Process Mining acelerando o ciclo DMAIC em projetos de melhoria de processos Lean Six Sigma – 1 de 5

Projetos de melhoria de processos, Lean Six Sigma, Lean Healthcare podem ter seu ciclo reduzido com o uso de process mining. O ciclo DMAIC que significa Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar é um método geralmente utilizado nestes projetos e uma das principais ferramentas usadas para conduzir os projetos de Six Sigma. A UpFlux Process Mining ajuda todas as etapas do DMAIC. Esta combinação de Process Mining e DMAIC gera um grande diferencial aos projetos de melhoria de processos, não apenas executando o projeto na metade do tempo (ciclo de uma média 9-12 semanas para 4-6 semanas), mas principalmente antecipando os ganhos trazidos pelas melhorias.

Vamos explorar as etapas do DMAIC abordando os principais valores gerados com esta combinação, mas neste post vamos abordar a primeira etapa – Definir.

Dentro desta etapa o problema deve ser definido e contextualizado. Precisamos saber com clareza qual é o problema e quais são as questões concretas que estamos tentando resolver. Com base em um bom entendimento comum do problema, declara-se o objetivo, escopo, prazos e equipe. Elaboramos uma versão inicial do mapa de raciocínio, escopo e plano do projeto, por vezes formalizado em um “Project Charter”.

Process mining traz o diferencial inicial da transparência e agilidade no reconhecimento para o entendimento do processo ou linha de cuidado. A descoberta automática e geração de um modelo de processo gera valor com a facilidade de entendimento por meio de uma fotografia que demonstra a situação atual. Em um projeto geralmente são necessários entre 2-5 dias de trabalho de uma equipe (patrocinadores e envolvidos) para mapear o processo e tentar identificar alguns desperdícios.

A compreensão e fidelidade da situação do processo atual é algo fundamental e os algoritmos que geram o modelo de processos fazem toda a diferença. Sem a compreensão do que está acontecendo não é possível dar um segundo passo no projeto. A UpFlux process mining também auxilia para gerar visões do processo por grupo de clientes, departamentos, equipes, turnos gerando novas fotografias do modelo de processo e identificando os desperdícios dentro de cada contexto explorado. Isto simplifica a identificação de variabilidades que geram desvios indesejáveis e perdas de desempenho. Quanto mais soubermos sobre o processo, maior a nossa habilidade para trazer impactos positivos com a melhoria. UpFlux Process Mining fornece informações prontas baseadas em dados e fatos sobre os processos. Estes dados já estão prontamente disponíveis nos atuais sistemas de informação das organizações, basta conectar e conhecer o seu real modelo de processo (linha de cuidado). O modelo real muitas vezes difere dos modelos idealizados que ficam muitas vezes arquivados para atender acreditações (ISO), junto a uma pilha de papéis velhos, protocolos, entre outros. Por isso, tenha cuidado ao partir dos modelos idealizados, pois. muitas vezes. eles não refletem a realidade da organização.

Quanto a identificar os problemas de desempenho, nada como trazer ferramentas do dia a dia. Atualmente com o uso dos GPS modernos (Waze, Google Maps), nós estamos habituados a ver congestionamento e seguir recomendações da melhor rotas. Com process mining, você pode ter o mesmo para os seus processos e linhas de cuidado. A identificação dos problemas se torna muito simples destacando em vermelho, conforme o objetivo desejado, seja relacionado ao tempo de duração (espera, execução, atrasos, experiência do paciente, limites e segurança) retrabalhos, custo total por ciclo (case). Process Mining traz de forma instantânea onde estão os gargalos e os loops nos processos. Logo, fica claro como esta combinação ajuda a encontrar mais rapidamente os fatos para definição do seu projeto, mapear o processo, e identificar problemas e desperdícios.

Além disso, a simplicidade de uso a ferramenta fomenta a participação ativa da equipe responsável pelo processo, para realmente atingir o objetivo. A transparência e clareza da ferramenta é um exame completo, como um raio-X que esclarece o diagnóstico, mapeando a rota e desempenho de cada participante do processo. Esta capacidade também reduz a tendência de deixar a poeira (certos problemas conhecidos) debaixo do tapete.