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Centros cirúrgicos: otimize sua eficiência com Process Mining

Como o process mining melhora a eficiência de centros cirúrgicos

Os Centros Cirúrgicos são uma das principais fontes de receita dos hospitais. Ineficiências nesse setor impactam não só na experiência do paciente e de trabalho dos profissionais de saúde, mas também financeiramente, seja direta ou indiretamente, em todos os setores de uma instituição de saúde.

Um dado recente se mostra muito importante nesse cenário: mesmo com a redução do número de cirurgias eletivas durante a pandemia, a média do custo/hora dos centros cirúrgicos ficou em R$783, segundo um levantamento feito pela Planisa em 112 hospitais públicos e privados. Ou seja, um custo alto e, em boa parte dos hospitais, um gasto fixo, mesmo que haja ou não utilização do espaço. Mas como esse tipo de gasto chega a esse ponto? 

De acordo com o estudo, nos seis primeiros meses do ano, 75% dos hospitais analisados realizaram menos de três cirurgias diárias por sala. A pandemia, sem dúvidas, agravou o cenário. Mas é importante ressaltar alguns pontos que são recorrentes em centros cirúrgicos há muito tempo: mesmo com a agenda fechada, o centro cirúrgico de um hospital sempre precisa de uma sala para atendimento de emergência, mesmo que ociosa. O cancelamento de última hora de procedimentos também é um desafio que impacta na produtividade desses espaços. 

No entanto, para reduzir esses problemas,  alinhar processos e torná-los cada vez mais livres de erros, nem todas organizações contam com a tecnologia necessária aplicada aos fluxos hospitalares para criar parâmetros e modelos de referência. Nesse sentido, alguns pontos importantes podem ficar esquecidos pela gestão desses espaços. 

Algumas perguntas que precisam de respostas em grande parte dos casos são: Qual a capacidade de utilização máxima dos centros cirúrgicos? Como tem sido feita a gestão de leitos? Estão todos ocupados? Como está sendo feito o gerenciamento de tempo de permanência, de atrasos e do setup de sala de uma cirurgia? Os protocolos de cirurgia estão sendo seguidos? O planejamento cirúrgico tem sido feito de forma adequada e eficiente? 

Essas perguntas poderiam ser facilmente respondidas com uso de inteligência artificial aplicada aos processos de centros cirúrgicos. No decorrer do texto vamos explicar como.

Principais desafios do fluxo cirúrgico

Os centros cirúrgicos passam por uma série de desafios diários que, se não forem resolvidos de forma ágil, comprometem todo o processo hospitalar. Do agendamento do paciente à alta e, posteriormente, ao faturamento hospitalar, existem diversos processos que precisam de cuidados específicos e bem estruturados para que erros graves não aconteçam. Manualmente, a gestão de processos é praticamente impossível.

Ociosidade de salas cirúrgicas

Vamos pensar de forma prática: quantas cirurgias a sala do seu centro cirúrgico faz por mês? Segundo pesquisas administrativas, o número ideal de procedimentos por sala é de 100 cirurgias mensais. A sua estrutura tem atingido esse número ideal ou ela ainda é ineficiente por conta de processos não mapeados? Um estudo sobre indicadores de qualidade mostra que, em média, os centros cirúrgicos do Brasil tendem a usar apenas 38% da sua capacidade operacional

A ociosidade ou baixa ocupação de salas cirúrgicas, nesse sentido, pode ser um indício de que desperdícios estão ocorrendo no hospital. Entender os processos pelos quais o paciente passa são cruciais para melhorar esse cenário. Para que o gerenciamento de leitos seja feito de forma efetiva, controlar e monitorar tempo de permanência, taxa de ocupação de leitos, índice de rotatividade e intervalo de substituição são cruciais.

Não seguimento do planejamento cirúrgico

Outro problema recorrente em centros cirúrgicos é o desafio em garantir a conformidade do planejamento cirúrgico. Mapear e definir quantas cirurgias irão acontecer no dia, entender que horas o paciente chega e quando ele sai, fazendo com que esse processo ocorra nos tempos certos para que não haja conflito no meio desse fluxo. 

