Ciclo de receita hospitalar: como tornar seu processo mais eficiente?

Se você é responsável pelo ciclo de receita de contas de um hospital, deve ter em mente as diversas dificuldades que envolvem o processo de gestão do ciclo de receita hospitalar. Ele é um processo complexo que envolve diversas etapas, desde a admissão do paciente até a cobrança dos serviços prestados e a gestão eficiente desse ciclo de receita hospitalar pode ser a chave para a porta do sucesso ou do fracasso da saúde financeira de um hospital. Neste artigo, vamos apresentar o que é o ciclo de receita hospitalar, principais desafios, dicas para tornar esse processo mais eficiente, visando aumentar a rentabilidade do hospital, reduzir custos e trazer melhorias no atendimento aos pacientes.

Durante o tratamento, são geradas várias cobranças, como taxas de consulta, medicamentos e procedimentos médicos. A conta é fechada parcialmente ou em totalidade, enviada ao seguro de saúde ou diretamente ao pagador. Após a alta do paciente, a fatura é emitida e enviada ao paciente, ao seguro de saúde ou ao pagador direto.

Esse ciclo de receita também inclui atividades de codificação e faturamento, bem como processos de gestão de contas a receber, que envolvem a resolução de disputas de faturamento e a cobrança de contas em atraso. Também faz parte do processo garantir que os procedimentos e serviços fornecidos são documentados de maneira adequada e que todas as cobranças são precisas e razoáveis. É um processo complexo que requer coordenação entre várias partes interessadas, incluindo pacientes, provedores de seguros e equipes de faturamento de hospitais. Com uma boa gestão desse processo, as instituições de saúde podem maximizar sua receita e a minimizar perdas financeiras.

Principais dificuldades na gestão do ciclo de receita hospitalar

Sabendo que o ciclo de receita hospitalar é um processo complexo e com várias variáveis a serem monitoradas, não é novidade que existe uma série de dificuldades quando falamos sobre gerir esse processo. Abaixo listamos algumas:

1. Demora do repasse aos convênios: em muitos hospitais é comum haver a demora no envio das contas aos convênios ou no retorno dos pagamentos, várias vezes em tempo até maior que 90 e 120 dias, fator que pode corroborar em dificuldades para pagar fornecedores, salários e outras despesas, comprometendo o ciclo de receita.
2. Complexidade dos sistemas de saúde: Os sistemas de saúde são altamente complexos e estão em constante mudança. Um gestor precisa estar atualizado sobre as mudanças regulatórias e de mercado e ter a capacidade de adaptar o processo de receita hospitalar às novas demandas.
3. Falta de acesso às informações em tempo real: A falta de informação sobre os dados dos sistemas pode dificultar – e muito – a resolução dos erros que estão acontecendo. Se não se sabe de onde vem o problema, como é possível resolvê-lo? Um gestor precisa encontrar soluções que permitam a visualização das atividades que estão ou não em conformidade para agir rapidamente sobre os problemas e criar estratégias para reduzir esses erros.
4. Falta de integração de sistemas: Quando os hospitais não possuem uma integração entre os sistemas de informação é bastante possível que o processo de receita hospitalar fique dificultoso e demorado, resultando em erros de faturamento e perda de tempo. É imprescindível que haja o investimento em soluções tecnológicas que realmente supram as necessidades do hospital e também facilitem essa integração com o devido cuidado e segurança.
5. Concorrência acirrada: O setor de saúde é altamente competitivo, com muitos hospitais disputando os mesmos pacientes e contratos de planos de saúde. Um gestor precisa estar atento às tendências do mercado e criar estratégias para se destacar da concorrência, como oferecer serviços de extrema qualidade, preços competitivos, tempo de permanência do paciente reduzido e atendimento personalizado. O problema se encontra em planejar como – de fato – adotar essas táticas para se distinguir da concorrência.
6. Altas taxas de glosas: As glosas representam uma grande perda financeira para os hospitais e ocorrem quando há a negação ou atraso de pagamento dos serviços prestados pelos planos de saúde ou pelo paciente, o que compromete o giro de caixa e pode trazer sérios problemas financeiros. Um gestor precisa implementar estratégias para reduzir as glosas e aumentar a eficiência do processo de autorização de procedimentos.

Como tornar seu processo de ciclo de receita mais eficiente?

Existem várias estratégias que podem tornar o processo de ciclo de receita hospitalar mais eficiente, como:

1. Automatizar o processo: O uso de sistemas de gerenciamento eletrônico de registros de saúde (EHR) pode ajudar a automatizar muitos aspectos do processo de ciclo de receita, desde a captura de informações do paciente até a submissão de reivindicações.
2. Treinar sua equipe: É importante que todos os membros da equipe de ciclo de receita estejam bem treinados e atualizados em relação às políticas e práticas de faturamento. Isso pode ajudar a evitar erros e a garantir que as reivindicações sejam apresentadas corretamente.
3. Fazer auditoria regularmente: Realize auditorias regulares para identificar áreas de melhoria e corrigir problemas em tempo hábil.
4. Fazer boas análises de dados: Use dados para identificar padrões e tendências que possam estar afetando a eficiência do processo de ciclo de receita. Isso pode ajudar a identificar áreas que precisam de melhorias.
5. Agilizar a comunicação: Melhore a comunicação entre as equipes clínicas e de faturamento para garantir que as informações relevantes sejam compartilhadas e processadas o mais rápido possível.
6. Otimizar os processos de cobrança: Avalie os processos de cobrança e encontre maneiras de torná-los mais eficientes, como a implementação de políticas de cobrança mais rigorosas, por exemplo.

