O dia a dia de um hospital é complexo e cheio de obstáculos. Independentemente dos avanços na área, o cuidado com paciente, prezando pela sua experiência, é sempre um desafio. A união da ciência e da tecnologia fez com que as coisas ficassem mais simplificadas, mas não tirou das mãos dos profissionais a responsabilidade pela segurança dos pacientes.
A tecnologia de mineração de processos na saúde surgiu para auxiliar ainda mais esses profissionais nesse controle. Prezando pelo cuidado e as boas práticas de gestão, a mineração de processos cumpre um papel muito importante dentro das organizações de saúde: garantir a máxima excelência operacional.
É sobre isso que falaremos neste texto. Entenda a importância da mineração de processos na saúde e como dar os primeiros passos para aplicá-la no seu dia a dia.
O que é mineração de processos?
Mineração de Processos, ou Process Mining, é uma área de conhecimento dentro da Inteligência Artificial que tem como objetivo descobrir, monitorar e melhorar processos reais, extraindo conhecimento de dados disponíveis em diversos sistemas de informação que as organizações já utilizam.
De maneira simplificada, baseada em dados, a Mineração de Processos tem capacidade de demonstrar como um processo está ocorrendo na prática permitindo que os stakeholders consigam avaliar o processo, identificar gargalos e desvios operacionais.
Muitos perguntam a diferença entre Business Intelligence (BI) e Mineração de Processos. É simples responder: Enquanto Business Intelligence tem um funcionamento análogo a um termômetro indicando que um processo possui problemas, seja eles de desempenho, desvios, retrabalhos; a Mineração de Processos funciona como um Raio-X dando visibilidade e compreensão de onde estão os problemas.
Quais são os benefícios da Mineração de Processos na Saúde?
A partir do processo de cuidado do paciente descoberto é possível realizar diversas análises com o objetivo principal de mapear os processos de cuidados; Identificar desvios de processos e falhas operacionais; Descobrir protocolos que estão sendo utilizados na prática; Avaliar a eficiência dos fluxos de cuidado em relação aos desfechos.
Neste vídeo é possível entender de forma muito clara o que é esse conceito e qual o papel da mineração de processos na saúde.
Qual a relação da Mineração de Processos com o mapeamento da jornada do paciente?
A Mineração de Processos permite mapear toda jornada do paciente baseada nos milhares de dados armazenados no prontuário eletrônico do paciente.
Em um hospital, por exemplo, um paciente entra no pronto atendimento, retira senha, passa por triagem, consulta. Após avaliação clínica, realiza exames, é medicado e passa por reavaliação médica até ganhar alta ou ser internado.
Nesse cenário, a mineração de processos consegue controlar esses passos, mantendo a equipe informada sobre gargalos, desvios e erros que podem acontecer nesse jornada, fazendo com que o paciente possa vir a não cumprir seu caminho ideal de atendimento.
Entrevista com o CEO da UpFlux, Alex Meincheim: O papel da Mineração de Processos na saúde
Os negócios em Saúde estão passando por transformações constantes. Muitas delas ligadas à tecnologia. Na sua opinião, qual o nível de maturidade do gestor de Saúde para manter o equilíbrio do negócio?
Frente aos desafios da gestão hospitalar em manter a sustentabilidade das organizações da saúde, os gestores precisam estar comprometidos em maximizar a eficiência operacional dos processos. Para isto é extremamente importante identificar problemas e gerar planos de ações assertivos – tarefa cada vez mais árdua para as equipes em decorrência da complexidade de muitos processos distintos no cuidado aos pacientes.
Apesar de evolução tecnológica dos prontuários eletrônicos pouco se evoluiu na geração de informações analíticas. Grande parte dos diretores dependem da elaboração manual de relatórios por seus gerentes e coordenadores. As análises dos consumos e custos de medicamentos, exames e materiais para cada linha de cuidado é algo que consome muito tempo e realizado muitas vezes de forma reativa.
Para avaliar qualidade e experiência do paciente ainda é ainda mais complicado visto a diversidade de casos para fazer um estudo de tempos e espera do paciente (cronoanálise). Desta forma, a agilidade para a tomada de decisão é uma necessidade latente e já existem tecnologias prontamente disponíveis para auxiliar os gestores.
Dentro deste panorama, os gestores de saúde que terão maior sucesso certamente serão os que souberem aliar novas tecnologias e metodologias de melhorias de processos para melhorar não apenas a qualidade, mas também a sustentabilidade financeira de cada linha de cuidado.
Como a mineração de processos na saúde pode otimizar a gestão dos processos e quais são os requisitos que o profissional gestor precisa para utilizar essa metodologia?
