Os Centros Cirúrgicos são uma das principais fontes de receita dos hospitais. Ineficiências nesse setor impactam não só na experiência do paciente e de trabalho dos profissionais de saúde, mas também geram consequências financeiras para todos os setores de uma instituição de saúde.
Por este motivo, a busca pelo aumento da eficiência se tornou uma constante para gestores hospitalares. Formas de reduzir custos realizando cortes com segurança é um dos principais desafios que enfrentam. Nos últimos anos, ficou evidente a existência de desperdícios financeiros com custos fixos.
Durante a pandemia, mesmo com a redução do número de cirurgias eletivas, a média do custo/hora dos centros cirúrgicos ficou em R$783, segundo um levantamento feito pela Planisa em 112 hospitais públicos e privados. Ou seja, um custo alto e, em boa parte dos hospitais, um gasto fixo, mesmo que não houvesse utilização do espaço.
Mas como esse tipo de gasto chega a esse ponto?
De acordo com o estudo, nos seis primeiros meses do ano, 75% dos hospitais analisados realizaram menos de três cirurgias diárias por sala. A pandemia, sem dúvidas, agravou o cenário.
Mas é importante lembrar que, mesmo com a agenda fechada, o centro cirúrgico de um hospital precisa disponibilizar uma sala para atendimento de emergência.
Além disso, o cancelamento de procedimentos na última hora também é um desafio que impacta na produtividade desses espaços.
Para reduzir esses problemas, é preciso alinhar processos e torná-los cada vez mais livres de erros. Atualmente, hospitais de referência contam com tecnologias aplicadas aos fluxos em centro cirúrgico que permitem aumentar a adesão a parâmetros de qualidade, segurança e teto de custos.
Essas ferramentas respondem a perguntas, como:
- Qual a capacidade de utilização máxima dos centros cirúrgicos?
- Como tem sido feita a gestão de leitos? Estão todos ocupados?
- Como está sendo feito o gerenciamento de tempo de permanência, de atrasos e do setup de sala de uma cirurgia?
- Os protocolos de cirurgia estão sendo seguidos?
- O planejamento cirúrgico tem sido feito de forma adequada e eficiente?
No decorrer do texto, você vai entender como essas respostas são alcançadas com a aplicação da Inteligência Artificial aos processos de centros cirúrgicos.
Principais desafios dos fluxos em centro cirúrgico
Os centros cirúrgicos passam por uma série de desafios diários que, se não forem resolvidos de forma ágil, comprometem todo o processo hospitalar. Do agendamento do paciente à alta e, posteriormente, ao faturamento hospitalar, uma gestão ágil de processos se torna necessária para lidar com: ociosidade, desvios do planejamento, demora na alta, variabilidade de processos, tempo longo para autorização de procedimentos e desafios para garantir a segurança e saúde do paciente.
Ociosidade de salas cirúrgicas
Vamos pensar de forma prática: quantas cirurgias a sala do seu centro cirúrgico faz por mês? Segundo pesquisas administrativas, o número ideal de procedimentos por sala é de 100 cirurgias mensais.
A sua estrutura tem atingido esse número ideal ou ela ainda é ineficiente por conta de processos não mapeados?
Um estudo sobre indicadores de qualidade mostra que, em média, os centros cirúrgicos do Brasil tendem a usar apenas 38% da sua capacidade operacional.
A ociosidade ou baixa ocupação de salas cirúrgicas, nesse sentido, pode ser um indício de que desperdícios estão ocorrendo no hospital.
Entender os processos pelos quais o paciente passa são cruciais para melhorar esse cenário.
Para que o gerenciamento de leitos seja feito de forma efetiva, é preciso controlar e monitorar tempo de permanência, taxa de ocupação de leitos, índice de rotatividade e intervalo de substituição.
Não seguimento do planejamento cirúrgico
Outro problema recorrente em centros cirúrgicos é o desafio em garantir a conformidade do planejamento cirúrgico.
Isso abrange mapear e definir quantas cirurgias irão acontecer no dia, entender que horas o paciente chega e quando ele sai.
