A adesão a protocolos assistenciais garante maior qualidade na assistência e melhora a satisfação do paciente, além de evitar custos com variabilidade no consumo de recursos e retrabalhos em hospitais e clínicas.
A falta de monitoração e acompanhamento eficaz da adesão aos protocolos assistenciais implica em falhas que podem prejudicar diretamente na qualidade do cuidado e expor o paciente a maiores riscos, o que impacta em má experiência, custos excedentes e até o aumento de casos de judicialização na área da saúde. Como seu hospital tem trabalhado esse acompanhamento?
No livro “Segurança do Paciente“, publicado em 2019, os autores defendem que para melhorar a qualidade e resultados dos serviços de saúde deve-se disseminar a cultura de segurança em toda a jornada do paciente. Porém, muitos hospitais enfrentam dificuldades para analisar o nível de qualidade no cuidado, já que não possuem sucesso na implementação de protocolos que deveriam garantir essa segurança.
Em um cenário de falta de transparência para monitorar a conformidade de marcadores de cada protocolo assistencial na jornada do paciente (como antibiótico da primeira hora, eletrocardiograma e tempo tomo), Process Mining surge como solução para melhorar a eficiência dos processos e garantir o cuidado adequado ao paciente a partir da conformidade aos protocolos. Quer saber como? É sobre isso que vamos falar hoje. Acompanhe!
O que são protocolos assistenciais?
Protocolos assistenciais são instrumentos que guiam a equipe multidisciplinar no manejo clínico adequado ao paciente. Para assegurar a uniformização e padronização de tratamentos clínicos e condutas médicas, instituições hospitalares implementam esses protocolos para que sirvam como “guias”, orientando a equipe multidisciplinar no cuidado ao paciente, conforme suas diretrizes e orientações.
Esses protocolos estabelecem quais são, por exemplo, os medicamentos, materiais e exames recomendados conforme cada patologia. Em hospitais brasileiros é comum encontrar protocolos clínicos direcionados a AVC, pneumonia, sepse, entre muitos outros.
De acordo com o Observatório da ANAHP 2021, os protocolos institucionais tem como objetivo padronizar processos clínico-cirúrgicos, reduzir a variabilidade e nortear os profissionais no atendimento de acordo com a patologia. Essa prática deve resultar em maior segurança assistencial, melhor gestão dos recursos e aumento da satisfação do paciente.
Como automatizar os protocolos assistenciais?
A alta complexidade do percurso assistencial e variabilidade no cuidado ao paciente dificultam o controle e análise da efetividade das diretrizes estabelecidas para o tratamento. Um problema muito comum em hospitais é a falta de controle da variabilidade de medicamentos utilizados no mesmo processo.
Essa variabilidade implica em custos excedentes para a gestão hospitalar e pode se tornar um ofensor de risco à segurança do paciente, já que não se tem um controle eficaz do que foi consumido durante sua jornada de atendimento. Para solucionar esse problema, as equipes costumam fazer longas reuniões para mapear o consumo e identificar essa variabilidade, o que consome muitos recursos em tempo e esforços.
Além disso, essa análise retrospectiva ajuda apenas na melhoria dos próximos atendimentos, já que as ineficiências não serão corrigidas para ajudar o paciente que tem sofrido no momento com esse problema. Esses fatores, entre tantos outros, implicam na baixa qualidade percebida no atendimento, experiência ruim do paciente e judicialização, além de causar custos e tempos excedentes para a organização.
Além disso, com o uso de inteligência artificial na saúde, existem inúmeras opções diagnósticas e terapêuticas disponíveis para que se siga o tratamento de uma doença. No entanto, a variabilidade também nas linhas de tratamento não significa melhores desfechos clínicos. Nesse sentido, os Protocolos Assistenciais são formas estruturadas de prestar suporte ao paciente, incluindo objetivos terapêuticos e uma sequência de cuidados, conforme seu tempo ideal, com estratégias diagnósticas e terapêuticas.
A adoção de protocolos assistenciais também proporciona uma situação ideal para coletar dados para que a equipe operacional entenda os percursos que o paciente tem dentro da instituição. E para transformar esses dados em conhecimentos e superar os desafios nesse cenário, o uso de Process Mining na gestão dos protocolos assistenciais se torna uma das principais soluções.
Papel do Process Mining para a saúde
Process Mining é uma tecnologia que possui como principal função descobrir de forma automática como os processos ocorrem na realidade e identificar todas as suas variantes, ou seja, todas as variabilidades que o processo sofreu em um determinado período. Para isso, a disciplina atua na descoberta de processos, partir das informações extraídas dos sistemas que as instituições de saúde já usam, para criar modelos de processos reais.
Após, a plataforma analisa a conformidade com modelos previamente definidos, comparando os processos reais a eles. Esse recurso tem como finalidade entender e diagnosticar ineficiências e problemas que ocorrem durante o processo. Ao final, a plataforma propõe melhorias. Baseado em tudo que acontece verdadeiramente dentro do ambiente hospitalar, Process Mining gera insights que são transformados em soluções práticas, com a finalidade de garantir uma melhoria verdadeira nos processos das instituições de saúde.
Na saúde, Process Mining possui a capacidade de ajudar as equipes médicas a avaliar a conformidade da jornada do paciente em relação às práticas recomendadas, evidenciando todas as variabilidades de fluxos hospitalares e consumo ao longo do percurso assistencial. A tecnologia faz o mapeamento de processos, de forma automática, apresentando suas variantes.
Process Mining ajuda também na avaliação de quais modelos do processo que resultaram em melhores desfechos, entregando valor para colaborar em projetos de melhoria em healthcare.
Além de auxiliar estas equipes para fazer a análise com maior agilidade, a mineração de processos na saúde reduz o ciclo do projeto permitindo que as equipes realizem mais projetos de melhoria e foquem na execução dos planos de ação. Outro ganho alcançado reportado é sistematizar a gestão da melhoria contínua evitando retrocessos, após implantação do projeto de melhoria.
Alex Meincheim – CEO da UpFlux
Process Mining na melhoria da gestão de processos
A falta de controle da conformidade na jornada do paciente é uma dor muito comum em hospitais do Brasil, sejam eles públicos ou privados. Esse ponto também é preocupante, já que cada não conformidade nos protocolos assistenciais pode resultar em um risco a segurança do paciente e falhas na atenção ao cuidado.
Dessa forma, o uso de tecnologias como a UpFlux Process Mining auxilia a equipe na monitoração eficiente de conformidade da jornada em relação aos protocolos. Vamos ver como isso funciona na prática, destacando quatro passos:
1. Descoberta de processos
A UpFlux possui uma ferramenta poderosa de descoberta de processos, que realiza o mapeamento automático e evidencia à equipe a realidade do atendimento. Nesse mapeamento é possível identificar as variabilidades de consumo, caminhos percorridos, tempos entre as transições de cuidado e até readmissão hospitalar.
Ou seja, de forma prática e rápida, a equipe multidisciplinar tem mãos o mapeamento ponta a ponta da jornada do paciente, permitindo filtros por CID, grupos, nível de risco, e visão por perspectivas de duração, custo, e muito mais.
Dessa maneira, a plataforma permite descobrir caminhos percorridos pelo paciente em sua jornada, do agendamento à alta, suas variabilidades, consumos e se, de fato, o atendimento realizado foi eficiente ou não. Também é possível visualizar o processo entendendo a duração de cada etapa, seus custos e se houve retrabalho ou desperdício durante o fluxo.
2. Criação de modelos de referência
A partir da análise de efetividade pelo mapeamento de processos, é hora de iniciar o projeto de melhoria. Com base nas ineficiências ou conformidades encontradas, podemos estabelecer prioridades para implementação de protocolos assistenciais.
Digamos que a prioridade é implementar o protocolo de dor torácica. Na plataforma UpFlux é possível criar e configurar modelos BPM dos protocolos assistenciais, customizando as informações de tempo, consumo e fluxo ideal.
O usuário pode criar variantes se necessário, como medicamentos e materiais que podem ser utilizados. A partir da configuração dos Modelos de Referência, a UpFlux já inicia a conferência automática dos casos para identificar as violações para análise de conformidade.
3. Análise de conformidade – Kanban
A plataforma da Upflux agrega 100% de transparência aos processos. Pensando nisso, apresentamos a conformidade dos casos em uma estrutura de kanban, evidenciando ao usuário quais casos sofreram violações em cards vermelhos, e casos em conformidade em cards verdes.
Essas regras demonstram a qualidade e eficiência no atendimento, se estão seguindo ou não os protocolos estabelecidos. Entendendo quais são as normas padrão, a plataforma emite alertas sempre que uma violação for detectada.
Assim, por meio de um kanban, em uma tela, os responsáveis podem visualizar de maneira simplificada quais pacientes sofreram violação em sua jornada de atendimento e podem criar ações para resolver essas falhas de processo.
Para entender a causa raiz de cada caso que não está em conformidade, basta clicar no card. Na nova tela, o usuário irá conferir todas as violações do caso. Como a UpFlux faz a extração automática dos dados do prontuário eletrônico do hospital, notificamos o usuário sempre que houver uma violação, permitindo a adequação da jornada de forma ágil, evitando maiores danos e riscos ao paciente.
4. Monitoração e Acompanhamento
Com o objetivo de analisar a eficiência do atendimento e os resultados do projeto, é possível criar e configurar dashboards diretamente na plataforma. Os gráficos e quadros são 100% customizáveis conforme necessidade das análises, a partir de diversas perspectivas e informações úteis para a gestão dos protocolos.
Esse acompanhamento é feito em tempo real, com fácil processo de edição e análise. Dessa forma é possível obter insights estratégicos para uma aplicação rápida, aumentando a eficiência de cada etapa e melhorando o índice de produtividade da equipe assistencial. Dessa maneira o time consegue ter informações que irão auxiliar na correção de erros e possíveis desvios.
Nesse cenário que Process Mining mostra sua diferença em relação a uma plataforma de Business Intelligence, por exemplo. Ao contrário desse tipo de sistema, Process Mining indica onde estão os problemas e apresenta um caminho possível para a solução dos problemas percebidos, ao contrário dos BIs que apenas indicam números e não geram insights.
Resultados do Process Mining para a gestão de protocolos assistenciais
A UpFlux Process Mining reduz o esforço operacional em mais de 50%, já que evidencia de forma automática toda a variabilidade ao longo do percurso assistencial, identificando também a causa raiz dessas ineficiências. Além da análise retrospectiva, nossa solução sinaliza os desvios quando acontecem, permitindo a tomada de ação em tempo real, o que evita a exposição do paciente a maiores riscos.
Por meio da descoberta de processos, a UpFlux Process Mining consegue identificar detalhadamente o consumo de recursos, gargalos, retrabalhos e desvios na jornada do paciente. Assim, já identificamos mais de R$ 365.000,00 em desperdícios hospitalares em apenas uma linha de cuidado de um dos nossos clientes.
Com a praticidade na criação de modelos de referência, o Hospital Unimed Florianópolis implementou 3 protocolos no primeiro mês de uso da plataforma. O que acha dessa aplicação no seu hospital?
Como implementar Process Mining em seu hospital?
Tecnologias de Process Mining possuem integração simples e rápida a prontuários eletrônicos e HIS, não sendo necessária infraestrutura dedicada e meses de implementação.
A UpFlux é a primeira plataforma de Process Mining do Brasil, tendo forte atuação em hospitais e clínicas de todo o país. Possuímos conectores prontos para diversos sistemas, como a MV, Tasy e Wareline, entre outros. É a partir desses sistemas que extraímos os dados sobre os fluxos percorridos em protocolos assistenciais.
Possuímos também um time de Sucesso do Cliente composto por enfermeiros e especialistas em Lean Six Sigma para ajudar a melhorar a eficiência e qualidade do cuidado ao paciente de forma contínua.
Ainda em dúvida sobre como Process Mining pode ajudar o seu hospital a alcançar a excelência no cuidado ao paciente a partir da implementação de protocolos assistenciais? Clique no link abaixo e saiba mais.
