Os centros cirúrgicos e hospitais, de modo geral, apresentam desafios recorrentes que resultam em questões como um baixo retorno financeiro, baixa rotatividade de leitos, atrasos nos tempos de autorizações e solicitações, variabilidade de procedimentos, falta de segurança do paciente, entre outros problemas. Muitos desses pontos podem implicar em um tempo de permanência hospitalar excedente. Sendo o leito hospitalar um recursos essencial, complexo e caro, ele deve ser gerenciado com a devida importância.
O aumento da média de tempo de permanência significa, entre outras variabilidades e intercorrências, que se um paciente se mantém dentro da instituição de saúde por mais tempo do que o ideal, alguns processos podem estar falhando. E isso impacta diretamente em outros setores, gerando atrasos e ineficiências. E isso não causa apenas um prejuízo para as instituições de saúde. De acordo com a ANS, a média de permanência em hospitais agudos acima de sete dias está diretamente relacionada ao aumento do risco de infecções hospitalares em pacientes.
Ou seja, quanto mais tempo dentro da unidade de saúde, mais chances o paciente tem de desenvolver um novo agravante. Infecções em sítio cirúrgico, complicações e reabordagens não programadas são alguns dos problemas que devem sempre ser avaliados para que o paciente saia da instituição com segurança. Isso impacta não só sua saúde, mas também sua experiência com a instituição, nos custos gerados com diárias e na eficiência da equipe assistencial.
Segundo o Observatório 2021 da ANAHP, estima-se que no Brasil, entre março e junho de 2020, a queda no número de agendamentos de cirurgias eletivas foi de 61,4%, se comparados à média dos cinco anos anteriores. Passados quase dois anos desde o início da pandemia e do avanço no processo de imunização da população, as cirurgias eletivas estão em processo de retomada. Se comparados 2020 e 2021, um aumento é perceptível: 17,7 pontos percentuais na taxa de ocupação no último ano, muito em decorrência desses procedimentos.
Pensando nesse cenário, para garantir que os processos voltem à normalidade dentro das instituições de saúde, é preciso também assegurar a rotatividade de leitos, reduzindo o tempo de permanência hospitalar, permitindo o aumento do número de procedimentos realizados e, consequentemente, impactando diretamente no alcance da meta financeira da instituição.
No entanto, como é possível melhorar um indicador como o tempo de permanência hospitalar para que ele impacte positivamente em outros processos dentro de uma instituição de saúde? Com uso inteligente de tecnologia. No decorrer do texto vamos te explicar como conquistar melhores números de gestão nesse quesito por meio do uso de inteligência artificial.
Como reduzir o tempo de permanência hospitalar?
Monitorar as linhas de cuidado de forma genérica, por meio de médias, não colabora para a melhoria de pontos cruciais na gestão de um hospital como redução de custos, segurança do paciente, tampouco ajuda a diminuir a média de tempo de permanência desse usuário na instituição.
Sendo esse um indicador essencial para entender a dinâmica de uma unidade de saúde, correlacionado à gestão de leitos, é possível entender a importância da monitoração da jornada do paciente, desde a solicitação do procedimento, até sua internação. É a partir desse controle que é possível identificar oportunidades para mitigar atrasos e também a garantir uma alta hospitalar segura. O comanejo clínico, por exemplo, tem sido um grande aliado na redução desse tempo e na melhora da experiência na jornada do paciente.
No entanto, de que forma as equipes assistenciais analisam processos gerais e também as possíveis falhas desde o pré-operatório ao pós-operatório? As novas tecnologias têm se mostrado essenciais para a otimização da gestão hospitalar. Nesse cenário, a tecnologia aparece como uma alternativa para reduzir o tempo de permanência geral de pacientes.
Analisando de ponta a ponta a jornada do paciente por intermédio de uma solução, a equipe assistencial consegue identificar situações durante todo cuidado ao paciente, avaliando não apenas o período de internação, mas também o tempo consumido em que esteja na instituição. Nesse sentido, mapear a jornada do paciente se torna indispensável para que todo o processo ganhe agilidade.
Assim, por meio de um mapeamento de processos, é possível entender onde estão os possíveis desvios que levaram ao aumento do tempo de permanência, além de fazer uma sequência lógica de todos os fluxos, etapas e objetivos dos processos que são realizados dentro uma organização de saúde. Isso simplifica a descoberta da causa do problema que levou à alta do tempo de permanência. Dessa forma, é possível entender se esse tempo aumentado é uma questão ligada ao quadro clínico do paciente, ou a um erro de processos.
Ou seja, resumidamente, a tecnologia entrega aos hospitais conhecimento sobre todo o fluxo hospitalar, seja ele cirúrgico ou não, em seu mais profundo nível de detalhamento. Dessa maneira a instituição descobre o comportamento do processo, avaliando sua conformidade com protocolos e linhas de cuidado, e implementando ações para a melhoria contínua.
Assim é possível receber insights para a melhoria de qualidade e eficiência. Muitas soluções, como as de Business Intelligence, por exemplo, apontam apenas que os fluxos não estão performando conforme deveriam. Em outras é possível visualizar a causa raiz de ineficiências que estão impactando no tempo de permanência, custos e experiência do paciente, como é o caso de Process Mining. Assim, a equipe pode agir de forma proativa para evitar maiores atrasos e danos à segurança e experiência do paciente.
Process Mining na redução do tempo de permanência
Uma das praticidades da utilização de Process Mining na ferramenta da UpFlux é a colaboração como suporte operacional. A partir de uma visão geral de um kanban, mostramos de maneira objetiva os casos com violações, destacados em vermelho, e os que estão em conformidade, destacados em verde.
Process Mining entrega 100% de transparência sobre todos os atendimentos. É possível conferir todos os casos que sofreram violações e entender suas causas, assim como os principais responsáveis.
Além disso, o kanban apresenta todas as etapas do processo em tempo real para diferentes equipes, otimizando o tempo de trabalho. Enquanto uma equipe fica focada em acompanhar o tempo do paciente, outra se atém aos custos e uma terceira foca na medicação ou nos cuidados como um todo.
Alinhado ao kanban também estão os dashboards para redução de esforço de monitoração da jornada do paciente. De forma simples é possível ver se o trabalho está sendo feito de forma efetiva, arrastando e soltando gráficos e quadros para que o painel analítico contemple aquilo que é necessário monitorar durante as atividades do dia a dia.
Por fim, todo processo pode ser revisitado e analisado pela equipe assistencial, visualizando como os processos acontecem em sua realidade. A descoberta permite a visualização por diferentes perspectivas: frequência de casos, tempos, custos e também por grupos de pacientes, mostrando as variabilidades que podem ocorrer durante o tratamento para que a equipe se antecipe aos desperdícios.
As funcionalidades da plataforma UpFlux Process Mining estão sendo utilizadas por mais de 60 clientes em todas as regiões do país. Na sua aplicação, gera resultados extremamente positivos e colabora com pontos essenciais como a produtividade dos times, reduzindo custos, tempo de permanência hospitalar, otimização da gestão de leitos, alcance das metas financeiras, melhorias no processo de aprovação de cirurgias com as operadoras, entre outros pontos.
Assim, Process Mining colabora também na eliminação de desperdícios na saúde. Por ser uma ferramenta de uso remoto, todas as informações atualizadas próximo ao tempo real e painéis de análise são salvos na nuvem, o que permite a monitoração da jornada do paciente e identificação de violações em qualquer localidade, em qualquer horário. Conheça a solução clicando aqui.
Resultados do Process Mining para reduzir o tempo de permanência
Uma instituição de saúde brasileira que atende procedimentos de alta complexidade fez a aplicação de Process Mining aplicada a análise e melhoria da jornada do paciente e obteve resultados extremamente satisfatórios com o uso da solução.
Uma das principais dores da instituição era o alto tempo de permanência de pacientes e dificuldades para identificar a causa raiz desse índice. Na análise, o time de tecnologia da instituição fazia uma emissão de relatórios, que eram avaliados manualmente. Isso implicava em um gerenciamento sem eficiência que, sem resultados, acabava gerando custos desnecessários.
Nesse cenário, a UpFlux ajudou o hospital na correção de eventos adversos e na criação de possibilidades para ações preventivas. Para isso, indiciamos o projeto com um mapeamento automático da jornada, identificando ofensores de tempo e especialidades que tinham maior permanência excedente.
Como resultado, o tempo de permanência de pacientes foi reduzido em 35%, fazendo um levantamento dos números de toda instituição. Mas se olharmos detalhadamente por setor, pode-se observar números ainda mais surpreendentes: foi possível reduzir em 25,1% o tempo de permanência de pacientes em clínica médica; 22,1% em pediatria; 8,0% em oncologia; 6,59% em ortopedia e 5,1% em ginecologia e obstetrícia.
E os resultados não foram apenas esses. Melhorias operacionais também geraram um grande impacto dentro do hospital:
- Área assistencial se tornou autônoma em relação aos dados do processo;
- Possibilidade de gerenciamento em tempo real das internações;
- Centralização de todos os dados relacionados à desospitalização em uma única ferramenta;
- Realização de classificação dos problemas e análise crítica no mesmo local.
Através de uma interface intuitiva e de fácil usabilidade, entregamos mais autonomia à área assistencial da instituição para que os profissionais tenham tomadas de decisões mais ágeis e objetivas em relação aos cuidados com o paciente.
Falhas que impactam o tempo de permanência
Veja o depoimento de Bruna Zanotto, Healthcare Business Analyst da UpFlux, durante o Process Mining Day: Saúde em Foco, falando sobre como é possível descobrir quais pacientes estão próximos a sua data de alta, além de identificar oportunidades para desospitalização segura com ajuda de Process Mining.
Fale com um especialista
Por trás de uma experiência ruim de um paciente sempre está um processo mal executado. A solução de Process Mining usada pela UpFlux é mais do que uma simples tecnologia, é fruto de estudos e pesquisas científicas, aplicadas a uma plataforma que facilita o controle de processos e reduz o risco de erros humanos. Essa expertise transforma os dados compilados em insights que se tornarão experiências positivas ao paciente, um trabalho mais eficiente da sua equipe e uma gestão mais organizada da sua instituição.
