Segundo a Agência Nacional de Saúde Suplementar, ANS, o tempo de autorização de cirurgia por parte das operadoras é de, no máximo, 21 dias. No entanto, pequenas falhas que ocorrem em diversos processos dentro de hospitais e centros cirúrgicos, além das operadoras de planos de saúde, fazem com que esse prazo não seja cumprido.
A partir disso, com atrasos em operações básicas, os procedimentos ficam represados, representando mais tempo de espera para o paciente, menos receita entrando em caixa para a instituição de saúde e outros grandes problemas que acontecem como consequência de autorizações atrasadas.
Isso significa que reconhecer as principais falhas que têm gerado o atraso no tempo de autorização de cirurgia fará com que seu hospital tenha muito mais agilidade na realização de cirurgias, garantindo uma melhor experiência do paciente e otimizando o faturamento hospitalar.
A seguir vamos explicar quais problemas causam o atraso de autorização de cirurgia e como é possível superar esses desafios para conquistar mais agilidade durante o processo. Siga lendo!
Desafios na autorização de cirurgia
Em grande parte dos hospitais a análise da causa raiz dos problemas que impactam os serviços do dia a dia é desconhecida. Isso ocorre simplesmente porque não há registro de processos para que se faça uma análise profunda, avaliando e reconhecendo as falhas cometidas ao longo de cada etapa da jornada.
Em uma cirurgia eletiva, por exemplo, o processo até o momento da autorização segue algumas regras. O médico faz a solicitação, ele é agendado e vira um aviso cirúrgico. Depois disso é feita a validação de materiais, equipamentos e medicamentos juntamente com a operadora de saúde que o paciente utiliza.
Em cirurgias de urgência e emergência esse trajeto é diferente. Como o paciente está em uma situação de risco, primeiro se faz o procedimento, e depois é validada a autorização de cirurgia juntamente com o convênio. Esse tipo de cirurgia, no entanto, corre um maior risco de ser glosada por parte da operadora.
As glosas, geralmente, estão associadas ao momento do agendamento ao paciente. Como os processos do hospital são feitos de forma manual, a chance de erro humano é muito grande. A partir disso, muitos formulários não são preenchidos, há falta de informações necessárias sobre os procedimentos e também de questões contratuais.
Ou seja, a autorização de cirurgia fornecida pela operadora para o hospital é a garantia de que a cirurgia será paga pelo convênio, desde que tudo esteja de acordo com as diretrizes da negociação, seu estatuto e normas estabelecidas.
Mas para que essa autorização aconteça, primeiramente a operadora pede evidências como laudos de exames e outros relatórios para que o paciente, juntamente ao seu médico, comprove a necessidade do procedimento. O controle rigoroso deste processo é motivado por falhas percebidas no sistema de saúde como fraudes, erros, abusos e desperdícios.
Alguns dos pedidos básicos para a autorização de cirurgia são: pedido médico; guia de serviços; pedido de exames e procedimentos associados; documentos assinados pelo médico; exames e laudos precedentes e o termo de responsabilidade. Dependendo de qual procedimento o paciente irá realizar, a operadora pode pedir outras evidências para que a comprovação da necessidade seja feita.
Essa demanda burocrática exige uma organização da instituição de saúde. Em muitos casos, por controles internos do processo, a operadora acaba consumindo todo o prazo de 21 dias regulamentado pela ANS, fazendo a solicitação de outros procedimentos necessários para seguir o processo e, consequentemente, adiando mais dias para liberação da autorização de cirurgia.
Como superar esses desafios?
O momento de espera é prejudicial ao paciente, que aguarda por um procedimento e passa por um processo desgastante até conseguir realizá-lo. Além disso, o atraso no tempo de autorização de cirurgia é um dos principais motivadores de judicialização na saúde, o que prejudica a imagem do hospital e faz com que o paciente tenha uma experiência ruim com a instituição. Esses problemas podem impactar também na experiência do profissional médico. Agora, é possível ter uma breve noção de como o controle do tempo de autorização de cirurgia é importante para um hospital.
Nesse sentido, entender e documentar todas as demandas do convênio para determinados procedimentos e padronizar processos para que nenhum exame seja esquecido, nem a lista de materiais médicos necessários, pode garantir mais agilidade no tempo de autorização de cirurgia e uma experiência melhor ao paciente. A disciplina nessa padronização mitiga retrabalhos.
No caso das cirurgias de urgência e emergência, as autorizações não acontecem, principalmente, por inconformidades durante a jornada cirúrgica, como desperdícios e desvios. Por isso, em todos os casos, é necessário analisar toda a jornada do paciente, desde o momento em que ele agenda o procedimento com a instituição, até a sua alta.