Não estar em conformidade com o processo pode significar a falta de agendamento de cirurgias, falta de planejamento para o uso e limpeza das salas, falta de estimativa de materiais, equipamentos, leitos de internação e intensivos, alto tempo de autorização de cirurgias por parte da operadora, alto tempo de permanência, variabilidades entre procedimentos, entre outras coisas. No final das contas, um erro simples de gestão pode acarretar em um problema enorme e custar a vida de um paciente.

Nesse sentido, um mapeamento feito com inteligência artificial se mostra ainda mais necessário e eficiente. Um planejamento cirúrgico estruturado permite uma boa administração da utilização das salas cirúrgicas. A partir desse planejamento é possível melhorar intervalos, reduzir atrasos e garantir uma maior possibilidade para remanejamento caso necessário.

Alto tempo de permanência hospitalar 

O tempo de permanência hospitalar determina o período em que um paciente fica sob os cuidados da instituição de saúde. Esse indicador hospitalar  é essencial para entender como a instituição trabalha sua  gestão de leitos. No entanto, esse tempo elevado não impacta somente na ocupação de leitos, mas também em outros aspectos dentro de um hospital. 

Isso quer dizer que, quanto mais tempo o paciente permanece sob os cuidados da unidade de saúde, mais possibilidades ele tem de ter uma infecção hospitalar, por exemplo. Além disso, ele consome muito mais medicamentos, não permite uma rotatividade adequada de leitos e mais uma série de desafios. Monitorar esse indicador é indispensável para conquistar mais eficiência no centro cirúrgico.

Variabilidade em procedimentos  

A variabilidade em procedimentos causa muitos prejuízos nos fluxos de uma instituição de saúde. Em alguns procedimentos a variabilidade no atendimento e no valor final podem ser muito discrepantes. A não padronização do atendimento pode ser uma das causas da variabilidade, ou simplesmente essa instabilidade pode ser normal, já que um paciente é diferente de outro. 

Por isso, a unidade de saúde precisa monitorar as variabilidades de toda a jornada do paciente, entendendo se alguns pontos são simplesmente individuais, ou se são causados por ineficiências e desvios no atendimento dos centros cirúrgicos.

Longo tempo para autorizações

 O prazo máximo para autorização de procedimentos hospitalares por parte da operadora é de 21 dias. No entanto, falhas que acontecem nos processo fazem com que esse prazo não seja cumprido. As cirurgias eletivas e emergenciais têm modelos de autorizações diferentes, obviamente. No entanto, entender o fluxo de ambos os tipos de autorização para padronizar o atendimento e evitar erros é definitivo nesse momento. 

A quebra do fluxo de autorizações implica em perdas financeiras para as organizações. A causa disso são as inconformidades que acontecem dentro dos centros cirúrgicos, e que poderiam ser evitadas com a redução de desperdícios e desvios, se antecipando aos erros, melhorando o agendamento e padronizando de pedidos que são necessários para a realização de um procedimento.

Segurança e experiência do paciente 

Muitas instituições de saúde não conseguem suprir de forma ágil, organizada e eficaz as necessidades do paciente. Isso acaba tornando a experiência com o serviço de saúde insatisfatória. Essa relação negativa tende a ser ruim para o paciente, para a instituição e também para o profissional que presta a assistência. Da mesma maneira acontece com a segurança do paciente. Ninguém espera sair de um hospital com um problema maior do que quando entrou, ainda mais se esse problema foi causado por erros técnicos. As regras e diretrizes estabelecidas para garantir a segurança do paciente devem guiar o atendimento dos profissionais que atuam em centros cirúrgicos.

A importância do gerenciamento inteligente em centros cirúrgicos

Como já falamos anteriormente, as ineficiências nos processos das salas cirúrgicas podem custar muito caro para pacientes e para o próprio hospital. Nesse contexto, contar com recursos que reduzam a interferência humana, diminuindo também o risco de erros, e aumentando a automatização de processos, pode ser essencial para melhorar a eficiência de centros cirúrgicos. 

Novas tecnologias de monitoração e controle em saúde 

Atualmente existem no mercado centenas de plataformas com objetivos diferentes para suprir as necessidades de um hospital, cada uma com sua funcionalidade e especificidade. Inclusive, muitos hospitais contam com sistemas de ERPs, CRMs e BPMs para facilitar a gestão de dados. No entanto, na hora de transformar esses dados em conhecimento, o processo manual ainda é muito recorrente. 

