O mapeamento de processos é extremamente importante em qualquer empresa, de qualquer segmento. Ter fluxos organizados, mapeados e entendidos plenamente pela sua equipe garante a consistência na tomada de decisão, uma jornada de trabalho muito mais saudável e, no caso dos hospitais, uma qualidade assistencial superior.
O mapeamento de processos hospitalares, nesse sentido, surge como uma maneira de melhorar o cuidado, otimizando a experiência do paciente e fazendo com que ele tenha mais segurança no ambiente hospitalar, já que tem sua jornada compreendida de ponta a ponta.
Além das vantagens assistenciais, fazer o mapeamento de processos hospitalares garante à gestão uma base para tomar decisões complexas, melhora indicadores que impactarão na sustentabilidade financeira, reduz a judicialização e otimiza a utilização de recursos.
No decorrer desse texto falaremos sobre mapeamento de processos hospitalares e porque você deveria adotar essa prática no seu dia a dia. Continue a leitura!
O que é o mapeamento de processos hospitalares?
O mapeamento de processos hospitalares representa todo o planejamento, gerenciamento e monitoração dos fluxos que comportam o dia a dia de uma instituição de saúde.
Esse mapeamento faz uma sequência lógica dos fluxos, etapas e objetivos dos processos da instituições de saúde, dando clareza sobre o cumprimento de protocolos, identificando a possibilidade de eventos adversos, acompanhando o seguimento da jornada do paciente, entre outros pontos, para avaliar se todos os processos estão em conformidade do início ao fim.
De modo geral, o mapeamento de processos hospitalares é uma ferramenta gerencial para analisar gargalos, erros e desvios e permitir uma tomada de decisão baseada em dados e informações reais do seu fluxo de atendimento.
A importância de fazer o mapeamento de processos hospitalares
O dia a dia de um hospital requer processos organizados e muito bem mapeados. Sabe por quê? Aqui vão duas perguntas simples para facilitar sua compreensão:
- Você já teve que atrasar uma desospitalização pelo simples fato de um paciente não ter feito um exame, uma medicação ou por falta de documentação?
- Você já presenciou alguma situação de Pronto Atendimento cheio em que, um paciente passou horas para ser atendido?
O mapeamento de processos hospitalares serve como uma ferramenta que torna o fluxo de trabalho muito mais visual, entendendo quais etapas precisam ser percorridas para que o final ideal seja alcançado. Nos dois casos acima, serve como uma forma de entender os problemas que podem impactar na sua jornada ideal.
Obviamente que o dia a dia nas organizações de saúde não é linear, mas mapeando e avaliando o percurso dos pacientes, ou outros fluxos que compõem esse dia a dia, a identificação de entraves que prejudicam a assistência ao paciente torna o cotidiano muito mais simplificado.
Isso porque fazer um mapeamento de processos hospitalares permite que a sua instituição tenha benefícios, já que:
- Mostra ao gestor hospitalar todas as etapas dos processos, onde eles estão ocorrendo com fluidez e onde não estão, e quais os melhores e os piores indicadores, etc;
- Identifica a utilização de recursos financeiros, humanos, materiais e auxilia na redução de desvio ou mau uso;
- Reduz a judicialização na saúde, já que melhora a experiência do paciente e garante um percurso muito mais coordenado e organizado;
- Descobre etapas falhas, erros de processos, eventos adversos que podem complicar o caso dos pacientes, ineficiências e gargalos;
- Garante uma gestão voltada à análise de dados, melhorando o processo de tomada de decisão e permitindo uma otimização contínua dos processos;
- Padroniza e coordena processos para manter os profissionais sempre alinhados e organizados em torno de um objetivo, melhorando a comunicação entre as áreas;
- Permite maior controle e previsibilidade financeira;
- Dá autonomia aos profissionais da assistência, permitindo a análise dos processos e correção de erros em tempo real.
Por que automatizar o mapeamento de processos hospitalares?
Você pode até fazer um mapeamento dos processos hospitalares manualmente. Para isso você vai precisar de: uma equipe 100% dedicada a esse trabalho, um estudo sobre todos os fluxos que compõem a sua organização, e compreender qual precisa de maior atenção, porque provavelmente sua equipe só conseguirá dar conta de um processo por vez.
Além disso, em uma análise manual sua equipe terá que desenhar cada etapa, entendendo o processo quando ele inicia até onde termina. Por fim, será necessário uma dedicação exclusiva do seu time no processo de monitoração, identificando possíveis erros e formas de corrigi-los.
Ou, simplesmente, existe uma forma melhor de como fazer um mapeamento de processos hospitalares: você pode automatizar esses processos e ganhar tempo, dinheiro e poupar seus profissionais para que realizem tarefas que realmente demandam a sua atenção e experiência.
Para se ter 100% de transparência no mapeamento de processos hospitalares, contar com ferramentas que utilizam BPM (Business Process Management) pode agregar ainda mais valor à análise de conformidade. Isso porque essa modelagem de processos tem como objetivo aumentar a produtividade dos colaboradores, reduzir erros humanos e ganhar agilidade na execução das ações.
Ou seja, com auxílio da tecnologia a monitoração dos processos hospitalares fica muito mais simplificada e ágil, dando insumo aos profissionais para que realizem uma assistência segura e positiva ao paciente, garantindo um atendimento adequado e tirando de suas costas tarefas que podem ser facilmente desenvolvidas por uma solução tecnológica, sem erros humanos.
Process Mining no mapeamento de processos hospitalares
Contar com a solução automatizada não é o fim do processo. Esse é o início de uma jornada de melhoria de assistência e ganho de excelência operacional. A solução de Process Mining entra nesse cenário justamente para executar esse papel e levar os hospitais ao ápice da gestão de processos.
Por meio de seus três pilares, descoberta, análise de conformidade e melhoria contínua, a solução de Process Mining dá insumos aos times e à gestão hospitalar para que as melhores decisões possam ser tomadas durante a jornada do paciente.
De forma prática, a solução faz essa descoberta dos processos hospitalares por meio de um mapeamento, extraindo dados de sistemas de gestão que os hospitais já utilizam. Depois, a solução faz uma análise de conformidade dos fluxos reais com os modelos de referência, ideias do seu dia a dia.
Por fim, a ferramenta de Process Mining permite que todos os envolvidos tenham acesso a dados e informações da jornada do paciente, bem como um kanban com informações visuais sobre processos que estão ou não de acordo com os modelos de referência, garantindo que as equipes tenham entendimento sobre os problemas para corrigi-los em tempo real.
Em um caso real de uso, em protocolos de AVC, a solução de Process Mining agregou valor na gestão de tempo para melhorar o atendimento desses pacientes. Esse é o depoimento do Dr. Victor Gadelha, Head de Inovação Médica dos Hospitais da DASA, durante o Process Mining Day: Saúde em Foco.
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