Retrabalho é inevitável. Mas é possível controlar.
Como organismo vivo, as organizações têm inerente a necessidade de adaptação a pessoas, processos, cultura e mercado. Em meio a essas esferas, a gestão também precisa se adaptar e controlar ineficiências. Com o auxílio de tecnologias, muitas delas podem inclusive ser evitadas. Mas não todas, como os retrabalhos.
As atividades repetidas podem ser esperadas e aceitas em certa medida para atenderem à melhoria contínua de um determinado processo quando se trabalha com projetos ágeis. Afinal, por si só, o ágil pressupõe a disponibilização rápida de um determinado produto ou atividade em prática para experimentar, coletar feedbacks e melhorar. Essa melhoria por si só já se reflete em repetição de atividades ou correções, que também são requeridas para a gestão da qualidade.
No entanto, não encontramos nas empresas apenas esse tipo de retrabalho que é parte de uma estratégia de agilidade ou qualidade. A eliminação da repetição de atividades como um todo é, sim, uma utopia. Mas é vital para as organizações o controle dos custos gerados com qualquer tipo de ineficiência, principalmente aqueles não previstos que minam a produtividade e geram gargalos em processos, podendo comprometer inclusive o core business.
Portanto, é inevitável que haja retrabalho em certa medida, mas o controle é essencial para as dimensões de negócio, gestão da qualidade e gestão de pessoas nas empresas. Pois gerir o retrabalho causa impactos na eficiência, redução de custos operacionais, satisfação dos colaboradores e clientes, como veremos a seguir.
O que é retrabalho
Retrabalho é a repetição de atividades em processos produtivos para fazer com que materiais, itens, produtos ou serviços já considerados prontos possam se adequar a padrões de qualidade esperados. Podemos dizer que ele existe toda vez em que há quebra de expectativas entre o cliente e a empresa ou entre líderes e colaboradores. Em outras palavras, retrabalho significa falta de sincronia entre a expectativa e a eficiência apresentada.
O que causa retrabalho nas empresas
Como vimos, a quebra de expectativa é um fator relevante para a ocorrência de correções. Desta forma, a falta de alinhamento da comunicação sobre requisitos podem levar a retrabalhos.
A falha também pode está no controle de qualidade, que permitem o avanço de produtos ou atividades sem a correspondência às exigências mínimas. Isso pode decorrer, por exemplo, de falhas tecnológicas causadas por softwares ou automações erradas.
Outra causa de retrabalhos é a ineficiência de processos quando esses não são bem definidos, estão desatualizados ou há falta de clareza sobre qual é o processo atual para determinado fluxo.
Há ainda o fator cultural nas organizações. Quando colaboradores não são incentivados ao aprendizado e melhoria contínua, eles podem não acompanhar as mudanças que as empresas fazem para atender às oscilações do mercado. Uma possível consequência é enfrentarem frequentes repetições de atividades para correção, o que levanta um alerta para a gestão de pessoas.
Retrabalho na gestão de pessoas
Para a gestão de pessoas, o retrabalho deve ser tratado como consequência e causa. Do ponto de vista da consequência, pode ser decorrente da falta de uma cultura de melhoria, aprendizado e comunicação entre líderes e liderados.
Já ao lado de outras barreiras para o desempenho do trabalho, pode ser uma causa de insatisfação com a estrutura da organização e seus processos. É por isso que a gestão de pessoas deve dar importância à diminuição do retrabalho, uma vez que ele afeta a produtividade e a ocupação do tempo com tarefas que poderiam, na sua maior parte, serem evitadas.
Uma forma de atender a esta necessidade da área de Recursos Humanos é com a gestão da qualidade. Seu foco está na garantia da entrega do máximo de qualidade ao cliente. Para isso, é uma das suas responsabilidades gerir a expectativa do cliente e gerar eficiência para atender a esta expectativa.
O que significa retrabalho na gestão da qualidade
Uma das responsabilidades da gestão da qualidade é fazer a gestão dos custos. Seu objetivo é alcançar o máximo de qualidade com o menor custo possível. E como retrabalho implica em consumir mais de uma vez os recursos para produzir, ele gera custos e sinaliza uma oportunidade de melhoria.
Portanto, a gestão da qualidade precisa estar constantemente atenta aos custos gerados com cada ineficiência, tal como gargalos causados por eles, que significam uma acentuação descontrolada de custos para os processos.
De acordo com o artigo científico publicado na Associação Educacional Dom Bosco, os custos são classificados em: custos de prevenção, custos de avaliação, custos de falhas internas e custos de falhas externas. E o retrabalho é classificado como um custo de falha interna.
