Hospitais e Clínicas

Como reduzir o tempo de permanência hospitalar com Process Mining

4 de Novembro de 2021

• Tempo de leitura: 10min

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Os centros cirúrgicos e hospitais, de modo geral, apresentam desafios recorrentes de baixo retorno financeiro, baixa rotatividade de leitos, atrasos nas autorizações e solicitações, entre outros problemas. Muitos desses pontos podem implicar em um tempo de permanência hospitalar excedente. 

Se um paciente se mantém dentro da instituição de saúde por mais tempo do que o ideal, isso revela que, entre outras variabilidades e intercorrências, alguns processos podem estar falhando. E isso impacta diretamente em outros setores, gerando atrasos e ineficiências.  

Segundo o Observatório 2021 da ANAHP, estima-se que no Brasil, entre março e junho de 2020, a queda no número de agendamentos de cirurgias eletivas foi de 61,4%, se comparados à média dos cinco anos anteriores. Passados quase dois anos desde o início da pandemia e do avanço no processo de imunização da população, as cirurgias eletivas estão em processo de retomada. Se comparados 2020 e 2021, um aumento é perceptível:  17,7 pontos percentuais na taxa de ocupação no último ano, muito em decorrência desses procedimentos. 

Pensando nesse cenário, para garantir que os processos voltem à normalidade dentro das instituições de saúde, é preciso também assegurar a rotatividade de leitos, reduzindo o tempo de permanência hospitalar, permitindo o aumento do número de procedimentos realizados e, consequentemente, impactando diretamente no alcance da meta financeira da instituição.  

Mas como é possível que um indicador como o tempo de permanência hospitalar impacte em outros processos dentro de uma instituição? Com uso de tecnologia. Abaixo vamos te explicar como conquistar melhores números de gestão nesse quesito através do uso de inteligência artificial.

Process Mining na redução do tempo de permanência hospitalar

Monitorar as linhas de cuidado de forma genérica, por meio de médias, não colabora para a melhoria de pontos cruciais na gestão do seu hospital: redução de custos, segurança do paciente e nem diminui o tempo de permanência dele na instituição.  

Nesse sentido entendemos a importância da monitoração da jornada do paciente cirúrgico, desde a solicitação do procedimento, até sua internação. É a partir desse controle que identificamos oportunidades para mitigar atrasos e oportunidades de alta segura. O comanejo clínico, por exemplo, tem sido um grande aliado na redução desse tempo e na melhora da experiência na jornada do paciente dentro de centros cirúrgicos.  

No entanto, de que forma sua equipe analisa processos e possíveis falhas desde o pré-operatório ao pós-operatório? As novas tecnologias têm se mostrado essenciais para a otimização da gestão hospitalar. Nesse cenário, Process Mining aparece como uma alternativa para reduzir em até 8,5% o tempo de permanência geral de pacientes (abaixo vamos te explicar esses dados detalhadamente).   

Ferramentas de Process Mining entregam aos hospitais conhecimento sobre todo o fluxo cirúrgico, em seu mais profundo nível de detalhamento. Assim é possível descobrir o comportamento do processo, avaliar sua conformidade com protocolos e linhas de cuidado, e implementar ações para a melhoria contínua.  

Com a aplicação de Process Mining em processos hospitalares é possível receber insights para a melhoria de qualidade e eficiência. Muitas soluções, como a de Business Intelligence, apontam apenas que os fluxos não estão performando conforme deveriam. Já em uma plataforma que faz a aplicação de Process Mining é possível visualizar a causa raiz de ineficiências que estão impactando no tempo de permanência, custos e experiência do paciente.  Assim, a equipe pode agir de forma proativa para evitar maiores atrasos e danos à segurança e experiência do paciente.

 
A aplicação de Process Mining na prática  

Uma das praticidades da utilização de Process Mining na ferramenta da UpFlux é a colaboração como suporte operacional. A partir de uma visão geral de um kanban, mostramos de maneira objetiva os casos com violações, destacados em vermelho, e os que estão em conformidade, destacados em verde.

Kanban para avaliar o tempo de permanência hospitalar

Process Mining entrega 100% de transparência sobre todos os atendimentos. É possível conferir todos os casos que sofreram violações e entender suas causas, assim como os principais responsáveis. 