É preciso garantir que esse processo ocorra nos tempos certos para que não haja conflito no meio desse fluxo.
Não estar em conformidade com o processo pode gerar problemas, como:
- Falta de agendamento de cirurgias;
- Falta de planejamento para o uso e limpeza das salas;
- Falta de estimativa de materiais, equipamentos, leitos de internação e intensivos;
- Alto tempo de autorização de cirurgias por parte da operadora;
- Alto tempo de permanência;
- Variabilidades entre procedimentos;
- Entre outros.
Nesse sentido, um mapeamento feito com inteligência artificial ajuda no planejamento cirúrgico estruturado para uma boa administração da utilização das salas.
Alto tempo de permanência
O tempo de permanência hospitalar determina o período em que um paciente fica sob os cuidados da instituição de saúde.
Esse indicador é essencial para entender como a instituição trabalha sua gestão de leitos. Também é altamente relevante para estimar os riscos aos pacientes internados.
De acordo com a ANS, o empo de permanência prolongado aumenta o risco do paciente contrair uma infecção hospitalar.
Além disso, quanto mais tempo o paciente permanece sob os cuidados da unidade de saúde, mais ele consome recursos, como medicamentos, e impacta na rotatividade de leitos.
Monitorar esse indicador é indispensável para conquistar mais eficiência no centro cirúrgico.
Alta variabilidade
A variabilidade em procedimentos causa muitos prejuízos nos fluxos de uma instituição de saúde.
A falta de padronização do atendimento no decorrer da jornada do paciente pode ser uma das causas da variabilidade.
Por isso, a unidade de saúde precisa monitorar tudo o que acontece da entrada do paciente à sua alta.
É preciso considerar se alguns pontos são simplesmente individuais, ou se são causados por desvios no atendimento.
Longo tempo para autorizações
O prazo máximo para autorização de procedimentos hospitalares por parte da operadora deve ser de 21 dias.
No entanto, falhas que acontecem nos processo podem fazer com que esse prazo não seja cumprido.
As cirurgias eletivas e emergenciais têm modelos de autorizações diferentes, obviamente.
Mas é preciso entender o fluxo de cada tipo de autorização para padronizar o atendimento e aumentar a previsibilidade nos centros cirúrgicos.
Isso é importante porque a quebra desses fluxos de autorizações implica em prejuízos financeiros para as organizações.
Ao entender esses fluxos, a instituição pode verificar quais inconformidades que acontecem dentro dos centros cirúrgicos poderiam ser evitadas para evitar desperdícios financeiros.
Segurança e experiência do paciente
Muitas instituições de saúde não conseguem suprir de forma ágil, organizada e eficaz as necessidades do paciente. Isso acaba tornando a experiência com o serviço de saúde insatisfatória.
Essa relação negativa tende a ser ruim para o paciente, para a instituição e também para o profissional que presta a assistência.
Da mesma maneira acontece com a segurança do paciente. Ninguém espera sair de um hospital com um problema maior do que quando entrou, ainda mais se esse problema foi causado por erros técnicos.
Por isso, as regras e diretrizes estabelecidas para garantir a segurança do paciente devem guiar o atendimento dos profissionais que atuam em centros cirúrgicos.
E isso pode ser alcançado com uma gestão em centro cirúrgico de forma inteligente, proporcionada por tecnologias de ponta desenvolvidas especialmente para hospitais.
Tecnologia no centro cirúrgico: gestão inteligente e eficiente
Como já falamos anteriormente, as ineficiências nos processos das salas cirúrgicas podem custar muito caro para pacientes e para o próprio hospital.
Atualmente, existem recursos que ajudam a reduzir os riscos de erros e melhoram a eficiência de centros cirúrgicos.
Muitos hospitais contam com sistemas de ERPs, CRMs e BPMs para facilitar a gestão de dados. No entanto, na hora de transformar esses dados em conhecimento, o processo manual ainda é muito recorrente.
Para resolver este problema, foi desenvolvida pela UpFlux uma solução de Inteligência Artificial (IA) e Process Mining. Juntas, essas tecnologias atuam para controlar fluxos de forma inteligente, ordenada e efetiva.
