Gestão de mudanças: quando e como fazer uma estratégia de sucesso

As mudanças são fundamentais para o sucesso de uma organização em crescimento. Pequenas alterações podem ser implementadas com facilidade, mas grandes mudanças exigem planejamento cuidadoso e apoio estruturado para evitar o caos e a desaceleração, que acontecem em 70% das transformações empresariais, de acordo com a Mckinsey.

Além disso, se faz necessário não descuidar do gerenciamento do clima organizacional em meio a mudanças. Resistência, confusão e estresse são comuns durante transições, mas uma abordagem estruturada pode impulsionar a adoção, a competência e a prontidão necessárias para prosperar.

Por este motivo, tem evoluído nas últimas décadas os estudos sobre a gestão de mudanças para lidar com grandes transições. Ela facilita a adaptação dos colaboradores às transformações inevitáveis no ambiente corporativo, como a adoção de novas ferramentas ou a chegada de novas lideranças.

Para a gestão, fazer a gestão de mudanças é fundamental para manter a produtividade e promover um clima organizacional positivo. Este artigo visa orientar gestores quanto a importância da implementação, quando e como fazer a gestão de mudanças para garantir transições bem-sucedidas, com os resultados desejados.

Para isso, trazemos o exemplo de como uma das maiores empresas do mundo utiliza um famoso modelo de gestão de mudanças para guiar toda a sua estratégia de crescimento no mercado.

Qual a importância de fazer gestão de mudança organizacional?

Perante transições importantes nas organizações, é importante realizar uma gestão de mudanças para orientar a equipe sobre o que esperar do processo e resultado. Isso aumenta a probabilidade de sucesso dos projetos, reduzindo impactos negativos e gerenciando riscos.

Além disso, promove um clima organizacional positivo, estimula o desenvolvimento de habilidades e incentiva o engajamento dos colaboradores. Essa importância da orientação da equipe e dos esforços para que todos fiquem na mesma página com relação às mudanças foi demonstrada em uma pesquisa da Mckinsey:

Para 67% dos executivos entrevistados, o “sentido de responsabilidade e comprometimento claro com relação à mudança em todos os níveis da organização” é o principal responsável pelos resultados de mudanças nas organizações nos últimos 5 anos. O fator foi apontado tanto para resultados positivos quanto negativos.

Ou seja, ser adotado o coloca como principal motivo do sucesso. Em contrapartida, a falta de comprometimento e responsabilidade de todos os níveis tem sido apontada como a culpada do fracasso de mudanças organizacionais. Segundo a pesquisa, isso se deve a fatores intrínsecos aos seres humanos:

“Comprometimento é um nível de investimento psicológico que estimula ações pessoais e proativas – e torna-se ainda mais forte quando o fracasso pode ter consequências adversas. Em um nível muito básico, transformações bem-sucedidas geralmente reforçam o sentido de responsabilidade por meio da responsabilização clara por metas específicas e de incentivos individuais para os participantes mais importantes que estejam fortemente alinhados com o sucesso.”

Os segredos de uma implementação de mudança bem-sucedida | McKinsey

Neste sentido, é reforçada a importância da gestão de mudanças nas organizações, como uma forma de estabelecer um conjunto de práticas para facilitar a adaptação dos colaboradores às transformações inevitáveis no ambiente corporativo.

Entre essas práticas, estão as relacionadas a aumentar o senso de comprometimento e a responsabilidade das pessoas, cada uma em sua função. Mas em quais situações é realmente necessária esta gestão da mudança? Veremos a seguir.

Existem ainda outras óticas sobre as mudanças organizacionais, como conformidade, inovação e gestão de riscos.

• Conformidade. A gestão da mudança pode ter como objetivo a adequação a novas políticas ou processos internos. Ou ainda para atingir conformidade em relação a mudanças regulatórias amplas, como legislações ou padrões do mercado.
• Inovação. A implementação de inovações tecnológicas, por exemplo, também podem requerer um gerenciamento eficaz dessa mudança, como a adoção de uma nova ferramenta para um departamento ou para toda a empresa. Da mesma forma, a gestão de mudanças também pode se fazer necessária com a chegada de novas lideranças.
• Gestão de riscos. Pelo potencial de causar alterações significativas nos processos, situações de crise ou de reposicionamento no mercado são exemplos de potencialidades de riscos. Esses cenários exigem cuidado e podem ser melhor encarados com a gestão da mudança de uma forma planejada.

Todas essas mudanças podem demandar novas estratégias, uma nova forma de trabalhar e a adaptação não costuma ser encarada da mesma forma por todos os colaboradores e equipes. Por esses motivos, a gestão precisa estar capacitada a fazer uma eficaz gestão da mudança para minimizar desligamentos, impactos negativos nos resultados e a desaceleração do desenvolvimento da empresa.