Qual o custo do retrabalho
O custo do retrabalho pode chegar a até 30% dos custos de produção nas empresas. Esse número foi demonstrado em estudos sobre gestão da qualidade que discorreram sobre a redução dos custos não associados à qualidade.
- Analisando o impacto na produção, o custo do retrabalho chega a representar até 30% da construção de acordo com uma pesquisa recente nessa indústria.
- Outro estudo sobre boas práticas de qualidade das organizações demonstrou uma redução de custos de cerca de 30% em uma indústria manufatureira multinacional ao diminuir reclamações, desperdícios e retrabalhos.
Para as empresas pesquisadas, calcular custo do retrabalho foi um importante ponto de partida para uma real redução de custos a partir da tratativa de ineficiências, demonstrando que esta é uma oportunidade para os negócios aumentarem sua eficiência e lucratividade.
Como diminuir o retrabalho na indústria
Uma vez compreendida a importância de diminuir o custo do retrabalho para as indústrias, é preciso definir ações para que eles sejam evitados ou controlados.
Como evitar o retrabalho
Como mencionado no início deste texto, nem sempre é possível evitar o repetições de atividades, principalmente quando tratamos de projetos ágeis que pressupõem melhorias contínuas que podem se traduzir em correções.
Mas no decorrer do artigo apontamos para alguns caminhos para os casos em que é possível evitar, como melhorar a gestão de qualidade e disseminar uma cultura de aprendizado contínuo para as pessoas. No entanto, ações pontuais não devem ser o fim. É preciso controlar continuamente os processos e suas ineficiências.
Como controlar retrabalho
Para esse controle, é necessário identificar quais são eles e onde ocorrem. Também é preciso entender o impacto de cada correção em um processo e tomar ações corretivas para onde há alto custo ou riscos para os negócios. Por exemplo:
Imagine uma fábrica de smartphones que enfrenta um problema de retrabalho quando um lote de telas de LCD, crucial para seus produtos, apresenta defeitos. Após identificar falhas durante a inspeção, a fábrica contata o fornecedor, que confirma o erro e promete substituir as peças defeituosas. Esse processo de correção pode levar semanas, gerando riscos de parada na produção, atrasos no cronograma, perda de receitas e custos adicionais. Mas como a empresa poderia ter previsto isso, controlado os riscos e evitado todo este transtorno? Neste caso, a repetição da etapa poderia ter sido evitada se a fábrica fizesse uma contínua otimização no seu processo de Compras, diversificando fornecedores e criando estoques de segurança, por exemplo.
Isso é possível com a tecnologia mais avançada em gestão e otimização de processos: Inteligência Artificial e Process Mining. Ela permite a identificação precisa de retrabalhos e outras ineficiências que geram desperdícios nas empresas.
Como diminuir retrabalhos com Inteligência Artificial e Process Mining
Com crescente adoção pelas indústrias, a Inteligência Artificial traz uma possibilidade eficaz para redução de retrabalhos. Utilizando a abordagem de Process Mining (ou Mineração de Processos), ela permite um mapeamento com visualização detalhada de cada etapa do processo. A IA sinaliza visualmente gargalos, ineficiências, erros e outros desvios do padrão esperado.
O vídeo a seguir faz a apresentação da aplicação da tecnologia para otimizar processos nas indústrias.
Observe que, ao analisar os dados do processo, Process Mining pode identificar onde e por que ocorrem retrabalhos. Com essa informação, as empresas podem focar em corrigir as causas raiz, como fizeram esses clientes da UpFlux, plataforma de IA #1 em Otimização de Processos na América Latina:
- A Dasa, empresa referência mundial em medicina diagnóstica, identificou com a IA as melhores oportunidades para reduzir erros e retrabalhos, aumentando em 45% a produtividade da sua equipe.
- Um Centro de Referência Internacional em Saúde Especializada descobriu um gargalo com mais de 447h de retrabalho em suas Contas a Pagar, além do custo elevado de 5700 faturas por antecipação de pagamento. Ao todo, gerou quase R$9 Milhões de economia.
- A área de Supply Chain de uma empresa de Bens de Consumo reduziu em 30% o seu lead time e em 40% os retrabalhos, aumentando a produtividade da área e a competitividade no mercado. Você pode baixar este case aqui.
Quer saber exatamente como essas empresas descobriram ineficiências, diminuíram retrabalhos e custos dos seus processos? Marque um horário com nossos consultores e veja como a plataforma da UpFlux funciona na prática:
