Gestão hospitalar: o que é, papel e desafios

A gestão hospitalar é uma tarefa complexa pois seu principal objetivo é administrar todos os processos assistenciais, de apoio e administrativos a fim de atingir os objetivos do hospital.

O papel dos gestores hospitalares é garantir que o hospital funcione, preservando a eficiência operacional e a qualidade do cuidado oferecido ao paciente, além de atender às exigências regulatórias. Isso inclui garantir que todos os recursos sejam utilizados de forma adequada, que todos os pacientes sejam atendidos com excelência e que o hospital seja financeiramente viável.

Diversos desafios são enfrentados por esses profissionais em sua rotina de trabalho, e com o avanço da tecnologia e a necessidade de ter processos integrados e acesso a informação, algumas tecnologias se tornam indispensáveis para que a instituição consiga ser competitiva.

Neste blogpost você vai aprender o papel, desafios e tecnologias para a gestão hospitalar, entendendo como se relacionam e como é possível melhorar a qualidade do atendimento aos pacientes e a eficiência operacional do hospital. Vamos lá?

Isso inclui a administração de recursos financeiros, humanos e materiais, a coordenação de serviços médicos e não médicos, e a implementação de políticas e procedimentos para garantir a segurança do paciente e a eficiência operacional. A gestão hospitalar também inclui a gestão de riscos e a busca por melhoria contínua.

A gestão hospitalar faz:

1. Gerenciamento de recursos financeiros: administra orçamentos, consumo de recursos, custos, receitas oriundas de convênios ou SUS, novos investimentos, etc.
2. Gerenciamento de recursos humanos: contratação, treinamento, desenvolvimento, remuneração e benefícios, gestão de conflitos e avaliação de desempenho.
3. Gerenciamento de recursos materiais: aquisição, armazenamento, distribuição e manutenção de equipamentos, materiais e medicamentos. A administração da capacidade hospitalar é de papel da gestão de leitos, atividade de extrema importância para a eficiência do hospital e que deve ser muito bem dominada pela gestão hospitalar.
4. Coordenação de serviços médicos: planejamento, organização e supervisão de serviços de saúde, incluindo cirurgias, tratamentos e exames. O planejamento do centro cirúrgico, por exemplo, garante que as salas cirúrgicas sejam utilizadas de forma eficiente, reduzindo desperdícios e melhorando o faturamento hospitalar.
5. Coordenação de serviços não médicos: são os chamados serviços de apoio, mas com o mesmo nível de importância dos assistenciais, já que a má qualidade da oferta ou até atrasos podem impactar na segurança e experiência do paciente. São eles a limpeza, transporte, alimentação, centro de imagem e laboratórios, etc.
6. Implementação de políticas e procedimentos: desenvolvimento de políticas e procedimentos para garantir a segurança do paciente e a eficiência operacional. Podem ser desde a implementação de protocolos gerenciados a políticas estratégicas e de organização de pessoal.
7. Gerenciamento de riscos: identificação e mitigação de riscos associados às operações do hospital. Muitas equipes de gestão hospitalar fazem a análise de processos para avaliar os fluxos e detectar ineficiências a serem corrigidas.
8. Melhoria contínua: busca contínua de maneiras de melhorar a qualidade do atendimento e a eficiência operacional. Existem diversas ferramentas e metodologias para análise de processos, mas o foco é sempre o mesmo: reduzir desperdícios, melhorar a qualidade e otimizar a performance.
9. Comunicação e relações públicas: gerenciamento de relações com pacientes, familiares, médicos, funcionários e outras partes interessadas. Em grandes hospitais ou redes, existe ainda a necessidade de provar a responsabilidade social, ambiental e corporativa da empresa (ESG).
10. Compliance legal e regulamentação: cumprimento de regulamentos e leis relacionadas à saúde e à gestão de hospitais. Por se tratar de serviços de alta complexidade e responsabilidade, existem normas técnicas e específicas sobre a operação do hospital, que devem ser seguidas a risca.

Como você pode ver, a gestão hospitalar é responsável por muitas áreas complexas que se interrelacionam, e a performance de cada uma impactará para o bom funcionamento do hospital. É importante deixar claro que, principalmente para grandes instituições, esse trabalho é dividido entre áreas e departamentos, com profissionais competentes e especializados.

