A gestão de leitos é um trabalho muito importante para a manter a eficiência hospitalar e competitividade da organização. Isso, pois seu principal objetivo é administrar a capacidade dos leitos e sua disponibilização para atender a demanda de pacientes.
Muitos hospitais enfrentam desafios culturais, políticos e de infraestrutura no gerenciamento de suas operações, incluindo a falta de tecnologias que possibilitem a transparência na informação sobre a ocupação dos leitos.
Nesse blogpost você conhecerá alguns desafios e as boas práticas para realizar uma gestão de leitos com excelência, além de dicas para melhorar a performance da gestão e cumprir os resultados esperados pelo hospital. Leia adiante para saber mais.
O que é a Gestão de Leitos?
A gestão de leitos hospitalares é um processo que controla a ocupação e provisionamento de camas e espaços adequados para pacientes eletivos e ou de emergência.
Além de gerenciar a disponibilidade e condição desses espaços, a gestão de leitos prevê organizar todos os serviços necessários, como tarefas administrativas, transação de documentos, liberação e atuação dos profissionais envolvidos.
Gerenciar leitos hospitalares é um processo complexo que envolve todo o ciclo do paciente, desde a sua admissão até a sua liberação do leito. Isso inclui garantir que os equipamentos estejam em boas condições, manter a limpeza e a rouparia dos leitos, e garantir que os utensílios estejam disponíveis. Quando feito de forma eficiente, essa gestão garante uma boa dinâmica para entrada e saída de pacientes, o que tem um impacto positivo na performance do hospital, estabilidade financeira e competitividade da organização.
A gestão eficiente dos leitos hospitalares garante que os pacientes sejam bem atendidos e que a capacidade do hospital seja utilizada da melhor forma possível, já que muitas vezes os leitos são recursos escassos.
A portaria nº 3.390 de 30 de dezembro de 2013 do Ministério da Saúde trata e respalda o gerenciamento de Leitos em seu: “Artigo 5° – Gerenciamento de leitos: dispositivo para otimização da utilização dos leitos, aumentando a rotatividade dentro de critérios técnicos, visando diminuir o tempo de internação desnecessário e abrir novas vagas para demandas represadas”.
A gestão de leitos é afetada por diversos fatores diariamente, o que torna essencial ter processos muito bem definidos para controlar a taxa de ocupação, contar com profissionais qualificados e sistemas de informação que simplifiquem o planejamento e monitoramento.
Qual é o objetivo da gestão de leitos?
A gestão de leitos é a administração da capacidade operacional e disponibilização de camas e espaços adequados para o cuidado ao paciente durante seu atendimento. A premissa básica é controlar a ocupação e direcionar esforços para otimizar o giro de leitos para atender a demanda de pacientes.
Para ter eficiência nesse processo, é preciso usar os leitos de forma adequada, de acordo com o tempo de permanência realmente necessário, planejar e monitorar o uso de leitos, estabelecer protocolos claros para a admissão e desocupação de pacientes, e também fortalecer a comunicação entre os profissionais envolvidos na gestão de leito.
Já vimos que a gestão de leitos tem um objetivo claro. Mas o impacto da operacionalização desse gerenciamento é muito maior para todo o atendimento ao paciente, e vital para o hospital. A seguir você verá a importância desse controle.
Qual é a importância da gestão de leitos?
A gestão de leitos garante que o hospital consiga ofertar um atendimento eficiente e de qualidade ao paciente, com os recursos necessários para oferecer segurança e a melhor experiência.
Uma gestão ineficiente de leitos pode causar indisponibilidade de espaços adequados, que por sua vez, prejudica a qualidade do atendimento ao paciente. Quanto mais tempo um paciente esperar por uma cama, mais sua condição de saúde é afetada, o que pode cancelamento ou adiamento de procedimentos eletivos, e pode até mesmo levar a complicações mais graves.
De acordo com um estudo publicado na Revista de Gestão em Sistemas de Saúde, intitulado “O Desafio de Mapear Variáveis na Gestão de Leitos em Organizações Hospitalares Privadas”, 29,1% dos procedimentos médicos são cancelados devido à falta de leitos disponíveis. Isso tem um impacto significativo na receita e competitividade das instituições hospitalares, já que sua reputação pode ser prejudicada.
Uma condição ainda pior que o adiamento das cirurgias eletivas é a admissão do paciente em um leito impróprio, o que pode prejudicar sua segurança. A falta de leitos para pacientes de covid-19 evidenciou a escassez de leitos principalmente na rede pública, o que causou a perda de muitas vidas.