Como fazer gestão de mudanças nas organizações

Ao reconhecer a necessidade de uma transição na organização, o primeiro passo é definir qual modelo de gerenciamento seguir. Para fazer a gestão de mudanças, as organizações podem utilizar o Modelo 7S de Mckinsey, desenvolvido pela empresa McKinsey & Company. Ele é um dos principais frameworks para esta finalidade, sendo utilizado globalmente por empresas referência em seus setores.

Como aplicar o modelo 7s de Mckinsey

Desenvolvido ainda na década de 1970 pela mundialmente reconhecida empresa de consultoria de negócios, Mckinsey & Company, o modelo 7s de Mckinsey é também chamado 7-S Framework. Ele permite identificar áreas de oportunidade para o desenvolvimento de um plano de gestão de mudanças.

Para isso, o modelo se baseia no alinhamento de 7 elementos nas organizações para garantir o sucesso da gestão de mudanças: Strategy (Estratégia), Structure (Estrutura), Systems (Sistemas), Style (Estilo), Staff (Equipe), Skills (Habilidades) e Shared Values (Valores Compartilhados).

Dentre esses, os três primeiros (estratégia, estrutura e sistemas) são considerados mais fáceis de identificar e refletir, sendo chamados de elementos rígidos ou hard S. Já os demais (Estilo, Equipe, Habilidades e Valores Compartilhados), por se concentrarem em avaliações intangíveis, são considerados elementos suaves ou Soft S.

Vejamos como cada um contribui para o sucesso das mudanças.

1. Strategy (Estratégia): uma estratégia efetiva estabelece a base para o plano de gestão de mudanças, facilitando a aceitação das mudanças por funcionários e stakeholders; sem clareza na estratégia, é difícil obter apoio.
2. Structure (Estrutura): a estrutura organizacional inclui departamentos, divisões e funções, além da hierarquia de reporte e interações entre departamentos; ela define funções, níveis de autoridade e responsabilidades dos funcionários; mudanças na estrutura podem ser desafiadoras se ela não for adequada para sustentar o plano de mudanças.
3. Systems (Sistemas): os sistemas organizacionais abrangem procedimentos e protocolos diários; avaliar os sistemas atuais é crucial ao planejar mudanças, considerando diferentes tipos de gestão de projetos e fluxos de trabalho; cada sistema pode impactar a funcionalidade geral da organização de maneira distinta.
4. Style (Estilo): o estilo refere-se ao tipo de liderança e tomada de decisões da organização, seja top-down ou orientada por equipes; também envolve a cultura do local de trabalho, que pode precisar mudar para grandes projetos; o estilo de liderança deve ser avaliado para garantir a eficácia das mudanças.
5. Staff (Equipe): a equipe inclui todas as pessoas na organização, e é importante avaliar se estão nos cargos certos e se enfrentam problemas como baixo moral ou burnout; identificar lacunas e o nível de diversidade é crucial; as respostas a essas questões ajudam a identificar áreas problemáticas.
6. Skills (Habilidades): este aspecto está relacionado às competências dos funcionários; avaliar as habilidades atuais e as necessidades futuras é essencial, especialmente em setores que mudam rapidamente; garantir que os funcionários estejam constantemente aprendendo é vital para a competitividade.
7. Shared Values (Valores Compartilhados): eles refletem a cultura do negócio e como os funcionários interagem entre si; devem estar alinhados com a missão e visão da empresa; se houver desconexão, pode ser necessário reavaliar os valores organizacionais para garantir coesão e eficácia na implementação de mudanças.

Como implementar a gestão de mudanças em 5 etapas

Uma vez compreendido o papel de cada elemento do modelo 7-S Framework, é preciso seguir algumas etapas para implementar esta ferramenta.

1. Análise dos elementos e identificação dos problemas: analise os dados para identificar alinhamentos, consistências, conflitos, lacunas, pontos fortes e fracos.
2. Definição do Design Organizacional: observe a concorrência e outros departamentos da sua empresa para entender o que funciona bem para eles.
3. Criação de um plano de gestão de mudança organizacional: considere os 7 elementos de Mckinsey para planejar as áreas a serem realinhadas e as etapas a serem seguidas.
4. Implementação das mudanças: se forem muitas, faça a implementação gradual com a ajuda de consultores ou de pessoas experientes em mudanças na organização.
5. Gestão contínua das mudanças: monitore frequentemente os resultados da empresa para garantir que os impactos da mudança não sejam negativos, realizando ajustes quando necessário.

Mas como esse gerenciamento acontece na prática?

