Hospitais e Clínicas

Gestão de custos hospitalares com Process Mining: 5 motivos para aplicar essa tecnologia

31 de Janeiro de 2022

• Tempo de leitura: 10min

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Imagine como seria gerir financeiramente um time com centenas de colaboradores, orçamentos, preços de medicamentos, manutenção de equipamentos, investimento em insumos e centenas de outros gastos. Uma unidade de saúde possui um sistema com processos muito complexos, com gastos e demandas que envolvem uma série de fatores. Gerir os custos hospitalares, nesse sentido, se torna um grande desafio ao gestor.

Administrar uma instituição tão vasta e complexa como um hospital demanda inteligência e eficiência, para que os problemas que, inevitavelmente, acontecem pelo caminho, não impactem negativamente a segurança e experiência dos pacientes.  

No entanto, gerir esses custos hospitalares pode ser uma tarefa mais simplificada. Para isso, o gestor deve contar com soluções que agreguem valor ao seu trabalho, reduzindo custos desnecessários. Você sabe, atualmente, quanto custa sua atuação em uma linha de cuidado? Como você trabalha para gerir esses custos? 

Continue a leitura e descubra cinco motivos para que a administração de uma unidade de saúde adote Process Mining como uma ferramenta de auxílio à gestão de custos hospitalares. 

Como uma visão de processo colabora para a gestão de custos hospitalares?  

Todo investimento em um hospital constitui os custos hospitalares. Isso significa que todos os processos necessários para que o hospital mantenha seu funcionamento devem ser observados pela gestão de custos.  

Esses investimentos vão desde materiais de limpeza e higienização, custos dos profissionais, energia elétrica, medicamentos, insumos, equipamentos e tudo mais que for necessário para que a instituição proporcione o melhor atendimento ao paciente, desde processos assistenciais aos de apoio. 

Além disso, o acompanhamento de ações, materiais e dos procedimentos realizados também impacta diretamente no custo de uma linha de cuidado também faz parte de uma boa gestão de custos hospitalares. Analisar quais procedimentos geram mais custos do que rendimentos se torna crucial nesse processo.  

O objetivo de uma gestão de custos hospitalares é organizar essas despesas e administrá-las da forma correta para que isso não afete a sustentabilidade financeira do hospital, mantendo e melhorando o nível de qualidade no cuidado ao paciente e condições de trabalho aos colaboradores.   

Nesse sentido, adotar uma gestão de processos com visão de custo garante a mensuração ao longo de todo o processo a identificação da causa raiz de valores excedentes. 

O que representa cada conceito?  

Para compreender como cada ação impacta na saúde financeira de um hospital, primeiramente precisamos entender melhor alguns conceitos que fazem parte desse tema. 

  • Gastos: se aplicam a todos os bens e serviços recebidos. Representam todo consumo financeiro da organização para obter bens e serviços, mediante pagamento;   
  • Investimentos: gastos realizados em função da utilidade futura de bens ou serviços obtidos. Ou seja, o valor investido em sua aquisição é amortizado pelo benefício da utilização; 
  • Custos: são os gastos relativos a bens ou serviços utilizados na produção de outros bens ou serviços. Estão relacionados à prestação de serviços. Englobam custos fixos e variáveis.  
  • Perdas: são bens ou serviços consumidos de forma anormal, involuntária e imprevista.  

Ou seja, para que a gestão de custos hospitalares seja eficiente, é preciso entender esses conceitos. Assim, na prática, sejam materiais que geram custos diretos ou indiretos no cuidado ao paciente, fixos ou variáveis, tudo precisa estar disponível e organizado para que o serviço seja executado da melhor maneira pelos profissionais. 

Como fazer uma gestão de custos  

Um hospital é como qualquer empresa. Precisa gerir suas finanças com responsabilidade para manter a qualidade e eficiência dos serviços prestados. Para isso, ter um controle sobre as despesas, separando-as por departamento pode ser uma boa ideia. Essa organização pode dar um melhor panorama dos custos hospitalares, além de permitir a visualização comparativa entre eles. 

Para que esse processo seja eficiente, alguns pontos são necessários:  

  • Identificar os custos da sua instituição, reunindo e organizando uma lista de itens, contando com outros colaboradores para realizar esse trabalho. Opte pelo meio digital para não ter retrabalhos.  
  • Identifique as linhas de cuidado que geram maior custo, quais têm o melhor retorno financeiro e quanto custa sua atuação em cada uma delas; 
  • Classifique despesas e reconheça o papel de cada gasto dentro da instituição. Tudo é importante, mas é preciso classificar o que é de extrema importância e o que é secundário.  
  • Trace suas metas de acordo com os custos hospitalares indispensáveis, determinando o que é atingível e como será o caminho para chegar até esse objetivo.  
  • Reduza custos hospitalares de forma inteligente e sustentável, baseado em dados e informações concretas.  

Como se pode perceber, traçar as melhores oportunidades para a otimização dos custos hospitalares não é uma tarefa fácil. No entanto, contar com tecnologias aplicadas à saúde garante processos muito mais organizados e que revolucionam a administração hospitalar. Veja no próximo tópico como é possível melhorar esse cenário.  