Além disso, o kanban apresenta todas as etapas do processo em tempo real para diferentes equipes, otimizando o tempo de trabalho. Enquanto uma equipe fica focada em acompanhar o tempo do paciente, outra se atém aos custos e uma terceira foca na medicação ou nos cuidados como um todo. 

Alinhado ao kanban também estão os dashboards para redução de esforço de monitoração da jornada do paciente. De forma simples é possível ver se o trabalho está sendo feito de forma efetiva, arrastando e soltando gráficos e quadros para que o painel analítico contemple aquilo que é necessário monitorar durante as atividades do dia a dia.

UpFlux
UpFlux
UpFlux

Por fim, todo processo pode ser revisitado e analisado pela equipe assistencial, visualizando como os processos acontecem em sua realidade. A descoberta permite a visualização por diferentes perspectivas: frequência de casos, tempos, custos e também por grupos de pacientes, mostrando as variabilidades que podem ocorrer durante o tratamento para que a equipe se antecipe aos desperdícios.

UpFlux

As funcionalidades da plataforma UpFlux Process Mining estão sendo utilizadas por mais de 60 clientes em todas as regiões do país. Na sua aplicação, gera resultados extremamente positivos e colabora com pontos essenciais como a produtividade dos times, reduzindo custos, tempo de permanência hospitalar, otimização da ocupação de leitos, alcance das metas financeiras, melhorias no processo de aprovação de cirurgias com as operadoras, entre outros pontos. 

Assim, Process Mining colabora também no Lean Healthcare, metodologia que prevê a eliminação de desperdícios na saúde. 

Por ser uma ferramenta de uso remoto, todas as informações atualizadas próximo ao tempo real e painéis de análise são salvos na nuvem, o que permite a monitoração da jornada do paciente e identificação de violações em qualquer localidade, em qualquer horário.

Process Mining na prática

Uma instituição de saúde brasileira que atende procedimentos de alta complexidade fez a aplicação de Process Mining aplicada a análise e melhoria da jornada do paciente e obteve resultados extremamente satisfatórios com o uso da solução.

Uma das principais dores da instituição era o alto tempo de permanência de pacientes e dificuldades para identificar a causa raiz desse índice.  Na análise, o time de tecnologia da instituição fazia uma emissão de relatórios, que eram avaliados manualmente. Isso implicava em um gerenciamento sem eficiência que, sem resultados, acabava gerando custos desnecessários.

Nesse cenário, a UpFlux ajudou o hospital na correção de eventos adversos e na criação de possibilidades para ações preventivas. Para isso, indiciamos o projeto com um mapeamento automático da jornada, identificando ofensores de tempo e especialidades que tinham maior permanência excedente.  

Como resultado, o tempo de permanência de pacientes foi reduzido em 8,5%, fazendo um levantamento dos números de toda instituição. Mas se olharmos detalhadamente por setor, pode-se observar números ainda mais surpreendentes: foi possível reduzir em 25,1% o tempo de permanência de pacientes em clínica médica; 22,1% em pediatria; 8,0% em oncologia; 6,59% em ortopedia e 5,1% em ginecologia e obstetrícia.  

E os resultados não foram apenas esses. Melhorias operacionais também geraram um grande impacto dentro do hospital:

  • Área assistencial se tornou autônoma em relação aos dados do processo;  
  • Possibilidade de gerenciamento em tempo real das internações; 
  • Centralização de todos os dados relacionados à desospitalização em uma única ferramenta;  
  • Realização de classificação dos problemas e análise crítica no mesmo local. 

Através de uma interface intuitiva e de fácil usabilidade, entregamos mais autonomia à área assistencial da instituição para que os profissionais pudessem tomar decisões mais ágeis e objetivas em relação aos cuidados com o paciente.

Fale agora com um especialista da UpFlux

Por trás de uma experiência ruim de um paciente sempre está um processo mal executado. A solução de Process Mining usada pela UpFlux é mais do que uma simples tecnologia, é fruto de estudos e pesquisas científicas, aplicadas a uma plataforma que facilita o controle de processos e reduz o risco de erros humanos. Essa expertise transforma os dados compilados em insights que se tornarão experiências positivas ao paciente, um trabalho mais eficiente da sua equipe e uma gestão mais organizada da sua instituição.  

Fale agora com um especialista da UpFlux e saiba como aprimorar seus processos com Process Mining. 


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