A garantia de leitos hospitalares também comprova a busca de excelência no atendimento, já que o hospital conseguirá acompanhar o paciente de forma humanizada. Sabemos que o tempo de atendimento é o principal indicador de qualidade na percepção do paciente, além das condições físicas das instalações e leito, e o tratamento aplicado. Em resumo, a gestão de leitos eficiente garante ao hospital:
- Redução do tempo de espera para internação
- Otimização do uso da capacidade instalada
- Redução de custos: se o uso for otimizado, investimentos desnecessários para ampliação são evitados
- Redução do tempo de permanência do paciente
- Redução da ansiedade, estresse e frustração dos profissionais da saúde
- Segurança e boa experiência ao paciente
- Maior agilidade para liberar leitos
A gestão de leitos é essencial para a vantagem competitiva de uma organização, assim como para sua sustentabilidade financeira e eficiência operacional. Mas para isso, os profissionais precisam estar atentos aos desafios e principalmente, às soluções para superá-los.
Leia também:
- 4 maneiras de melhorar o giro de leitos com tecnologia
- Como reduzir o tempo de permanência hospitalar?
- Ciclo de receita hospitalar: como tornar seu processo mais eficiente?
Principais desafios da gestão de leitos
Você já viu que o processo de gerenciamento de leitos é complexo. E para tornar esse cenário ainda caótico na grande maioria dos hospitais, algumas situações desafiam a operacionalização da estratégia de gestão.
A gestão de leitos é um processo que muitas vezes é mal operacionalizado em hospitais devido a desafios culturais, políticos e de infraestrutura. A organização dos processos e busca por informação são fundamentais para o seu funcionamento, mas muitas vezes essas tarefas são realizadas de forma manual ou através de planilhas. A seguir, listamos alguns dos principais desafios enfrentados na gestão de leitos:
Profissionais qualificados
Os profissionais a frente da gestão de leitos precisam contar com competências específicas, como conhecimento multidisciplinar não apenas sobre saúde, mas também em liderança, gestão de contratos, planos de saúde, legislação aplicada a saúde, cadeia de suprimentos e sistemas de informação.
Imagine encontrar alguém com todas as habilidades necessárias para ser um gestor de leitos hospitalares. Mas, essa pessoa sozinha não é capaz de garantir a fluidez no processo, é preciso contar com uma equipe bem treinada para realizar diversas tarefas e garantir excelência no processo.
Organização dos processos
Se o processo já é complexo, imagine se estiver desestruturado. A equipe deve ter de forma clara a operação adequada de todos os processos envolvidos para que seja possível oferecer um atendimento ao paciente com excelência. Processos claros são primordiais.
Para isso, é preciso ter consistência no registro e compartilhamento de informações sobre cada leito, evitando má interpretação e erros na operação.
Descubra algumas dicas para organizar os processos da gestão de leitos mais abaixo.
Disponibilidade e integração da informação
A descentralização da informação e fragilidade no registro de dados da organização é um dos principais desafios da gestão, já que causa dificuldade para compreender o processo e entender a disponibilidade atual e futura de leitos. Isso prejudica o planejamento de procedimentos.
Esse processo é dependente de diversas áreas do hospital, sendo administrativas, cirúrgica e médica. Para que toda a equipe tenha as informações necessárias, a comunicação entre todas os setores deve ser fluída e em tempo real.
Com a tecnologia certa é possível monitorar os indicadores da gestão de leitos, como a disponibilidade e tempos para liberação.
Como fazer a gestão de leitos?
Mesmo sendo complexa, a gestão de leitos pode ser organizada seguindo um plano de ação composto por passos que envolverão pessoas, processos e tecnologias. Confira abaixo:
Invista tempo para o planejamento
Todo processo eficiente precisa de planejamento, o que definirá objetivos e metas para guiar a implementação de ações e organização dos recursos físicos, digitais e humanos.
O planejamento é importante para documentar os profissionais envolvidos e responsabilidades, os recursos disponíveis ou ainda necessários, definição de processos e fluxos.
Faça o mapeamento dos fluxos
Mapear o processo de gestão de leitos é fundamental para acompanhar a admissão, movimentações e alta de pacientes, além de garantir e controlar a higienização e manutenção dos leitos. Dessa forma, é possível entender e estabelecer os procedimentos necessários para garantir eficiência e qualidade na gestão.
Esse mapeamento permite identificar também quais são as falhas que acontecem de forma recorrente e adequar os fluxos de acordo com a rotina das equipes e profissionais envolvidos. Com o fluxo bem mapeado é possível padronizar processos para ter uma operação mais eficiente.
Identifique os principais problemas atuais
Com os fluxos e processos mapeados, é o momento de reconhecer os gargalos para realizar mudanças e melhorias. É possível avaliar também a origem de demanda e diferenciar o volume (por exemplo, UTIs pediátricas normalmente demandam menos leitos que as demais). A análise do processo facilita o direcionamento de soluções.
