A eficiência de uma unidade de pronto atendimento é definida pela capacidade de tomada de decisão durante a jornada de atendimento ao paciente. Requisitos como a utilização da capacidade instalada, segurança assistencial e custos destes atendimentos são alguns dos pontos avaliados nessa trajetória. No entanto, o lead time no pronto atendimento, ou tempo total do atendimento, é um dos requisitos críticos de um serviço de pronto atendimento.
Sem qualquer controle sobre a demanda espontânea de pacientes e as diferentes condições clínicas, gerenciar um pronto atendimento é um grande desafio. Situações de superlotação somado ao perfil de gravidade heterogêneo é um problema comum dos serviços de emergência. Metodologias de classificação de gravidade e uma equipe de enfermeiros capacitados e regularmente treinados são fundamentais para a atividade de triagem.
Nesse artigo vamos citar alguns dos principais desafios que impactam o lead time no pronto atendimento e também como criar estratégias para gerenciar de forma otimizada o tempo de espera no atendimento aos pacientes.
Lead time na saúde pode ser tempo total de atendimento em que o paciente fica dentro da instituição, da sua chegada até o momento da alta hospitalar; ou ainda o controle do ciclo do estoque, ou de processos de qualidade, por exemplo. Nesse artigo falaremos sobre o lead time no pronto atendimento, ou seja, o tempo de um paciente leva da sua entrada no PA até o momento da saída.
Em pronto atendimentos, sabemos que tudo começa com a classificação do nível de urgência. O princípio do fluxo contínuo é fundamental no processo de atendimento de urgência e emergência, distinguidas por tempo limite de espera. O Protocolo de Manchester é um ótimo exemplo devido sua ampla aplicação.
Estratégias para gerenciar o lead time no pronto atendimento
Dentre as metodologias validadas e disponíveis para fazer esse gerenciamento temos diagramas, mapas e modelos. Todas estruturadas por meio de notações ou sistemas de gráficos e símbolos que variam de menor a maior complexidade. Destacamos o mapa de fluxo de valor ou Value Strem Mapping (VSM) devido o caso de sucesso do projeto lean nas emergências. Conduzido com maestria pelo Hospital Sírio Libanês em parceria com o Ministério da Saúde, por meio do PROADI-SUS, o projeto tem como objetivo principal reduzir a superlotação destes serviços.
É fato que aplicar o VSM exige conhecimentos, habilidades e atitudes específicas que devem ser desenvolvidas a partir de formações específicas em lean six sigma ou business process management (BPM).
O lead time no pronto atendimento, quando prolongado, impacta diretamente na segurança do paciente, no nível de experiência e em indicadores de custo-efetividade. A importância de conduzir projetos de melhoria direcionados a redução do lead time no pronto atendimento são os impactos sistêmicos gerados. Não só métricas relacionados à variável tempo, mas indicadores relacionados à capacidade instalada X utilizada, financeiros e de qualidade respondem a estas ações.
As alternativas para a monitoração do lead time no pronto atendimento
Atualmente grande parte dos pronto atendimentos tem em sua estrutura sistemas informatizados de atendimento. A função desses ERPs é criar um ambiente digital e integrado de gestão. Estes sistemas registram dados desde o prontuário eletrônico do paciente, cadeia de suprimentos, até o faturamento. Todas atividades executadas no sistema de gestão hospitalar ou prontuário eletrônico geram dados que podem auxiliar neste processo de gestão.
A disponibilidade de todos os dados inseridos no prontuário eletrônico auxilia os hospitais na automatização das atividades. Com estas informações disponíveis os hospitais têm monitorado todas as etapas de atendimento. Fila da triagem, espera para consulta médica, filas de medicações e para a execução dos exames laboratoriais e de imagem.
Mas e a análise de todos estes atendimentos?
A utilização dos dados disponíveis dentro dos prontuários eletrônicos para análise crítica e identificação de oportunidades é um problema comum vivenciados por gestores destes serviços. Fazer extração destes dados e passar para planilhas de excel ou BI é uma habilidade restrita a poucos profissionais.
No entanto, novas tecnologias disponíveis no mercado dão a possibilidade de aprimorar a gestão baseada em dados. A tecnologia de mineração de processos, por exemplo, atua em três diferentes pilares; descoberta, análise de conformidade e melhoria contínua.
Quando a tecnologia de mineração de processos é integrada ao prontuário eletrônico do paciente é possível analisar toda sua jornada a partir de diferentes perspectivas. Outro benefício da mineração de processos é a capacidade de analisar um grande volume de atendimentos de forma remota.
Depois de concluída a etapa de descoberta de processos feita pela plataforma, é possível selecionar um grupo de pacientes que ficam acima de uma linha de tolerância no lead time no pronto atendimento, pode ser de 3, 4 horas ou mais. Neste processo de análise é possível relacionar o lead time no pronto atendimento com perfil de diagnósticos, serviços consumidos, casos que retornaram, horário, dia da semana e profissionais responsáveis pelo atendimento.
Nos dashboards da plataforma é permitido fazer análises que podem ser estruturadas a partir da descoberta do processo e análise crítica. Neste painel é possível identificar as oportunidades de melhoria customizadas a partir de cada dado disponível.
Assim, a solução transformas dados em informações, que se traduziram em conhecimento disponíveis para a construção de vantagens competitivas. As informações e conhecimento extraídos a partir da mineração de processos de forma ágil auxiliam na tomada de decisão mais correta. Todas estas análises podem compor seu projeto de melhoria estruturado a partir de ferramentas A3, PDCA ou DMAIC.
A implementação de melhorias e monitoramento
As ações de melhoria para a redução do lead time no pronto atendimento devem estar relacionadas ao achados da etapa de análise. Abaixo destacamos algumas ações:
- Planos de contingências bem definidos;
- Reuniões rápidas entre o time transdisciplinar para agilizar tomada de decisão;
- Análise dos retornos não programados de forma sistematizada;
- Monitoramento regular dos níveis de acordo de serviços junto aos fornecedores críticos (laboratório e SADT);
- Estudar os padrões de medicações e vias de administração utilizadas com o objetivo de reduzir a necessidade de infusões intravenosas que consomem maior tempo;
- Protocolos de triagem por linhas de cuidados;
- Entre outras ações; trabalho padronizado, 5s, nivelamento de carga de trabalho, controle visual, gestão visual/dashboard e ajuste de layout; E ainda que tal definir alertas automáticos para violações e atuação de uma cadeia de ajuda? Seja em tempo real ou com as violações agrupadas é possível simplificar esta atividade.
Concluímos, destacando que a gestão orientada por dados em unidades de emergência pode colaborar de forma exponencial na redução do lead time no pronto atendimento.
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