E se a medicina diagnóstica contasse com mais eficiência nos processos, resultados mais precisos e em tempos mais curtos? A automatização de processos tem levado inteligência e agilidade aos trabalhos que antes eram estritamente manuais, garantindo mais produtividade. E se engana quem pensa que as tecnologias avançadas estão em uma realidade muito distante. A cada dia elas se tornam ainda mais cruciais para o futuro de pequenas e grandes organizações.
Ter processos bem mapeados, além de garantir uma boa experiência ao paciente, também reduz as chances de muitos problemas de gestão enfrentados pelos laboratórios ultimamente, como o aumento do tempo de entrega dos exames, a queda de produtividade na produção de diagnósticos ou o reprocessamento de material para análise.
Nos processos pré-analítico, analítico e pós-analítico, um simples exame pode passar por muitas etapas e, se em uma delas os fluxos não forem bem estabelecidos, todo trabalho pode ser comprometido.
No decorrer do texto vamos te mostrar como é possível associar tecnologia e gestão para garantir mais produtividade em laboratórios. Vamos lá?
Problemas de produtividade na medicina diagnóstica
Quem vive o dia a dia de um laboratório entende o quanto ele pode ser desafiador: demanda atenção aos detalhes, cuidado e muito acompanhamento. E todo esse trabalho minucioso ainda requer ser feito com agilidade, para garantir um diagnóstico rápido ao paciente e permitir que o laboratório faça mais análises em um período menor de tempo. Gerir esse tempo é crucial para o andamento de todo processo.
E além da questão do tempo, que é um dos principais pontos de atenção, gerenciar a capacidade instalada e disponível e entender a forma mais eficiente de ocupar sua estrutura também é um grande desafio. Muitas instituições não entendem quantos procedimentos podem realizar durante um dia de trabalho. Essa falta de entendimento da gestão sobre os processos acarreta em aumento de custo, tempo e perda da produtividade em laboratórios.
O tempo de setup de máquinas também é um fator que impacta no lead time e tempo total do atendimento. Você sabe hoje quanto tempo está sendo desperdiçado com máquinas paradas?
Outro ponto de atenção nesse cenário é a quantidade de reprocessamentos. Sempre que um paciente precisa refazer um exame, além do transtorno e de uma possível perda da experiência positiva com o mesmo, o laboratório ainda arca com o custo de um retrabalho que poderia ter sido facilmente evitado com uma gestão mais eficiente dos processos.
Nesse quesito, identificar onde estão os principais pontos de ineficiência é a chave para criar fluxos mais seguros, ágeis e eficazes para o aumento da produtividade em laboratórios.
Como descobrir as ineficiências?
Muitos laboratórios percebem os desafios enfrentados no dia a dia, mas encontram dificuldades para descobrir onde estão os problemas e a causa raiz da baixa produtividade. Pequenas boas práticas de gestão em medicina diagnóstica, alinhadas à inteligência artificial, podem ser decisivas nesse momento.
- Organize suas atividades
Primeiro, entenda os processos básicos da sua jornada diária. Quais equipamentos disponíveis são utilizados, que análises são feitas, qual o tempo ideal para fazer cada etapa do processo, quais os insumos você tem disponível. Nesse momento, contar um sistema inteligente de ERP é crucial para entender esses pontos.
- Siga um fluxo pré-estabelecido
Todo processo de análise possui fluxos pré-estabelecidos. É importante que sua equipe siga rigorosamente todas as etapas para que seja possível identificar onde estão as falhas no processo. Para isso, é necessário não pular nenhuma etapa e documentar todos os fluxos que seu time segue.
- Documente etapas e resultados com inteligência de processos
Documentar o que foi feito e analisar o que pode ser otimizado é essencial. Nesse quesito, a automatização dos processos na medicina diagnóstica é ainda mais importante, pois reduz a probabilidade de erros humanos e dá mais segurança no diagnóstico ao paciente. Atualmente existem diversos softwares no mercado que garantem um certo nível de análise de processos e um bom número de dados para análise.
Como Process Mining ajuda?
