resulta em economias significativas.
A eficiência na produção pode ser alcançada através da otimização dos processos de produção. Isso pode envolver a identificação e eliminação de gargalos, a redução do tempo de inatividade e a minimização do desperdício. A tecnologia de Process Mining pode ser uma ferramenta valiosa nesse aspecto, pois permite uma visão detalhada e precisa dos processos de produção, ajudando a identificar áreas de ineficiência que podem ser melhoradas.
A gestão eficiente de estoques envolve o equilíbrio entre ter estoque suficiente para atender à demanda e evitar o excesso de estoque que pode levar a custos de armazenamento desnecessários e obsolescência de produtos. Isso pode ser alcançado através de técnicas como o sistema Just-in-Time, que visa reduzir os níveis de estoque mantendo apenas o que é necessário para a produção imediata.
5. Centros de Serviços Compartilhados
Em um ambiente de negócios cada vez mais competitivo, as empresas estão buscando maneiras inovadoras de operar de forma mais eficiente e econômica. Uma dessas estratégias é a implementação de Centros de Serviços Compartilhados (CSCs), que permitem às empresas centralizar funções de negócios comuns em uma única entidade para aproveitar as economias de escala e padronização.
Os CSCs ou SSCs (Shared Services Centers) são unidades organizacionais responsáveis pela execução e gestão de tarefas específicas, como TI, recursos humanos, finanças e contabilidade, que são compartilhadas entre diferentes partes da empresa. Ao centralizar essas funções, as empresas podem reduzir a duplicação de esforços, melhorar a eficiência e reduzir os custos.
Além disso, os CSCs podem melhorar a qualidade do serviço ao estabelecer padrões de desempenho, permitindo um melhor controle e monitoramento dos processos. Isso pode resultar em melhorias contínuas, maior satisfação do cliente interno e, finalmente, redução de custos.
Leia mais sobre o assunto:
6. Automatização
A automatização é uma estratégia poderosa para a redução de custos. Ao automatizar tarefas manuais que consomem tempo e são propensas a erros, as empresas podem aumentar a eficiência, melhorar a precisão e liberar recursos valiosos. Isso pode variar desde a automatização de tarefas administrativas, como faturamento e folha de pagamento, até a automatização de processos de produção.
Um dos principais benefícios da automatização é a capacidade de realocar recursos humanos para atividades mais estratégicas. Quando as tarefas rotineiras são automatizadas, os colaboradores podem se concentrar em atividades que agregam mais valor à empresa, como desenvolvimento de novos produtos, melhoria da experiência do cliente e estratégia de negócios. Isso não só aumenta a produtividade, mas também pode levar a uma maior satisfação no trabalho, pois os colaboradores têm a oportunidade de se envolver em trabalho mais significativo e desafiador.
Além disso, a automatização pode melhorar a precisão e a consistência, reduzindo a probabilidade de erros que podem ser caros para corrigir. Isso é particularmente relevante em áreas como contabilidade e conformidade, onde os erros podem ter consequências financeiras e legais significativas.
No entanto, é importante notar que a automatização bem-sucedida requer um investimento inicial em tecnologia e treinamento.
7. Investimento em Tecnologia
Embora possa parecer contraditório ao objetivo de redução de custos, o investimento em tecnologia pode levar a economias significativas a longo prazo. A tecnologia pode ajudar a otimizar processos, melhorar a eficiência, reduzir erros e, consequentemente, reduzir custos. Automação de processos, por exemplo, pode substituir tarefas manuais que consomem tempo e são propensas a erros por processos automatizados que são mais eficientes e precisos. Isso pode incluir desde a automação de tarefas administrativas, como faturamento e folha de pagamento, até a automação de processos de produção.
Além disso, a tecnologia de análise de dados pode fornecer insights valiosos que ajudam a tomar decisões mais informadas e estratégicas. Por exemplo, a análise de dados pode revelar padrões e tendências que podem ser usados para otimizar a produção, melhorar a eficiência da cadeia de suprimentos e reduzir o desperdício. Além disso, tecnologias como a Inteligência Artificial e o Process Mining podem ser usadas para identificar ineficiências e oportunidades de melhoria nos processos de negócios, levando a uma maior eficiência operacional e redução de custos.
A IA pode ajudar empresas a reduzir custos?
A IA pode, sim, ser uma ferramenta poderosa às empresas que desejam reduzir custos. Ela pode ajudar de várias maneiras, como automatizando tarefas, reduzindo riscos e retrabalhos, identificando padrões e tendências em grandes conjuntos de dados, melhorando a eficiência operacional e facilitando a tomada de decisão.
É importante compreender que a Inteligência Artificial não diz respeito apenas às IAs generativas, mas também a um amplo espectro de tecnologias que podem ser usadas para melhorar os processos de negócios. O process mining é uma dessas tecnologias avançadas, frequentemente reconhecida como “IA para gestão de processos”.
