Como potencializar a análise de Processos com Inteligência Artificial?

A análise de processos é uma importante atividade para impulsionar a eficiência nas organizações. Essa avaliação possibilita entender e melhorar o desempenho de um processo por meio da identificação de erros, otimização de fluxos de trabalho e redução de desperdícios. Os ganhos vão além de remover atritos que causam ineficiência e diminuem o tempo do ciclo. Uma análise de processos eficaz contribui para uma significativa redução de custos que impacta nos resultados globais da organização.

Existem diferentes técnicas e ferramentas para analisar processos que podem dar maior assertividade e acelerar o impulsionamento da sua operação. Mas é importante ressaltar que este não é um trabalho único. Processos devem ser continuamente aprimorados para manter a competitividade da empresa. Para melhorar a performance das suas operações, gestores de empresas líderes estão atentos às tecnologias que incrementam resultados para processos na indústria.

Neste sentido, a Inteligência Artificial tem contribuído com uma eficiência que ainda não havia sido experimentada. Quando combinada à abordagem de Mineração de Processos (Process Mining), realiza a centralização de dados que permite cruzar informações de processos distintos para uma apuração mais precisa e confiável. Esse nível de análise acurado se reflete em insights de valor potencializado para os negócios.

Conheça neste artigo as ferramentas e tecnologias mais usadas por eles para análises de processos e avalie qual melhor se aplica à realidade que você vive no dia a dia da sua organização. Mas, primeiro, vamos entender sobre a análise de processos de uma forma geral: do que se trata, sua importância, benefícios e quando realizar.

O que é análise de processos?

A análise de processos é a atividade de estudar como um processo funciona para compreender como suas tarefas se relacionam e formam fluxos de atividades em uma organização. O objetivo de uma análise de processos é identificar oportunidades de melhoria para reduzir ineficiências e otimizar uma operação.

Por ser uma tarefa valiosa para a organização, a análise de processos deve ser realizada pelos profissionais responsáveis pela operação. Também é importante que tenham atuação direta e contínua com o suporte das técnicas e ferramentas adequadas. Pois os processos devem ter uma orientação à melhoria contínua para fortalecer a competitividade da organização.

Leia também:

• O que é Mapeamento de Processos e como potencializar com a Inteligência Artificial
• Otimização de Processos com IA: mais eficiência, maior resiliência e competitividade
• Estratégias Práticas para Reduzir Custos na Sua Empresa

Qual a importância da análise de processos?

A análise de processos é vital para as organizações, pois identifica ineficiências e otimiza operações. Ela contribui para a redução de custos, melhoria da qualidade, aumento da satisfação do cliente e conformidade com regulamentações.

Com isso, as empresas podem tomar decisões baseadas em dados, promovendo uma cultura de melhoria contínua. Os ganhos de analisar um processo se refletem em maior competitividade no mercado.

Mas quais são os benefícios que levam a esse ganho final?

6 benefícios da análise de processos

Conheça seis motivos pelos quais a análise de processos tem sido priorizada como atividade vital para os negócios.

1. Melhoria da eficiência
   Entender como os processos realmente ocorrem gera insights sobre as oportunidades de melhoria, acelerando a implementação de mudanças que otimizarão a eficiência. Em resumo, a melhoria de eficiência leva a uma redução de custos e aumento de produtividade.
2. Redução de desperdícios
   A análise de processos ajuda a identificar ineficiências consideradas desperdícios, como perdas, retrabalhos e gargalos, ou seja, atividades que não geram valor. Eliminando esses desperdícios, é possível direcionar os recursos de forma mais eficiente para aumentar o valor entregue.
3. Melhoria da qualidade
   Conhecendo a fundo o processo é possível encontrar as principais causas de problemas que prejudicam a qualidade, tanto do processo quanto do produto. Também dá mais clareza sobre quais ações tomar para implementar mudanças, como correção de problemas para gestão de riscos futuros. Isso ajuda para que produtos e serviços atendam às expectativas dos clientes.
4. Aumento da satisfação do cliente
   Processos eficientes geram uma entrega de valor superior ao cliente, elevando o nível de atendimento, o que melhora sua experiência e fidelidade com a marca.
5. Identificação de oportunidades de negócios
   Você sabia que analisar sua operação também pode ajudar a encontrar oportunidades como novos produtos e serviços? Geralmente isso se dá pela identificação de algumas perdas ou lacunas nas atividades desempenhadas pelo time que poderiam ser aproveitadas.
6. Adaptabilidade
   Analisar processos continuamente ajuda a empresa a ser mais flexível e se adaptar rapidamente às necessidades do mercado, identificando oportunidades para automação, por exemplo.

