Hospitais e Clínicas

Protocolos Assistenciais: 4 passos para melhorar a conformidade

19 de Julho de 2021

• Tempo de leitura: 5 min

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A adesão a protocolos assistenciais garante maior qualidade na assistência e melhora a satisfação do paciente, além de evitar custos com variabilidade no consumo de recursos e retrabalhos em hospitais e clínicas. 

A falta de monitoração e acompanhamento eficaz da adesão aos protocolos assistenciais implica em falhas que podem prejudicar diretamente na qualidade do cuidado e expor o paciente a maiores riscos, o que impacta em má experiência, custos excedentes e até judicialização. Como seu hospital tem trabalhado esse acompanhamento? 

No livro “Segurança do Paciente“, publicado em 2019, os autores defendem que para melhorar a qualidade e resultados dos serviços de saúde deve-se disseminar a cultura de segurança em toda a jornada do paciente. Porém, muitos hospitais enfrentam dificuldades para analisar o nível de qualidade no cuidado pois não possuem sucesso na implementação de protocolos que deveriam garantir essa segurança. 

Em um cenário de falta de transparência para monitorar a conformidade de marcadores de cada protocolo assistencial na jornada do paciente (como antibiótico da primeira hora, eletrocardiograma e tempo tomo), Process Mining surge como solução para melhorar a eficiência dos processos e garantir o cuidado adequado ao paciente a partir da conformidade aos protocolos. Quer saber como? É sobre isso que vamos falar hoje! 

O que são protocolos assistenciais?

Protocolos assistenciais são instrumentos que guiam a equipe multidisciplinar no manejo clínico adequado ao paciente. Para assegurar a uniformização e padronização de tratamentos clínicos e condutas médicas, instituições hospitalares implementam esses protocolos para que sirvam como “guias”, orientando a equipe multidisciplinar no cuidado ao paciente, conforme diretrizes preconizadas.

Esses protocolos estabelecem quais são, por exemplo, os medicamentos, materiais e exames recomendados conforme patologia. Em hospitais brasileiros é comum encontrar protocolos clínicos direcionados a AVC, pneumonia, sepse, entre muitos outros. 

Para o Observatório da ANAHP 2021, os protocolos institucionais tem como objetivo padronizar processos clínico-cirúrgicos, reduzir a variabilidade e nortear os profissionais no atendimento de acordo com a patologia. Essa prática deve resultar em maior segurança assistencial, melhor gestão dos recursos e aumento da satisfação do paciente. 

Protocolos assistenciais: por que seu hospital precisa automatizar a gestão? 

A alta complexidade do percurso assistencial e variabilidade no cuidado ao paciente dificultam o controle e análise da efetividade das diretrizes estabelecidas para o tratamento. Um problema muito comum em hospitais é a falta de controle da variabilidade de medicamentos utilizados no mesmo processo. Isso é um problema para seu hospital? 

Essa variabilidade implica em custos excedentes para a gestão e pode se tornar um ofensor de risco a segurança do paciente, já que não se tem um controle eficaz do seu consumo. Para solucionar esse problema, as equipes costumam fazer longas reuniões para mapear o consumo e identificar essa variabilidade, o que consome muitos recursos em tempo e esforços. 

Além disso, essa análise retrospectiva ajuda apenas na melhoria dos próximos atendimentos, já que as ineficiências não serão corrigidas para ajudar o paciente a qual as sofre. 

Esses fatores, entre tantos outros, implicam na baixa qualidade percebida no atendimento, experiência ruim do paciente e judicialização, além de causar custos e tempos excedentes para a organização. 

Mas qual seria a solução para resolver esses problemas? Process Mining. 

atendimento sepse

O papel do Process Mining na Saúde 

Process Mining é uma tecnologia que possui como principal função descobrir de forma automática como os processos ocorrem na realidade e identificar todas as suas variantes, ou seja, todas as variabilidades que o processo sofreu em um determinado período.

Na saúde, Process Mining possui a capacidade de ajudar as equipes médicas a avaliar a conformidade da jornada do paciente em relação às práticas recomendadas, evidenciando todas as variabilidades de fluxos hospitalares e consumo ao longo do percurso assistencial. Veja abaixo como essa tecnologia faz o mapeamento automático de um processo, apresentando suas variantes:

Mapeamento automático da jornada do paciente no Pronto Atendimento
Mapeamento automático da jornada do paciente no Pronto Atendimento

Process Mining ajuda também na avaliação de quais modelos do processo que resultaram em melhores desfechos, entregando valor para colaborar em projetos de melhoria em healthcare.  

Além de auxiliar estas equipes para fazer a análise com maior agilidade, a mineração de processos na saúde reduz o ciclo do projeto permitindo que as equipes realizem mais projetos de melhoria e foquem na execução dos planos de ação. Outro ganho alcançado reportado é sistematizar a gestão da melhoria contínua evitando retrocessos, após implantação do projeto de melhoria. 

Alex Meincheim – CEO da UpFlux

Afinal, como Process Mining pode ajudar a melhorar a gestão de protocolos? 

A falta de controle da conformidade na jornada do paciente é uma dor muito comum em hospitais do Brasil, e também preocupante, já que cada não conformidade pode resultar em um risco a segurança do paciente e falhas na atenção ao cuidado. 

