A jornada do paciente cirúrgico começa muito antes do ato da cirurgia. Para que os procedimentos aconteçam de forma que mantenham a segurança do paciente e sua experiência positiva com as instituições de saúde, diversos processos se fazem necessários. Ter um entendimento e cumprimento pleno do mapa cirúrgico, nessa circunstância, faz toda a diferença.
Muito antes do paciente deitar em uma maca e entrar no centro cirúrgico, a jornada cirúrgica inicia no pedido de realização do procedimento, a cotação de materiais que serão usados, a autorização de cirurgia, e, finalmente, a internação para a realização desse atendimento. Qualquer problema em um desses momentos impacta na cadência das atividades, gerando grande desgaste para o paciente e para a equipe.
No entanto, um processo errado não implica somente na quebra da boa experiência do paciente e dos profissionais, mas também em questões financeiras dentro das instituições de saúde. Por isso, nesse artigo, vamos explicar a você como é possível melhorar a gestão do mapa cirúrgico com o auxílio de tecnologia, permitindo um atendimento mais seguro ao paciente e rentável à instituição de saúde. Siga a leitura!
O que é mapa cirúrgico?
O mapa cirúrgico, ou bate-mapa, é um relatório de definição de todos os agentes que englobam um procedimento cirúrgico: quem são os profissionais que realizarão, datas e horários, informações do paciente, local da cirurgia, recursos utilizados, equipamentos necessários e todas as outras informações relevantes que garantirão o atendimento mais correto ao paciente.
Para que esse relatório seja feito com precisão, primeiramente é preciso que as equipes estabeleçam uma rotina e compreendam cada etapa da jornada cirúrgica, criando mecanismos de identificação, além de manter uma harmonia entre setores, médicos, operadoras de saúde, entre outros agentes envolvidos.
Como funciona o bate-mapa?
Tudo começa com a reunião de bate-mapa. Para cumprir a programação cirúrgica e garantir o seguimento do mapa cirúrgico, primeiro é necessário compreender a utilização de recursos de maneira que nada falte durante o atendimento ao paciente, as implicações da cirurgia naquele caso específico e outros pontos cruciais para que se possa ter, tanto para o paciente, quanto para a equipe, uma cirurgia tranquila, segura e com resultados positivos.
Para isso, o time assistencial realiza uma reunião de alinhamento 24 horas antes do procedimento cirúrgico. Nela, uma equipe multidisciplinar analisa as informações do paciente e debate os principais pontos para a realização ou não daquela cirurgia. São avaliados a autorização feita com o médico, os instrumentos necessários para o atendimento, entre outros pontos.
Essa tarefa é crucial no funcionamento do centro cirúrgico, já que as definições da equipe implicarão em mudanças de agendamento, uso de salas e em toda a programação da agenda hospitalar, caso o procedimento precise ser cancelado. Assim, o time multidisciplinar verifica o mapa cirúrgico e analisa informações, esclarece dúvidas e toma decisões a partir do entendimento da necessidade daquele usuário.
Mas será que esse tempo é suficiente? Em um processo ideal os profissionais seriam informados sobre desvios na jornada do paciente cirúrgico no momento em que esses erros acontecem, e não 48h ou 24h antes da cirurgia. Ou seja, o profissional precisa ser constantemente avisado dos desvios desde o dia do pedido da cirurgia, para que a reunião de bate-mapa seja apenas uma validação dos processos e não um momento de corrigir problemas que podem causar atrasos ou cancelamentos, por exemplo.
Alinhando processos antes mesmo da reunião de bate-mapa, entendendo os fluxos, desvios e gargalos em tempo real faz com que a organização minimize a quantidade de problemas no pré-cirúrgico para, inclusive, conseguir aumentar o volume de cirurgias. Isso também impacta na redução de retrabalho, atrasos e na redução de taxas de cancelamento.
Process Mining no auxílio ao cumprimento do mapa cirúrgico
A tecnologia de Process Mining, nesse sentido, pode ser uma grande aliada no cumprimento do mapa cirúrgico dentro das organizações de saúde. Gerir horários, documentações e garantir uma rotina correta dos atendimentos pode ser complexo, já que muitos processos são avaliados manualmente.
A inteligência de processos ajuda a organizar etapas importantes de cada momento do mapa cirúrgico, estabelecendo regras para que todo fluxo necessário seja seguido e cumprido, a fim de garantir a jornada do paciente cirúrgico da maneira mais correta possível.
De forma prática e simplificada, o kanban disponível na solução de Process Mining da UpFlux auxilia no controle anterior ao bate-mapa, de forma proativa, analisando cirurgias daquele dia e dos dias seguintes, alertando os profissionais sobre impeditivos que podem causar a não realização desse procedimento.