Exemplo de análise de processo

Vamos pegar como exemplo ilustrativo uma grande indústria no setor de manufatura que estava enfrentando desafios crescentes em seu departamento de Contas a Pagar. Com um volume massivo de transações e um processo repleto de etapas manuais, a eficiência estava comprometida, levando a erros, retrabalhos e insatisfação dos fornecedores.

A liderança percebeu o impacto negativo na linha de fundo e na reputação da empresa. Ela decidiu investir na análise de processos. Após uma avaliação detalhada, identificou gargalos, desperdícios e oportunidades para automação. A equipe implementou mudanças estratégicas que aceleraram o ciclo de pagamento, eliminaram ineficiências e melhoraram a qualidade dos pagamentos.

Essa transformação não apenas reduziu os custos operacionais, mas também fortaleceu os relacionamentos com parceiros e fornecedores, elevando a satisfação e a confiança. A análise contínua permitiu que a empresa se adaptasse rapidamente às mudanças do mercado e identificasse oportunidades para inovação e crescimento.

Em um ambiente de negócios altamente competitivo, o exemplo dessa indústria mostra como um processo crítico pode ser transformado em uma vantagem estratégica. Isso demonstra por que a análise de processos é essencial e tem sido adotada como atividade contínua pelo mercado.

Quando analisar um processo?

Existem diversas razões para a necessidade de analisar um processo. Veja algumas abaixo.

1. Quando um processo está sofrendo muitos problemas, como atrasos frequentes, baixa qualidade percebida em um produto específico ou alta rotatividade de colaboradores.
2. Quando a empresa passa por mudanças significativas, como fusão, aquisição, ampliação, entre outras.
3. Quando a empresa quer aumentar sua competitividade no mercado, e precisa melhorar a eficiência e reduzir desperdícios.
4. Quando a empresa quer melhorar a eficiência e qualidade dos produtos e serviços a partir da revisão dos processos produtivos.
5. Quando a empresa busca se adequar a regulamentações específicas e padrões internacionais, como ISSO 9000, por exemplo.

O uso dos métodos e das ferramentas tecnológicas mais adequadas para a realidade da organização tornam menos complexo o trabalho da análise de processos. Conheça cinco ferramentas que se destacam.

1. DFD – Diagrama de Fluxo de Processos
   Diagrama de Fluxo de Processos é uma representação gráfica de como os processos funcionam. Ele ajuda a conhecer o modelo ideal do processo. Você pode montar, com a ajuda de formas, etapa por etapa, para entender a sequência de atividades e como deveriam se relacionar.
2. AVF – Análise de Valor de Fluxo
   A partir do conhecimento sobre a realidade das operações, a ferramenta Análise de Valor de Fluxo visa identificar desperdícios e outras atividades que não agregam valor ao processo, para então, eliminá-las.
3. Diagrama de Ishikawa
   Conhecido como Espinha de peixeo, o Diagrama de Ishikawa ajuda a descobrir a causa raiz de um problema encontrado no processo. Ela representa a relação de uma falha e suas possíveis causas.
4. Modelagem BPMN
   A construção da expectativa de processos é simplificada pela Modelagem BPMN. Por meio dela, é possível editar etapa por etapa, definindo sequências e responsáveis, de acordo com o modelo ideal a ser seguido em uma operação.
5. Inteligência Artificial e Process Mining
   Imagine automatizar todas as tarefas das ferramentas de análise de processo anteriores! Process Mining é uma abordagem utilizada pela Inteligência Artificial para descobrir como todos os processos acontecem na realidade. Permite a identificação ágil de desperdícios, destaca a causa raiz de problemas e suporta a criação de modelos ideais de processos, tudo em uma só ferramenta.

É desta forma que empresas que prezam pela manutenção da sua competitividade no mercado têm identificado problemas em seus processos. De maneira rápida e visual, a IA facilita decisões de implementação de iniciativas de otimização e melhoria.