Essa divisão de responsabilidades e metas ajudará a cumprir o atingimento dos objetivos estratégicos do hospital. Na próxima sessão, você conhecerá mais benefícios da atuação.

Principais benefícios da gestão hospitalar

O alto desempenho de uma gestão hospitalar trás muitos benefícios para sua eficiência e qualidade, desde a melhoria da segurança ao paciente até a sustentabilidade financeira do hospital. Veja abaixo mais benefícios:

1. Melhoria na qualidade do atendimento: Uma gestão eficiente pode garantir que os pacientes recebam atendimento de qualidade e que suas necessidades sejam atendidas de maneira adequada. Hospitais de alto desempenho são rigorosos com o seguimento de protocolos assistenciais e linhas de cuidado, garantindo que os pacientes sejam atendidos da forma mais adequada, seguindo boas práticas e normas internacionais de cuidado.
2. Eficiência operacional: Maximizar a eficiência hospitalar significa otimizar o uso da capacidade instalada, reduzir custos desnecessários e desperdícios que ocorrem durante os atendimentos, além de evitar atrasos e agir de forma proativa para corrigir erros no serviço prestado.
3. Retenção de funcionários: Uma gestão eficiente pode ajudar a reter funcionários talentosos e motivados, o que é essencial para garantir a continuidade dos serviços e a qualidade do atendimento, o que garante um atendimento humanizado, prezando pelo respeito e atenção ao paciente. Isso implica na melhoria da satisfação e experiência dos usuários dos serviços.
4. Redução de custos: Uma gestão hospitalar de alto desempenho ajuda a detectar e reduzir custos nos processos assistenciais, de apoio e administrativos do hospital, pois age de forma proativa com foco em eliminar ineficiências que prejudicam o orçamento do hospital.
5. Melhoria da reputação do hospital: a qualidade percebida pelo paciente e eficiência dos processos mostram responsabilidade e maturidade do hospital, o que melhora sua imagem para o mercado e passa confiança aos usuários.

Maiores desafios da gestão hospitalar

Você já viu que o papel da gestão hospitalar é complexo pois tem grandes responsabilidades e metas a serem atingidas. Sua atuação ainda enfrenta algumas dificuldades que desafiam a gestão, desde problemas orçamentários, recursos tecnológicos e pessoal capacitado.

Um orçamento limitado principalmente em hospitais públicos e filantrópicos prejudica a melhoria de diferentes serviços, que envolvem implementação de tecnologias, contratação de pessoal, aquisição de novos equipamentos ou até ampliação da estrutura.

Ainda pelo viés financeiro, a gestão hospitalar precisa estar atenta as mudanças de negociações e relacionamento com as operadoras de planos de saúde. Principalmente em hospitais privados, a previsibilidade de receita é muito importante, já que muitos fatores podem prejudicar o giro de caixa do hospital, desde um alto índice de glosas ou atrasos para autorização de cirurgias.

A escassez é um grande desafio da gestão, principalmente em hospitais de pequeno porte, onde a demanda exige mais recursos do que há disponível: leitos, salas cirúrgicas, equipamentos, materiais, medicamentos e até profissionais. Ou ainda, o hospital possui muitos equipamentos ultrapassados e que podem prejudicar a segurança do paciente.

A falta de profissionais qualificados é uma dor comum médicos especializados, enfermeiros, técnicos, radiologistas, entre outros profissionais, que dominem as competências necessárias para executar a função. O investimento em capacitação de profissionais da saúde é alto e muitas vezes não cabe no orçamento do hospital.

Vale lembrar que os profissionais da saúde devem ser preparados não só tecnicamente, mas também com competências emocionais e de comportamento (as chamadas soft skills), para que consigam lidar com as mais diversas condições de saúde que irão atender.

Outro desafio comum para a gestão hospitalar é a falta de tecnologias e sistemas de informação adequados para o controle e melhoria. O uso de prontuários eletrônicos não é suficiente para apoiar a gestão de alta performance, pois não permite a análise profunda de dados sobre a execução real dos serviços oferecidos. Vamos falar mais sobre as tecnologias para a gestão hospitalar na próxima sessão.

