A duração do tratamento oncológico depende do tipo de tumor e varia de acordo com cada caso e cada paciente. Ainda que o paciente se sinta bem, somente o médico indicará o fim da utilização de medicamentos ou a alta do tratamento.
No entanto, otimizar o tempo do tratamento oncológico, reduzindo esperas e melhorando a assistência ao paciente é muito importante e totalmente possível nesse processo, já que o tempo é o grande aliado desses pacientes e muitos dos erros durante a jornada do paciente oncológico poderiam ser evitados com a utilização correta de tecnologia.
A falta de controle sobre o tempo no tratamento oncológico está diretamente ligada aos quadros de falta de efetividade na assistência, aumento de custos operacionais e a dificuldade em realizar uma gestão otimizada. Na maioria dos casos, esse tipo de situação está relacionado ao sistema de tecnologia utilizado, que com recorrência não oferece o controle adequado em um momento tão importante quanto o tratamento oncológico.
Por esse motivo, no decorrer do texto, vamos explicar a importância de controlar o tempo em oncologia e como a tecnologia de Process Mining surge nesse cenário como a grande aliada para auxiliar na segurança, experiência e cura do paciente oncológico. Mas antes de seguir com a leitura, confira o vídeo produzido pela UpFlux com informações que você precisa saber sobre a jornada do paciente oncológico.
Por que controlar o tempo no tratamento oncológico?
Como citamos, o tempo é o principal aliado do paciente oncológico. Não por acaso, a lei brasileira estabelece o tempo máximo de 30 dias para o diagnóstico dos casos potenciais de câncer, e 60 dias para o início de tratamento oncológico com o diagnóstico de neoplasia maligna. No entanto, a média do país para o início de tratamentos oncológicos é de 81 dias, o que pode agravar o caso do paciente e prejudicar a gestão hospitalar e de centros oncológicos, aumentando os custos e a utilização de recursos sem necessidade.
Para além disso, é importante e necessário avaliar caso a caso, analisando o tipo de tratamento, já que muitos dos pacientes passam pelo procedimento cirúrgico antes de iniciarem outras terapias, o que demanda o controle do tempo do procedimento, cicatrização, e melhoria das condições para que outras formas de tratamentos sejam iniciadas. A autorização de cirurgia por parte dos convênios, nesse sentido, tende a ser um problema, sendo esse um dos principais motivos para judicialização na saúde, mas que pode ser amenizado com o uso inteligente de tecnologias.
Desafios no controle do tempo em oncologia
Os desafios que geram o aumento do tempo do tratamento oncológico poderiam ser reduzidos se a gestão institucional estabelecesse processos automatizados para fazer o controle de medicamentos, melhorar métodos para otimizar o tempo de autorização por parte do convênio, reduzir o tempo de espera por exames e cirurgias, além de estabelecer padrões que permitam o entendimento da equipe sobre casos potencialmente ofensivos à saúde do paciente.
Esse tipo de controle, na maioria dos casos, se realizado de forma manual, tende a ser ineficiente. O risco de erros humanos em todos esses processos se torna muito grande, dada à necessidade de análise, assistência e ao gigante volume de dados que são gerados diariamente nessas organizações. É nesse ponto que a tecnologia de mineração de processos entra como a principal aliada da otimização do tempo em tratamentos oncológicos.
De forma resumida, são falhas encontradas no processo:
- Tempo elevado de espera da confirmação do diagnóstico que implicam em piora no prognóstico e possível desativação de pacientes;
- Tempo elevado de espera do exame ou espera por consulta;
- Desconhecimento da variabilidade do uso de recurso dos pacientes, desperdiçando tempo e recursos;
- Jornada do paciente oncológico é fragmentada, complexa e difícil de compreender, o que faz com que se tenham uma má adesão ao tratamento
- Não entendimento sobre os processos necessários para otimizar o tempo de autorização do convênio;
- Toxicidade cumulativa ou não adesão à duração de cada protocolo de tratamento, implicando em interrupções do tratamento ou piora do quadro do paciente.
O que as instituições ganham com esse controle de tempo? Redução do tempo até o tratamento, obviamente, o que melhora a assistência ao paciente, aumentando a taxa de conversão na instituição, elevando a receita mensal e o número de cirurgias realizadas. E também a otimização do tratamento oncológico, reduzindo custos e recursos gastos. Ao final do dia, esse controle de tempo no tratamento oncológico representa menos perda e mais ganho, tanto para paciente, quanto para as instituições.
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Do diagnóstico ao tratamento: como Process Mining otimiza o tratamento oncológico
A solução de Process Mining atua auxiliando a gestão e a equipe operacional das instituições de saúde a entenderem com transparência a jornada do paciente oncológico. Dessa maneira, de forma ágil e simplificada, os profissionais conseguem entender onde estão possíveis pontos de falhas em seus processos, em tempo real, para que possam solucioná-los e garantir o melhor cuidado ao paciente.
De forma prática, a tecnologia de Process Mining pode atuar de diversas formas direcionada aos tratamentos oncológicos, inclusive em situações como:
- Redução do tempo de autorização de cirurgia: É crucial entender e documentar as demandas do convênio para a realização de procedimentos. A tecnologia de Process Mining auxilia na padronização de processos para que nenhum exame seja esquecido, nem a lista padrão de materiais médicos seja tirada da conformidade, garantindo mais agilidade no tempo de autorização de cirurgia, reduzindo retrabalhos e glosas.
- Redução do tempo de espera para exames: Com a monitoração ponta a ponta dos processos da instituição é possível compreender onde estão os ofensores de tempo dentro da organização. Dessa maneira, a partir das informações retiradas de sistemas de informação ou prontuários eletrônicos, a equipe consegue entender em quais setores ou profissionais esses exames estão represados para que possam dar seguimento ao tratamento.
- Criação de triggers: Com a estruturação de gatilhos determinados pela instituição, os alertas emitidos pela plataforma podem ter diversas funções. Além de receber notificação de paciente que tem potencial para converter na instituição, pode-se entender quais pacientes estão aguardando autorização do convênio há mais de X dias, por exemplo. A criação de triggers também auxilia na monitoração de eventos adversos, alertando os profissionais sempre que algum paciente estiver em risco.
Leia também nosso conteúdo sobre Global Trigger Tool e o controle de eventos adversos na saúde.
Mas como isso acontece na prática?
A plataforma de Process Mining da UpFlux se sustenta em três pilares: descoberta, conformidade e otimização. A descoberta é feita por meio do mapeamento de processos, entendendo toda a jornada do tratamento oncológico de acordo com os fluxos que a instituição deseja mapear. A partir desse mapa é possível entender e monitorar fluxos, percebendo suas variabilidades e etapas. Essa descoberta é feita quando a solução de Process Mining recebe as informações disponíveis em sistemas como ERPs, CRMs ou prontuários eletrônicos de forma automática.
Ao estabelecer regras e alertas, a instituição consegue verificar quais de seus processos estão fora da conformidade ou sofreram alguma violação. Por meio do kanban da solução, a equipe visualiza os casos sinalizados em verde ou vermelho, indicando se os processos estão ou não sendo seguidos conforme as diretrizes estabelecidas pela gestão institucional. Também é possível acessar cada quadro e obter informações sobre os problemas que estão ocorrendo durante as etapas, com detalhamento.
Além disso, em tempo real, com a ajuda de um dashboard, os profissionais conseguem visualizar dados, números e informações relevantes sobre os processos por meio de gráficos e informações compactadas. Dessa maneira o time pode ter insights sobre o que pode estar ocorrendo durante o tratamento oncológico e corrigir erros, fazendo a otimização dos processos para que a assistência ao paciente seja a melhor possível.
Toda essa estrutura pode ser pensada de acordo com os processos que a instituição tem como prioridade de avaliação do seu dia a dia, garantindo um trabalho muito mais transparente e produtivo para os profissionais, e um tratamento oncológico muito mais seguro, positivo e otimizado para os pacientes.
Fale com um especialista da UpFlux e saiba como levar essa inteligência para a sua instituição de saúde.