Dessa forma, o uso de tecnologias como a UpFlux Process Mining auxilia a equipe na monitoração eficiente de conformidade da jornada em relação aos protocolos. Vamos ver como isso funciona na prática: 

Descoberta de processos

A UpFlux possui uma ferramenta poderosa de descoberta de processos, que realiza o mapeamento automático e evidencia à equipe a realidade do atendimento. Nesse mapeamento é possível identificar as variabilidades de consumo, caminhos percorridos, tempos entre as transições de cuidado e até readmissão hospitalar. 

Ou seja, de forma prática e rápida, a equipe multidisciplinar tem mãos o mapeamento ponta-a-ponta da jornada do paciente, permitindo filtros por CID, grupos, nível de risco, e visão por perspectivas de duração, custo, e muito mais. 

Veja abaixo uma análise dos casos de dor torácica (CID R071, CID R072, CID R073 e CID R074), entre os meses de janeiro e maio de 2021, por uma perspectiva de frequência e duração média entre cada etapa: 

Análise crítica de processos a partir do mapeamento automático
UpFlux Process Mining permite a análise crítica de processos a partir do mapeamento automático

Criação de modelos de referência

A partir da análise de efetividade pelo mapeamento de processos, é hora de iniciar o projeto de melhoria. Com base nas ineficiências encontradas, podemos estabelecer prioridades para implementação de protocolos assistenciais. 

Digamos que a prioridade é implementar o protocolo de dor torácica. Na plataforma UpFlux é possível criar e configurar modelos BPM dos protocolos assistenciais, customizando as informações de tempo, consumo e fluxo ideal. 

O usuário pode criar variantes se necessário, como medicamentos e materiais que podem ser utilizados. A partir da configuração dos Modelos de Referência, a UpFlux já inicia a conferência automática dos casos para identificar as violações para análise de conformidade. 

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Configuração do modelo de referência na plataforma UpFlux Process Mining

Análise de conformidade – Kanban

O objetivo da UpFlux é dar transparência aos processos. Pensando nisso, apresentamos a conformidade dos casos em uma estrutura de kanban, evidenciando ao usuário quais casos sofreram violações em cards vermelhos, e casos em conformidade em cards verdes. 

Veja abaixo que nenhum caso de dor torácica no período selecionado esteve em conformidade com o protocolo assistencial estabelecido: 

process-mining-kanban-protocolos-assistenciais
UpFlux Process Mining entrega transparência na análise de conformidade por meio da ferramenta kanban

Para entender a causa raiz de cada caso não conforme, basta clicar no card. Na nova tela, o usuário irá conferir todas as violações do caso. Como a UpFlux faz a extração automática dos dados do prontuário eletrônico do hospital, notificamos o usuário sempre que houver uma violação, permitindo a adequação da jornada de forma ágil, evitando maiores danos e riscos ao paciente.

process-mining-protocolos-assistenciais-kanban-conformidade
UpFlux Process Mining evidencia ao usuário a causa raiz das violações em protocolos assistenciais

Monitoração e Acompanhamento

Com o objetivo de analisar a eficiência do atendimento e os resultados do projeto, é possível criar e configurar dashboards diretamente na plataforma, não sendo necessário o uso de demais sistemas de business intelligence.  

Os gráficos e quadros são 100% customizáveis conforme necessidade das análises, a partir de diversas perspectivas e informações úteis para a gestão dos protocolos.

UpFlux
UpFlux Process Mining possui dashboards 100% customizáveis e de simples configuração conforme necessidade da análise

Resultados do Process Mining na gestão de protocolos assistenciais 

A UpFlux Process Mining reduz o esforço operacional em mais de 50%, já que evidencia de forma automática toda a variabilidade ao longo do percurso assistencial, identificando também a causa raiz dessas ineficiências. Além da análise retrospectiva, nossa solução sinaliza os desvios quando acontecem, permitindo a tomada de ação em tempo real, o que evita a exposição do paciente a maiores riscos.

Por meio da descoberta de processos, a UpFlux Process Mining consegue identificar detalhadamente o consumo de recursos, gargalos, retrabalhos e desvios na jornada do paciente. Assim, já identificamos mais de R$ 365.000,00 em desperdícios hospitalares em apenas uma linha de cuidado de um dos nossos clientes. 

Com a praticidade na criação de modelos de referência, o Hospital Unimed Florianópolis implementou 3 protocolos no primeiro mês de uso da plataforma. O que acha dessa aplicação no seu hospital? 

Como implementar Process Mining em seu hospital?

Tecnologias de Process Mining possuem integração simples e rápida a prontuários eletrônicos e HIS, não sendo necessária infraestrutura dedicada e meses de implementação. 

UpFlux é a primeira plataforma de Process Mining do Brasil, tendo forte atuação em hospitais e clínicas de todo o país. Possuímos conectores prontos para diversos sistemas, como a MV, Tasy e Wareline, entre outros. É a partir desses sistemas que extraímos os dados sobre os fluxos percorridos em protocolos assistenciais. 

Possuímos também um time de Sucesso do Cliente composto por enfermeiros e especialistas em Lean Six Sigma para ajudar a melhorar a eficiência e qualidade do cuidado ao paciente de forma contínua. 

Ainda em dúvida sobre como Process Mining pode ajudar o seu hospital a alcançar a excelência no cuidado ao paciente a partir da implementação de protocolos assistenciais? Clique aqui para saber mais.


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