Na saúde existem muitas restrições e inúmeras possibilidades de fluxos seguidos pelos pacientes o que dificulta a avaliação destes processos de cuidado. Entender quais são os caminhos mais adequados que representam o melhor custo-efetividade é de extrema importância para melhorar os processos de cuidado e segurança dos pacientes. A Mineração de Processos na saúde traz transparência para identificar onde estão os gargalos e desvios no cuidado do paciente e quais são os fluxos mais congestionados e que carecem de aperfeiçoamento
Neste contexto, a mineração de processos traz o diferencial de apresentar e mensurar o desempenho e custos dos processos, seja estes assistenciais, clínicos, cirúrgicos ou administrativos. Temos conversado com muitos hospitais, seja equipes de gestores da qualidade, experiência do paciente, lean e eficiência operacional, e os feedbacks do valor entregue tem sido de muito gratificante para UpFlux Process Mining.
Além de auxiliar estas equipes para fazer a análise com maior agilidade, o Process Mining na saúde reduz o ciclo do projeto permitindo que as equipes realizem mais projetos de melhoria e foquem na execução dos planos de ações. Outro ganho alcançado reportado é sistematizar a gestão da melhoria contínua evitando retrocessos, após implantação do projeto de melhoria.
Os gestores precisam desenvolver a sua capacidade analítica e adotar metodologias de melhorias continua. A capacitação é de extrema importância para alcançar os resultados almejados, porém a curva de aprendizado de process mining é muito rápida, visto a simplicidade e experiência de uso de ferramentas como a UpFlux Process Mining.
Como as organizações de saúde serão impactadas pelo Process Mining nos próximos anos?
Há uma pressão crescente sobre as organizações de saúde para melhorar a qualidade da atenção à saúde e segurança dos pacientes e paralelamente garantir a sustentabilidade financeira das instituições.
Um dos principais diferenciais de Process Mining é a agilidade e transparência que esta tecnologia gera nos processos da organização. Toda a subjetividade em mapeamentos amostrais e consensuais com a ótica das pessoas envolvidas passam a ser mensuradas de modo objetivo e cobrindo toda a base de dados. Process mining traz um nível surpreendente de navegação e análise fidedigna sobre como os processos realmente ocorrem na prática.
Acreditamos que a mineração de processos irá impactar as instituições de saúde, permitindo gestores de saúde construir e manter processos assistenciais e administrativos mais eficientes e financeiramente sustentáveis. A demanda para eficiência e sustentabilidade é primordial para se adaptar e prosperar em um novo ambiente do segmento de saúde com novas organizações verticalizadas, pressão em controle da inflação da saúde, e aceleração de operações financeiras, aquisições e fusões.
Além disso, a potencialização de fatores que impactam ainda mais o orçamento da saúde como o crescimento populacional, envelhecimento populacional, déficit assistencial e epidemias de doenças crônicas.
Como a organização de Saúde deve se preparar para adotar esse tipo de tecnologia? Quais são os requisitos tecnológicos necessários?
O principal requisito para a aplicação de Process Mining na saúde é possuir dados disponíveis de maneira estruturada em Sistemas de Informações. Quando se fala em Jornada dos Pacientes estes dados estão disponíveis no Prontuário Eletrônico do Paciente. A partir destes dados é possível aplicar Process Mining na saúde para descobrir o percurso assistencial e avaliar quais são as violações entre a prática do dia-a-dia e as linhas de cuidados, protocolos assistenciais e diretrizes definidas.
Em quanto tempo, em média, é possível ao gestor notar o impacto da implantação da mineração de processos na saúde?
Os impactos na descoberta de como os processos ocorrem na prática são imediatos, após uma implantação de em média 2 semanas. O primeiro ganho está em acelerar o processo de entender e diagnosticar onde estão acontecendo os problemas nos processos, para tomar planos de ações assertivos e efetivos gerando ciclos de melhorias com agilidade.
O segundo ganho está em sistematizar análises dos processos como o controle da adesão as linhas de cuidado. Este aumento de adesão leva 2 meses para observar benefícios de redução de desperdícios (pertinência de exames), maximização da rotatividade de medicamentos e materiais de referência, aumento da eficiência do pronto atendimento, internação e até a desospitalização. Além disso, UpFlux Process Mining na saúde também reduz os custos administrativos para manter uma melhoria contínua.
Por fim, o terceiro ganho está na capacidade de medir o quanto as melhorias geradas estão sendo efetivas. Isso traz visibilidade sobre o retorno sobre o investimento realizado e possibilita tomar ações corretivas próximo de tempo real e não apenas após o 30 ou 60 dias após os problemas.
Desta forma a aplicação de Process Mining nas instituições de saúde além de gerar transparência tem um impacto na sustentabilidade financeira das instituições de saúde. Mas vale ressaltar, que Process Mining sem ações efetivas em cima das informações apresentadas não tem impacto nenhum.
Mineração de Processos na prática
Dr. Roberto Botelho, médico cardiologista e presidente da Fundação Adib-Jatene (SP), fala durante o Process Mining Day: Saúde em Foco sobre a importância da revisão e a intervenção de tecnologia de mineração de processos na saúde, para a melhoria de processos para o atendimento do paciente com suspeita de infarto. Como resultados, há um aumento para 50% na taxa de tratamento dos pacientes, redução de 50% na mortalidade e uma série de benefícios a partir da aplicação de mineração de processos na saúde.
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