1. Identificação dos processos chave
   Processos chave são os críticos para o seu negócio. Sua performance possui impacto direto nos resultados da organização. Você deve focar primeiramente nesses casos. Liste quais são os processos chave.
2. Mapeamento dos processos
   É hora de entender como os fluxos funcionam. Você pode utilizar o DFD (Diagrama de Fluxos de Processos, já descrito neste artigo), como apoio. Crie as sequências por etapa. Se neste momento já surgirem insights de melhoria, anote. Questione, por exemplo, os tempos de cada etapa e a transição entre elas, os custos relacionados, recursos consumidos, quem são os responsáveis, se existem retrabalhos ou gargalos.
3. Estudo dos fluxos
   Com o mapa de processo bem desenhado, é hora de estudar seus fluxos. Audite a sequência das etapas, os tempos para desempenhar cada atividade, os retrabalhos existentes, os custos de cada tarefa, tempo consumido por etapa e entre elas. Todas as anotações são válidas para identificar oportunidades de melhoria. Você provavelmente irá encontrar falhas simples que não enxergava antes, como a constatação da relação entre duas atividades que não deveria existir.
4. Identificação das violações
   Se a causa de uma falha não for tão clara, você e sua equipe podem levantar hipóteses e investigar o que pode estar causando o problema. Para isso, pode ser de grande ajuda o Diagrama de Ishikawa que já mencionamos aqui.
5. Otimização dos processos
   Quando a causa raiz de um problema for encontrado, é o momento de propor e implementar mudanças. Isso pode incluir a automação de tarefas, a eliminação de atividades desnecessárias, a redistribuição de recursos e a reestruturação dos processos.
6. Implementação e monitoramento
   Implemente as mudanças sugeridas e acompanhe seu impacto para garantir a conquista dos resultados esperados. É importante definir KPIs (Key Performance Indicators ou indicadores chave de desempenho) para medir os resultados.
7. Revisão e manutenção contínua
   A análise de processos deve ser feita continuamente para que continuem sendo eficientes ao longo do tempo. Continue acompanhando os KPIs, identificando problemas e implementando melhorias.

Veja também:

• Descoberta de processos automática com Process Mining
• 6 passos para aplicar a Melhoria Contínua de Processos
• Lead Time: o que é, importância e como reduzir?

Desvantagens da análise manual de processos

Após conhecer o passo a passo de uma análise de processos, note que a realização manual torna esse um trabalho complexo e demorado. Ferramentas tradicionais (como o Diagrama de Fluxo de Processos e Diagrama de Ishikawa) utilizadas isoladamente tornam a análise sujeita a falhas, como:

1. Erros humanos: interpretações incorretas, subjetividade de opinião, digitação incorreta ou perda de informações; afetam a precisão e confiabilidade dos resultados.
2. Problemas de escalabilidade: imagine fazer com todos os processos de uma organização uma análise manual… Além de demasiadamente demorada, se tornaria inviável analisar todo os dados e todas as informações obtidas, impossibilitando a visão holística dos processos da empresa.

Esses são alguns dos motivos pelos quais faz cada vez mais sentido a automação da análise de processos.

Automação da análise de processos

Automatizar a análise de processos minimiza problemas, como erros humanos, e torna a atividade escalável. Para adicionar a essas vantagens a potencialização dos resultados da análise com maior precisão e confiabilidade, temos Inteligência Artificial e Process Mining (já mencionada quando falamos das melhores ferramentas para analisar processos). Entenda no vídeo:

Como IA e Process Mining potencializam a análise de processos

A tecnologia combinada de IA e Process Mining utiliza dados de sistemas de informação para descobrir ineficiências em processos, gerando insights para melhorias. Ao permitir analisar todos os fluxos envolvidos de forma rápida e simples, facilita a identificação de desperdícios e atividades que não agregam valor. A análise a partir da mineração de processos inclui como etapas: descoberta de processos, identificação de problemas, análise de desempenho, monitoramento e controle.

1. Descoberta de processos

Process Mining permite que os processos sejam visualizados de forma clara e detalhada em sua totalidade. Os usuários entendem como os processos funcionam e identificam pontos de melhoria.

2. Identificação de problemas

A tecnologia suporta a detecção automatizada de violações nos processos, como desvios, gargalos ou atrasos, além do reconhecimento rápido da causa de problemas.

3. Análise de desempenho

A tecnologia ajuda a analisar o desempenho dos processos ao longo do tempo, entre responsáveis, turnos, filiais e outras comparações, identificando tendências e padrões.

4. Otimização de processos

Como Process Mining traz 100% de transparência sobre a realidade dos processos, confere maior confiabilidade e assertividade às tomadas de decisão, direcionando o olhar da gestão para onde a ação terá maior impacto.

5. Monitoramento e controle

A tecnologia permite monitorar processos em tempo real e garantir que estejam funcionando de acordo com os modelos criados. Isso permite a rápida detecção de problemas e a tomada de decisão de forma ágil.

Em resumo, Process Mining é uma ferramenta para descoberta de processos que tem provado seu valor para organizações líderes em seus segmentos. Ela ajudar a analisar processos pela visualização de fluxos de trabalho com 100% de precisão, identificação automática de erros, ineficiências, violações a Compliance e acompanhamento real time do desempenho de processos.

UpFlux é a plataforma #1 de Inteligência Artificial para Otimização de Processos na América Latina. Ela tem ajudado a promover e perpetuar a eficiência de processos. Quer saber mais sobre como UpFlux pode ajudar sua organização a alcançar excelência operacional? Agende uma demonstração!