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Process Mining na Saúde: 7 perguntas e respostas sobre a tecnologia

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O dia a dia de um hospital é complexo e cheio de obstáculos. Independentemente dos avanços na área, o cuidado com paciente, prezando pela sua experiência, é sempre um desafio. A união da ciência e da tecnologia fez com que as coisas ficassem mais simplificadas, mas não tirou das mãos dos profissionais a responsabilidade pela segurança dos pacientes. 

A tecnologia de Process Mining na saúde surgiu para auxiliar ainda mais esses profissionais nesse controle. Prezando pelo cuidado e as boas práticas de gestão, Process Mining cumpre um papel muito importante dentro das organizações de saúde: garantir a máxima excelência operacional. 

É sobre isso que falaremos neste texto. Entenda a importância de Process Mining na saúde e como dar os primeiros passos para aplicá-lo no seu dia a dia.

O que é Process Mining?

Process Mining, ou Mineração de Processos, é uma área de conhecimento dentro da Inteligência Artificial que tem como objetivo descobrir, monitorar e melhorar processos reais, extraindo conhecimento de dados disponíveis em diversos sistemas de informação que as organizações já utilizam.

De maneira simplificada, baseada em dados, Process Mining tem capacidade de demonstrar como um processo está ocorrendo na prática permitindo que os stakeholders consigam avaliar o processo, identificar gargalos e desvios operacionais.

Muitos perguntam a diferença entre Business Intelligence (BI) e Process Mining. É simples responder: Enquanto Business Intelligence tem um funcionamento análogo a um termômetro indicando que um processo possui problemas, seja eles de desempenho, desvios, retrabalhos; Process Mining funciona como um Raio-X dando visibilidade e compreensão de onde estão os problemas.

Quais são os benefícios de Process Mining na Saúde?

A partir do processo de cuidado do paciente descoberto é possível realizar diversas análises com o objetivo principal de mapear os processos de cuidados; Identificar desvios de processos e falhas operacionais; Descobrir protocolos que estão sendo utilizados na prática; Avaliar a eficiência dos fluxos de cuidado em relação aos desfechos.

Neste vídeo é possível entender de forma muito clara o que é esse conceito e qual o papel de Process Mining na saúde.

Qual a relação de Process Mining com o mapeamento da jornada do paciente?

Process Mining permite mapear toda jornada do paciente baseada nos milhares de dados armazenados no prontuário eletrônico do paciente.

Em um hospital, por exemplo, um paciente entra no pronto atendimento, retira senha, passa por triagem, consulta. Após avaliação clínica, realiza exames, é medicado e passa por reavaliação médica até ganhar alta ou ser internado.

Nesse cenário, Process Mining consegue controlar esses passos, mantendo a equipe informada sobre gargalos, desvios e erros que podem acontecer nesse jornada, fazendo com que o paciente possa vir a não cumprir seu caminho ideal de atendimento.

Como implementar essa tecnologia em hospitais?

Frente aos desafios da gestão hospitalar em manter a sustentabilidade das organizações da saúde, os gestores precisam estar comprometidos em maximizar a eficiência operacional dos processos. Para isto é extremamente importante identificar problemas e gerar planos de ações assertivos.

Apesar da evolução tecnológica dos prontuários eletrônicos pouco se evoluiu na geração de informações analíticas. Grande parte dos diretores dependem da elaboração manual de relatórios por seus gerentes e coordenadores. As análises dos consumos e custos de medicamentos, exames e materiais para cada linha de cuidado é algo que consome muito tempo e realizado muitas vezes de forma reativa.

Como Process Mining na saúde pode otimizar a gestão?

Na saúde existem muitas restrições e inúmeras possibilidades de fluxos seguidos pelos pacientes o que dificulta a avaliação destes processos de cuidado. Entender quais são os caminhos mais adequados que representam o melhor custo-efetividade é de extrema importância para melhorar os processos de cuidado e segurança dos pacientes. Process Mining na saúde traz transparência para identificar onde estão os gargalos e desvios no cuidado do paciente e quais são os fluxos mais congestionados e que carecem de aperfeiçoamento

Neste contexto, Process Mining traz o diferencial de apresentar e mensurar o desempenho e custos dos processos, seja estes assistenciais, clínicos, cirúrgicos ou administrativos. Temos conversado com muitos hospitais, seja equipes de gestores da qualidade, experiência do paciente, lean e eficiência operacional, e os feedbacks do valor entregue tem sido de muito gratificante para UpFlux Process Mining.

Além de auxiliar estas equipes para fazer a análise com maior agilidade, Process Mining na saúde reduz o ciclo do projeto permitindo que as equipes realizem mais projetos de melhoria e foquem na execução dos planos de ações. Outro ganho alcançado reportado é sistematizar a gestão da melhoria contínua evitando retrocessos, após implantação do projeto de melhoria. 

Quais são os requisitos que o profissional gestor precisa para utilizar essa metodologia?

Os gestores precisam desenvolver a sua capacidade analítica e adotar metodologias de melhorias continua. A capacitação é de extrema importância para alcançar os resultados almejados, porém a curva de aprendizado de process mining é muito rápida, visto a simplicidade e experiência de uso de ferramentas como a UpFlux Process Mining. 

Além disso, é preciso que a  instituição possua dados disponíveis de maneira estruturada em Sistemas de Informações. Quando se fala em Jornada dos Pacientes estes dados estão disponíveis no Prontuário Eletrônico do Paciente. A partir destes dados é possível aplicar Process Mining na saúde para descobrir o percurso assistencial e avaliar quais são as violações entre a prática do dia-a-dia e as linhas de cuidados, protocolos assistenciais e diretrizes definidas. 

Em quanto tempo, em média, é possível ao gestor notar o impacto da implantação de Process Mining na saúde?

Os impactos na descoberta de como os processos ocorrem na prática são imediatos, após uma implantação de em média 2 semanas. O primeiro ganho está em acelerar o processo de entender e diagnosticar onde estão acontecendo os problemas nos processos, para tomar planos de ações assertivos e efetivos gerando ciclos de melhorias com agilidade. 

O segundo ganho está em sistematizar análises dos processos como o controle da adesão as linhas de cuidado. Este aumento de adesão leva 2 meses para observar benefícios de redução de desperdícios (pertinência de exames), maximização da rotatividade de medicamentos e materiais de referência, aumento da eficiência do pronto atendimento, internação e até a desospitalização. Além disso, UpFlux Process Mining na saúde também reduz os custos administrativos para manter uma melhoria contínua.

Por fim, o terceiro ganho está na capacidade de medir o quanto as melhorias geradas estão sendo efetivas. Isso traz visibilidade sobre o retorno sobre o investimento realizado e possibilita tomar ações corretivas próximo de tempo real e não apenas após o 30 ou 60 dias após os problemas.

Desta forma a aplicação de Process Mining nas instituições de saúde além de gerar transparência tem um impacto na sustentabilidade financeira das instituições de saúde. Mas vale ressaltar, que Process Mining sem ações efetivas em cima das informações apresentadas não tem impacto nenhum.

Process Mining na prática

Dr. Roberto Botelho, médico cardiologista e presidente da Fundação Adib-Jatene (SP), fala durante o Process Mining Day: Saúde em Foco sobre a importância da revisão e a intervenção de tecnologia de Process Mining na saúde, para a melhoria de processos para o atendimento do paciente com suspeita de infarto. Como resultados, há um aumento para 50% na taxa de tratamento dos pacientes, redução de 50% na mortalidade e uma série de benefícios a partir da aplicação de Process Mining na saúde.

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