Defina indicadores de desempenho
“O que não é medido não é gerenciado”. A frase de Robert Kaplan e David Norton mostra que estabelecer metas e objetivos não é o suficiente para alcançar a excelência operacional. Uma boa gestão de leitos precisa mensurar o desempenho do processo para saber como aperfeiçoá-lo.
Alguns Indicadores-Chave de Desempenho (KPI) devem ser monitorados de perto para medir a performance da operação. Para a gestão de leitos, os mais comuns são:
- Ocupação de leitos: a taxa de ocupação hospitalar é calculada com o volume de pacientes/dia e de leitos/dia de um período. Segundo referências internacionais, o valor adequado para esse indicador deve estar próximo a 85%. Mas é sempre necessário avaliar o contexto de cada hospital.
- Média de permanência: o tempo médio de permanência é calculado a partir da divisão do número de pacientes-dia em um período pelo número de saídas no mesmo período. Entenda saídas como altas, transferências ou óbitos, e considere que a média de permanência é influenciada por cada condição específica de saúde.
- Intervalo de substituição: é o tempo médio em que um leito fica desocupado entre a saída de um paciente e a entrada de outro. Para chegar a esse número, basta multiplicar a taxa de desocupação pela média de permanência em dias, e dividir o resultado pela taxa de ocupação.
- Giro ou rotatividade de leitos: o giro de leitos hospitalares representa o nível de utilização em um período específico. Seu cálculo leva em consideração a divisão o volume de saídas de pacientes no período analisado pelo número de leitos do mesmo período.
Invista em tecnologia de gestão
Imagina ter que calcular e acompanhar todos os indicadores necessários e, ainda, verificar a disponibilidade de leitos de forma manual. Sem dúvida, é impossível ter uma instituição saudável e competitiva sem contar com tecnologias para auxiliar na gestão hospitalar.
Uma tecnologia inteligente para a gestão de leitos facilita o acesso à informação, simplifica o controle do processo e a monitoração dos indicadores, o que agiliza atendimentos e melhora a eficiência do hospital.
Gestão de leitos: como escolher um software?
Um software adequado para a gestão de leitos permite o funcionamento pleno e eficiência do processo, além de garantir transparência sobre a disponibilidade de leitos.
Os profissionais poderão contar com a integração e centralização de dados da organização, o que ajuda a tomar decisões de forma mais assertiva e dar agilidade nos processos de atendimento. A escolha de um software levará em conta os objetivos, metas e necessidades de cada hospital e gestão.
Em um cenário com pouca transparência sobre o desempenho e disponibilidade dos leitos, uma solução que permite o entendimento e controle dos indicadores e dá autonomia para obtenção dos dados e apoio a tomada de decisão é o ideal. É o caso de Process Mining, solução que entende dados e trás transparência para o acompanhamento dos processos, além de controlar os status de forma automatizada.
Como Process Mining apoia a Gestão de Leitos?
Process Mining é a solução para gerenciar o processo de forma inteligente. A plataforma permite o conhecimento do processo com base em dados, monitoração dos indicadores de desempenho e implementação de regras para controle automatizado.
A partir de uma conexão com o ERP ou prontuário eletrônico do hospital, Process Mining entende e organiza dados para oferecer transparência total sobre a disponibilidade dos leitos, além de maior autonomia para a tomada de decisão da equipe.
Kanban para gestão de leitos
O kanban da UpFlux apoia na gestão a vista dos leitos hospitalares, permitindo a visualização em tempo real da disponibilidade de leitos. As regras de direcionamento configuradas na plataforma movimentam automaticamente o leito pelas colunas de status do kanban.
Algumas das etapas podem ser: Leito Livre; Leito em Uso; Aguardando Higienização; Em higienização; Paciente com Alta Médica e sem Alta Hospitalar; e Manutenção/Isolamento.
Dashboards
A UpFlux Process Mining possui dashboards para acompanhamento da eficiência do cenário dos leitos hospitalares. A partir desses painéis de análise, é possível monitorar e avaliar os indicadores de desempenho, acompanhar os tempos entre cada etapa do processo, volume de leitos em cada status de disponibilidade, perfil da utilização e muito mais.
Agora que você já entendeu como a poderosa ferramenta de process mining ajuda a melhorar a performance da gestão de leitos para garantir a ocupação adequada da capacidade disponível, e consequentemente, a eficiência, sustentabilidade financeira e competitividade do hospital, o que acha de conhecer na prática a solução?
A UpFlux é a plataforma #1 de Inteligência Artificial e Process Mining da América Latina, ajudando grandes hospitais a alcançarem um nível superior de eficiência em processos.
