O BPO financeiro, também conhecido como Business Process Outsourcing, é um serviço que pode ajudar empresas a alcançarem seus objetivos financeiros de forma mais eficiente e estratégica. Neste artigo, explicaremos o que é o BPO financeiro, como funciona, o que considerar ao escolher uma empresa de terceirização, quais são seus principais benefícios, desafios e como ter uma gestão financeira estratégica se utilizando do BPO em conjunto com o Process Mining.

O objetivo do BPO financeiro é reduzir a carga administrativa da empresa, permitindo que a equipe interna foque em atividades estratégicas e que agreguem mais valor ao negócio.

O processo de BPO financeiro começa com a identificação das atividades financeiras que a empresa deseja terceirizar. Em seguida, a empresa contrata uma empresa especializada em BPO financeiro para executar essas atividades. A empresa de BPO financeiro emprega profissionais qualificados e utiliza tecnologias que auxiliam a executar as atividades financeiras contratadas de forma eficiente e precisa. Uma vez que a empresa de BPO financeiro começa a realizar as atividades financeiras terceirizadas, ela se torna responsável por essas atividades e as realiza de acordo com os requisitos acordados com a empresa contratante. A empresa contratante pode monitorar o processo e fornecer feedback à empresa de BPO financeiro, se necessário.

1. Defina suas necessidades financeiras: Antes de começar a procurar por uma empresa de BPO financeiro, é importante que você defina suas necessidades financeiras. Quais processos financeiros você deseja terceirizar? É a contabilidade geral, a folha de pagamento, o controle de contas a pagar e receber, ou algo mais específico?
2. Verifique a experiência e a reputação da empresa: Certifique-se de verificar a experiência e a reputação da empresa de BPO financeiro que você está considerando. Procure por avaliações online e depoimentos de clientes. Verifique também se a empresa tem experiência no setor em que sua empresa opera.
3. Preste atenção no escopo de serviços: Verifique se a empresa oferece os serviços de BPO financeiro que você precisa, como contas a pagar e a receber, conciliação bancária, fechamento contábil, entre outros. Além disso, verifique se a empresa pode adaptar seus serviços às suas necessidades específicas.
4. Suporte ao cliente: Verifique se a empresa oferece suporte ao cliente eficiente e confiável. Verifique se a empresa tem uma equipe de suporte disponível para ajudá-lo sempre que você precisar.
5. Verifique a tecnologia utilizada: Certifique-se de que a empresa de BPO financeiro utiliza tecnologias atualizadas e confiáveis para processar as finanças da sua empresa. Analise se a empresa possui medidas de segurança adequadas para proteger seus dados financeiros confidenciais.

Principais benefícios do BPO financeiro

Há diversos benefícios na implementação do BPO financeiro em sua empresa, tais como:

1. Redução de custos: a terceirização de serviços financeiros pode ajudar a reduzir os custos operacionais da empresa, já que não será necessário investir em infraestrutura, equipamentos ou equipe interna para gerenciar as atividades financeiras.
2. Maior eficiência: os serviços financeiros terceirizados são executados por uma equipe altamente qualificada e experiente, que pode ajudar a empresa a realizar atividades financeiras de forma mais eficiente e estratégica.
3. Maior conformidade: a equipe de BPO financeiro pode ajudar a garantir que a empresa esteja em conformidade com as normas regulatórias e tributárias, evitando possíveis multas e penalidades.
4. Melhoria da gestão financeira: com a ajuda do BPO financeiro, a empresa pode acessar informações financeiras mais precisas e atualizadas, permitindo que a equipe de gestão tome decisões financeiras mais informadas e estratégicas.

Problemas e desafios do BPO financeiro

Agora que já falamos sobre como a terceirização do processo financeiro pode ajudar a sua empresa a partir dos vários benefícios, também é importante que você saiba que a terceirização pode apresentar alguns desafios e problemas antes de decidir implementar o serviço em sua empresa. Abaixo, listamos alguns dos principais desafios do BPO financeiro:

1. Dificuldade no monitoramento: ao terceirizar atividades financeiras, a empresa pode perder um certo grau de controle sobre seus processos financeiros e informações. Questões de segurança de dados e informações financeiras, bem como a gestão dos relacionamentos com fornecedores são fatores que podem se tornar difíceis de monitorar para contribuir com métricas esperadas pela empresa em relação à sua estratégia core business.
2. Custos ocultos: embora o BPO financeiro possa ajudar a reduzir custos operacionais, há alguns custos ocultos que devem ser considerados, como custos de de transição e de gerenciamento do relacionamento com o provedor de serviços.
3. Problemas de comunicação: a comunicação entre a empresa e o provedor de BPO financeiro pode ser um desafio, especialmente se a empresa não tiver uma equipe dedicada para lidar com o provedor. É importante estabelecer um ponto de contato claro e definir protocolos de comunicação para garantir uma colaboração eficaz.
4. Falta de controle sobre a qualidade do serviço: é importante garantir que o provedor de BPO financeiro tenha um alto nível de qualidade e atenda aos requisitos da empresa. No entanto, a empresa pode ter pouca ou nenhuma influência sobre a qualidade do serviço prestado pelo provedor.

Tendo ciência desses desafios, um fator que chega para auxiliar – e muito! – nessas dificuldades é a tecnologia. Utilizando das ferramentas corretas, ela pode ser um caminho ideal para quem quer mais eficiência e também a eficácia de seus processos financeiros.

Como o process mining pode auxiliar o BPO financeiro

Process mining é uma nova tecnologia de análise de dados que pode ser aplicada em processos financeiros, como contas a pagar e contas a receber, para identificar pontos de melhoria e otimizar, além de monitorar o processo de terceirização financeira. Essa tecnologia utiliza a inteligência artificial para permitir mapear e analisar os processos de negócios de uma empresa, identificando gargalos, ineficiências e oportunidades de melhoria. Ao usar process mining em conjunto com BPO financeiro, as empresas podem obter insights valiosos sobre seus processos financeiros e melhorar sua eficiência, reduzindo erros e custos desnecessários.

Vamos supor, por exemplo, que ao analisar o processo de contas a pagar, uma empresa identifica que recorrentemente há um atraso no pagamento de fornecedores – o que causa problemas no fluxo de caixa. Sem a tecnologia, poderiam ser feitas várias hipóteses da causa do problema, como irresponsabilidade de alguma das partes – dificultando, inclusive, a relação de confiança entre elas. Porém, quando o process mining entra em jogo, fazendo o mapeamento completo dos processos através de um log de eventos, é possível identificar os reais fundamentos que resultaram nesse gargalo, como erros humanos na digitação do prazo de pagamento da fatura, problemas na própria fatura dos fornecedores e até incompatibilidade dos prazos de pagamento no ERP da empresa e fatura do fornecedor.

Com esses insights em mãos, a empresa pode trabalhar com sua parceira de BPO financeiro e vice-versa para corrigir esses problemas e melhorar o processo como um todo se baseando em dados factíveis.

A solução UpFlux Process Mining ajuda a controlar e monitorar todo o processo financeiro de contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, produtividade, retrabalhos e muito mais!

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