Dito isso, você pode estar perguntando como, de fato, implementar essas mudanças no seu dia a dia processual para tornar seu ciclo de receita mais eficiente. E a resposta para essa dúvida é simples: invista em tecnologias de ponta como o process mining.

Como o process mining ajuda na eficiência do ciclo de receita?

Process Mining, ou Mineração de Processos, é uma área de conhecimento dentro da Inteligência Artificial que tem como objetivo descobrir, monitorar e melhorar processos reais, extraindo conhecimento de dados disponíveis em diversos sistemas de informação que as organizações já utilizam. O process mining conta com uma com inteligência artificial para mapear os processos de forma automática, isto é, permite visualizar como seu fluxo de trabalho acontece na prática, entendendo quais etapas precisam ser percorridas para que o final ideal seja alcançado.

Através desse mapeamento automático, será possível:

• Identificar gargalos e atrasos: Process Mining permite a visualização e detecção ágil de problemas que impactam em atrasos, como contas paradas por falta de informações.
• Monitorar o cumprimento de prazos: A tecnologia evidencia os tempos para realização de cada etapa do processo, facilitando a tomada de decisão para corrigir os atrasos.
• Identificar erros e inconsistências: O process mining pode ser usado para identificar não conformidades como faturas duplicadas ou pagamentos incorretos, já que envia notificações sempre que algo sair do esperado; dessa forma, você possui um tempo hábil para resolver o problema antes que ele se torne algo ainda maior.
• Aumentar a produtividade da equipe: o process mining automaticamente processa as contas médicas e sinaliza se estão ou não de acordo com o negociado com o prestador, assim, ele ajuda a empresa no aumento da produtividade da equipe de auditores e evita desperdícios.
• Possuir uma cultura de melhoria contínua: com o process mining, você tem como analisar todo o seu desempenho do processo de ciclo de receita através de dashboards inteligentes. Isso permite que o gestor tenha uma clareza maior sobre eventos (e problemas) recorrentes e assim pode tomar as devidas medidas necessárias para trazer uma melhoria contínua ao hospital.

Benefícios do process mining na gestão do ciclo de receita hospitalar

Através da tecnologia de process mining, é possível ter uma série de benefícios para a gestão do ciclo de receita hospitalar. Listamos algumas delas:

1. Aumento da receita: uma boa gestão do ciclo de receita hospitalar pode ajudar a aumentar a receita da instituição de saúde, maximizando a cobrança de serviços prestados e evitando perdas financeiras. Com o process mining você terá clareza do processo do seu ciclo de receita.
2. Redução de custos: a otimização do ciclo de receita hospitalar com o process mining também pode ajudar a reduzir os custos da instituição, eliminando processos ineficientes, reduzindo erros de faturamento e minimizando (ou extinguindo) atrasos nos pagamentos.
3. Melhoria na conformidade regulatória: através da análise de conformidade e acompanhamento desse processo com o process mining, as organizações poderão ficar seguras quanto às regulamentações governamentais e as políticas contratuais e o ciclo de receita hospitalar fica muito mais otimizado.
4. Identificação de gargalos: O Process Mining pode ajudar a identificar os pontos onde os processos de receita estão mais lentos ou onde há mais atrasos. Isso permite que as empresas concentrem seus esforços em melhorar esses pontos críticos para aumentar a eficiência.
5. Redução de erros: O Process Mining pode ajudar a identificar onde ocorrem os erros nos processos de receita, permitindo que as empresas desenvolvam estratégias para reduzir ou eliminar esses erros.
6. Análise de desempenho: Ao ter entendimento do processo e atividades que envolvem o ciclo de receitas é possível identificar retrabalhos e falhas, além de corrigir em tempo para que a eficiência operacional da instituição seja aumentada, permitindo que as empresas ajustem seus processos e seu direcionamento de recursos da forma correta.

Além de benefícios relacionados ao ciclo de receita, o process mining também gera a melhoria na satisfação do paciente. Com a transparência obtida com o uso de process mining, é possível identificar pontos que atrapalham a fluidez do processo de internação, atender no tempo adequado às necessidades do quadro de saúde do paciente, otimizando o tempo de permanência hospitalar e giro de leitos.

Sobre a UpFlux

A UpFlux é uma plataforma de Process Mining que utiliza inteligência artificial para compreender processos e como eles acontecem na prática, permitindo identificar problemas que não são facilmente visíveis. Com a UpFlux, é possível obter um controle mais ágil e automatizado dos processos, o que leva a uma melhoria contínua e aumento da eficiência operacional. Isso permite reduzir desperdícios e aumentar a competitividade dos negócios.

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