Gestão de Processos

Gestão de processos: o que é e os benefícios para sua empresa

25 de Novembro de 2021

• Tempo de leitura: 7min

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Para se manter competitiva no mercado, adotar uma gestão de processos eficiente é quase uma regra para as empresas da atualidade. Ser resistente às mudanças nunca é uma boa prática e, nesse cenário, implementar novas medidas que podem agregar aos negócios é muito mais vantajoso do que a velha máxima do “sempre foi feito dessa forma”.  

A gestão de processos existe para conduzir uma estrutura organizada baseada nas melhores práticas para as instituições. Para isso, todos os fluxos existentes em uma empresa são testados e aperfeiçoados constantemente para se chegar aos objetivos traçados estrategicamente.  

Se a experiência também conta nesse cenário? Claro que sim, mas só isso não é o suficiente para implementar uma gestão de processos eficiente em uma instituição. Dados fazem toda diferença nesse sentido. Falaremos sobre o que é esse conceito, seus benefícios e como aplicá-lo na sua empresa nas próximas linhas deste artigo. Acompanhe!

O que é gestão de processos?

A gestão de processos é um compilado de boas práticas que visa a melhor organização de todas as etapas e fluxos de uma empresa para alcançar um resultado. Para que isso aconteça, os gestores buscam ferramentas e rotinas que os ajudem a identificar, documentar, monitorar e otimizar os fluxos do dia a dia.

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Mapeamento de processo gerado automaticamente pela solução UpFlux Process Mining

No inglês, a gestão de processos organizacionais é conhecida como BPM, Business Process Management. Esse conjunto de práticas controla toda entrada de insumos, serviços ou trabalhos em diferentes setores e preza pela sua jornada correta até o cumprimento do seu objetivo principal. Em indústrias, por exemplo, quando uma matéria-prima chega, ela passa por diversos pequenos processos até virar um produto final.

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Esse método existe para que os fluxos de uma organização estejam sempre em conformidade com suas diretrizes operacionais e estratégicas. Isso faz com que o funcionário tenha um padrão a ser seguido, reduzindo a confusão e a falta de direcionamento, e também gerando mais segurança à empresa, já que o colaborador não fará ações a seu modo, abrindo mão do padrão que guia a organização.

Ou seja, na prática, essa metodologia ajuda na otimização dos processos organizacionais, o que pode ser feito por meio de softwares e ferramentas que darão uma visão ponta a ponta do trabalho realizando na empresa, sejam em setores em que a atuação é mais estratégica ou operacional.

Benefícios de controlar os processos organizacionais

Como foi dito anteriormente, a gestão de processos organizacionais permite que os fluxos de uma instituição sejam otimizados, melhorando a atividade dos colaboradores e impactando positivamente na gestão da empresa. Mas vai muito além disso. Confira alguns dos principais benefícios:

Transparência e segurança nos processos

A gestão de processos garante aos líderes e gestores um compartilhamento claro e eficiente de informações com seus colaboradores. Isso gera mais transparência e confiança do time com a metodologia implementada pela instituição. Dessa forma o colaborador entende suas atividades de forma objetiva e sabe seus propósitos com cada ação. Assim, com os fluxos alinhados, o colaborador sabe exatamente os próximos passos do seu trabalho, tornando-o mais seguro.

Objetividade em resultados

Com a estruturação dos processos organizacionais de forma clara é possível alcançar resultados com objetividade. A partir de uma análise profunda dos indicadores, a tomada de decisão por parte do time de gestão se torna simplificada. Dessa forma, a equipe mensura e entende os pontos negativos e positivos, melhorando cada etapa até alcançar o resultado final com mais eficiência.

Automação de processos 

O entendimento dos fluxos de uma instituição permite, inclusive, entender quais deles podem ser feitos manualmente e quais precisam ser automatizados. Com os objetivos traçados é possível concentrar esforços em atividades relevantes e estratégicas e permitir que ferramentas e plataformas realizem trabalhos repetitivos, que não necessitam constantemente da interferência ou inteligência humana.  

Maior produtividade e redução de custos 

Com ações mais claras para todo o time, a produtividade tende a aumentar. Isso quer dizer que, um time que consegue visualizar seus processos, ganhos, perdas e objetivos, tende a se motivar mais e criar soluções para derrubar barreiras e objeções que impedem sua produtividade. Com isso, reduzindo as etapas de execução, a empresa ganha também na redução de custos operacionais e aumenta consideravelmente sua produtividade.

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Satisfação do cliente e qualidade do serviço 

Processos bem cuidados resultam em entregas organizadas e resultados mais positivos. Isso impacta, diretamente, no relacionamento e na satisfação do cliente com uma empresa, melhorando seus ganhos financeiros e refletindo em outros setores dentro da organização. 

Passo a passo para aplicar a gestão de processos

Das pequenas às grandes empresas, essa metodologia precisa, antes de tudo, se tornar um mindset dentro das organizações. Ter processos exige disciplina e o entendimento de que o trabalho possui uma sequência ideal, e que esse cenário precisa ser seguido para que o desempenho do time seja o melhor possível. Pensando nisso, colocar alguns pontos em prática se faz essencial:

  • Planejamento das ações:  Identifique quais ações precisam ser colocadas em prática e entenda como a organização lida com as etapas já existentes; 
  • Estabeleça regras: delimite diretrizes que devem ser seguidas para que o trabalho ocorra da melhor forma possível. Essas regras vão garantir que seu processo seja cumprido;  
  • Descubra seus processos: Utilize ferramentas e metodologias que ajudarão sua gestão a entender, mapear e descobrir o real comportamento dos fluxos de processos; 
  • Implementação: Implemente seu plano de ação e transforme os processos em ações concretas que serão realizadas no dia a dia da instituição;  
  • Análise dos resultados: Faça uma análise profunda dos resultados obtidos com a implementação de um sistema de gestão. Entenda onde estão as conformidades ou possíveis erros e desvios das suas regras;  
  • Melhoria constante: Permita que os insights obtidos através da plataforma guiem sua estratégia para que as ações possam ser otimizadas e constantemente revisitadas para garantir uma melhoria operacional.

Como a UpFlux pode ajudar  

UpFlux possui soluções que auxiliam empresas a encontrarem sua eficiência operacional através de uma plataforma que mapeia fluxos e ajuda na gestão de processos. A partir de inteligência artificial aliada à mineração de processos, a UpFlux descobre, compara modelos e otimiza os fluxos das organizações, gerando insights para que esses conhecimentos se concretizem como ações de melhoria de gestão.  

Saiba como é possível aprimorar o dia a dia da sua empresa agregando inteligência operacional a sua gestão de processos. Conheça nossa solução de Process Mining ou fale agora com um especialista.

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