A constante flutuação do mercado tem gerado nas empresas uma necessidade cada vez mais crescente de adaptação rápida e contínua. Neste contexto, é preciso considerar toda a complexidade da cadeia de suprimentos, que se estende a nível global. De acordo com a Mckinsey & Company, as companhias estão sentindo os impactos dos movimentos recentes do mercado, como volatilidade, cadeias de abastecimento regionalizadas, domínio da IA e escassez de talentos.
Perante esta realidade, é preciso realizar uma otimização de custos e aumentar a eficiência operacional para crescer de forma sustentável. E o sucesso a longo prazo passa a depender de uma solução menos óbvia: identificar o que os consumidores mais valorizam, mudar o que a organização compra e fazer um gerenciamento de despesas focado em aumento de valor. É aí que entra a área de Procurement.
O que é Procurement
Procurement é a área onde está localizado o setor de Compras de suprimentos de uma empresa, englobando toda a estratégia de aquisição, das pesquisas de fornecedores (sourcing) ao pagamento (Contas a Pagar). Também inclui a gestão de estoque e participa de todo o processo de produção, atuando junto a logística, distribuição, e relacionamento com fornecedores e clientes.
Para a compreensão de Procurement, também é importante diferenciar de outros termos relativos a atividades que muitas vezes se confundem. Ao buscar pela tradução de forma literal, possivelmente você irá encontrar Procurement como “compras”. O mesmo se aplica a Purchasing. Mas há diferenças.
Diferença entre Procurement e Purchasing
Purchasing se refere à Gestão de Compras em si, enquanto Procurement diz respeito a toda estratégia antes e depois da aquisição. Em termos do impacto no negócio ao considerarmos Procurement como área e Purchasing (ou Gestão de Compras) como subárea, a diferença entre os termos pode ser assim compreendida: Procurement se concentra na criação de valor geral e nos custos totais ao longo de toda a estratégia para aquisição; Purchasing foca apenas nos custos dos pedidos e em como reduzi-los.
4 atividades principais de Procurement
Como área estratégica nas empresas, Procurement tem 4 atividades principais: Sourcing, Gestão de Contratos, Compras e Contas a Pagar.
Sourcing
Sourcing é a atividade de Procurement que se refere à seleção e gerenciamento de fornecedores para Compras. Envolve realizar pesquisas, definir estratégias e métricas para escolher as melhores empresas para fornecimento com base, principalmente, na qualidade e no custo-benefício. A principal responsabilidade dessa atividade é manter abastecida a cadeia de suprimentos.
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Gestão de Contratos
A Gestão de Contratos em Procurement envolve desde a criação contratual à rescisão. Esta atividade tem como uma importante responsabilidade a constante análise dos contratos visando o melhor acordo possível entre o fornecedor e a empresa. A Gestão de Contratos inclui também o acompanhamento do cumprimento das obrigações entre as partes e tem o objetivo de manter o melhor desempenho financeiro e operacional possível.
Compras
Compras é a atividade que engloba a gestão de ações relacionadas à aquisição operacional. Inclui desde a solicitação das compras ao cumprimento do pagamento. Também faz parte desta atividade o recebimento de materiais, sendo On-Time Delivery (ou Entregas no Prazo) uma das suas métricas mais relevantes.
Contas a Pagar
Esta atividade tem como objetivo cumprir com as obrigações que a empresa tem com os fornecedores quando a aquisição de produtos e serviços acontece por meio de crédito para pagamento em uma data ou período estabelecido. Quando estrategicamente ligada à atividade de Compras, Contas a Pagar ajuda na visão mais ampla do processo de Gestão de Compras, o que pode levar ao entendimento sobre formas de redução de custos de todo o processo.
Processo de Compras ao Pagamento
Juntas, as atividades de Compras e Contas a Pagar são compreendidas como o processo de Compras ao Pagamento. É também chamado de Purchase-to-Pay, Procure-to-Pay ou ainda pela sigla P2P. Para Procurement, P2P tem uma importância primordial. É onde acontecem as atividades operacionais de compra, recebimento e pagamento. O processo materializa todo o trabalho estratégico envolvido nas outras atividades da área (Sourcing e Gestão de Contratos).
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Além disso, como citado anteriormente, permite visualizar oportunidades para redução de custos operacionais e consequente aumento da eficiência operacional de Procurement. De alta relevância estratégica, esses pontos estão atualmente listados entre as principais prioridades para a área no mais recente levantamento da Deloitte para o Global Chief Procurement Officer (CPO) Survey.
Assim como na pesquisa do ano anterior “Impulsionar a Eficiência Operacional (74%)” lidera entre as prioridades. Em segundo lugar, estão empatadas as iniciativas de sustentabilidade empresarial — “ESG (Environmental, Social and Governance ou Ambiental, Social e Governança) e CSR (Corporate Social Responsability ou Responsabilidade social corporativa)” — e a “Transformação Digital” (72%). Com uma porcentagem bastante próxima, a “Melhoria das Margens por meio da Redução de Custos” surge em terceiro lugar (71%).
A mesma pesquisa trouxe uma visão sobre como Chiefs Procurement Officer (CPOs) podem ajudar a transformar a cadeia de valor e maximizar o valor da empresa frente aos desafios da área perante a alta volatilidade do mercado. Para o estudo, uma das frentes que CPOs devem focar para aumentar a entrega de valor para a organização é a maturidade organizacional.
Ela é composta, dentre outros tópicos, pela maturidade digital, implícita na segunda prioridade de Procurement apontada na pesquisa — Transformação Digital. Neste caminho, a Inteligência Artificial (IA) apareceu como importante tecnologia para gerar melhores decisões embasadas em dados.
Como obter os melhores resultados em Procurement com IA
A gama de atividades envolvidas em Procurement rendem uma infinidade de dados que ficam armazenados em sistemas. É cada vez mais crescente a conscientização de que esses sistemas contêm informações capazes de gerar valor de alto impacto para a organização.
“Ao ingerir e analisar grandes quantidades de dados, a IA pode ajudar os profissionais de Procurement a identificarem tendências e padrões que de outra forma seriam impossíveis de descobrir, permitindo assim mais decisões informadas desde a seleção de fornecedores até a negociação do contrato.
Com a ajuda da IA, os profissionais de Procurement podem identificar e mitigar riscos potenciais por meio de atualizações em tempo real sobre fornecedores, pedidos de compra, estoque, previsões meteorológicas, termos de contrato e descontos por volume. A IA também pode automatizar fluxos de trabalho em processos, como processamento de pedidos, faturamento e gerenciamento de contratos.
Isso pode melhorar capacidade de resposta para as partes interessadas, melhorar a qualidade do processamento e precisão, e liberar a equipe de Compras para tarefas mais estratégicas, atividades de gerenciamento de relacionamento com partes interessadas e fornecedores. IA tem o potencial para tornar as compras mais rápidas, mais eficientes e mais baseadas em dados.”Deloitte. Global Chief Procurement Officer (CPO) Survey, 2023.
A busca por eficiência operacional e insights estratégicos para um Procurement que dialoga com as necessidades de negócio encontram na IA o seu caminho. Quando associada a tecnologias como Process Mining, a Inteligência Artificial é a aliada para a maximização da eficiência e da Redução de Custos no processo que é o coração de Procurement: Compras ao Pagamento.
Inteligência Artificial para o processo de Compras ao Pagamento
Conectando aos sistemas de informação, como ERPs, a tecnologia de IA e Process Mining extrai os dados das atividades com todas as suas variáveis de tempo e interligação, trazendo uma visualização em forma de processo. Dessa forma, é possível identificar percursos de todo o processo que não estavam previstos no processo original.
Também permite visualizar quais fornecedores entregam no prazo, quais estão em atrasos, quando estão ocorrendo os pagamentos e os gargalos gerados no meio do processo. Ao aumentar em nível máximo de detalhamento o que acontece entre o pedido e o pagamento ajuda a melhorar o relacionamento com fornecedores e identificar oportunidades para Redução de Custos, tratativas de erros, retrabalhos e outras ineficiências que tornam o processo longo e custoso.
Premiada como a IA #1 em Otimização de Processos na América Latina e sendo a única empresa brasileira de Process Mining reconhecida pela Gartner, a plataforma da UpFlux traz uma solução completa para o processo de Compas ao Pagamento, contribuindo para:
- reduzir o Lead Time de Compras;
- aumentar a assertividade do On-Time Delivery;
- reduzir o custo do processamento de pedidos;
- reduzir retrabalhos;
- garantir compliance.
Quer saber como? Nossos especialistas estão prontos para mostrar a você como nossa solução funciona na prática.