Na medicina diagnóstica, todo laboratório precisa de um Sistema de Informação Laboratorial (LIS), um sistema que engloba todos os processos, do agendamento à disponibilização do laudo dos exames. Process Mining é uma tecnologia que pode ser agregada a esse sistema de informação para mapear a jornada e entregar visibilidade sobre todos os fluxos, tempos e custos de produção.
A partir do momento em que se faz a integração é possível entender as etapas de todos os processos laboratoriais, sejam eles focados em pessoas, equipamentos ou outras informações determinantes. Assim é possível entender quais são os limitadores de tempo de atendimento, análise, coleta, ou qualquer outra informação que esteja disponível em um sistema de informação. Além disso, Process Mining entrega também clareza sobre os tempos de cada etapa e entre as etapas. Ou seja, qual o tempo despedido em setups.
Veja abaixo como a plataforma UpFlux Process Mining apresenta o mapeamento da jornada de produção a partir de uma perspectiva de duração do processo:
Esse tipo de conexão otimiza os processos operacionais, permitindo uma redução considerável de tempo e aumentando a produtividade. Mas se um laboratório já conta com um sistema de informação laboratorial, por que agregá-lo a uma ferramenta de Process Mining?
A maioria dos sistemas de gestão envia relatórios e dados que precisam de uma análise mais aprofundada e, obviamente, esse tipo de estudo traz muitos benefícios, mas também ocupa muito tempo de um especialista. No entanto, Process Mining aparece nesse cenário com uma visão macro sobre os processos, agregado ao sistema existente, enxergando tudo de ponta a ponta, percebendo gargalos de produção e tempo e enviando recomendações para melhoria desses indicadores.
Ou seja, com um sistema de Business Inteligence (BI), você consegue ver métricas e resultados, mas perde a oportunidade de olhar seus processos como um todo, analisando os números de forma fragmentada durante todo o processo. Process Mining vai além de mostrar o problema em dados, ele mapeia de forma específica pequenos problemas e a causa raiz das ineficiências produtivas.
No final das contas, a aplicação de Process Mining impacta em uma redução considerável da carga de trabalho, gerando uma democratização dos dados, já que toda equipe pode acessá-los facilmente e entender onde estão os pontos mais críticos, e permitir que essas informações sejam usadas para a implementação de melhoria e não só como uma coleta de dados. Entenda abaixo como esses benefícios se aplicam na prática.
Os resultados da Dasa com Process Mining
Process Mining se sustenta sobre três pilares: descoberta, conformidade e melhoria. A descoberta surge a partir das informações extraídas diretamente dos sistemas de informações que uma organização usa, criando modelos de processos reais de forma automática.
A conformidade acontece quando são comparados os processos reais com modelos previamente definidos pela organização, com a finalidade de identificar e diagnosticar ineficiências e problemas no processo. Já a melhoria é baseada no que acontece na prática, com os insights obtidos, transformando-os em soluções que auxiliam na revisão contínua de processos para melhorar sua eficiência operacional.
A Dasa, grupo responsável pela maior rede de laboratórios da América Latina, conta com essa tecnologia e obteve resultados muito positivos com o uso de Process Mining. Em seus laboratórios, garantiu o aumento da produtividade na produção de diagnósticos em 16%.
Mas os resultados ficam ainda melhores. Alinhado com o aumento da produtividade, está a redução no tempo de produção. Dentro dos processos de medicina diagnóstica da Dasa foi possível reduzi-lo em 56%. Isso impactou diretamente no atendimento e entrega exames, que tiveram uma redução de tempo total de 83%, e em um aumento de 63% no atendimento de SLAs.
Confira abaixo o depoimento concedido por André Guerra, Gerente de Produção da Dasa:
Mas como falamos anteriormente, não são apenas as grandes organizações que necessitam de tecnologia avançada para alinhar seus fluxos e entender os gargalos da jornada diária. Laboratórios que se preocupam com seus processos precisam acompanhar as transformações constantes do mercado para conquistar lugares ainda melhores. Tudo para tornar sua instituição ainda mais rentável, ágil e produtiva. Quer saber como? Saiba mais sobre Process Mining para laboratórios ou fale com um especialista.