Mas, sem dúvidas, o maior desafio da gestão hospitalar é a organização dos processos. O ambiente hospitalar é complexo, contendo diversos processos e atividades que se relacionam entre si.

Por exemplo, o bate-mapa é uma tarefa essencial para a execução do processo de procedimentos cirúrgicos, assim como a higienização e limpeza da sala cirúrgica, organização da instrumentação e agendamento dos procedimentos. Comumente, após a realização da cirurgia, o paciente é internado e dependerá da hotelaria, alimentação, novamente de higienização para o leito e acompanhamento médico e da enfermagem.

A complexidade hospitalar esconde muitas ineficiências na operação que causam desperdícios e afetam a segurança do paciente. Alta variabilidade de processos, desperdícios, gargalos e atrasos são apenas alguns dos problemas encontrados no dia a dia hospitalar, que podem causar grandes problemas para a instituição.

Esses são alguns dos desafios enfrentados pela gestão hospitalar. Na próxima sessão você conhecerá como a tecnologia pode ajudar a superar alguns deles.

Como escolher tecnologias em gestão hospitalar?

A tecnologia certa para a gestão hospitalar é aquela que permite controlar todos os processos assistenciais, de apoio e administrativos. Os gestores precisam ter em mãos soluções inteligentes que facilitem a análise de dados para identificar ineficiências e possam as corrigir para melhorar a segurança do paciente e eficiência do hospital.

A escolha de uma tecnologia dependerá do desafio enfrentado pelo gestor e nível de maturidade do hospital. Algumas instituições ainda não possuem Prontuários Eletrônicos (PEP), um business inteligence (BI) ou sistemas mais poderosos para controle de processos.

O HIS (Sistema de Informação Hospitalar), por exemplo, é uma tecnologia que ajuda a gerenciar os casos de pacientes, incluindo registros médicos, histórico de saúde e evolução do paciente, assim como histórico de admissões, exames realizados e dados pessoais e financeiros. Porém, funciona apenas como um registro de armazenamento de informação, não sendo útil para a análise de performance dos atendimentos.

Sistemas de Business Intelligence são bastante utilizados, pois permitem analisar, através de dashboards dinâmicos, a performance hospitalar, detalhando por setores e áreas. Com ele, a equipe consegue acompanhar indicadores de desempenho (KPIs) e avaliar se os processos funcionando conforme esperado.

Mas por quê um sistema de BI também não é suficiente para um hospital que busca a alta performance? Imagine um termômetro: a medição da temperatura indica que um paciente possui febre, mas apenas outras avaliações médicas e exames podem definir o que está causando essa febre, como uma infecção.

O BI funciona dessa mesma forma: indica que os processos não estão performando bem, mas não é capaz de evidenciar a causa daquele problema. Por exemplo, pode mostrar que o tempo total de permanência do paciente no pronto atendimento está sendo excedido, mas não deixa claro qual etapa do atendimento está falhando.

A tecnologia de Process Mining oferece um nível ainda mais profundo de análise: além de indicar se os processos estão com uma melhor performance, ela permite a análise da causa raiz, dando agilidade e assertividade para a gestão hospitalar tomar decisões para corrigir o problema, que pode estar prejudicando a segurança do paciente ou eficiência do atendimento.

Process Mining permite o controle de todos os processos assistenciais, de apoio e administrativos, entregando 100% de transparência sobre como todas os fluxos acontecem na realidade. Na próxima sessão você entenderá melhor sobre como funciona essa tecnologia inovadora.

Benefícios de Process Mining para Gestão Hospitalar

Process Mining dá agilidade e assertividade para a gestão hospitalar identificar e corrigir problemas que prejudicam a qualidade e eficiência hospitalar. Ela funciona a partir da extração de dados do sistema de gestão já utilizado pelo hospital, como o prontuário eletrônico, HIS ou ERP. Com base nesses dados, ela atua de 3 formas principais:

1. Descoberta de Processos: a plataforma de process mining mapeia automaticamente todos os fluxos hospitalares, apresentando a jornada ponta a ponta do paciente de forma visual, mostrando todos os caminhos percorridos. A visualização de dados pode ser baseada na frequência de casos (quantos pacientes passam por cada etapa ou atividade), tempos (de duração e de espera) e custos, com a utilização de filtros como período ou grupo de pacientes. Isso ajuda a identificar padrões e tendências nos dados, facilitando a tomada de decisão. A ferramenta mapeia também os fluxos administrativos e de apoio, permitindo que o gestor hospitalar identifique prioridades para eliminar desperdícios, reduzir tempos e retrabalhos.
2. Verificação de Conformidade: a ferramenta compara a realidade da operação com os modelos e regras definidas previamente na plataforma. Assim, ela entende quando algum processo sofre uma violação e notifica o usuário de forma muito próxima ao tempo real, dando agilidade para a correção e evitando que maiores problemas aconteçam. Por exemplo, quando um paciente sofre um desvio do protocolo gerenciado, como um atraso da realização da tomografia, não realização de coleta de algum exame específico ou em uma medicação incorreta.
3. Melhoria Contínua: a solução suporta também o acompanhamento da performance dos processos hospitalares a partir de dashboards inteligentes. É possível avaliar os indicadores estratégicos, de processo e qualidade, e comparar o desempenho entre diversos fatores, como período, responsáveis, turnos etc. A UpFlux Process Mining possui painéis de análise pré-construídos para cada aplicação em hospitais.

O ambiente hospitalar é complexo pois conta com muitos departamentos e processos interdependentes, com objetivos e metas individuais, além de atividades e desafios próprios. A solução UpFlux Process Mining é versátil e ajuda a melhorar a performance do hospital em diversos processos, visando a sustentabilidade financeira, melhoria de eficiência operacional e a competitividade da instituição. Conheça algumas aplicações:

Internação e Desospitalização

A UpFlux Process Mining para Internação e Desospitalização ajuda os gestores a gerenciar o processo de desospitalização, controlar o tempo de permanência, avaliar o consumo de diárias para identificar oportunidades de antecipação de altas com segurança, reduzindo o número de diárias excedidas e o tempo médio de permanência desnecessário. Além disso, o aplicativo ajuda a avaliar desperdícios com exames, materiais e medicamentos, entender o perfil da instituição e a otimizar o giro de leitos.

Centro Cirúrgico

A UpFlux Process Mining para Centro Cirúrgicos simplifica a análise de performance dos fluxos cirúrgicos, a capacidade e ocupação das salas cirúrgicas, além de facilitar a identificação da causa de atrasos e desperdícios. Isso ajuda a melhorar a rotatividade e uso do centro cirúrgico, o que aumenta a receita hospitalar.

Pronto Atendimento

A UpFlux Process Mining para Pronto Atendimentos atua principalmente na gestão de tempos entre cada etapa do atendimento, identificando e evidenciando os casos de pacientes que aguardam triagem, consulta ou que possuem elevado tempo de espera em alguma fase do processo, por exemplo, para acelerar o atendimento e reduzir o tempo de permanência do paciente, além de analisar o consumo de recursos, como medicamentos e exames.

Gestão de Leitos

A UpFlux Process Mining para Gestão de Leitos apoia a sustentabilidade econômica e operacional do hospital a partir da visualização da disponibilidade de leitos e aumento das ativações para garantir a ocupação adequada da capacidade operacional disponível, permitindo o atendimento aos pacientes, o que evita os adiamentos e cancelamentos de procedimentos e admissões.

Tenha alta performance na gestão hospitalar

A gestão hospitalar é complexa pois envolve a administração de processos interconectados e interdependes, mas que possuem objetivos e metas individuais, sendo assistenciais, de apoio e administrativos, e em paralelo, objetivos estratégicos a serem perseguidos.

Em um ambiente complexo como esse, uma tecnologia para integrar e centralizar informações é o ideal, não é? Process Mining apoia a gestão hospitalar e todos os seus responsáveis pois entrega 100% de transparência e agilidade para avaliar o desempenho e agir para corrigir ineficiências.

A UpFlux é a plataforma líder em Process Mining da América Latina, ajudando gestores de grandes hospitais a melhorar a eficiência operacional, sustentabilidade financeira e consequentemente, a competitividade do negócio a partir de dados e inteligência.

Quer melhorar a performance da sua gestão hospitalar? Conheça as soluções da UpFlux Process Mining para saúde.