5 motivos para adotar a tecnologia de Process Mining 

A tecnologia de Process Mining ajuda instituições na descoberta, monitoração e melhoria de processos a partir da extração de dados de prontuários eletrônicos e ERPs que essas organizações já utilizam no seu dia a dia. A partir desses dados, a plataforma mapeia processos e oferece insights para dar mais confiabilidade à tomada de decisão

Baseado nisso, abaixo estão listados cinco motivos para que uma instituição de saúde adote a tecnologia de Process Mining como uma medida eficiente para otimizar custos hospitalares.

Indicação de gargalos e desperdícios  

Com o mapeamento automático de processos, é possível identificar onde existem gargalos, desperdícios e desvios ao longo de uma jornada, e sua relação de custos. Com a indicação de insights para redução de ineficiências, é possível direcionar planos de ação para eliminar a causa raiz de problemas que causam custos excedentes e não planejados. 

Faz sentido questionar erros e desvios em materiais usados após o seu desperdício? Essa é uma medida pouco eficiente. Com auxílio da mineração de processos a equipe assistencial consegue visualizar onde o problema está ocorrendo em tempo real para resolvê-lo na mesma hora.  

Automação de tarefas operacionais  

Na plataforma é possível definir regras de automação que indicam ao usuário sempre que um processo foge do padrão, como o desvio de um paciente de seu protocolo gerenciado. Isso permite que o profissional consiga distinguir quais tarefas merecem a sua atenção e reparo, bem como as que estão em pleno funcionamento, em um simples painel de gestão a vista. 

Dessa forma, com as regras determinadas e automatizadas, o time assistencial consegue visualizar um kanban, onde as operações com não conformidade ficam destacadas em vermelho, enquanto as em conformidade ganham um destaque em verde. Nesse formato de monitoração é possível melhorar a produtividade e, consequentemente, reduzir custos hospitalares decorrentes do gasto de tempo dos profissionais.  

Veja abaixo como kanban evidencia ao usuário os casos que sofreram violações de acordo com as regras estabelecidas em vermelho, das que seguiram corretamente em verde.

custos-hospitalares-kanban

Análises contínuas  

Analisar custos hospitalares de forma contínua é essencial. Para isso, é imprescindível saber de onde eles vêm e quais processos envolvem cada investimento. Como auxílio, a solução de Process Mining oferece análises e relatórios contínuos sobre a eficiência dos processos de uma instituição. 

Imagine só gerir os valores do tratamento ao paciente somente quando ele recebe alta. Isso parece eficiente? Para que a gestão de custos hospitalares seja eficaz nesse sentido é preciso se antecipar aos problemas e resolvê-los antes de causarem um prejuízo. Analisar continuamente a jornada do paciente é indispensável nesse ponto.  

Diferentemente de uma solução de Business Intelligence, Process Mining não só disponibiliza essas análises e relatórios como também gera insights sobre os processos em questão. Ou seja, o nível de análise se torna muito mais profundo, apontando erros e problemas que ocorrem pelo caminho.

Veja abaixo um painel montado na UpFlux para monitorar a rentabilidade de cirurgias e seus custos.

custos-hospitalares-dashboard

Redução do número de glosas  

As glosas impactam diretamente no faturamento hospitalar, acarretando custos não planejados. Uma das causas dos erros que implicam nesse tipo de problema é justamente o uso de planilhas e cadernos para fazer cadastros e cálculos manualmente, que geralmente não batem com as informações da operadora de saúde. Além disso, esse tipo de trabalho demanda um tempo desnecessário dos profissionais. 

Primeiramente, digitalizar esse processo é primordial. Depois, contar com tecnologias que ajudem a monitorar e identificar erros e desvios nas autorizações de procedimentos, pode ajudar a instituição a reduzir custos hospitalares decorrentes de glosas.

Descobrir a causa raiz e reduzir o número de cortes  

Muitas vezes as instituições querem cortar gastos, mas sem se basear em dados e informações concretas. Esse corte sem embasamento pode gerar falhas graves que afetam o funcionamento da organização. Desse modo, entender a causa raiz de alguns problemas pode ser exatamente o que a instituição precisa.  

Com o mapeamento dos processos feitos dentro da plataforma é possível compreender o caminho traçado e o desejado em cada fluxo, visualizando de forma prática os percursos do processo em questão. Assim, fazendo um conjunto de análises, a gestão chega ao melhor resultado para estabelecer quais cortes devem ser evitados e quais devem ser mantidos.

Lembra quando falamos que com Process Mining é possível ter uma análise mais profunda de processos? A UpFlux vai muito além dos dashboards para monitoração de KPIs. Com a solução, é possível analisar cada caso de atendimento, ponta a ponta de sua jornada de cuidado. Veja abaixo a visão de processo com uma perspectiva de custo, parâmetro facilmente definido pela UpFlux:

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A monitoração de processos por uma visão de custo é importante para uma gestão eficiente, e contar com a tecnologia certa para isso é fundamental. Fale agora com um especialista da UpFlux e saiba como Process Mining pode contribuir, na prática, para a sustentabilidade financeira da sua instituição.


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