Exemplo de gestão de mudanças

Um exemplo amplamente conhecido de aplicação do modelo 7S na gestão de mudanças é da Coca-Cola. Em seu perfil do LinkedIn, o executivo Ruwan Weerasundara conta que a empresa sempre utilizou o framework como ponto de partida para ajustes em sua estratégia, incorporando conceitos, valores e habilidades da ferramenta na sua cultura. Para ele, o modelo é o grande responsável do sucesso da empresa:

“A Gestão Estratégica da Coca-Cola tem seguido um mecanismo eficaz, como o Modelo 7S da McKinsey. É por isso que a Coca-Cola ainda é reconhecida como uma das melhores marcas do mundo.”

Ruwan Weerasundara, Executivo do Sampath Bank

7-S Framework na Coca-Cola

1. Estratégia
Para assegurar seu sucesso contínuo, a Coca-Cola implementa estratégias focadas na expansão de portfólio e sinergias de custo. A empresa busca crescer em mercados como China e Índia, e aposta na robustez de sua marca para fortalecer sua presença. Investir na cadeia de suprimentos e parcerias estratégicas com varejistas é crucial para a sua operação.

2. Estrutura
A estrutura organizacional da Coca-Cola combina elementos centralizados e descentralizados para garantir eficiência e adaptabilidade. As divisões regionais têm autonomia para tomar decisões locais, alinhadas às diretrizes da sede. Esse modelo permite que a empresa responda rapidamente às demandas do mercado, como é o caso do Pacífico Asiático.

3. Sistemas
Os sistemas de processos e gestão diária da Coca-Cola são essenciais para manter a organização alinhada e eficiente. Dividir atividades em iniciativas gerenciáveis e estabelecer benchmarks específicos são práticas comuns. Essas ferramentas asseguram que a empresa atinja seus objetivos estratégicos sem perder o foco.

4. Estilo
A Coca-Cola promove uma cultura organizacional de solidariedade e inspiração, enfatizando a filosofia “um negócio, uma equipe, um amor”. Os funcionários têm acesso a oportunidades de aprendizado contínuo, o que fortalece o desenvolvimento pessoal e profissional. Além disso, a empresa se compromete com a sustentabilidade e o apoio comunitário.

5. Equipe
A estratégia de recrutamento e retenção da Coca-Cola é rigorosa e baseada em benchmarking, com incentivos financeiros para engajar os colaboradores. Criar caminhos claros para o desenvolvimento de carreira e melhorar os sistemas de desempenho são prioridades. Mesmo com a existência de silos, a empresa busca promover a criatividade e a inclusão entre os funcionários.

6. Habilidade
A visão de 2021 da Coca-Cola, por exemplo, priorizou inovação e eficiência, especialmente em resposta às novas preferências dos consumidores e tendências de saúde. A empresa se dedica a melhorar a qualidade e a eficácia de seus produtos, mantendo-se competitiva no mercado. Investir em inovação é uma estratégia central para alcançar esses objetivos.

7. Valores Compartilhados
Os valores compartilhados da Coca-Cola estão alinhados com: Lucro, Pessoas, Portfólio, Parceiros, Planeta e Produtividade. Esses valores guiam todas as operações da empresa e são essenciais para seu crescimento sustentável. Adaptar-se às mudanças no gosto dos consumidores é parte fundamental dessa estratégia.

Um exemplo de gestão da mudança guiado pela Coca-Cola pode ser observado no vídeo a seguir. Nele, o CFO da companhia conta um pouco sobre uma das mudanças estratégicas conduzidas em 2018 para o crescimento global da Coca-Cola:

Note que, no vídeo, o CFO comenta sobre alguns pilares que guiaram a gestão das mudanças ocorridas. Ele também mostra como a empresa se adaptou perante os acontecimentos globais para superar os desafios do mercado.

Desta forma, reforça a importância do monitoramento de resultados para embasar tomadas de decisões e auxiliar na gestão das mudanças organizacionais. Esse acompanhamento de performance hoje é facilitado por tecnologias e pode ser utilizado por empresas de diferentes setores.

Quais ferramentas as empresas utilizam para gerenciamento de mudanças?

As principais ferramentas para gestão de mudanças são as que auxiliam a gestão no acompanhamento de resultados globais e permitem um monitoramento contínuo dos principais indicadores de performance.

Organizações que fazem uma contínua gestão de resultados e melhorias se antecipam a riscos e conduzem a gestão de mudanças de forma eficaz. Atualmente, elas utilizam soluções inteligentes para descobrir pontos de melhoria e oportunidades em suas operações e não descuidam de manter uma elevada eficiência operacional.

Empresas que são referências em seus mercados, como a Coca-Cola, atualmente alcançam resultados sólidos por meio de modelos referência, como o 7-S Framework da Mckinsey e soluções inteligentes, como as oferecidas pela UpFlux AI. Líder na América Latina em maximizar resultados com a Inteligência Artificial (IA), UpFlux oferece uma solução completa para impulsionar a competitividade dos seus clientes:

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