Nesse panorama, Process Mining tem se tornado uma disciplina essencial para controlar fluxos de forma inteligente, ordenada e efetiva. Diferentemente de um sistema de business intelligence (BI), Process Mining amplia os níveis de análise, gerando resultados e recomendações para quem utiliza sua inteligência. Apesar de dar ótimos resultados, que são essenciais para uma gestão hospitalar, o BI não aponta a causa raiz dos problemas ou onde houve uma mudança de processos. 

A transparência que a disciplina de Process Mining traz garante uma visão muito mais abrangente por processo, respondendo questões ainda mais importantes, como o por que está acontecendo em cada etapa dos fluxos do seu centro cirúrgico, revelando gargalos, retrabalhos e desvios.

O que é Process Mining? 

Process Mining, ou mineração de processos, é uma disciplina que visa descobrir, monitorar e melhorar processos reais, extraindo conhecimento a partir de eventos já mapeados, disponíveis nos softwares que um hospital já utiliza. Process Mining garante confiabilidade na tomada de decisão, pois oferece insights e ações às organizações, unindo ciência de processos e mineração de dados.

Nesse processo, Process Mining, através de dashboards intuitivos e uma plataforma simplificada, é possível responder questões complexas que não são facilmente compreendidas em processos manuais como: o que está acontecendo no seu hospital, quais os profissionais mais ágeis do seu time, onde estão os gargalos, retrabalhos e desvios que prejudicam o andamento do processo, análise de desfecho do atendimento, entre outras coisas. 

Como o Process Mining auxília na prática

Na UpFlux, a aplicação de Process Mining acontece de forma muito simplificada. O ponto de partida para começar a usar essa disciplina é a extração de dados de prontuários eletrônicos e ERPs, transformando os dados de eventos armazenados nos sistemas dos hospitais em registros que darão insights sobre as operações.

Em seguida, são criadas visualizações automáticas do processo, de ponta a ponta, gerando um conhecimento preciso e criterioso sobre as melhorias necessárias de acordo com o que está acontecendo em cada etapa dos fluxos de uma organização. Assim são geradas informações importantes sobre o que precisa ser aprimorado de acordo com o que foi definido como ideal pela gestão do seu hospital.

Entenda abaixo algumas das aplicações práticas nos processos dos centros cirúrgicos.

Mapeamento da jornada em centros cirúrgicos

Com Process Mining é possível monitorar a conformidade das linhas de cuidado de acordo com a execução real dos processos, percebendo variabilidades e desvios na jornada do paciente. Dessa forma, seu time identifica de forma automática todos os retrabalhos, erros e desafios que estão ocorrendo no processo.

No cenário cirúrgico, é possível descobrir quais foram os caminhos percorridos pelo paciente em toda a sua jornada, desde a admissão até a alta, seu consumo durante o procedimento e a efetividade do atendimento. Na plataforma UpFlux Process Mining é possível ter a visão do processo a partir de perspectivas de duração e custos, além da visualização dos retrabalhos e desperdícios que ocorreram durante essa jornada.

Análise de conformidade

Através dessa tecnologia você pode definir regras sobre a qualidade e eficiência no atendimento e ter controle total da operação de ponta a ponta. Entendendo as regras, a plataforma emite alertas sempre que uma violação das suas políticas internas for detectada.

Esses alertas são apresentados por meio da ferramenta kanban, para simplificar o controle operacional. Por meio de uma tela, os responsáveis conseguem visualizar de forma rápida e simplificada quais pacientes sofreram alguma violação em relação ao protocolo definido e agir rapidamente para corrigir falhas e eventos adversos.

Monitoração contínua 

Com Process Mining você também faz acompanhamentos em tempo real por processo a partir de dashboards interativos e de fácil edição, de acordo com suas necessidades. É possível, assim, ter insights sobre a qualidade e eficiência de cada etapa, agindo de forma ágil para corrigir erros e atuando conforme os padrões estabelecidos pela gestão do seu hospital.

A disciplina de Process Mining ainda pode auxiliar de outras maneiras cada etapa dos processos do seu hospital. Quer saber como a UpFlux pode ajudar a melhorar sua gestão? Fale agora com um especialista e conheça nossas solução para centros cirúrgicos.

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