Diferentemente de outras tecnologias, como Business Intelligence (BI), IA e Process Mining ampliam os níveis de análise, identificando a causa raiz dos problemas e gerando recomendações de forma assertiva.
Aplicada a centros cirúrgicos, a solução mostra o porquê de um maior tempo de internação, por exemplo. A ferramenta revela de forma clara onde estão os atrasos, retrabalhos e desvios dos protocolos.
Como IA e Process Mining melhora a eficiência em centros cirúrgicos?
- O ponto de partida para é a extração de dados de prontuários eletrônicos e ERPs.
- Com esses dados, são criados de forma automática mapas do processo para uma fácil leitura.
- Os mapas gerados permitem o entendimento do ponta a ponta do fluxo de atendimento.
- A IA gera, então, um conhecimento preciso e criterioso sobre as melhorias necessárias de acordo com o que está acontecendo em cada etapa do fluxo analisado.
- Os insights são gerados a partir do que foi definido como ideal pela gestão do hospital.
Entenda abaixo algumas das aplicações práticas da tecnologia de IA e Process Mining da UpFlux para centros cirúrgicos.
Mapeamento da jornada em centros cirúrgicos
É possível monitorar a conformidade das linhas de cuidado com a execução real dos processos, conhecendo variabilidades e desvios na jornada do paciente.
Dessa forma, a equipe assistencial pode identificar de forma automática todas as necessidades de intervenção no processo.
No cenário cirúrgico, é possível descobrir quais foram os caminhos percorridos pelo paciente em toda a sua jornada. Da admissão à alta, é visível o seu consumo e a efetividade do atendimento.
Na plataforma da UpFlux, a visão do processo pode ainda ser observada a partir de perspectivas de duração e custos, além da identificação de desperdícios que ocorreram durante essa jornada.
Análise de conformidade
Você pode definir quais regras precisam ser seguidas para garantir a qualidade e eficiência no atendimento e ter controle total da operação de ponta a ponta.
Entendendo as regras, a plataforma emite alertas sempre que for detectada uma violação das suas políticas internas.
Esses alertas são apresentados por meio do quadro Kanban, simplificando o controle operacional.
Por meio de uma tela, os responsáveis conseguem visualizar de forma rápida e simplificada quais pacientes sofreram alguma violação em relação ao protocolo definido e agir rapidamente para corrigir falhas e eventos adversos.
Melhoria Contínua
Com UpFlux, você também faz acompanhamentos em tempo real por processo a partir de dashboards interativos e de fácil edição, de acordo com suas necessidades de gestão.
É possível, assim, ter insights sobre a qualidade e eficiência de cada etapa, agindo de forma ágil para corrigir erros e atuando conforme os padrões estabelecidos pelo hospital.
Command Center para Centros Cirúrgicos
Referência em tecnologia para cuidados na saúde, UpFlux tem alcançado resultados expressivos com uma central para monitoramento em tempo real da jornada do paciente.
Aplicado a centros cirúrgicos, o Command Center proporciona:
- Aumento de 10 a 15% da capacidade cirúrgica, com o aumento da eficiência nos fluxos em centro cirúrgico;
- Otimização dos tempos de espera e duração das cirurgias, reduzindo custos da espera e riscos ao paciente;
- Redução de 5 a 14% das taxas de atrasos, refletindo no menor tempo para início dos procedimentos;
- Redução de 10 a 17% do tempo médio de permanência na sala de recuperação pós anestésica (SRPA), favorecendo a rotatividade dos leitos em salas cirúrgicas;
- Melhor controle do consumo de insumos durante toda a jornada do paciente e consequente redução de desperdícios assistenciais.
Além de aumentar a eficiência em centros cirúrgicos, nosso Command Center Hospitalar é utilizado para a melhoria da gestão de leitos (internação e desospitalização), pronto atendimento, qualidade e protocolos. UpFlux oferece ainda uma tecnologia com aplicação específica para o aumento da eficiência no ciclo de receita hospitalar.
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