Como reduzir custos com process mining?
O process mining é uma ferramenta poderosa que pode ajudar as empresas a melhorar seus processos de negócios e reduzir seus custos. Ao identificar o potencial de “saving”, o process mining pode ajudar as empresas a alcançar seus objetivos estratégicos e obter uma vantagem competitiva.
Process mining é uma técnica que analisa os dados históricos do banco de dados de uma organização para identificar automaticamente ineficiências e oportunidades de melhoria nos processos de negócios, assim como o potencial de redução de custos.
Ele pode ser usado para identificar áreas onde os custos podem ser reduzidos de várias maneiras. Por exemplo, ele pode ser usado para identificar processos que são muito demorados ou complexos, ou que contêm etapas desnecessárias. Essa tecnologia também pode ser usada para identificar áreas onde existem lacunas de comunicação ou onde as informações não estão sendo compartilhadas de forma eficiente.
Ao identificar o potencial de “saving” através do process mining, as empresas podem tomar medidas apropriadas para melhorar seus processos e reduzir seus custos, utilizando metas coerentes com seus objetivos. Isso pode levar a uma série de benefícios, como melhor eficiência, maior produtividade e aumento dos lucros da empresa.
Além de identificar o potencial de “saving”, o process mining também pode ser usado para melhorar a qualidade e a conformidade dos processos de negócios. Ao analisar os dados históricos de eventos, o process mining pode identificar áreas onde os processos estão sendo executados de forma incorreta ou onde há risco de não conformidade. Isso frequentemente ajuda as empresas a melhorar a qualidade de seus produtos e serviços e a evitar multas e penalidades.
Melhoria contínua na redução de custos
Apesar dos esforços contínuos para reduzir custos, muitas empresas ainda lutam para atingir suas metas de economia. De acordo com a Gartner, quase 50% das empresas que empreendem iniciativas de redução de custos não conseguem atingir suas metas. Isso sugere uma lacuna significativa entre as expectativas de economia e a realidade.
Uma das razões para essa lacuna é que as economias potenciais muitas vezes são suscetíveis à erosão ao longo do tempo. Isso pode ocorrer devido a uma variedade de fatores, incluindo mudanças no ambiente de negócios, resistência interna à mudança, ou simplesmente a dificuldade inerente de manter o foco em iniciativas de redução de custos a longo prazo.
Por isso, a melhoria contínua se estabelece como um processo contínuo de identificação e implementação de oportunidades de redução de custos. É um processo essencial para qualquer organização que deseja manter sua competitividade e lucratividade.
O processo de melhoria contínua na redução de custos pode ser dividido em três etapas principais:
- Visualização dos processos: Esta etapa envolve compreender claramente o cenário da empresa e os processos que a permeiam para definir metas, criar uma equipe e obter o apoio da liderança. As metas devem ser realistas e alcançáveis. A equipe deve ser composta por pessoas de todas as áreas da empresa que tenham conhecimento e experiência em redução de custos. A liderança deve ser comprometida com o sucesso do processo e deve fornecer recursos e apoio.
- Execução: Nesta etapa, a organização deve implementar as oportunidades de redução de custos que foram identificadas na etapa de definição do cenário. A implementação deve ser bem planejada e executada, e deve levar em consideração os impactos potenciais nas operações da organização.
- Controlar custos: Nesta etapa, a organização deve monitorar e avaliar os resultados do processo de melhoria contínua na redução de custos. Se as economias não estiverem sendo alcançadas, a organização deve tomar medidas corretivas. A organização também deve incorporar uma cultura de custos em toda a organização, para que os funcionários estejam cientes da importância da redução de custos e estejam comprometidos em encontrar maneiras para alcançar os objetivos da empresa. Isso também envolve possuir as ferramentas necessárias para facilitar a gestão de custos no dia a dia, como tecnologias de IA para a gestão de processos.
O Process Mining, como a solução oferecida pela UpFlux, permite a melhoria contínua ao fornecer uma visão detalhada e baseada em dados dos processos de negócios. Utilizando Inteligência Artificial, a UpFlux cria um mapa de processos que revela gargalos e ineficiências, permitindo ações corretivas imediatas. Além disso, com o KANBAN de monitoramento e dashboards personalizáveis, os gestores podem acompanhar em tempo real o progresso das atividades e os indicadores de desempenho chave. Essa visibilidade e controle contínuos sobre os processos permitem uma resposta rápida a mudanças, garantindo a melhoria contínua e a eficiência operacional.
Deseja reduzir custos da sua empresa com a ajuda da tecnologia? Conheça mais sobre os benefícios da UpFlux Process Mining.