Esse mapeamento na jornada faz toda a diferença, que assim é possível entender detalhadamente, analisando ponta a ponta o processo, onde estão os retrabalhos e desperdícios que irão resultar em atrasos na autorização de cirurgia por parte da operadora e, até mesmo, uma negativa nesse pedido.
Do pré ao pós-operatório, é preciso avaliar cada etapa, determinando as necessidades para que o agendamento e o pedido de autorização de cirurgia aconteçam, delimitando o mapa cirúrgico, visualizando e acompanhando todo o processo intraoperatório para evitar desperdícios e, após, avaliando o uso de recursos e se o desfecho do caso foi satisfatório.
A tecnologia a favor da saúde
O gerenciamento inteligente de todo processo que citamos acima pode ser realizado por meio de process mining, ou mineração de processos. A plataforma da UpFlux possui expertise para entender, de ponta a ponta, toda jornada do paciente, gerando um mapa do processo cirúrgico, a fim de entender onde estão os pontos críticos que causam atrasos no tempo de autorização de cirurgia.
Mas esta é apenas uma finalidade possível por meio dessa inteligência. Além de melhorar os recursos para encurtar os prazos com a operadora, a plataforma UpFlux entrega à instituição de saúde 100% de transparência em todos os processos, analisando 360º o hospital, permitindo que todo o time assistencial entenda com clareza onde estão os problemas e consiga solucioná-los em tempo real.
A ferramenta de Process Mining da UpFlux faz com que a redução dos tempos de autorização, melhoria na experiência do paciente e do profissional médico sejam resultados diretamente impactos.”
Daniel Teixeira, Especialista em Saúde
Segundo Daniel Teixeira, Especialista em Saúde, “A plataforma UpFlux automatiza todos os controles de forma simples e ágil por meio de alertas. Aplica o bate-mapa (programação cirúrgica) não apenas e tão somente no dia anterior da cirurgia, mas de forma evolutiva a partir de marcadores como restrição de equipamentos, caixas de instrumentais e volume de cirurgias necessárias são alguns exemplos de controles” ressalta.
Outros resultados significativos são redução dos tempos de permanência por eficiência no giro de leitos, controle de marcadores de protocolo ERAS (Enhanced Recovery After Surgery) e segurança assistencial, mas esses são assuntos para um outro momento.
Como destacou o especialista, a plataforma atua com esse propósito, pautada por três pilares que se conectam a funcionalidades dentro da solução: a descoberta dos processos por meio de mapeamento, a análise de conformidade representada em um kanban simplificado e a monitoração contínua com o auxílio de um dashboard interativo.
- Descoberta: por meio de um mapeamento de processos, é possível monitorar os fluxos reais desde a entrada do paciente, percebendo suas variabilidades e desvios durante a jornada, entendendo se todas as etapas necessárias para que ele faça um procedimento estão sendo cumpridas. O mapeamento é gerado a partir de dados que os hospitais já possuem, disponíveis nos prontuários eletrônicos e ERPs, de forma automática.
- Conformidade: é permitido definir regras de forma simples e ser avisado sempre que uma jornada sofre alguma violação. Com a ajuda de um kanban, o profissional consegue visualizar rapidamente os casos em verde ou vermelho, indicando se os processos estão ou não sendo seguidos conforme as diretrizes estabelecidas pela gestão hospitalar. É possível acessar cada quadro e ter informações sobre os problemas que estão ocorrendo durante as etapas, com detalhamento de todo o atendimento. Já imaginou ser avisado, em tempo real, sempre que um paciente for submetido a alguma situação fora do protocolo ou linha de cuidado?
- Otimização: Com o auxílio de um dashboard interativo todo o time assistencial consegue visualizar em tempo real dados, números e informações relevantes sobre os processos. Isso significa ter insights sobre o que está acontecendo em cada etapa e corrigir erros instantaneamente para que isso não impacte futuramente em atrasos nos processos de autorização de cirurgia.
Dessa maneira, de forma visual e analítica, é possível compreender o uso de materiais durante os procedimentos, se medicamentos, fios ou anestésicos foram desperdiçados ou usados incorretamente, ou alguma outra inconformidade que pode atrasar a autorização de cirurgia. Da mesma forma a plataforma permite entender os processos burocráticos pelos quais o paciente precisa passar até chegar ao padrão ideal para autorizações mais rápidas.
Resumindo, quando um hospital faz uma análise segura e precisa garantir que nenhum desperdício ou desvio foi cometido durante uma cirurgia de emergência, ou quando ele padroniza os pedidos e se mantém em conformidade com as diretrizes necessárias nas eletivas, ele ganha agilidade na autorização de cirurgia. É a partir do reconhecimento das falhas que existem nos processos que os hospitais e instituições de saúde que se tornar viável melhorar essa questão.
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