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Order to cash: veja como alavancar sua eficiência operacional

order to cash
Alex Meincheim
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Muitas instituições brasileiras ainda não possuem métodos direcionados para a gestão do processo de order to cash. Essa é uma falha, já que este processo é primordial para os negócios e, se executado de forma ineficiente, pode impactar na experiência do cliente e afetar negativamente seu relacionamento com a organização.

Podemos considerar que o order to cash é um dos principais processos de uma indústria (se não o principal), já que tem impacto direto na receita e relação com o mercado. Nesse cenário, é muito importante que as empresas tenham um olhar direcionado para esse processo para avaliar sua eficiência. A sua empresa possui uma rotina de monitoração para esse tipo de processo? 

Devido ao grande volume de transações ao longo de cada etapa do processo, o order to cash se torna uma operação complexa. Além disso, cada pequena ineficiência, como um atraso em determinada etapa, pode causar um descumprimento do prazo total da entrega.

Além de conhecer mais sobre o que é esse processo, nesse artigo você entenderá a importância dela para as empresas e como é possível ser eficiente em seu planejamento e controle. Continue a leitura!

O que é Order-to-Cash

O order to cash, também chamado de OTC ou O2C, é um processo que engloba todo o fluxo de atividades entre a emissão de um pedido de compra até o recebimento do pagamento da venda. O processo de order to cash pode ser composto por: 
– Emissão de ordem de venda;
– Emissão da remessa; 
– Separação do volume; 
– Faturamento; 
– Envio do pedido;
– Compensação da fatura.

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Essas etapas podem variar de acordo com a indústria e o nível de complexidade do produto, além dos métodos de gestão, como a opção por distribuição por estoque, produção sob encomenda ou serviço. Ou seja, o fluxo do order to cash não é simples.

O processo ponta a ponta possui etapas adicionais, outliers, retrabalhos, gargalos, alterações e erros que causam custos adicionais e prolongam o tempo de entrega de um produto, por exemplo. 

Por que avaliar o processo de order-to-cash?

Por se tratar de um processo complexo com atuação de diversos profissionais entre diferentes departamentos, é difícil encontrar uma equipe ou um responsável pela monitoração de toda a jornada de um caso ao longo do processo order to cash. 

Nesse processo é comum encontrar operadores e responsáveis pelos departamentos de Vendas, Produção, Faturamento, Logística, Compras, além dos fornecedores e clientes envolvidos. Ou seja, é um fluxo que exige muito esforço e tempo para ser monitorado.  

Assim encontramos outra falha: a falta de visibilidade do processo ponta a ponta para descobrir os tempos e custos de todo o processo com detalhamento do impacto por cada departamento. É nesse cenário que Process Mining surge como solução, construindo uma ponte entre todos os processos e departamentos para permitir a análise como um todo.

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Como aplicar Process Mining no Order-to-Cash

Todas as transações executadas ao longo do processo geram dados que são registrados em um log de eventos no sistema de gestão utilizado pela instituição, como ERP, MES ou BPMS. Esses dados, como “Digitação do pedido” e “Ordem enviada à produção” são acompanhados pelo momento em que ocorreu, como data e hora. 

Quando Process Mining se conecta a um sistema de gestão, realiza a extração dos dados para apresentar ao usuário como o processo ponta a ponta ocorre em sua realidade. Process Mining pode ser aplicado em 3 âmbitos: 

  1. Descoberta do processo – entendendo qual o real comportamento de tempos, custos e modelos de fluxos existentes no order to cash; 
  2. Análise de conformidade – identificando a aderência entre a realidade e a expectativa estabelecida para cada processo;
  3. Otimização dos fluxos – fazendo uma monitoração da eficiência de processos e permitindo o acompanhamento da melhoria contínua.

Descoberta de Processos

A ferramenta de Process Mining possui a capacidade de descobrir o fluxo detalhado de um processo. Ou seja, entrega 100% de transparência sobre a realidade das empresas. Process Mining é muito utilizado no processo de order to cash para identificação da causa raiz de:

  • Não cumprimento das métricas de entrega no prazo; 
  • Atrasos na confirmação do pedido aos clientes;
  • Atrasos no atendimento do pedido;
  • Pagamentos atrasados;
  • Grande número de mudanças no pedido;
  • Custos excedentes;
  • Operadores responsáveis pelas ineficiências.

Leia nosso conteúdo especial sobre mapeamento de processos

Análise de Conformidade

Por meio da plataforma UpFlux Process Mining é possível definir SLAs (Service Level Agreement, ou Acordo de Nível de Serviço) para obter controle total da operação ponta a ponta. Com base nessas regras, a plataforma emite alertas sempre que um caso violar as regulações estabelecidas e políticas internas. Ou seja, os usuários serão notificados quando a equipe de faturamento atrasar a emissão de uma fatura, por exemplo.

Essa verificação pode ser feita de maneira muito intuitiva. Dentro do kanban disponível na plataforma é possível ver em vermelho os processos que não estão em conformidade e em verde os que estão seguindo seu fluxo normalmente. Isso facilita o entendimento dos profissionais que avaliarão cada caso, reduzindo trabalhos desnecessários.

Monitoração e melhoria contínua

A UpFlux Process Mining colabora no acompanhamento em tempo real do processo de order to cash a partir de dashboards customizáveis. É possível obter insights do atendimento ao SLA de cada etapa, por exemplo, e agir para corrigir problemas. Nesse cenário, Process Mining atua de forma ativa em projetos de lean manufacturing.

Process Mining colabora também com a transformação digital e automação dos fluxos operacionais, já que apoia a descoberta de oportunidades de otimização ao longo de todas as atividades do order to cash, contribuindo na indústria 4.0.

Por ser uma tecnologia que utiliza dados já existentes em sistemas de informação para entregar conhecimento sobre a realidade do processo, Process Mining diminui os impactos de projetos de melhoria principalmente em tempos e custos.

Inteligência Artificial e Process Mining no Processo de Order to Cash pode reduzir em até 50% o tempo necessário para um ciclo de melhoria, antecipando os resultados.
A aplicação dessa tecnologia pode reduzir em até 50% o tempo necessário para um ciclo de melhoria, antecipando os resultados

Aplicar Process Mining é fácil

Você já sabe que a tecnologia de Process Mining contribui de forma ativa para análise e melhoria de processos. Mas você sabe como isso é possível?

UpFlux Process Mining é a líder em Process Mining na América Latina e atua com foco em mineração de processos. Essa tecnologia se conecta a diversos sistemas de informação (ERPs, CRMs, MESs, BPMSs, entre outros) para extrair dados, mapear processos e apresentar seu real comportamento de forma automatizada.

Você já imaginou ter 100% de transparência em sua operação order to cash? Ou seja, saber exatamente o que ocorre e quais suas motivações?A plataforma UpFlux Process Mining já colaborou na identificação de oportunidades em redução de custos em mais de 7 dígitos. E ela pode colaborar com sua empresa a obter resultados já no primeiro mês de aplicação.

Para ter essa tecnologia em suas mãos e avaliar seu processo de order to cash é fácil: entre em contato com nossa equipe e solicite uma apresentação gratuita da plataforma!

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Alex Meincheim
Escrito por:
Alex Meincheim
CEO e Co-Fundador da UpFlux. Mestre em Informática Aplicada. Possui experiência nas áreas de Process mining. Tecnologia Aplicada na Saúde, Ciências de Computação e Inteligência Artificial. Comprometido em promover a eficiência nos processos de empresas em diversos setores.
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