Gestão de Processos

Análise de conformidade: o que é e 4 erros comuns no processo

27 de Junho de 2022

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O termo “análise de conformidade”, ou análise de compliance, geralmente está associado à governança das empresas e a necessidade de um acompanhamento sobre as ações de stakeholders para desmantelar esquemas de corrupção dentro das organizações. 

Mas a análise de conformidade vai muito além disso. Verificar a conformidade de qualquer processo é possível com o auxílio das ferramentas certas e essa dinâmica não precisa ser, necessariamente, voltada ao combate à corrupção, por exemplo. Por ser usada para identificar gargalos, desvios e erros causados pela falta de monitoração dos processos, independentemente do tipo de negócio ou produção realizada pela instituição. 

Ao longo deste texto vamos explicar a você o que é análise de conformidade, como ela se encaixa em diferentes contextos, 4 erros comuns que as empresas cometem e também como a ferramenta certa pode resolver seus problemas. Continue sua leitura!

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O que é compliance?

Compliance é uma palavra em inglês que vem do verbo to comply, ou seja, estar em conformidade. Significa estar de acordo com diretrizes, padrões, regulamentos e processos, sejam eles internos ou externos à organização. 

De modo geral, a análise de conformidade, ou análise de compliance, visa minimizar riscos e erros, levando transparência às ações realizadas pela empresa, garantindo que tudo esteja em conformidade e dentro das regras. 

O compliance nas empresas tem o papel de criar mecanismos para evitar problemas maiores no futuro, reduzindo as chances de falhas que podem ser prevenidas, a fim de mitigar problemas que podem enfraquecer a empresa no mercado ou diminuir sua credibilidade.

Análise de conformidade

A análise de conformidade na gestão de compliance

É aí que a análise de conformidade ganha força. Com as regras e diretrizes estabelecidas, sejam elas em nível de governança ou operacional, chega a hora de analisar e monitorar o cumprimento dessas regras criadas. 

Cada vez mais os executivos das corporações estão investindo recursos em iniciativas para análise de conformidade, dando mais transparência aos negócios. No entanto, muitos erros cometidos durante as operações afetam a análise de conformidade, prejudicando a imagem das empresas e impactando em perdas, inclusive financeiras

A tecnologia pode ser um verificador de conformidade. Quando as empresas têm uma gestão eficiente de processos, fazendo o mapeamento dos seus fluxos, entender onde estão os erros que desviam o trabalho da sua trajetória correta e normal se torna mais simples. 

Isso porque as ferramentas tecnológicas permitem uma análise que faz um mapeamento dos processos, rastreando e entendendo onde estão os pontos de falhas que geram uma não-conformidade. 

Atualmente você consegue identificar a causa raiz dos problemas que impactam nas suas operações? Pois saiba que com o auxílio da tecnologia esse trabalho seria facilmente realizado. 

4 erros comuns na análise de conformidade 

Independentemente da forma como é feita, a análise de conformidade exige dedicação dos envolvidos e um trabalho minucioso de monitoração. Abaixo listamos 4 erros simples que acontecem nesse processo e que podem colocar tudo a perder. 

  1. Ter uma operação sem padronização: a conformidade nos processos das empresas se dá justamente no seguimento das diretrizes e regras estabelecidas. Para que essas regras sejam seguidas é preciso que a organização crie padrões e processos. Esse tipo de conduta reduz o número de erros, mantém o time na mesma página e viabiliza uma análise de conformidade muito mais eficiente. 
  2. Não estabelecer uma cultura organizacional: assim como nos processos de transformação digital ou na criação de novas diretrizes, preparar a equipe para as padronizações necessárias é crucial. Ao padronizar processos internos a organização precisa, necessariamente, orientar sua equipe sobre conformidades e não-conformidades. Quem está à frente das operações precisa entender, melhor do que ninguém, onde estão os erros e desvios para que eles possam ser corrigidos assim que acontecerem. 
  3. Não fazer a gestão de dados: ter dados a favor do seu negócio melhora a tomada de decisão e permite criar soluções muito mais estratégicas. Além disso, contar com os dados permite que a identificação de não-conformidades seja feita de maneira muito mais rápida. Entender seus números e ter acesso a eles pode gerar bons indicativos sobre o que acontece realmente dentro do seu negócio. 
  4. Achar que a tecnologia não é necessária: É comum dentro das empresas achar que a análise de conformidade feita de forma manual pode ser 100% segura e eficiente. Mas ela não é. Pode ser clichê, mas errar é humano e essas falhas podem causar um dano muito grande às corporações. Para fazer uma análise de conformidade inteligente e eficiente, o levantamento de informações, o mapeamento de processos e a análise do que foi levantado, feito por uma ferramenta tecnológica, faz toda a diferença.

Como dar o primeiro passo? 

No mercado existem milhares de soluções que prometem auxiliar organizações na análise de conformidade. E, de fato, para fazer uma monitoração robusta é preciso contar com essas soluções. No entanto, muitas dessas ferramentas fazem análises rasas, gerando dados que pouco revelam sobre o real panorama da organização. 

A solução de mineração de processos simplifica esse processo, já que a análise de conformidade é justamente um dos pilares dessa ferramenta. A inteligência dessa plataforma atua da seguinte maneira: a partir de dados obtidos por meio de CRMs, ERPs ou outras soluções que sua organização já utiliza, a plataforma de mineração de processos faz uma descoberta dos processos reais que acontecem dentro da sua empresa. 

Depois que o mapeamento é feito pela solução, chegou a hora de analisar a conformidade de cada caso. Partindo do modelo de referência, o ideal a ser seguido no seu fluxo de trabalho, a plataforma entende os desvios e erros que acontecem na sua jornada. 

Assim, envia insights e alertas sobre o que está acontecendo para que você e sua equipe atuem em tempo real na correção desses desvios. Com inteligência e agilidade a solução garante que as normas sejam devidamente seguidas e que você evite maiores problemas.

Para dar o primeiro passo rumo à conformidade nos seus processos, entender como a transformação digital revoluciona cada fluxo da sua organização é essencial. Com frequência falamos sobre isso por aqui. E para descobrir alguns motivos para iniciar seu processo de transformação digital pela mineração de processos, basta clicar no banner abaixo.

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