Com um entendimento facilitado, a plataforma mostra em verde os processos do mapa cirúrgico que estão de acordo com a rotina hospitalar, e em vermelho aqueles que quebram as regras e precisam de uma atenção maior da equipe assistencial.
Isso pode acontecer em casos onde, por exemplo, a equipe estima uma quantidade de equipamentos, instrumentos e recursos para aquele procedimento e alguns dias antes (ou no mesmo dia!) ele ainda não está de acordo com o necessário. Ou ainda, se a sala adequada para fazer aquele procedimento estará ocupada com outra cirurgia, entre outros tantos desafios que as equipes enfrentam diariamente.
A partir daí, a solução comunica o responsável por essa quebra no fluxo do mapa cirúrgico, permitindo a criação de soluções que resolvam esse problema a tempo de realizar o procedimento e garantir o cuidado ao paciente, bem como manter sua experiência positiva com a organização.
O que se ganha com isso?
Um processo descoordenado do bate-mapa e, consequentemente, a falta de entendimento sobre o mapa cirúrgico, implicam no uso de recursos humanos destinados a resolver problemas que poderiam ser facilmente solucionados com o auxílio de tecnologia.
De maneira resumida, a gestão de processos operacionais, e as análises e correções feitas em tempo real, auxiliam na solução de problemas recorrentes na jornada cirúrgica. É muito comum dentro dos centros cirúrgicos encontram situações como:
- Divergência na ocupação de salas;
- Falhas em autorizações por parte da operadora de saúde;
- Falha na organização dos materiais necessários;
- Falta de controle sobre documentações;
- Cancelamentos, atrasos ou tempo de procedimento acima do estimado;
- Grande variabilidade no uso de recursos;
Outras situações comuns no planejamento cirúrgico, são:
- Um erro que atrase os primeiros procedimentos do dia acabam prejudicando o planejamento cirúrgico e atrasando as demais cirurgias do dia;
- A falta de recursos humanos ou materiais e o não mapeamento dessas necessidades faz com que muitos procedimentos sejam cancelados;
- O tempo elevado entre as etapas, desde o pedido de cirurgia até o dia da realização, reduz a taxa de conversão cirúrgica e a previsão de cirurgias mensais;
- O tempo elevado de setup da sala cirúrgica pode causar um atraso da cirurgia e de todas as seguintes;
- Tempo elevado de permanência no pós-operatório implica em uso da sala de forma desnecessária e potenciais desfechos negativos para o paciente;
- A falta de monitoramento sobre o uso e disponibilidade de material implica em elevados gastos com recursos e incompreensão da variabilidade dentro de um mesmo perfil de procedimento cirúrgico.
Isso tudo implica em situações que causam o baixo volume de cirurgias realizadas, atrasos nas cotações, insatisfação do paciente e do profissional, aumento dos custos da cirurgia, diminuição da capacidade instalada, aumento do tempo de permanência e redução do faturamento.
Assim, a tecnologia de Process Mining chega nesse âmbito para simplificar processos e garantir que todos estejam na mesma página sobre as necessidades do paciente e as implicações de uma cirurgia naquele momento, entendendo ponto a ponto para que o mapa cirúrgico seja plenamente cumprido e permitindo que o melhor atendimento seja realizado.
Ao final do dia, a organização neste âmbito resulta em:
- Aumentar a rotatividade do centro cirúrgico e do número de cirurgias realizadas, já que a previsão de cirurgias estimada é a mesma das realizadas;
- Aumentar os resultados financeiros e a previsibilidade de ganhos;
- Reduzir o tempo de permanência do paciente dentro da organização, entendendo a jornada do paciente de ponta a ponta e se adiantando a problemas que podem causar o aumento dessa média;
- Reduzir perdas financeiras e de tempo dentro do processo;
- Um melhor ambiente organizacional e maior produtividade;
- Reduzir cancelamentos e atrasos.
Veja o processo na prática
Durante o Process Mining Day: Saúde em Foco falamos sobre como a organização do mapa cirúrgico auxilia as instituições a garantirem procedimentos muito mais seguros para os pacientes e produtivos e rentáveis para as organizações de saúde. Assista ao vídeo.
Quer saber na prática como a solução de Process Mining pode ajudar seu hospital a melhorar o processo de bate-mapa e garantir o melhor cuidado aos pacientes durante o planejamento cirúrgico? Fale agora com um especialista da UpFlux e dê o próximo passo rumo à excelência operacional.
