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Lead time: Como medir e otimizar com uso de tecnologia?

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Businessman holding an hour glass, signifies the importance of being on time

A maioria dos gestores sabe a importância de ter boas métricas ao analisar uma empresa e entender o que pode ser melhorado para se tornar mais competitiva.

Dentre essas métricas, uma muito importante é o lead time. Isto porque em um mercado altamente competitivo, grande parte da eficiência dos serviços é mensurada pelos períodos e esperas. Da mesma forma, o tempo é uma medida capaz de agregar valor para o cliente, sobretudo na hora das tomadas de decisão.

Por isso, o termo que vem originalmente da engenharia de produção, tem sido amplamente utilizado em outras áreas como prestação de serviços, vendas e até mesmo na área da saúde. Entretanto, traçar estratégias para otimiza-lo não é uma tarefa fácil, exige muita organização e planejamento em todas as etapas.

Sabendo desta complexidade, novas tecnologias surgem para facilitar a otimização desse indicador e obter melhores resultados e garantir uma vantagem competitiva.

Neste artigo vamos explicar o que é lead time, como calcula-lo, os desafios encontrados ao gerencia-lo e como o uso de tecnologia pode te auxiliar a melhorar esse cenário na sua organização.

O que é lead time?

Lead time, de forma geral, é o período de tempo entre o início de uma atividade (seja produzida ou não) e o seu término. A definição mais tradicional de lead time em Supply Chain Management (SCM) é o tempo desde o pedido até a entrega ao cliente.

A definição de lead time se torna mais específica dependendo do setor em que a usamos. Nos próximos parágrafos, descreveremos as diferenças entre o lead time usado na fabricação, logística, vendas, logístico e na saúde.

Por que gerenciar o lead time é tão importante?  

Conhecer o tempo necessário para fechar o ciclo de entrega de um produto ou serviço é extremamente importante para melhorar os processos estabelecidos dentro das organizações. Isso porque, quando uma instituição consegue reduzir o lead time sem perder a qualidade do trabalho que realiza, significa que o processo tinha gargalos e foi possível otimizá-lo, o que, consequentemente, impactará positivamente na experiência do cliente com seu produto ou serviço.  

Ao conhecer de forma aprofundada o ciclo de trabalho, as instituições conseguem tirar grandes benefícios desses processos, pois há um maior controle sobre a realização do trabalho. Além dos clientes satisfeitos, como já citamos, os prazos de entregas ficam muito mais precisos, a produtividade das equipes aumenta e a identificação de gargalos reforça a qualidade do trabalho realizado.  

Ainda acontece uma padronização e melhoria dos processos da empresa, e a instituição estabelece uma geração de resultados muito mais satisfatória com a mesma capacidade produtiva, e isso impacta, sem dúvidas, em uma redução de custos. 

Como calcular o lead time?

É possível calcular o lead time de diversas formas, a mais prática é calculando a diferença entre o inicio e fim da atividade, por exemplo: Uma compra que foi realizada na segunda-feira e foi entregue na quarta-feira da mesma semana tem o lead time de entrega de 02 dias.

O lead time pode ser o tempo de espera do paciente em um pronto atendimento ou ainda a produção de um determinado produto na indústria. Não importa qual seja o produto final, compreender os tempos necessários e utilizados para cada atividade irá qualificar o trabalho realizado e garantir uma produtividade muito maior na sua equipe.  

Em um estoque, por exemplo, é necessário calcular o tempo desde a análise do produto em estoque, sua separação, o envio para a transportadora e a entrega do produto. Já em um pronto atendimento hospitalar esse processo será diferente: primeiro se analisa a urgência do caso, depois se calcula cada etapa da jornada do paciente para entender de ponta a ponta seu processo até o momento da alta. 

Estabelecer processos para entender o lead time das instituições é também uma forma de tomada de decisão mais acertada, pois, quando a instituição entende suas prioridades, necessidades e fluxos, consegue estabelecer os pontos mais importantes a serem desenvolvidos primeiro. No caso de hospitais, entender a gravidade dos casos na triagem e prever o lead time do paciente pode ser decisivo para um fechamento positivo do seu quadro.  

Os estoques dos hospitais, por exemplo, necessitam de reposição de produtos constantemente, isso é essencial no tratamento dos pacientes. Quando a instituição entende o tempo de espera da entrega dos fornecedores, ela reduz as chances de fazer uma compra sem necessidade. A partir do momento em que o hospital entende quantos dias o fornecedor irá fazer a entrega, ele gerencia seus pedidos para que a próxima leva dure o tempo necessário para que não falte nada durante os tratamentos dos pacientes.  

Para fazer o melhor trabalho possível no cálculo do lead time, contar com a automação de processos é crucial, já que permite a maior precisão de análise de todas as etapas do processo. Abaixo vamos explicar como Process Mining pode auxiliar nesse sentido.  

Leia nosso conteúdo sobre lead time no pronto atendimento  

Como reduzir o lead time com Process Mining?

A tecnologia de Process Mining, ou mineração de processos, atua baseada em três pilares: descoberta, análise de conformidade e otimização. No primeiro momento, Process Mining se agrega aos ERPs, sistemas de informação que as instituições utilizam normalmente, para mapear a jornada e entregar visibilidade sobre todos os fluxos, tempos e custos de produção. 

Com um mapeamento de processos, a instituição descobre como os processos ocorrem na prática, fazendo um monitoramento automático dos fluxos. Depois disso, na etapa de análise, se identifica as ineficiências, gargalos na execução dos processos, e a causa raiz de alguns problemas e ofensores de tempos e custos na produção.  

Mapeamento da jornada cirúrgica de um paciente. Note que é possível identificar os tempos entre cada etapa do percurso de atendimento.

Durante a integração é possível entender as etapas de todos os processos, sejam eles relacionados ao trabalho de pessoas, equipamentos ou outras informações determinantes para a empresa. Assim é possível entender onde estão os problemas a partir das informações disponíveis no sistema.  

Depois, a ferramenta de Process Mining começa a gerar insights, dados e relatórios para que o time faça uma análise mais aprofundada sobre os casos. No entanto, essa visão é muito mais aprofundada do que fazem as plataformas de Business Inteligence (BI), por exemplo.  

Process Mining apresenta uma visão ponta a ponta, percebendo gargalos de produção e tempo e enviando recomendações para melhoria desses indicadores. Ou seja, além de resultados, o gestor consegue ter uma visão ampla de todo o processo, entendendo a raiz dos problemas, e recebendo insights de melhoria sobre a jornada, permitindo um trabalho muito mais efetivo e compreensível em cada etapa para a redução do lead time.  

Todo o entendimento dessa jornada irá permitir um olhar muito mais apurado por parte do gestor da instituição para que os gargalos do processo sejam corrigidos, a fim de reduzir o lead time da produção.  

Identificação de causa raiz de gargalos em tempos. Note que a etapa “Processo acabamento mecânico (Tamboramento)” apresenta um retrabalho que dura 1.17 dias.

No final das contas, a aplicação dessa tecnologia gera uma redução da carga de trabalho e um aumento muito grande da produtividade, já que gera uma democratização das informações da empresa, visto que todo time pode ter acesso aos quadros para entender os pontos críticos que estão impactando no aumento do tempo de produção.  

Seja em hospitais, indústrias ou outros segmentos, Process Mining é a solução ideal para instituições que desejam agregar mais qualidade na análise de processos que fazem parte do seu dia a dia. Quer compreender na prática como Process Mining pode colaborar com a redução do lead time da sua instituição? Fale agora com um especialista da UpFlux.  

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